戶口檔案接收函

第頁(yè)共頁(yè)戶口檔案接收函尊敬的（接收單位名稱）：您好！感謝您對(duì)我單位戶口檔案工作的關(guān)注與支持。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)章制度的要求，現(xiàn)將我單位戶口檔案移交給貴單位，具體事項(xiàng)如下：一、戶口檔案基本情況我單位戶口檔案主要包括了自建檔以來的居民戶籍登記表、戶口簿、居民身份證復(fù)印件等相關(guān)材料。為了保證檔案的真實(shí)與完整，我單位在檔案整理工作中已經(jīng)進(jìn)行了逐一核對(duì)與校正。具體檔案數(shù)量如下：1.1居民戶籍登記表：XXX份1.2戶口簿：XXX本1.3居民身份證復(fù)印件：XXX份1.4其他相關(guān)材料：XXX份二、檔案移交過程2.1移交時(shí)間：根據(jù)我單位的檔案整理工作計(jì)劃，檔案將于（具體日期）移交給貴單位。如有變動(dòng)，我單位將提前與貴單位進(jìn)行溝通與協(xié)商。2.2移交人員：我單位將派遣專人負(fù)責(zé)檔案的移交工作，并與貴單位的接收人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)，確保檔案移交過程的順利進(jìn)行。2.3報(bào)案手續(xù)：我單位將向相關(guān)單位報(bào)案，并按照要求辦理相關(guān)手續(xù)，保障檔案移交的合法合規(guī)。三、接收單位責(zé)任3.1安全保管：貴單位應(yīng)妥善保管我單位移交的戶口檔案，確保檔案的安全與完整。未經(jīng)我單位同意，不得擅自移動(dòng)、更改檔案位置。3.2易查易借：貴單位應(yīng)配備專門的檔案管理人員，建立檔案管理制度，并確保檔案易查易借，方便需要使用檔案的單位或個(gè)人。3.3定期更新：貴單位應(yīng)定期檢查和更新檔案，確保檔案的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。如有新增或變動(dòng)的檔案，應(yīng)及時(shí)報(bào)告我單位，以便我單位及時(shí)更正檔案記錄。四、其他事項(xiàng)4.1相關(guān)協(xié)議：作為戶口檔案的接收單位，貴單位應(yīng)簽署戶口檔案移交協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障檔案移交工作的順利進(jìn)行。4.2合作交流：我單位愿意與貴單位保持密切的合作與交流，共同推進(jìn)戶口檔案工作的發(fā)展，提升戶口檔案管理水平，為廣大市民提供更加便捷高效的服務(wù)。請(qǐng)貴單位認(rèn)真履行相關(guān)責(zé)任，并做好戶口檔案的安全保管和管理工作。如有任何問題或需要進(jìn)一步的協(xié)商與溝通，請(qǐng)隨時(shí)與我單位聯(lián)系