裝飾公司大酒店活動作業(yè)流程

外場活動標準步驟一、會場租賃標準為滿足活動要求，最大化利用會場部署出最好活動氣氛，對會場租賃標準作出以下標準及要求：1、會場必需有開放式大廳，避免完全是獨立包間或隔斷式會場，優(yōu)先選擇視野開闊，少柱，少遮擋會場；2、會場宜選擇當?shù)剌^出名中高級酒店或茶樓，地址在市區(qū)中心位置，標志醒目，周圍有地標型建筑最好，且交通方便，停車方便；3、會場必需能劃分出舞臺區(qū)域，用來部署投影儀、禮品、金蛋桌等，優(yōu)先考慮有現(xiàn)成舞臺和背景墻會場；4、優(yōu)先考慮能提供投影設(shè)備、音響設(shè)備會場；5、優(yōu)先考慮通道較短，無復雜分路會場；6、依據(jù)活動實際情況，會場大小宜以能部署20張以上談判桌為準，且最好能提供無償職員休息區(qū)；7、提前7--10天確定活動會場。二、外場活動責任人和企劃部工作對接標準步驟階段時間事項要求活動前活動前7--10工作日向企劃部申請活動活動責任人向企劃部出示有***簽字同意《活動申請書》；活動責任人邀約企劃部一同考察現(xiàn)場；企劃部確定部署方案；企劃部準備活動物料并列出物料清單；活動前一個工作日領(lǐng)取物料活動責任人按物料清單領(lǐng)取物料并簽字確定活動前一個工作日物料運輸及部署活動責任人安排車輛及人員運輸物料，部署會場；企劃部負責到現(xiàn)場對指導會場部署。活動中活動日（9:00--18:00)活動現(xiàn)場監(jiān)督工作企劃部負責現(xiàn)場展示物料維護；企劃部負責現(xiàn)場監(jiān)督及拍照。活動日物料拆卸及運回企業(yè)活動責任人安排人員及車輛拆卸物料并運回企業(yè)；活動責任人安排人員于活動結(jié)束當日將物料搬至企劃部?；顒雍蠡顒雍蟮谝粋€工作日9：00物料歸還及入庫企劃部和活動責任人一同按清單清點物料并統(tǒng)計物料損壞及遺失情況，并由責任人簽字確定；企劃部負責物料入庫。注:如活動責任人未按要求提前向企劃部申請活動，企劃部無法確保完成活動物料籌備及場地部署方案。三、活動步驟：階段時間事項要求前期活動前7-10工作日活動總負責和企劃部工作對接活動負總責人主動聯(lián)絡(luò)企劃部溝通活動具體情況（時間、地址、會場大小、參會人數(shù)、所需物料）；實施責任人安排車輛聯(lián)絡(luò)企劃部到活動現(xiàn)場進行勘察；企劃部列出活動所需物料禮品進行籌備；活動前第2個工作日到場人員分類，確定人數(shù)工作人員分工活動總責任人確定用戶類名單及數(shù)量；活動總責任人對工作人員分工，填寫人員分工表活動前第1工作日現(xiàn)場活動全程演練：全部活動步驟演練檢核活動漏點規(guī)范客服專員、設(shè)計師和用戶溝通禮儀：握手、遞名片等按現(xiàn)場活動實際，以時間為序，全部步驟演練：迎客、引導、對到場用戶和總監(jiān)到場實時播報；砸金蛋活動演練；現(xiàn)場活動程序及氣氛營造、對應(yīng)各項預案準備會場部署：物料申領(lǐng)及運輸會場部署實施責任人申領(lǐng)物料，按清單簽字領(lǐng)??；實施責任人安排車輛將物料運往活動現(xiàn)場并進行會場部署；會場部署最少完成90%；實施責任人對活動所需設(shè)備進行調(diào)試中期活動日8:30前全員到崗，完善會場部署職員著裝檢驗會場檢驗A、實施責任人完善會場部署，再次清點活動所需物料；B、實施責任人檢驗職員著裝情況，確保全員著裝統(tǒng)一規(guī)范，佩戴工牌及胸貼標志，精神飽滿，態(tài)度主動；C、實施責任人對會場環(huán)境進行最終檢驗，調(diào)整部署；D、實施責任人安排活動視頻、音樂等文件播放，營造活動氣氛活動日8:30-9:00戰(zhàn)前動員明確目標A、活動總責任人召開活動前動員會；B、明確目標：老用戶轉(zhuǎn)簽，新用戶收定金、直簽；活動日9:00-15:00用戶邀請確定確定結(jié)果實時送報等侯用戶到場A、客服專員對邀請用戶進行電話確定，確保其在活動當日到場，并確定用戶到場時間，提前安排設(shè)計師做好準備；B、客服專員向自己直屬領(lǐng)導匯報邀請確定結(jié)果；C、用戶到場前10分鐘，客服專員在簽四處等候用戶，如不能提前往等候用戶，則請求主管替換接待。活動日9:00-16:00（引導用戶入場）迎賓幫助到場用戶停車，引導用戶到簽四處組織用戶簽到客服專員接待用戶進入會場，并對企業(yè)和活動等做介紹客服專員帶來用戶入座A、迎賓提前協(xié)調(diào)好車位，熱情主動迎接用戶，由一名迎賓幫助用戶停好車后，率領(lǐng)用戶到簽四處簽到，然后返回門口繼續(xù)等候用戶；B、簽四處工作人員組織用戶簽到，并問詢其客服專員是誰，然后通知在場等候客服專員率領(lǐng)用戶進入會場；C、客服專員接到用戶后，先率領(lǐng)用戶進入會場，然后和主管一起協(xié)調(diào)座位及茶水，自己率領(lǐng)用戶以會場內(nèi)宣傳物料為根本向用戶作介紹（介紹次序：企業(yè)介紹、活動介紹、樣板間介紹、鈦馬赫工藝介紹）1.企業(yè)介紹關(guān)鍵：企業(yè)概況、企業(yè)歷史、企業(yè)榮譽；2.活動介紹關(guān)鍵：介紹此次活動關(guān)鍵賣點及活動步驟；3.樣板間介紹關(guān)鍵：解釋什么是樣板間，和樣板間用戶特權(quán)；4.鈦馬赫工藝介紹關(guān)鍵：介紹傳統(tǒng)工藝確實定，和鈦馬赫工藝針對傳統(tǒng)工藝不足之處改良和優(yōu)化；D、客服專員率領(lǐng)用戶入座，問詢用戶對裝修方面要求和期望，并為用戶安排設(shè)計師。活動日9:00-18:00（談單步驟）客服專員安排設(shè)計師和用戶認識；設(shè)計師和用戶溝通裝修方案主管幫助談單完成協(xié)議簽署客服專員安排設(shè)計師和用戶認識，并包裝設(shè)計師；設(shè)計師和用戶溝通設(shè)計方案，客服專員全程陪同，幫助談單；客服專員依據(jù)談單情況，邀請部門主管來幫助談單；客服專員隨時率領(lǐng)用戶注意主持人動態(tài)，幫助主持人搞好氣氛活動日9:00-18:00（主持步驟）1、主持人致歡迎詞2、實時播報到場嘉賓及簽單用戶2、組織用戶砸金蛋A、主持人致歡迎詞，為活動做鋪墊；B、總監(jiān)到場播報，主持人介紹到場總監(jiān)并宣告總監(jiān)到場優(yōu)惠政策；C、主持人播報交定簽單情況、組織用戶砸金蛋，借砸金蛋活躍現(xiàn)場氣氛；D、用戶砸金蛋時組織全場工作人員起哄鼓掌；主持人和用戶展示中獎禮品，組織用戶合影留念后期（活動日結(jié)束）會場物料清點歸還禮品清點歸還A、實施責任人歸納全部物料及禮品，運輸回企業(yè)，妥善拆卸并打包，避免損壞及遺失；C、實施責任人將物料運回企業(yè)后和企劃部和行政部按清單點數(shù)退庫。四、活動總責任人及人員分工步驟職責責任人監(jiān)督人活動總負責活動全體人員安排監(jiān)督及步驟把控，提前和企劃、行政部門溝通活動計劃?？偙O(jiān)（）物料禮品申領(lǐng)、運及退庫活動前物料、禮品、設(shè)備申領(lǐng)及運輸；活動完成后，物品清點及退庫。營銷主管進場區(qū)域部署門型展架（活動專題、企業(yè)介紹）、POP展架、地毯、POP導視牌及橫幅（活動專題）安裝及拆卸營銷主管簽四處部署簽到桌、門型展架（活動介紹、活動介紹）安裝及拆卸，三腳展架（鈦馬赫工藝）簽到物品部署營銷主管會場區(qū)域部署會場內(nèi)桌椅部署、設(shè)計師POP展架、設(shè)計師臺卡部署、門型展架（樣板間介紹、見證人）及橫幅（AAA單位、搜房網(wǎng)）安裝及拆卸營銷主管舞臺區(qū)部署舞臺區(qū)背景快展展架、投影儀、音響、禮品、金蛋、金蛋桌、插線板安裝及拆卸營銷主管大門迎賓1.協(xié)調(diào)會場外停車位，幫助開車到場用戶停車；2.歡迎用戶，率領(lǐng)用戶到簽四處；3.歡送用戶營銷主管簽四處工作人員1.組織用戶簽到，問詢其客服專員是誰；2.通知客服專員來簽四處會見用戶；營銷主管客服專員1.率領(lǐng)用戶進入會場，并以會場廣告物料為基礎(chǔ)，介紹企業(yè)、活動、樣板房特點及定義、工藝優(yōu)勢及標準等；2.和主管一起協(xié)調(diào)安排座位及茶水；3.為用戶安排設(shè)計師；4.陪同并幫助設(shè)計師談單；5.請求主管幫助談單；6.有用戶砸金蛋時，活躍現(xiàn)場氣氛客服專員設(shè)計師1.和用戶溝通設(shè)計方案；2.完成協(xié)議或協(xié)議簽署設(shè)計師主持人1.企業(yè)總監(jiān)及見證人到場時播報，并作介紹2.組織用戶參與砸金蛋等活動，和用戶互動和帶動現(xiàn)場工作人員搞好氣氛。3.組織用戶登記領(lǐng)取禮品，組織用戶合影留念營銷主管車輛安排人員安排好車輛及司機接送用戶營銷主管司機隨時待命，運輸物料及接送用戶。當場活動安排司機五、會場各區(qū)域部署標準1.進場區(qū)域部署1.1活動專題橫幅部署：活動專題橫幅宜懸掛在酒店或茶樓大門門楣上，假如門楣不能懸掛，則考慮掛在進門后門廳或通道內(nèi)。要求：懸掛有一定高度，橫幅顯眼，易被用戶發(fā)覺參考圖：懸掛在大門門楣上參考圖：懸掛在簽四處背后1.2POP導視牌部署在酒店大門通往會場路上，設(shè)置導視牌，為用戶指示方向。要求：導視牌應(yīng)擺放在分路、樓梯或電梯口等用戶輕易迷路位置，導視牌畫面依據(jù)具體情況制作。若酒店方能提供導視牌，則提前一天通知酒店方制作導視畫面，若需企業(yè)帶導視牌，最少提前3天通知企劃部制作導視牌畫面。1.3地毯鋪設(shè)地毯能夠給用戶營造一個很盛大感覺，讓用戶提前感受到熱情活躍活動氣氛。假如酒店方公共區(qū)域很大，且無直達會場專用通道，或通道很長，則不適合鋪設(shè)地毯。假如有通往會場專用通道，且通道較短，地毯鋪設(shè)總長度小于20米，則能夠鋪設(shè)地毯。要求：地毯鋪設(shè)在用戶必經(jīng)通道上，如大門至樓梯/電梯通道，或大門至簽四處通道，采取一次性地毯，應(yīng)提前量好鋪設(shè)區(qū)域尺寸，提前將地毯裁剪拼接妥當，活動當日一早鋪設(shè)，以避免地毯提前被污染或損壞。地毯應(yīng)用地毯膠粘貼牢靠、平整。地毯參考圖1.4.展架假如酒店大門到簽到臺處距離很遠，或要經(jīng)過轉(zhuǎn)彎，上樓等則需要部署展架。要求：1、門型展架部署在大門內(nèi)外，內(nèi)容為活動介紹、企業(yè)介紹；2、POP展架背景墻部署在用戶通往會場必經(jīng)之路一側(cè)，展架背景墻要連續(xù)部署，形成比較宏大視覺效果，營造活動氣氛，劃分行走通道。參考圖：展架擺在門內(nèi)或門外通道展架背景墻圖片參考2、簽四處部署2.1簽到桌部署要求：簽到桌應(yīng)該鋪設(shè)桌布，簽到桌旁立簽四處POP展架1個，企業(yè)介紹門型架1個，活動介紹門型架1個參考圖：簽四處部署2.2迎賓人員要求：迎賓人員應(yīng)統(tǒng)一著裝，佩戴綬帶，迎接用戶時面帶微笑，熱情大方。參考圖：統(tǒng)一著裝，佩戴綬帶3、會場區(qū)域部署3.1會場橫幅會場橫幅懸掛“AAA級單位”和“搜房網(wǎng)合作伙伴”2條橫幅。要求：橫幅懸掛在會場大廳內(nèi)顯眼位置。參考圖：室內(nèi)橫幅懸掛3.2.展架部署部署POP設(shè)計師展架和門型展架要求：展架靠邊、靠墻部署，擺放整齊，依據(jù)現(xiàn)場情況能夠多個展架連續(xù)部署在一起，也能夠分散部署。參考圖：會場展架部署3.3會場桌椅部署要求：會場最好能部署獨立小圓桌，桌椅擺放整齊，每桌配四個凳子，盡可能讓設(shè)計師和用戶在溝經(jīng)過程中不會影響到鄰桌，桌椅盡可能多部署，避免用戶到場高峰座椅不夠用。參考圖：桌椅部署3.4設(shè)計師臺卡要求：每個談判桌上全部要擺放一個臺卡卡座，設(shè)計師談單時要將自己臺卡卡紙放入卡座中。參考圖：臺卡卡座3.5插線板部署要求：每兩桌應(yīng)部署一個插線板，作為設(shè)計師電腦電源，假如會場內(nèi)插座數(shù)量太少，則最少4桌共用一個插線板，同時準備一個插線板給設(shè)計師電腦集中充電。4舞臺區(qū)域部署4.1舞臺背景畫面快展展架要求：舞臺背景畫面展架要部署在舞臺正中央，靠墻部署。4.2投影部署要求：投影幕布能夠面對大廳部署在墻角，投影幕布不遮擋舞臺關(guān)鍵部署，投影畫面不被其它物體和人員遮擋為準，依據(jù)現(xiàn)場具體情況靈活安排。參考圖：投影幕布靠邊部署4.3金蛋、獎品部署要求：金蛋桌要鋪設(shè)桌布，金蛋整齊擺放，金蛋禮品整齊堆放在金蛋桌前面或側(cè)面，要盡可能顯眼。參考圖：背景畫面、金蛋、禮品居中部署，努力爭取顯眼4.4音響部署要求：音響靠墻部署，會場前后各一個，音響線要靠墻粘牢，避免人員走動踢到音箱線。六、物料說明：物料分類名稱實物照片橫幅橫幅內(nèi)容：1、***樣板房征集活動2、祝賀***被《四川日報》評選為單位！3、***——搜房網(wǎng)合作伙伴聯(lián)盟裝飾企業(yè)門型展架門型展架內(nèi)容：1、企業(yè)介紹2、什么是樣板房3、樣板房用戶享受更多4、工藝樣板房見證人5、活動介紹6、樣板房征集活動快幕秀快幕秀落地展架落地展架內(nèi)容：1、簽四處2、設(shè)計師介紹3、導視牌三腳展架三腳展架：1工藝介紹七、物料借出清單企劃部物料及禮品借出清單物料分類名稱計劃數(shù)量實領(lǐng)數(shù)量等級歸還情況橫幅專題橫幅：“***樣板房征集活動”必選橫幅：“祝賀***被評選為“質(zhì)量、信譽、服務(wù)單位”！必選橫幅：“***——搜房網(wǎng)合作伙伴聯(lián)盟裝飾企業(yè)”必選展架及展板“加入樣板間”+門型架必選“什么是樣板間”+門型架必選“活動介紹”+門型架必選“企業(yè)介紹”+門型架必選“設(shè)計師介紹”+落地展架必選“工藝介紹”+落地展架可選“簽四處”+落地展架可選“工藝樣板房代言人”+門型架可選3米快幕秀可選4米快幕秀可選綬帶***歡迎您！必選紅地毯可選手提袋必選談單資料產(chǎn)品DM單、宣傳冊、720DM單、墻地固DM單必選電腦文件鈦馬赫工藝視頻、企業(yè)介紹音頻、往屆活動照片、活動投影背景靜態(tài)畫面必選金蛋可選金蛋錘可選胸貼可選紅絨布可選禮品禮品1可選禮品2可選禮品3可選禮品4可選禮品5可選禮品6可選注：1、盡可能讓酒店或茶樓提供物品及設(shè)備，盡可能少帶企業(yè)物品；2、如第一場活動責任人在活動結(jié)束后未將物料歸還企劃部，而是直接交由下一場活動責任人，請雙方做好書面交接工作，不然如出現(xiàn)物料損壞及遺失，由第一場責任人負擔全部責任；3、如活動責任人未按要求向企劃部就物料領(lǐng)取及歸還進行簽字確定，造成損失全部由活動責任人負擔；4、假如活動物料遺失或惡意損壞（如不珍惜物料，亂堆亂放，野蠻安裝及拆卸等造成損壞），由企劃部上報行政部對活動責任人作出處罰。（物料自然損耗不作處罰。損壞情況是否為惡意損壞由企劃部酌情判定。）借出人：領(lǐng)用人：