綜合部辦公用品管理新規(guī)制度VIP

辦公用具管理制度第一章總則第一條目標(biāo)：為深入規(guī)范企業(yè)辦公用具申購(gòu)、入庫(kù)、保管、發(fā)放、使用、報(bào)廢、盤(pán)存、交接程序和行為，提升辦公用具使用效率和工作效率，做到管理有序、責(zé)任明確、節(jié)儉節(jié)省、避免浪費(fèi)，特制訂本制度。第二條適用范圍：企業(yè)總部及各分企業(yè)。第二章具體要求第三條辦公用具管理責(zé)任部門(mén)：辦公用具管理統(tǒng)一歸口為人事行政管理中心-綜合部。第四條辦公用具分類(lèi)辦公用具按使用性質(zhì)分為易耗低值品和耐用辦公品。1.易耗低值品：關(guān)鍵指簽字筆、水筆、鉛筆、圓珠筆、固體膠、膠帶、剪刀、A4紙、筆記本、印泥、文件夾、復(fù)寫(xiě)紙、大頭針、回形針、線插板、釘書(shū)機(jī)、計(jì)算器、電話(huà)機(jī)等輕易損耗日常辦公用具。2.耐用高值品：關(guān)鍵指電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、相機(jī)、投影儀、文件柜、辦公桌椅等相對(duì)價(jià)值較高且耐用辦公用具。第五條辦公用具采購(gòu)1.辦公用具、文印用具等行政用具購(gòu)置由各部門(mén)在年初部門(mén)計(jì)劃中顯示，并列入預(yù)算，一次購(gòu)置金額達(dá)3萬(wàn)元以上，或年消耗量達(dá)5萬(wàn)元以上，經(jīng)主管上級(jí)、分管副總、總經(jīng)理審批后由企業(yè)組織統(tǒng)一招標(biāo)。2.不在招標(biāo)范圍內(nèi)辦公用具由行政辦統(tǒng)一采購(gòu)。行政辦要做好供給商建檔工作，編制出常見(jiàn)辦公用具價(jià)格表，把握好辦公用具價(jià)格行情，做好供給商比較、甄選工作，盡最大可能控制好辦公用具采購(gòu)成本。3.行政辦于每個(gè)月底編制出當(dāng)月各部門(mén)辦公用具使用情況、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表和下月企業(yè)辦公用具使用計(jì)劃，報(bào)分管副總、總經(jīng)理審核。4.每個(gè)月1日，負(fù)責(zé)辦公用具管理倉(cāng)庫(kù)保管員（以下簡(jiǎn)稱(chēng)倉(cāng)管員）依據(jù)審批過(guò)當(dāng)月辦公用具使用計(jì)劃，結(jié)合辦公用具庫(kù)存情況，提出書(shū)面采購(gòu)提議（含庫(kù)存情況）。5.采購(gòu)人員依據(jù)倉(cāng)管員書(shū)面采購(gòu)提議，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單（附件1）。采購(gòu)固定資產(chǎn)辦公用具時(shí)，要有財(cái)務(wù)部審批意見(jiàn)。購(gòu)置200元以下辦公用具由部門(mén)主管審批，200至500元要經(jīng)分管副總經(jīng)審批，500元以上要經(jīng)分管副總和總經(jīng)理審批；購(gòu)置很用或?qū)俎k公用具時(shí)，由申購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，由部門(mén)責(zé)任人、行政人事主管、分管副總、總經(jīng)理審批同意后，交由采購(gòu)人員給予采購(gòu)。6.審批后，對(duì)一次采購(gòu)數(shù)量多、金額較大需要簽署協(xié)議，根據(jù)協(xié)議約定結(jié)算方法進(jìn)行結(jié)算。金額數(shù)額較小零星采購(gòu)，采購(gòu)人員可憑審批后采購(gòu)申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)部借支現(xiàn)金，進(jìn)行采購(gòu)。7.常見(jiàn)辦公用具最少要保持五天安全使用庫(kù)存。8.人事行政管理中心要加強(qiáng)對(duì)辦公用具采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)保管監(jiān)督和管理，如發(fā)覺(jué)采購(gòu)人員和倉(cāng)管員有違規(guī)行為，視情況輕重給警告、書(shū)面檢驗(yàn)、停職、開(kāi)除等處分。第六條辦公用具入庫(kù)1.采購(gòu)人員在采購(gòu)后半日內(nèi)，憑借采購(gòu)申請(qǐng)單、對(duì)方出具物資清單、發(fā)票等到倉(cāng)管員處辦理辦公用具入庫(kù)手續(xù)，未經(jīng)入庫(kù)不得領(lǐng)用。2.倉(cāng)管員辦理入庫(kù)時(shí)須查對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單、發(fā)票和實(shí)物是否一致后，方可辦理入庫(kù)手續(xù)，填制辦公用具入庫(kù)單。采購(gòu)經(jīng)辦人、倉(cāng)管員、行政人事主管在入庫(kù)單上簽字。3.倉(cāng)管員憑入庫(kù)單登記存貨數(shù)據(jù)和相關(guān)賬目。第七條辦公用具保管、申請(qǐng)、領(lǐng)用、使用及管理1.備用辦公用具由倉(cāng)管員統(tǒng)一進(jìn)行封閉保留，并實(shí)施每個(gè)月盤(pán)存制。行政辦于每個(gè)月末后兩天進(jìn)行辦公用具盤(pán)存，盤(pán)存內(nèi)容包含庫(kù)存情況和檢驗(yàn)已發(fā)放耐用高值品使用、保管情況，并讓對(duì)應(yīng)保管人簽字確定，以確保耐用高值品使用效率。2.辦公用具領(lǐng)用全部需要填寫(xiě)《辦公用具領(lǐng)用申請(qǐng)單》（附件2），易耗低值品由部門(mén)責(zé)任人、行政人事主管審查同意，耐用高值品申請(qǐng)由部門(mén)責(zé)任人、行政人事主管、分管副總、總經(jīng)理審批。3.各部門(mén)憑借審批過(guò)《辦公用具領(lǐng)用申請(qǐng)單》到倉(cāng)管員處領(lǐng)取所需辦公用具。領(lǐng)取人要在《辦公用具發(fā)放表》上簽署本人姓名和領(lǐng)取日期。包含耐用高值品，必需是使用人前來(lái)領(lǐng)取并簽字，以明確具體保管責(zé)任。4.已領(lǐng)取使用辦公用具由實(shí)際使用人和部門(mén)責(zé)任人負(fù)擔(dān)責(zé)任。對(duì)因個(gè)人本身過(guò)失、非正常使用而對(duì)辦公用具造成重大異常損耗，由責(zé)任人負(fù)擔(dān)所造成損失部分賠償。（責(zé)任認(rèn)定分3等，含完全責(zé)任、通常責(zé)任和輕微責(zé)任，分別對(duì)應(yīng)80%，50%，20%損失賠償百分比。損失由財(cái)務(wù)部計(jì)算計(jì)提折舊后得出。如存在產(chǎn)品更新?lián)Q代，市面購(gòu)置價(jià)值降低，也能夠直接按重置成本計(jì)算，兩種賠償計(jì)算方法能夠由賠償人選擇。）第八條辦公用具報(bào)廢企業(yè)對(duì)耐用高值品報(bào)廢實(shí)施審批管理。各部門(mén)如有耐用高值品損壞，不能使用，應(yīng)該依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。1.對(duì)部分簡(jiǎn)單問(wèn)題可自行維修處理。但對(duì)于保修服務(wù)品，且在保修期內(nèi)，不得私自自行處理。 2.可維修品出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)該提交《辦公用具報(bào)修單》（附件3）至行政辦，由行政辦聯(lián)絡(luò)專(zhuān)業(yè)維修人員統(tǒng)一處理。3.對(duì)維修不成耐用高值品實(shí)施報(bào)廢處理。報(bào)廢應(yīng)該是在對(duì)可能維修，提交過(guò)維修申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)人員維修但無(wú)法修好情況下，或是對(duì)無(wú)條件維修，經(jīng)過(guò)行政辦故障認(rèn)定，方可由該管理品保管人填寫(xiě)《辦公用具報(bào)廢申請(qǐng)單》（附件4），經(jīng)所屬部門(mén)責(zé)任人、行政辦、財(cái)務(wù)部簽字確定后，報(bào)廢事項(xiàng)方為成立。報(bào)廢品原購(gòu)置價(jià)值單件超出1000元，須報(bào)請(qǐng)分管副總同意；原購(gòu)置價(jià)值單件超出3000元，須報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理同意。4.耐用高值品在經(jīng)過(guò)報(bào)廢審批后，由行政辦進(jìn)行回收處理，以求盡可能開(kāi)源節(jié)流。5.耐用高值品完成報(bào)廢程序后，應(yīng)該從《耐用高值品記錄表》內(nèi)核銷(xiāo)，核銷(xiāo)時(shí)須附上《辦公用具報(bào)廢申請(qǐng)單》。第九條辭職清退情況處理對(duì)于辭職、離職或不在企業(yè)工作職員，須在辦理完辦公用具清退手續(xù)后方可辦理工資領(lǐng)取事項(xiàng)。第三章附則 第十條本制度由人事行政管理中心制訂，并負(fù)責(zé)解釋。第十一條本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。附件1：辦公用具采購(gòu)申請(qǐng)單部門(mén)：申請(qǐng)人：申請(qǐng)日期：年月日序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)申請(qǐng)項(xiàng)目數(shù)量單價(jià)金額1234累計(jì)金額（大寫(xiě)）：申請(qǐng)理由：部門(mén)責(zé)任人：人事行政管理中心：分管副總：總經(jīng)理：附件2辦公用具領(lǐng)用申請(qǐng)單領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)用人領(lǐng)用日期辦公用具名稱(chēng)數(shù)量用途使用人備注部門(mén)責(zé)任人：行政人事管理中心：分管副總理：總經(jīng)理：附件3：辦公用具報(bào)修單報(bào)修時(shí)間：編號(hào)：設(shè)備名稱(chēng)報(bào)修部門(mén)使用人設(shè)備編號(hào)故障現(xiàn)象處理結(jié)果或建議報(bào)修部門(mén)意見(jiàn)責(zé)任人簽字：年月