對檔案信息化建設(shè)與管理的幾點思考

檔案管理信息化的出現(xiàn)改善了傳統(tǒng)檔案管理的弊端,在信息社會的影響下,檔案信息化的建設(shè)越來越被各個行業(yè)所接受,傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸被網(wǎng)絡(luò)信息化管理所取代。在檔案管理的信息化建設(shè)中,主要是升級了檔案管理設(shè)備,并且對于檔案的錄入和保存,更加多的應(yīng)用計算機(jī)來進(jìn)行,從而在很大程度上減少了管理和查找難度,即減少了人力投資,并且對于檔案管理發(fā)展也更加有利。對于檔案進(jìn)行信息化管理,提高檔案管理利用率已經(jīng)逐漸成為檔案管理的主要方式。1影響檔案信息化建設(shè)的因素1.1檔案信息化建設(shè)水平因素在對檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的時候,會受到傳統(tǒng)檔案管理工作內(nèi)容的制約,由于檔案的信息量大,并且包含內(nèi)容較為復(fù)雜,所以雖然現(xiàn)在有很多行業(yè)在都對檔案實行了信息化管理,但是對于過去信息的錄入工作難度很大,而且由于檔案管理管理人員普遍沒有接受過正規(guī)系統(tǒng)的培訓(xùn),所以很多管理人員對于檔案管理設(shè)備的應(yīng)用并不熟練,也就導(dǎo)致檔案建設(shè)水平較低,從而影響檔案的信息化建設(shè)流程進(jìn)度。1.2檔案信息化建設(shè)認(rèn)知因素在檔案信息化建設(shè)中,對建設(shè)具有重要影響的因素之一就是認(rèn)知因素,檔案管理領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員對于檔案信息化建設(shè)并不在意,也沒有意識到檔案信息化建設(shè)對于檔案管理的重要意義,所以就會導(dǎo)致整個檔案信息化建設(shè)過程中,認(rèn)知失誤,從而沒有辦法提高檔案信息化建設(shè)進(jìn)程,如果管理人員并不認(rèn)同信息化建設(shè),有怎么會取得檔案信息建設(shè)應(yīng)有的效果。1.3檔案信息化建設(shè)觀念因素在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,對于檔案包含信息的手機(jī)和整理多是應(yīng)用人工進(jìn)行,并且將檔案進(jìn)行整理收集后存入管理倉庫就可以了,但是隨著信息時代的來臨,人們自我意識的增強(qiáng),檔案管理再不是隱私秘密的過程,人們開始要求檔案管理透明化,所以就需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理觀念,適應(yīng)時代發(fā)展。但是在實際的檔案管理工作中,大部分的管理人員并不能做到觀念的轉(zhuǎn)變,大部分人依舊將觀念存留在傳統(tǒng)檔案管理工作流程中,所以如果檔案管理人員管理觀念并不能跟隨時代發(fā)展,就不能更有效地接受檔案信息化建設(shè)的進(jìn)行,所以信息化管理的收受程度也會很差。2檔案信息化建設(shè)內(nèi)容2.1軟硬件的建設(shè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中,需要對于軟件和硬件進(jìn)行建設(shè),這是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容,只有保證軟硬件的建設(shè),才能保證網(wǎng)絡(luò)的存在,才能確保信息錄入的操作得以完成。軟硬件的建設(shè)對于信息的記錄、更新、傳輸以及資源共享都具有重要意義。所以在檔案信息化建設(shè)的過程中軟硬件的建設(shè)尤為重要。2.2數(shù)據(jù)庫建設(shè)檔案信息作為一個大量的信息集合,想要應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)對其進(jìn)行有效地管理,就要針對所有信息建設(shè)一個大型的數(shù)據(jù)庫,以保證檔案信息的存儲和查閱。在數(shù)據(jù)庫的而建設(shè)中要確保有足夠的存儲空間,避免出現(xiàn)信息無儲存處的尷尬局面,并且在數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成后,檔案管理人員在進(jìn)行信息錄入的時候,要注意對檔案信息進(jìn)行分類整理,以方便對于檔案信息資源充分利用。2.3軟件系統(tǒng)開發(fā)計算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速,軟件技術(shù)的發(fā)展也是日新月異,作為檔案信息化建設(shè)中的重要組成部分,不斷地對于軟件系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)是具有重要意義的。只有確保了軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代速度,才能更得上計算機(jī)技術(shù)的需求,適應(yīng)信息時代的發(fā)展。為了避免軟件系統(tǒng)運(yùn)行性能過低影響檔案信息化建設(shè)過程,要及時的做好軟件系統(tǒng)更新操作,并且自行進(jìn)行軟件開發(fā)研究,以適應(yīng)檔案管理特點。2.4法律法規(guī)建設(shè)現(xiàn)階段,我國有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)已經(jīng)出臺,還是不夠全面,還需要加強(qiáng)建設(shè),以便檔案信息化管理工作能夠盡早的實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。法律法規(guī)中對檔案信息管理的每一個環(huán)節(jié)都要加以規(guī)定,以免出現(xiàn)檔案的違規(guī)濫用。2.5安全體制建設(shè)因為某些檔案信息屬于機(jī)密信息,不能隨便公開,否則輕者會侵犯個人榮譽(yù),重者則直接危害國家安全,因此做好檔案信息管理的安全體制建設(shè)非常重要。安全體制建設(shè)并不是制約檔案信息資源的利用,而是實現(xiàn)合理的利用?，F(xiàn)階段,檔案管理安全體制建設(shè)內(nèi)容如下:首先,框架體系建設(shè),以此指導(dǎo)檔案安全管理工作;其次,建立健全安全管理體系,對不允許公開的檔案信息類型加以確定;最后,培養(yǎng)檔案管理人員的安全管理意識,切實做到安全管理。2.6信息人才建設(shè)檔案信息化建設(shè)的難度非常大,沒有一定的人才做支撐難以實現(xiàn),因此信息人才的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容。要對檔案管理業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培養(yǎng),提高人員的管理能力,對從事檔案管理工作者的信息知識加以培訓(xùn);加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)進(jìn)修,以便領(lǐng)導(dǎo)能夠更好的領(lǐng)導(dǎo)普通員工展開檔案信息化建設(shè)工作。3檔案信息化管理方法3.1建立健全信息化管理工作機(jī)制要想順利的完成檔案信息化建設(shè)任務(wù),檔案部門必須要建立健全信息化管理工作機(jī)制,以此指導(dǎo)建設(shè)工作。檔案部門要認(rèn)真貫徹落實國家針對檔案信息化管理的相關(guān)條例,各個部門都要構(gòu)建電子管理機(jī)制,實現(xiàn)聯(lián)動,以便能夠?qū)﹄娮游募M(jìn)行全過程管理。國家可以賦予檔案局一定的行政管理職能,以便檔案局能夠形成聯(lián)動,加大信息化建設(shè)力度,形成統(tǒng)一的建設(shè)工作機(jī)制。3.2注重檔案數(shù)字化建設(shè)、實現(xiàn)檔案資源共享之所以要對檔案進(jìn)行信息化建設(shè),主要目的是實現(xiàn)資源共享,提高檔案的利用效率。由此,新形勢下,檔案信息化建設(shè)重點就是數(shù)字化建設(shè)。建設(shè)工作者應(yīng)該推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)工作,依照相應(yīng)的建設(shè)原則,制定合理有序的工作計劃,在建設(shè)過程中,還需要注重監(jiān)督管理,以此保證每一個建設(shè)步驟都能夠落實到位;建設(shè)者需要對用戶的使用需求進(jìn)行了解,在此基礎(chǔ)上,構(gòu)建數(shù)字化目錄。3.3健全技術(shù)支撐和資金保障體系完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),可將檔案信息化建設(shè)資金納入到財政預(yù)算當(dāng)中,并以年為單位投入基建和運(yùn)維費用。同時,可采取合作開發(fā)集服務(wù)外包的方式,來創(chuàng)新檔案信息化投入機(jī)制,并積極鼓勵各級檔案部門開展技術(shù)攻關(guān);除配備相關(guān)的設(shè)施及設(shè)備外,還要對現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行及時更新,為檔案信息化工作的開展提供良好的環(huán)境。對于檔案信息化管理與應(yīng)用軟件,應(yīng)加大相關(guān)軟件的研發(fā)力度,可在全國范圍內(nèi)構(gòu)建起統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),并對技術(shù)開發(fā)企業(yè)進(jìn)行分級資質(zhì)認(rèn)證。4結(jié)論信息化時代的來臨,也為檔案工作提供了新的發(fā)展方向,檔案信