新編秘書(shū)實(shí)務(wù)（第5版）-習(xí)題與答案 第7章 文書(shū)處理與檔案管理

第七章文書(shū)處理與檔案管理一、單項(xiàng)選擇題（D）是指在上下級(jí)關(guān)系中，公文只發(fā)給直接的上級(jí)或直接的下級(jí)。A．多級(jí)行文B．直達(dá)行文C.越級(jí)行文D．逐級(jí)行文（A）是指在上下級(jí)關(guān)系中，可同時(shí)用于不同層次的上下級(jí)。A．多級(jí)行文B．直達(dá)行文C.越級(jí)行文D．逐級(jí)行文（B）是指把文件直接發(fā)至基層組織和群眾的下行文A．多級(jí)行文B．直達(dá)行文C.越級(jí)行文D．逐級(jí)行文兩個(gè)或兩個(gè)以上的單位共同向其他單位行文，稱(chēng)為(C)。A．多級(jí)行文B．直達(dá)行文C.聯(lián)合行文D．逐級(jí)行文(B)是指一個(gè)單位轉(zhuǎn)發(fā)其他單位的文件，可分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)兩種情況。A．多級(jí)行文B．轉(zhuǎn)發(fā)行文C.聯(lián)合行文D．逐級(jí)行文(C)是指機(jī)關(guān)、單位的領(lǐng)導(dǎo)或秘書(shū)部門(mén)的負(fù)責(zé)人向準(zhǔn)備擬寫(xiě)稿件的人交待擬寫(xiě)稿件的任務(wù)。審核B．起草C.交擬D．簽發(fā)(D)秘書(shū)部門(mén)對(duì)收到的文件進(jìn)行清點(diǎn)確認(rèn)的過(guò)程。A.簽發(fā)B．審核C.傳閱D．簽收具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體稱(chēng)為(B)。A．全宗B．案卷C.檔案D．保管單位檔案的本質(zhì)屬性是(B)。A．查考依據(jù)性B．原始記錄性C．服務(wù)性D．管理性文件立卷歸檔的時(shí)間一般是(B)。A．當(dāng)年上半年B．第二年上半年C．年底D．不定時(shí)將反映同一問(wèn)題的文件組成案卷立卷方法是按(C)。A．文件特征立卷B．作者特征立卷C.問(wèn)題特征立卷D．時(shí)間特征立卷編制檔案檢索工具是檔案的(C)。A．收集工作B．保管工作C.整理工作D．鑒定工作由單位的文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)將有保存價(jià)值的文件材料整理立卷，定期移交給檔案室集中保存的工作稱(chēng)(A)。A．歸檔B．全宗C．卷宗D．檢索一般情況下小型公司檔案分類(lèi)的方案應(yīng)采用(A)。A．年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限B．組織機(jī)構(gòu)——年度——保管期限C．保管期限一一年度——組織機(jī)構(gòu)D．組織機(jī)構(gòu)——保管期限——年度進(jìn)行檔案存放管理和維護(hù)檔案完整與安全的活動(dòng)屬于檔案(B)。A．整理工作B．保管工作C．統(tǒng)計(jì)工作D．利用工作檔案部門(mén)最基本的檢索工具是(B)。A．分類(lèi)目錄B.案卷目錄C．全宗指南D．文號(hào)目錄根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國(guó)檔案保管期限的檔次分為(B)。A水久、定期B.永久、長(zhǎng)期、短期C永久、長(zhǎng)期、短期、不歸檔D.永久、長(zhǎng)期、短期、不移交使檔案系統(tǒng)化、有序化的工作是(C)。A．檔案立卷B．檔案保管C檔案整D．檔案檢索二、多項(xiàng)選擇題行文關(guān)系是指文書(shū)的發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的往來(lái)關(guān)系，是根據(jù)每個(gè)機(jī)關(guān)所屬組織系統(tǒng)的隸屬關(guān)系及其職權(quán)范圍來(lái)確定的。行文關(guān)系一般包括（AB）兩大類(lèi)。A．隸屬關(guān)系B．非隸屬關(guān)系C．多級(jí)行文D．公開(kāi)行文歸檔文件裝訂的方式有(ABC)。A．線裝式B．粘接式C．變型材料D．固體材料檔案的特點(diǎn)是(ABCD)。A．歷史性B．社會(huì)性C．確定性D．原始記錄性以史為鑒，檔案不但有教育作用，而且有(ABCD)。A．法律作用B.文化作用C．業(yè)務(wù)作用D．行政作用文件材料的整理立卷一般由如下部門(mén)進(jìn)行(AB)。A．業(yè)務(wù)部門(mén)B.文書(shū)部門(mén)C．檔案室D．檔案館我國(guó)檔案工作組織原則的內(nèi)容包括(CD)。A．便于利用B．維護(hù)完整C．統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)D.分級(jí)管理檔案工作的基本原則有(ACD)等。A．統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)B廣泛收集C．便于利用D．系統(tǒng)整理檔案整理工作的基本內(nèi)容包括(AC)。A．區(qū)分全宗B.歸檔C．2卷D登記一個(gè)機(jī)關(guān)列為長(zhǎng)期保管的文件材料包括(AC)。A．一般會(huì)議的主要文件B．重要會(huì)議的主要文件C．下級(jí)報(bào)送的重要文件D．重要的請(qǐng)示文書(shū)案卷標(biāo)題的擬寫(xiě)要求是(ACD)。A．結(jié)構(gòu)完整B.對(duì)卷內(nèi)文書(shū)內(nèi)容的概括要準(zhǔn)確C．要新穎、醒目D.要簡(jiǎn)練、通順三、判斷題年度—組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖然有變化但不復(fù)雜且檔案之間界限比較清楚的現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的分類(lèi)。(√)年度—問(wèn)題分類(lèi)法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)很少，或內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁，內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的檔案混淆，無(wú)法按組織機(jī)構(gòu)區(qū)分的現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的分類(lèi)。（√）組織機(jī)構(gòu)—年度分類(lèi)法適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)多年一直不變，或在比較穩(wěn)定的基礎(chǔ)上有所調(diào)整的全宗，一般多用于已被撤銷(xiāo)的機(jī)關(guān)的檔案和歷史檔案。（√）文件立卷，是指在上述分類(lèi)基礎(chǔ)上將同類(lèi)文件中的單份文件按其共同特征和主要聯(lián)系組合成案卷的工作。(√)卷內(nèi)文件的排列是指對(duì)卷內(nèi)文件按時(shí)間進(jìn)行排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，并方便檢索利用。。（×）四、簡(jiǎn)答題1.檔案鑒定工作的主要內(nèi)容有哪些？參考答案：檔案價(jià)值鑒定工作包括三個(gè)方面的內(nèi)容：（1）制定鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表。（2）判定檔案的價(jià)值，確定保管期限。（3）剔除無(wú)保存價(jià)值和保管期滿(mǎn)的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或其他處理。2.檔案鑒定工作有哪些步驟？參考答案：檔案價(jià)值鑒定一般分為四個(gè)步驟：（1）文件立卷歸檔時(shí)，剔除不歸檔文件，正確劃定歸檔文件的保管期限。（2）檔案室增收檔案時(shí)檢查其是否屬于歸檔范圍及保管期限劃分得是否正確，檔案室復(fù)查期滿(mǎn)的檔案是否留存。（3）檔案館對(duì)檔案的開(kāi)放、定級(jí)、期滿(mǎn)復(fù)查進(jìn)行鑒定。（4）檔案的銷(xiāo)毀。檔案室對(duì)保管期滿(mǎn)、經(jīng)鑒定確無(wú)價(jià)值的檔案應(yīng)當(dāng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。需要銷(xiāo)毀檔案，須經(jīng)鑒定委員會(huì)審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)批準(zhǔn)。六、案例分析題1.閱讀案例，回答問(wèn)題。廣州白云山文化傳播公司是一家新建單位，文書(shū)工作從無(wú)到有，剛剛起步。該公司王秘書(shū)剛從大學(xué)新聞傳播系畢業(yè)，應(yīng)聘錄用后負(fù)責(zé)公司的文書(shū)工作。王秘書(shū)筆頭功夫不錯(cuò)，老板欣賞有加，可他對(duì)文書(shū)的平時(shí)管理和立卷工作卻知之甚少。起初，他把所有文件都塞在一個(gè)文件柜中，可半年不到，柜子里的各種文件就塞得亂七八糟。有一次，老板急著要查一份合同正本，王秘書(shū)竟然花了半個(gè)多小時(shí)才找到，讓老板等得很著急。事后，老板狠狠訓(xùn)斥了他一頓，還責(zé)令他限期改進(jìn)工作。王秘書(shū)苦思冥想了好幾天，終于想出了個(gè)辦法，他將全公司的文件分成兩類(lèi)，一類(lèi)命名為“收來(lái)文件”，另一類(lèi)命名為“發(fā)出文件”。從此，他就把所有文件按這兩個(gè)類(lèi)別歸卷保存。到了第二年初，王秘書(shū)打算將這兩類(lèi)文件分別立卷裝訂，結(jié)果發(fā)現(xiàn)每一類(lèi)別中的文件數(shù)量實(shí)在太多，如此立卷歸檔，今后借閱、查找肯定會(huì)產(chǎn)生很多麻煩。他想給文件再加以細(xì)分，但卻想不出分類(lèi)的好辦法。問(wèn)題：你認(rèn)為秘書(shū)應(yīng)該如何將文件進(jìn)行歸檔比較好。參考答案：王秘書(shū)分的兩個(gè)類(lèi)目：“收到文件”與“發(fā)出文件”只是說(shuō)明文件的來(lái)源，并不是文件分類(lèi)的類(lèi)目。編制文件的類(lèi)目，有兩種方式：一種是按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)，另一種是按問(wèn)題分類(lèi)。每一類(lèi)目的下面