展會專業(yè)策劃專項方案

目錄一、相關展會 2二、參展目標 3三、參展準備 3（一）參展產(chǎn)品 3（二）參展衣飾 4（三）宣傳資料 4（四）相關禮品 4（五）展臺設計 5（六）參展人員 5（七）人員培訓 5四、開展前期工作準備 5（一）展臺部署 6（二）前期工作準備 6（三）用戶邀請和信息搜集 6五、展期工作及人員安排 6（一）工作內(nèi)容 7（二）人員名單 7六、會后總結(jié) 8七、參展人員及展品統(tǒng)計 8八、費用預算 8附一： 9一、每日工作步驟 9二、展示會中接待步驟 9附二： 9一、展品信息統(tǒng)計表 10二、會客記錄表 10三、展會用戶信息歸納表 10四、每日工作統(tǒng)計表 11附三： 10一、參與展覽紀律 11二、參展人員行為規(guī)范 11三、參展注意事宜 12一、相關展會展會名稱：展會地點：展位面積：展會時間：展位號：展會主辦方提供工具及服務范圍（桌椅板凳水電，用餐茶水電話等）：二、參展目標首先了解展會參觀者大致情況，和企業(yè)本身能投入多少資源。爾后制訂出可量化目標（便于用合理評定機制監(jiān)控展會績效）。展會可選擇目標以下：1、接觸新用戶；2、提升企業(yè)形象；3、和用戶互動；4、促銷現(xiàn)有產(chǎn)品；5、新品公布；6、獲取競爭對手情報；7、趕超競爭對手；8、提升士氣；9、獲取銷售訂單；10、接觸分銷商等三、參展準備（一）參展產(chǎn)品1、展品選擇考慮原因（1）種類；（2）數(shù)量；（3）主推產(chǎn)品；（4）銷售價格；（5）打折規(guī)范；（6）擺放主次位置；（8）樣品運輸；（9）布展及撤展時間。2、確定展品選擇（1）搜集樣品實物帶數(shù)碼相機展廳收到企業(yè)集經(jīng)典樣品實物，樣品不求多，但求精。帶不了樣品拍相片，做好樣品分類和編號。（2）建立商品檔案將數(shù)碼相機拍攝商品圖片導入數(shù)據(jù)庫，然后，看圖補充商品其它具體描述，輸入產(chǎn)品價格、規(guī)格及多種基礎信息（貨號、顏色、規(guī)格等），建立起商品資料庫。（3）批量制作全部樣品貨號標簽，打印到不干膠紙上貼于樣品上。剪下每個編號樣品條碼標簽，貼到相關樣品實物上。（二）參展衣飾直觀形象是最有影響力，參展人員是企業(yè)代言人，展會期間應穿著正式、統(tǒng)一服裝，佩上企業(yè)統(tǒng)一司標logo。首先可代表企業(yè)形象，其次也是對參觀者尊重（選擇引人注目標形象，西裝是很好選擇；合身、配套上衣或T恤衫也會引來潛在用戶問詢和尋求幫助）。（三）宣傳資料宣傳資料應內(nèi)容詳盡并增加部分快速信息查閱和視覺亮點，不可太大、太重、介紹模糊或介紹庸長，贈予給關鍵用戶和展覽中參觀者。宣傳單張——十六開大小，是展會過程中企業(yè)向參觀者派發(fā)最多資料之一，上面應有簡單企業(yè)、產(chǎn)品和服務介紹。宣傳單頁畫面應盡可能精美部分，紙張做得特殊部分。宣傳畫冊——宣傳畫冊反應是企業(yè)綜合實力和情況，信息范圍相對于宣傳單張寬泛部分，所以應“穩(wěn)重部分”，在畫面上以圖文并茂形式進行介紹，在開本、工藝和裝訂方法等方面表現(xiàn)出強烈個性。（四）相關禮品展會過程中所派發(fā)物品包含宣傳冊、禮品袋等印刷品，和文具和其它小禮品。紀念禮品，首先要含有一定功效性（如立體臺歷、拼圖像框、漂亮鼠標墊等等），其次需要好做工和質(zhì)量。最終打上企業(yè)信息。如紀念筆、便簽本、透明小膠盒、臺歷日歷、拼圖、鑰匙扣等。禮品包袋，既然是禮品，要送就要送得體面、實用。做禮品袋，首先要漂亮，其次是禮品袋材質(zhì)和質(zhì)量要有確保，最終打上企業(yè)信息。注意事項：手冊、贈品及樣品盡可能不要直接擺放在桌上任參觀者自動拿走后離開，而應由參展人員有目標地將事先準備好企業(yè)印刷品或精巧小禮品適時發(fā)送給潛力用戶。（五）展臺設計1、展位設計標準（1）考慮展位利用率最大化；（2）考慮人流心理及流向；（3）符合參觀對象審美導向；（4）考慮施工難度及成本原因；（5）考慮安全性。2、展臺設計要求（1）多數(shù)參觀者來展會目標是為了搜集信息，所以展臺需要部署得很醒目，以吸引大家注意力，還要能傳達企業(yè)一些具體信息。（2）展會是公布新產(chǎn)品好機會，企業(yè)最新產(chǎn)品應該在展臺上有所表現(xiàn)。（3）在展會上劃出一塊遠離公眾視線平靜區(qū)域，這么能夠方便潛在用戶同銷售人員私下討論她們要求，也可用做展臺工作人員休息場所。3、展位設計（略）（六）參展人員參展職員職責包含：布展、撤展，參展安全、后勤，傳譯（英文），展覽資料發(fā)放，物品運輸、保管、分類、領取、統(tǒng)一回收等。爾后選擇由誰去？多個人去？怎樣去？（七）人員培訓培訓材料需編印成冊，培訓內(nèi)容要有系統(tǒng)，培訓內(nèi)容和步驟能夠分為以下三個部分：1、情況介紹。包含人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等，目標是使展臺人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。2、展出介紹，包含展覽會和展品情況。（展覽會情況包含名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展品介紹包含每一項展品特點、材質(zhì)、質(zhì)量、適用途、銷售價格等）3、技術訓練。關鍵訓練展臺接待和推銷技巧。爾后決定何時何地由誰培訓怎樣培訓？四、開展前期工作準備（一）展臺部署提議：選擇少許、大幅展示圖片框，以發(fā)明出強烈視覺效果，以達成用戶超凡想像力，將圖片框放在視線以上地方位置，而且使用大膽而搶眼顏色，避免使用易融入背景中性色彩，這么使展臺從遠距離便可突現(xiàn)出來。（二）前期工作準備1、前期工作準備包含工作安排、管理安排和行政安排。（1）工作安排。向展臺人員部署展臺工作（包含觀眾接待、貿(mào)易洽談、資料散發(fā)、和后續(xù)工作等，進行分工），并提出要求和標準，必需使展臺上每一個人知道并了解此次展出目標。（2）管理安排。包含工作時間、輪班安排、每日展臺會議、統(tǒng)計管理等。（3）行政安排。包含展臺人員宿、膳、行、日程等安排。2、檢驗查對參展各項內(nèi)容是否到位，包含展品、產(chǎn)品資料、宣傳資料、貿(mào)易條款和各設備工具等。3、展會后勤工作：確保展會所需裝備、陳設、促銷材料和人員全部能夠完好地在正確時間抵達展會現(xiàn)場。（三）用戶邀請和信息搜集委派1-3名人員負責會前用戶邀請和信息搜集工作，職責以下：1、上門送請柬（最好直接送到?jīng)Q議者手中），并嘗試邀請10到20個潛在高端用戶到企業(yè)展臺前參觀展臺，并準備部分較獨特產(chǎn)品作為禮品贈給邀請來10到20位用戶。2、到其它企業(yè)或同行業(yè)企業(yè)搜集用戶和同行業(yè)企業(yè)信息資料，尋求潛在用戶并努力和之成為好友。五、展期工作及人員安排（一）工作內(nèi)容1、迎賓（1-2人）：負責接待經(jīng)銷商進入展區(qū)，派發(fā)活動宣傳彩頁，向參會人員通知本企業(yè)展位及產(chǎn)品，負責產(chǎn)品簡單介紹，讓用戶明白企業(yè)產(chǎn)品和服務范圍。2、產(chǎn)品介紹員（1-2人）：派發(fā)產(chǎn)品說明書，負責品牌、產(chǎn)品展示、講解及整體營銷策略介紹，將有合作意向經(jīng)銷商介紹給談判員。3、談判員（1人）：關鍵講解招商政策，負責大用戶及關鍵經(jīng)銷商深入溝通，統(tǒng)籌并調(diào)整招商策略。4、信息搜集（1-2人）：參與展覽過程當中派遣部分職員到其它企業(yè)或同行業(yè)企業(yè)搜集用戶和同行業(yè)企業(yè)信息資料，尋求潛在用戶并努力和之成為好友。信息資料包含：（1）產(chǎn)品信息；（2）市場信息；（3）第三方信息；（4）競爭對手信息。資料不需見人就發(fā)，可有選擇性地向意圖用戶發(fā)放資料，包含前來索要資料行業(yè)用戶。對于認真參觀用戶，要具體介紹。（二）人員名單迎賓（1-2人）：產(chǎn)品介紹（1-2人）：談判（1人）：信息搜集（1-2人）：注意事項：1、專注于潛在用戶，爭取和潛在用戶預約，并在展會后4到5天內(nèi)面談或電話接洽。2、展會期間，天天工作結(jié)束時和職員開會，搜集整理潛在用戶聯(lián)絡方法，并立即跟蹤服務，確保當用戶回到她們辦公室時，已經(jīng)有企業(yè)產(chǎn)品一份樣品在等著她們了。3、保護好資源：準備宣傳資料，量大，要求人人全部有，比如宣傳單頁；關鍵，要收好，有選擇性地發(fā)放，不然一窩蜂上來一下就沒有了，也來不及重新制作，等后面幾天廠商來了，名片也沒有了，資料也沒有了，就不太好了。4、努力結(jié)交好友，這些好友能夠是行業(yè)里管理人員，能夠是同行，能夠是上游供給商、或是下游、媒體好友，政府人員等等，同行交多個好友，同類交多個好友，政府里面交多個好友等等，多個好友多條路。六、會后總結(jié)展會收尾工作內(nèi)容以下：1、總結(jié)意向用戶量、成交量和利潤實現(xiàn)情況。2、會后搜集到信息跟蹤處理工作。展會竣事后，搜集到用戶資料統(tǒng)一送交員工主管，再由員工主管負責分配并安排展會后續(xù)行動，后續(xù)行動對于比較遠用戶，可打電話、QQ洽談，約定那個月或那天上面造訪，假如遠用戶要到企業(yè)來參觀，要切記住用戶到廠時間，在到來提前三天打電話給她，方便做好迎接充足準備，包含企業(yè)整體形象，用膳，休息等；假如有當?shù)赜脩粢踩⒄?，也能夠去造訪她們。七、參展人員及展品統(tǒng)計參展人員：企業(yè)整體形象噴畫（企業(yè)名稱）：1套企業(yè)產(chǎn)品廣告宣傳冊、展會贈品：XX個名片（參展銷售人員每人4盒）：150張/盒企業(yè)宣傳袋、500個展會上用到紙巾：12合文具（署名本、筆、透明膠等）、飲料：XX個（簽單，洽談用戶飲用）參展用設備：

網(wǎng)卡1個

筆記本1臺

數(shù)碼攝像機1臺八、費用預算展位費用：展位搭建費用：展覽物料費用：名片費用

：宣傳物品制作費用：交通費用（含展品運費）：相關禮品準備（資料袋

、紙巾）費用：文具（署名本、筆、透明膠等）、飲料、午餐費用：參展人員住宿飲食費用：應急開支：其它：總預算費用：附一：一、每日工作步驟7:30：早飯后，責任人安排當日工作，各人領取當日所用物質(zhì)8:30：按時抵達布展地點9:00--11:30：招商工作進展11:30--13:00：責任人安排輪值午餐13:00--17：00：招商工作進展17:00：清理物資立即遞交當日搜集用戶資料18:30：自由活動，或依據(jù)企業(yè)安排其它工作二、展示會中接待步驟1、登記（到會用戶姓名、單位部門、聯(lián)絡電話、落實責任人等）2、現(xiàn)場相互介紹，了解用戶處于是那個行業(yè)（影樓還是后期，做畫還是裝裱等等）3、依據(jù)用戶行業(yè)介紹企業(yè)及產(chǎn)品背景（企業(yè)位置，成立時間，規(guī)模等等）4、看用戶反應，用戶需要什么樣產(chǎn)品，努力幫她挑選推薦，用戶問詢價格時，要告訴用戶購置多和少具體數(shù)據(jù)和價格，同時告訴用戶買某款產(chǎn)品或新產(chǎn)品時，我們有促銷產(chǎn)品贈予，給出具體數(shù)據(jù)5、對于比較小用戶或重視價格用戶及對介紹產(chǎn)品渴望度不高用戶，把她們引到產(chǎn)品促銷區(qū)介紹促銷產(chǎn)品特點，價格、多買多送，給出具體數(shù)據(jù)，促進用戶心里這是個機會，讓用戶認為占廉價感覺6、將意向用戶請至洽談區(qū)促成成交7、如有用戶當場簽單，盡力渲染，制造高潮8、發(fā)放資料、禮品9、禮貌周到地送用戶出門，并預約下次造訪時間10、到簽四處記下用戶意向及責任人附二：一、展品信息統(tǒng)計表產(chǎn)品型號顏色規(guī)格數(shù)量銷售價格打折范圍最終價格備注二、會客記錄表企業(yè)名稱用戶姓名單位部門（職位）電話/傳真手機號碼QQ/E-mail備注三、展會用戶信息歸納表填寫人：填寫時間：用戶名稱聯(lián)絡人單位部門（職位）電話/傳真QQ/E-mail類別（A、B、C）備注備注：A類（已經(jīng)交易成功或下訂單用戶）；B類（準用戶）；C類（意圖性用戶）。四、每日工作統(tǒng)計表日目項期日目項期X月X日X月X日X月X日X月X日總計意向用戶成交量利潤附三：一、參與展覽紀律及行為1、未經(jīng)許可，不得私自脫離展位，特殊環(huán)境可向責任人請假。2、用戶到展位三步間隔，必需微笑相迎。3、當用戶在現(xiàn)場觀展時，不能占坐和用戶備好座椅。4、用戶在參觀產(chǎn)品環(huán)境下，不得站在用戶前面擋住用戶觀賞，應站在用戶左邊斜側(cè)兩步間距離，方便用戶問詢時能立即應答。5、站立姿態(tài)切勿將手擦入口袋或叉腰，應兩手相疊放入前衣角為佳二、參展人員行為規(guī)范1、真誠，對用戶問詢禮貌相待，不可挑揀，不是目標用戶也要做好宣傳工作。2、耐心，用戶提問和關心越多，代表意象越大，但切記因過于熱情而嚇跑用戶。3、專業(yè)，對品牌和產(chǎn)品定位，市場、消費心理分析和見解要專業(yè)客觀，清楚表示能力能讓用戶愈加好判定品牌市場價值。三、參展注意事宜1、預約用戶：向企業(yè)現(xiàn)有及潛在用戶發(fā)出邀請，同關鍵用戶約定見面時間，以加強業(yè)務聯(lián)絡，避免了展覽會上自己站臺門庭冷落情況，給目標買家留下較深印象。2、資料準備：資料是企業(yè)和產(chǎn)品形象關鍵表現(xiàn)。產(chǎn)品目錄應重視，給人以正規(guī)印象。宣傳材料紙張及印刷應該努力爭取精美，版式設計方便閱讀，圖片盡可能完善、清楚。一定要準備充足名片。營銷人員名片應以中英文印制，數(shù)量以每日100-200張準備。3、展臺設計：應盡可能突出本企業(yè)特色，有一個專題。能夠請專業(yè)展覽設計企業(yè)來做，效果會好部分。除非有特殊原因，不要將展臺四面密封起來，不然會失去很多機會。4、參展人員要求：參展人員應該了解企業(yè)銷售意圖，熟悉本行業(yè)市場行情，現(xiàn)場講解應解釋產(chǎn)品特點和做工步驟，包含產(chǎn)品環(huán)境保護等。人員著裝要正規(guī)，最好佩上企業(yè)統(tǒng)一司標。5、保持聯(lián)絡人統(tǒng)一：確保每個人遞給用戶名片全部是統(tǒng)一，以方便潛在用戶以后聯(lián)絡。6、企業(yè)司標：參展人員應戴在身體右側(cè)，因為用右手和參觀者握手時，右肩會向前傾，這么司標就會靠近對方，引發(fā)對方注意。7、甄別目標用戶：在展會上，有些客人只是泛泛地了解一下，并沒有對某一產(chǎn)品表現(xiàn)特殊愛好；但有些則會仔細閱讀參展資料，而且會具體問詢展品材質(zhì)、規(guī)格、貨期、價格等，這時，就應該對用戶提出問題具體回復，并同時了解她所代表企業(yè)、她身份，再大力推銷她們感愛好產(chǎn)品。不管意向怎樣，全部應統(tǒng)計下對方相關資料，方便以后聯(lián)絡。對用戶問題，需要實事求是地回復，不能搪塞或不置可否；對臨時回復不了問題，應告訴客人原因和明確回復日期；比如：抱歉，這個問題我需要去了解一下，您方便留個信息給我，待我了解到了，我再告訴您，您看好嗎？。8、巧妙應對報價：在展會上談