科研事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理

人事檔案是指組織人事部門按照黨的干部政策,在人員培訓(xùn)、選拔、任用等工作中形成的記載員工經(jīng)歷、政治、思想、品德、作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料,是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有很強的法律效力。一、人事檔案管理的意義和任務(wù)1.人事檔案管理工作的意義。人事檔案管理存在是一種社會現(xiàn)象,它是以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去,為子孫后代造福。然而也要看到:隨著社會的發(fā)展和時間的推移,一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富,另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中。對于不斷形成和增加的檔案,通過加強檔案的收集工作來解決這一矛盾,而對于處于不斷損毀的檔案,則通過加強檔案的保管工作來解決。目前在檔案保管工作中的許多問題急待解決。比如:紙張老化、字跡褪色模糊,有相當(dāng)數(shù)量的檔案,紙張變黃發(fā)脆,老化變質(zhì),到了不能再用的程序。檔案蟲害也影響檔案的保存,檔案保管處所條件得不到改善,庫房建筑不合檔案保護標(biāo)準(zhǔn),需要復(fù)制的檔案數(shù)量大,復(fù)制檔案的手段也比較落后。總之檔案工作的實踐,向我們提出了一個很尖銳的問題:一方面要求我們把檔案長期保管下去,為了維護集體和個人歷史真實面貌服務(wù);另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問題,必須加強檔案的保管工作,無論對于現(xiàn)在還是將來的事業(yè),都是一件任重道遠(yuǎn)的工作。2.人事檔案管理工作的任務(wù)。維護檔案的完整與安全,既是整個檔案工作中必須始終遵循的基本要求,也是檔案工作各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)。從一定意義上講,維護檔案的完整與安全,更是檔案管理工作中心任務(wù),這是因為檔案管理工作這個環(huán)節(jié),是實現(xiàn)維護完整和安全的重點環(huán)節(jié)和主要手段。從實質(zhì)上來講,檔案管理工作也是人們向一切可能損毀檔案的社會的、自然的不得因素作斗爭的工作過程。簡言之,檔案管理工作也應(yīng)該做到四不:不散(不使檔案分散)、不亂(不使檔案互相混亂)、不丟(檔案不丟失不泄密)、不壞(不使檔案遭到損壞)。檔案管理工作的具體任務(wù)是:(1)防治檔案的損壞。要了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律,通過經(jīng)常性的具體工作,采取專門的有的放矢技術(shù)措施和方法,最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響,從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內(nèi)。(2)延長檔案的壽命。檔案保管管理工作不僅僅在于只是一味地防治檔案的自然損壞,而且還要從根本上采取更積極的措施,盡可能最大限度地延長檔案的壽命,或者說,盡可能延長檔案被自然損壞的時間。(3)維護檔案的安全。維護檔案的安全,一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)必須最大限度地使其安全存在下去;另一方面是指檔案作為一種社會現(xiàn)象,要在整個政治斗爭范圍內(nèi),不致因為保管的不當(dāng)或條件的低劣使檔案丟失而發(fā)生泄密,造成政治上的不安全。二、科研事業(yè)單位人事檔案管理存在的主要問題1.檔案內(nèi)容信息量小。人事檔案包括履歷表、各種鑒定材料、考核材料、政審證明、入黨團、各中獎勵、職務(wù)晉升、職稱評審等材料,信息量相對較小,在工作中的實用性不高,難以全面地評價和衡量個人的德才表現(xiàn)、政績才能、綜合的管理能力,對個的專業(yè)技能、人才類型、心理素質(zhì)等個性方面的特點沒有提現(xiàn)出來,能利用的東西更是微乎其微,因此,人事檔案在利用時,只能提供比較淺顯的個人信息情況,不能綜合地提供全面信息。2.事業(yè)單位人事檔案管理分散?，F(xiàn)科研事業(yè)單位在對人才信息的管理上沒有行成一套綜合的管理體制,各個部門各自為戰(zhàn)。如:科研部門負(fù)責(zé)人員的專利申請、課題的申報、論文的發(fā)表、科研立項等檔案材料;人事部門負(fù)責(zé)人員的職務(wù)晉升,專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審,立功受獎、工資薪酬等情況方面的檔案;行政后勤部門負(fù)責(zé)房產(chǎn)、物業(yè)方面的檔案。人事檔案的管理分散,易造成檔案材料的損壞,并且易破壞人事檔案的完整性。3.事業(yè)單位人事檔案管理方法落后、技術(shù)落后。目前科研單位人事檔案的管理工作還僅限于對紙質(zhì)材料的建立和歸檔上。還沒有完全地形成電子信息檔案,檔案室的電腦僅限于局部的打印檔案目錄,無法全面地對人才信息進行查詢、檢索、篩選、排序、分類、匯總等,信息化水平比較低,只能靠人工工作,造成人力資源的浪費。4.人事檔案管理經(jīng)費少。檔案室所用庫房多為辦公用房的邊緣用房,多為一個單位的邊和角落位置,單位人員平時也看不到,不能引起領(lǐng)導(dǎo)注意。雖然現(xiàn)在檔案室已安裝上防盜裝置和報警系統(tǒng)但內(nèi)部設(shè)置還是相對陳舊,有好多單位的放置檔案的柜子還是七十、八十年代的購買的,主要原因是領(lǐng)導(dǎo)平時不光顧,上級領(lǐng)導(dǎo)也檢查不到。沒有固定的活動經(jīng)費,對檔案室投入不足。大單位一般配置專業(yè)的檔案室管理員,而小單位一般沒有專業(yè)的檔案管理員,往往從其它部門抽調(diào)人員進行兼職,人員流動性比較大,對檔案管理業(yè)務(wù)不是很熟,且不是自己的主要工作,只是了解收集而不清楚怎么整理。往往導(dǎo)致人事檔案在低水平層面上運作。三、科研事業(yè)單位人事檔案在新形勢下的管理體制的建立1.有針對性地建立個人檔案材料。針對人事檔案管理過于籠統(tǒng)的局面,有針對性地對每個的檔案建立個性化。(1)科研人員重點反映科研水平,在某個科研領(lǐng)域有所突破。(2)所功科學(xué)研究和重點學(xué)術(shù)活動,對所叢事的科研領(lǐng)域有所貢獻。(3)業(yè)務(wù)開展情況,所叢事的科研領(lǐng)域在國際或國內(nèi)同行業(yè)所處水平,主要取得那些成果以及獲獎情況。2.進一步加強人事檔案的信息管理。利用電腦建立人事檔案的信息系統(tǒng),有針對性地對科研人員建立修改化的信息檔案。在同區(qū)域建立利用、查詢平臺,利用互聯(lián)網(wǎng)在同區(qū)劃進行信息共享。這樣不僅有利于從事檔案工作的人員從繁瑣的檔案收集、整理、查詢、甄別等中解放出來,還能對每個科研人員進行準(zhǔn)確的定位,讓同領(lǐng)域或不同領(lǐng)域的人員進行信息溝通交流。3.進一步加大對科研事業(yè)單位檔案管理經(jīng)費的投入力度?，F(xiàn)單位都設(shè)置了每個環(huán)節(jié)的科研經(jīng)費,但對人事檔案的經(jīng)費投入微乎其微。在檔案室的選配、溫濕控制、防蟲蛀鼠咬、復(fù)印幻燈、計算機網(wǎng)絡(luò)配制等方面進行傾斜。在人員配制上,進一步加強對專業(yè)領(lǐng)域畢業(yè)生的招聘力度,提高叢業(yè)人員的培訓(xùn)力度,確保檔案工作人員有充足的時間、精力。對叢事檔案工作人員在職務(wù)晉升、職稱評審、獎勵等方面進行傾斜,檔案工作人員平時都是默默無聞的工作,難以做明顯的成績來