電腦入門：計算機基礎(中)

第3章字處理軟件Word2000

隨著軟、硬件技術的不斷發(fā)展，計算機的應用已經(jīng)滲透到社會的各個領域，文字處理是

計算機應用中一個很重要的方面。字處理軟件Word2000中文版是辦公自動化套件Office2000

中文版的重要組成部分。Office2000中文版是Microsoft公司最新推出的Office系列軟件的最新

漢化版本，它是基于32位操作系統(tǒng)Windows95、Windows98和WindowsNT運行的辦公自動

化集成軟件。當前，Office系列軟件已成為辦公自動化軟件的主流。

Office2000中文專業(yè)版包括字處理軟件Word2000、數(shù)據(jù)電子表格Excel2000、演示文稿

制作軟件PowerPoint2000、數(shù)據(jù)庫軟件Access2000、網(wǎng)頁制作軟件FrontPage2000、圖形處

理軟件PhotoDraw2000和信息管理軟件Outlook2000?

1.Word2000中文版

Word2000是目前功能較強大的字處理軟件之一，它具有強大的編輯排版功能和圖文混排

功能，可以方便地編輯文檔、生成表格、插入圖片、動畫和聲音等，實現(xiàn)“所見即所得”的

效果；Word的向導和模板，能快速地創(chuàng)建各種業(yè)務文檔，提高工作效率；同時Word也擁有強

大的網(wǎng)絡功能。

2.Execl2000中文版

Execl2000是用于創(chuàng)建和維護電子表格的應用軟件。電子表格實際上就是用于顯示和管理

數(shù)據(jù)，并能對數(shù)據(jù)進行各種復雜統(tǒng)計運算的表格。運用打印功能可以打印常用的各種統(tǒng)計報

表和統(tǒng)計圖，并且，Execl2000能把信息數(shù)據(jù)用二維或三維的統(tǒng)計圖表形象地表示出來。

3.PowerPoint2000中文版

PowerPoint2000是用于制作和維護幻燈片演示文稿的應用程序。利用PowerPoint2000nJ'

以很方便地在幻燈片中輸入和編輯文本、圖表、組織結構圖、剪貼畫和圖片藝術字對象、公

式對象等。另外，往幻燈片插入的聲音對象和視頻剪輯更使幻燈片的風格各異、效果突出。

4.Access2000中文版

Access2000是一個面向對象的關系型數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)，用于幫助人們創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫應用程

序。Access2000中的主要對象類型有：表、查詢、窗體、報表、Web頁、宏和模塊。使用

Access2000可以在單一的數(shù)據(jù)庫文件中管理所有的信息，用戶可以將自己的數(shù)據(jù)分別保存到

各自獨立的存儲空間（表）中，使用窗體查看、添加及更新表中的數(shù)據(jù)，可以使用查詢查找并檢

索所要的數(shù)據(jù)，可以使用Web頁在網(wǎng)絡上訪問數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，也可以使用報表以特定的版

面布置來分析及打印數(shù)據(jù)。

5.FrontPage2000中文版

FrontPage2000是集制作網(wǎng)頁與建立和管理網(wǎng)站于一體的Web工具。由于它采用“所見即

所得”的方式，用戶只需要有很少或完全不需要HTML的專業(yè)知識，就能制作出精美的網(wǎng)頁。

FrontPage已成為廣大用戶開發(fā)Web站點的首選的網(wǎng)頁制作工具。

6.Outlook2000中文版

Outlook2000是一種桌面信息管理程序，可以幫助你組織和共享桌面信息并與他人通信。

78計算機基礎Wwnto

使用Outlook2000不僅可以跟蹤活動，而且可以管理個人和商務信息，如電子郵件、約會、聯(lián)

系人、任務和文件等。

7.PhotoDraw2000中文版

PhotoDraw2000是Office大家族中的新成員，使用它設計圖片十分容易，而且同樣能設計

出專業(yè)化的圖片。它具有簡單易學、操作方便、適應性強、功能強大等特點。

從Office2000中文版的各組成軟件來看，各軟件之間似乎關聯(lián)不大。但如果把它們作為

一個有機的整體來工作，可以完成的功能將遠遠超過各成員獨立工作時所完成的功能之和。

將這些應用程序協(xié)同工作，可以使工作效率更高，使用更方便，功能也更完善。而且Office

2000還集成了一大批實用工具、剪輯庫、模板、技術文檔和幫助信息，為用戶的使用提供了

巨大的便利和支持。

由于篇幅的關系，本教材著重介紹Word2000、Excel2000>PowerPoint2000三個組件，

并在第6章中對Outlook2000進行簡要介紹。

本章主要通過介紹Word2000的基木概念、編輯文檔的基本操作及打印、預覽等方面的內

容，講解Word2000的使用與操作，并約定它在Windows98環(huán)境下運行。

3.1Word概述

80年代初出現(xiàn)了大量的“字處理軟件”，使用較廣的有文字處理系統(tǒng)WPS,字表編輯軟件

CCED,文書編輯系統(tǒng)WordStar等。這類軟件集編輯、排版、打印于一身，在當時受到用戶的

好評。但這類字處理軟件是基于DOS環(huán)境下的，操作命令復雜，且排版效果不能直觀地顯示

在屏幕上。

進入90年代，隨著Windows平臺的問世，具有Windows風格的應用軟件層出不窮。Word

是Microsoft公司推出的Windows環(huán)境下的字處理軟件，經(jīng)過不斷地改進和完善，其版本從

Word5.0>Word6.0發(fā)展到現(xiàn)在的Word97、Word2000。Word2000中文版是Microsoft為中國

用戶推出的漢化版本。

3.1.1功能

Word2000具有較強的文字處理功能，其主要功能如下：

1.編輯修改功能

Word2000充分利用Windows提供的圖形界面，大量使用菜單、對話框、快捷方式和幫助

系統(tǒng)，使操作變得簡單，可方便地進行復制、移動、刪除、恢復、撤消、查找、替換等基本

編輯操作。使用鼠標，可以在任何位置輸入文字，實現(xiàn)了“即點即輸入"，這是Word2000新

增的功能。

2.格式設置功能

Word具有豐富的文字修飾效果功能，可以設置文字的多種格式，如：字體、大小、顏色

等，還可以設置空心、陰文、陽文、加粗、加下劃線等效果。使用格式刷快速復制格式；可

直接套用各種標題格式；附帶多種模板和樣式，用戶可以通過模板及樣式，直接引用自己喜

歡的格式。對文檔排版后，在屏幕上能立即看到排版效果。Word能準確的顯示出文檔打印的

效果，真正做到“所見即所得”。

3.自動化功能

第3章字處理軟件Word20比

自動更正功能在輸入的同時，自動更正單詞的拼寫、語法錯誤。語法、拼寫自動檢查功

能在輸入的同時，會自動檢查語法和拼寫錯誤。自動輸入功能會自動創(chuàng)建編號列表、項目符

號表，并自動套用格式、縮進量。當輸入當前日期、一周七天的名稱、月份、用戶的姓名和

所在單位名稱時會自動提示輸入內容。另外，Word提供了自動更正、自動套用格式、信函向

導等一套豐富的自動功能，使用戶可以輕輕松松地完成日常工作。

4.表格處理功能

Word2000具有較強的表格處理功能，能任意地對表格的大小、位置進行調整，表格中可

以包含圖形或其它表格，可以創(chuàng)建、編輯復雜的表格等?？梢允褂霉綄Ρ砀駭?shù)據(jù)進行簡單

的計算、排序，并根據(jù)數(shù)據(jù)創(chuàng)建圖表。

5.圖文混排功能

提供一套繪制圖形和圖片功能，可以十分方便地創(chuàng)建多種效果的文本和圖形。繪圖功能

提供了100多種自選圖形和4種填充效果。增強了圖文混排功能，使圖片的拖放、插入等操作

更加簡單。嶄新的剪貼庫提供了更加豐富的圖片資料。充分利用Word2000提供的這些圖文混

排功能，可以編排出形式多樣的文檔。

6.邊框和底紋

提供了100多種邊框樣式用于改變文檔的外觀包括三維效果，集中了多種用于專業(yè)文檔的

流行樣式，特別適合于制作專業(yè)化的文檔。

7.Web工具

Word提供了一套內容豐富的功能，以便使用全球廣域網(wǎng)?？梢詫ord2000作為電子郵件

編輯器，利用電廣郵件在Internet上發(fā)送文檔，利用網(wǎng)頁模板可以方便地制作出精美的網(wǎng)頁，

使用“WebFolders”功能可以管理用戶存放在網(wǎng)絡服務器上的文件。

8.與他人合作

使用Word2000,與他人合作將變得更方便。聯(lián)機用戶可以使用批注和屏幕提示功能對共

享文件進行審閱，可以在網(wǎng)上開張web討論。

3.1.2啟動與退出

1.啟動Word2000

啟動Word2000有多種方法，常用的有：

(1)從“程序”項啟動Word

Word2000是在Windows環(huán)境下運行的應用程序，啟動方法與啟動其它應用程序的方法相

同，即：

1)單擊Windows“開始”按鈕，出現(xiàn)如圖3-1所示的界面。

2)單擊“程序”,然后單擊子菜單中的“MicrosoftWord”項。

了菜單中的"MicrosoftWord”項是在安裝Word2000時由系統(tǒng)自動生成的。

(2)通過文檔啟動Word

可以通過新建一篇新文檔或打開一篇舊文檔啟動Word?

通過新建文檔啟動Word的步驟如下：

在安裝Office2000套件時，程序除了在“程序”選項卡中添加“MicrosoftWord"I?,還

會在“開始”菜單中添加兩個選項：”打開Office文檔”、“新建Office文檔”(如圖3-1所示),

80計算機基礎瑞府附

這是Microsoft公司為用戶提供的快速進入Office辦公軟件的兩個選項。

圖3-1從“開始”菜單中啟動Word

圖3-2”新建Office文檔”對話框

選擇“新建Office文檔”，在彈出的對話框（如圖3-2所示）中，雙擊“空文檔”圖標或單擊

“空文檔”圖標然后單擊“確定”按鈕，即可啟動Word并打開一個新文檔。

通過已有的文檔啟動Word的方法如卜：

方法1：在Windows的“資源管理器”中雙擊要打開的文檔。

方法2：單擊“開始”菜單中的“打開Office文檔”項，在彈出的對話框中雙擊要打開的

文檔。

第3章字處理軟件Word200081

方法3：“開始”菜單中“文檔”菜單項中單擊要打開的文檔（文檔是不久前編輯過的），如

圖3-3所示。

這種方法不僅會啟動Word應用程序，而且將在Word中打開選定的文檔。如果啟動Word

是為了編輯一個已存在的文檔，那么使用此方法啟動Word是很適合的。

（3）通過快捷方式啟動Word

用戶可以在桌面上為Word建立快捷圖標，雙

擊Word的快捷圖標可以啟動Word。

此外還可以將Word放在“開始”菜單中的

“啟動”組中，使開機后自動啟動Word。這對于

經(jīng)常使用計算機處理文字的辦公人員不失為一種

好的選擇。

2.退出Word2000

Word是一個典型的Windows應用程序，所以

退出（關閉）Word的方法同其它應用程序的退出是

一樣的，詳細方法請查看第2章的有關內容，這

里不再重復。圖3-3“文檔”菜單項

3.1.3窗口的組成

成功地啟動Word后，屏幕上就會出現(xiàn)如圖3-4所示的窗口。Word窗口由標題欄、菜單欄、

工具欄、標尺、編輯區(qū)、滾動條、狀態(tài)欄等組成。

標題欄

菜單欄

工具欄

標尺

■狀態(tài)欄

圖3-4Word窗口的組成

1.標題欄

標題欄位于屏幕窗口的最頂部，顯示正在編輯的文檔名（例如，文檔1）和應用程序名

（MicrosoftWord）o

82計算機基礎

下載

2.菜單欄

位于標題欄的下方。菜單欄提供了9個菜單：文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、表

格、窗口、幫助。每個菜單中包含的菜單項是Word可執(zhí)行的命令。要執(zhí)行菜單中的命令，可

以用鼠標單擊菜單欄上的菜單，然后在下拉菜單中單擊相應的命令；也可以使用鍵盤，按下

Alt鍵和菜單后帶卜劃線的字母鍵來打開相應的菜單，然后用方向鍵選擇菜單命令。例如打開

文件菜單，按Alt+F鍵。

與以前版本不同的是，在Word2000中菜單命令分為兩個級別：常用和非常用命令。單擊

菜單后在下拉菜單中出現(xiàn)的命令為常用命令，此時單擊菜單底部的向卜箭頭，則菜單將擴展

一些命令，這些命令為非常用命令，以凹下狀態(tài)表示。在圖3-5所示的“格式”菜單中，“字

體”、“段落”為常用命令，“更改大小寫”、“背景”等命令為非常用命令。常用命令和非常用

命令只是相對而言的，當一條非常用命令在文檔中被使用后，該命令就變?yōu)槌Ｓ妹盍?。這

種個性化菜單設置是0ffice2000的新增功能?？梢酝ㄟ^“工具”菜單中的“自定義”項來改變

該設置：在彈出的“自定義”對話框中選擇“選項”選項卡，單擊“菜單中首先顯示最近使

用過的命令”復選框，如圖3-6所示。

A字體②..自定義

至段落國）..

;三項目符號和編號國）.工具欄⑥）|命令?選項④?]

邊框和底紋堡）.個性化菜單和工具欄

■?分欄「（￡）二「r“常用”工具欄和“格式”工具欄并排顯示⑤

制表位建）.口榮革中首先顯宗最近使用過的命令值H

版寂病面盲覆"片復系顯

酢..?

I惜文字方向矍）.重設慣用數(shù)據(jù)?|

更改大小寫心.

其他選項

昌倜整提度朝.

廣大圖標&）

中文版式9

r列出字體名稱時顯示該字體的實際外觀口

口顯示關于工具欄的屏幕提示①

◎＞主題直凸________r在屏幕提示中顯示怏捷犍8

電架?菜單的打開方式也：|（無）二|

省自動套用格式@＞一

樣式⑤）..母Iaa.…11關閉|

物對痘M

圖3-5“格式”菜單圖3-6設置個性化菜單

3.工具欄

工具欄是為了方便用戶使用鼠標而設計的，是執(zhí)行菜單命令的快捷方式，利用鼠標單擊

工具欄上的小圖標按鈕就可以執(zhí)行一條Word命令。

Word提供了多種工具欄，啟動Word后窗口中顯示“常用”工具欄和“格式”工具欄。此

外，用戶可以根據(jù)不同需要同時打開多個工具欄，也可以關閉一些不常用的工具欄。

使用菜單打開和關閉工具欄：單擊“視圖”菜單，選擇“工具欄”菜單項，在彈出的級

聯(lián)菜單中列出了Word的所有工具欄，前面有“，”標記的表示這個工具欄已顯示在Word窗口

中，再單擊此工具欄，該工具欄就會關閉。重復前面的操作，選擇一個前面沒有“J”標記

的工具欄單擊，該工具?欄將顯不在Word窗口中。

第3章字處理軟件Word2Mo83

下載

使用鼠標打開和關閉工具欄：在窗口工具欄空白處單擊鼠標右鍵，也會出現(xiàn)工具欄列表。

選擇其中的某項，將打開或關閉一個工具欄。

Word不僅可以顯示或隱藏工具欄，而且可以根據(jù)需要為工具欄添加或刪除按鈕，其步驟

是：

1）單擊某個工具欄最右側的小三角“t”，出現(xiàn)“添加或刪除按鈕（B）t”按鈕。

2）將鼠標移至“添加或刪除按鈕（B）tw區(qū)域內，出現(xiàn)彈出菜單，如圖3-7所示，前面有

“標記的表示該項對應的按鈕已顯示在工具欄上，如果要刪除該按鈕，可以再次單擊之。

3）重復前面的操作，選擇一個前面沒有“標記的項并單擊，該按鈕將顯示在工具欄

上。

|春文檔]_MicrosoftWordBBEIEI

.文件”編械要視圖包）甑入9格式旦?I*（T）褰格也?n?）琳助藝J

▼五號▼BIU-A0X-?E:EtstsA..

26810121416182022!工禪式0

字體口：

字號0:3

B加粗財Ctrl+B

I傾斜復）Ctrl+I

U下劃鏤

A字符底紋卷）

固字符邊根仁）

K字符縮放心）

言兩端對齊（I）Ctrl+J

善居中?Ctrl+H

青右對芬?Ctrl+R

s分散對齊9）Ctrl+Shift+D

|=編號⑨

三項目符號⑹

減少韁進量（￡）

季增加縮進量⑥

含字體翻泡?

=單倍行距@Ctrl+1

=15倍行距（1）Ctrl+5

=2倍行距⑴）Ctrl+2

上標⑤Ctrl++

、下標6）Ctrl+=

語音

重新設置工具欄6）

~E1calEllsf<II自定義?

血全拼孤

丁行一1列甲變《中國「

,開始|H直）bookfll5-Microsoft.||劭文檔」-Microsoft.

圖3-7添加或刪除工具欄按鈕

工具欄還可以移動位置，放在用戶認為適當?shù)牡胤?，方法是：單擊固定工具欄上的移?/p>

控線（工具欄左側的單豎線），或者單擊浮動工具欄上標題欄，然后將工具欄拖動到一個新的位

置。如果將工具欄拖動到Word窗口的邊緣，則該工具欄成為固定工具欄。

4.標尺

標尺位于編輯區(qū)的上方（水平標尺）和左側（垂直標尺）。利用標尺可以查看或設置頁邊距、

表格的行高、列寬及插入點所在的段落縮進等。

5.滾動條

分為水平滾動條和垂直滾動條。

6.編輯區(qū)

編輯區(qū)是輸入文本和編輯文本的區(qū)域，位于工具欄的卜.方。編輯區(qū)中閃爍的光標叫插入

84計算機基礎加腦?附

點，插入點表示輸入時正文出現(xiàn)的位置。

7.狀態(tài)欄

狀態(tài)欄位于Word窗口底部，顯示W(wǎng)ord文檔的有關信息，如頁號、節(jié)號、行號、列號等。

3.2文檔的基本操作

在計算機中，信息是以文件為單位存儲在外存中的，使用Word編排的文章、報告、通知、

信函等也都是以文件為單位的進行的。通常，我們將由Word生成的文件稱為Word文檔，簡稱

文檔。

使用Word處理文檔的過程大致分為三個步驟。首先，將文檔的內容輸入到計算機中，即

將一份書面文字轉換成電子文檔。在輸入的過程中，可以使用插入文字、刪除文字、改寫文

字等操作來保證輸入內容的正確性，也可以使用這些操作對文檔進行修改，直到滿意為止。

除此以外，Word還提供了特殊字符的輸入、快速定位文字、查找與替換及快速按頁面定位、

拼寫檢查等功能，這些功能有助于快速、準確地完成任務。

輸入到計算機的文檔，如果不改變任何格式，其文字的大小和風格都是一樣的，這樣的

文檔缺乏層次感，重點不突出。為了使文檔的內容清晰、層次分明、重點突出，要對輸入的

內容進行格式編排。文檔中的格式編排是通過對相關文字用相應的格式命令處理來完成的，

即所謂的排版。排版包含對文檔中的文字、段落、頁面等進行設置。只有充分了解Word字處

理軟件提供的各種排版手段、所使用的排版術語及含義，才能在使用時得心應手，編排出美

觀大方的文檔。

文檔的格式編排完成后，要將其保存在計算機中，以便今后查看。如果需要將文檔通過

打印機打印在紙張上作為文字資料保存或分發(fā)給其他部門，還需要進行打印設置，使打印機

按照用戶的要求進行打印。

在編輯文檔時，使用工具欄上的按鈕能快速完成任務。圖3-8是“常用”工具欄上部分按

鈕的功能說明，這些功能是編輯文檔時常常用到的。

中

新

打

拼

保

+.打

JJ

文

建

印

存

寫

r印

/4T

繁

和

預

簡

語

覽

轉

法

換

圖3-8“常用”工具欄上的部分按鈕功能說明

3.2.1創(chuàng)建一個新文檔

在啟動Word時，Word自動新建一個空文檔，缺省的文件名為“文檔1”。如果想建立一篇

新的文檔，可以使用菜單或工具欄新建文檔。

利用菜單新建文檔的步驟如下：

1）單擊“文件”菜單中的“新建”命令。

2）在彈出的“新建”對話框中單擊“常用”選項卡，如圖3-9所示。

3）單擊“空白文檔”圖標，然后單擊“確認”按鈕或雙擊“空白文檔”圖標。

第3章字處理軟件Word200085

利用工具欄按鈕新建文檔的方法是：單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕，Word將創(chuàng)

建一篇新文檔。

圖3-9新建文檔對話框

3.2.2保存文檔

在文檔中輸入內容后，要將其保存在磁盤上，便于以后查看文檔或再次對文檔進行編輯、

打印。Word文檔的擴展名為.doc。在Word中可保存正在編輯的活動文檔，也可以同時保存打

開的所有文檔，還可以用不同的名稱或在不同的位置保存文檔的副本。另外還可以以其他文

件格式保存文檔，以便在其他的應用程序中使用。

1.保存Word文檔

(1)保存新的、未命名的文檔

1)單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕或“文件”菜單中的“保存”命令。打開“另

存為”對話框,如圖3-10所示。

圖3-10“另保為”對話框

計算機基礎瀛?*a

86-a--T，載

2）MyDocuments是Word保存文檔的默認文件夾。如果要在其它的文件夾中保存文檔，請

選擇“保存位置”框中的其他驅動器、文件夾；如果要在一個新的文件夾中保存文檔，請單

擊“新建文件夾”按鈕。單擊對話框左邊框中的圖標，可以快速轉換到相應的文件夾。

3）在“文件名”框中，輸入文檔的名稱。中文、英文名稱都可以。

4）單擊“保存”按鈕保存文件。

（2）保存已有文檔

為了防止停電、死機等意外事件導致信息的丟失，在文檔的編輯過程中經(jīng)常要保存文檔。

單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕，或者單擊“文件”菜單中的“保存”命令，或者按

Ctrl+S快捷鍵都可以保存當前的活動文檔。

如果同時打開了多個文檔方法，按下Shift鍵再單擊“文件”菜單中的“全部保存”命令，

將同時保存所有打開的文檔。

2.保存非Word文檔

Word允許將文檔保存為其它文件類型，以便在其它軟件中使用。其步驟是：

1）單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕或“文件”菜單中的“保存”命令，打開“另

存為“對話框,如圖3-10所示。

2）單擊“保存類型”框中的其他類型。

3）在“文件名”框中，輸入文檔的名稱。

4）單擊“確認”按鈕。

3.2.3打開文檔

編輯一篇已存在的文檔，必須先打開文檔。Word提供了多種打開文檔的方法，這些方法

大致可以分為兩類。一類是：在啟動Word時同時打開文檔。|西bookSl?！狹icrosoftWord

』文件更）輯也）視圖&）i

這類方法在3.1.2節(jié)“Word2000的啟動與退出”中講到。另新建?..Ctrl+N|

二田打開CU1+0'

一類是：己打開Word應用程序，再打開文檔，這時可以有關閉?

以下幾種方法打開一個文檔：0保存⑤Ctrl+S

另存為（A）

方法1：單擊“常用”工具欄上的“打開”按鈕。,另存為Web頁⑹.

取米向二

方法2：單擊“文件”菜單中的“打開”命令。彈出

Web頁預覽里）

“打開”對話框，在對話框中選擇文檔所在的驅動器、文件

夾及文件名。以打印預覽?

國打印U）Ctrl+P

方法3：要打開最近使用過的文檔，請單擊“文件”菜發(fā)送?>

屬性心

單底部的文件名，如圖3-11所示。

1C:\xsp\bookB10最近使用過

3.2.4文本輸入和基本編輯3C:\xsp\book720的文檔列表

退出0）

1.輸入文本

圖3-11“文件”菜單

啟動Word后，就可以直接在空文檔中輸入文本。英文字

符直接從鍵盤輸入，中文字符的輸入方法同Windows中的輸入方法相同，中文和英文輸入法

的互換、不同中文輸入法之間的轉換，請查看第2章中有關中文輸入法一節(jié)，這里不再重復。

當輸入到行尾時，不要按Enter鍵，系統(tǒng)會自動換行。輸入到段落結尾時，應按Enter鍵，表示

段落結束。如果在某段落中需要強行換行，可以使用Shift+Enter快捷鍵。

第3章字處理軟件卬。以20比87

（1）插入和改寫

“插入”和“改寫”是Word的兩種編輯方式。插入是指將輸入的文本添加到插入點所在位

置，插入點以后的文本依次往后移動；改寫是指輸入的文本將替換插入點所在位置的文本。

插入和改寫兩種編輯方式是可以轉換的，其轉換方法是按1ns鍵或用鼠標雙擊狀態(tài)欄上的“改

寫”標志。通常缺省的編輯狀態(tài)為“插入”，“改寫”標志為灰色；如果處于“改寫”狀態(tài)，

“改寫”標志就為黑色，如圖3-12所示。例如：輸入“ABCDEFG"后，將插入點移到“D”

的前面，在插入狀態(tài)下輸入“123”，結果為“ABC123DEFG"；在改寫狀態(tài)輸入“123”，結

果為“ABC123G”。

圖3-12處于改寫狀態(tài)時的狀態(tài)欄

如果要在文檔中進行編輯，用戶可以使用鼠標或鍵盤找到文本的修改處，若文本較長，

可以使用滾動條將插入地點移到編輯區(qū)內，將鼠標指針移到插入地點處單擊，這時插入點移

到指定位置。其中常用按鍵及其功能如下：

按鍵功能按鍵功能

一向右移動一個字符Home移動到當前行首

*-向左移動一個字符End移動到當前行尾

t向上移動一行PgUp移動到上一屏

1向卜移動一行PgDn移動到卜.一屏

Ctrl+--向右移動一個單詞Ctrl+PgUp移動到屏幕的頂部

Ctrl+-向左移動一個單詞Ctrl+PgDn移動到屏幕的底部

Ctrl+t向上移動一個段落Ctrl+Home移動到文檔的開頭

Ctrl+I向下移動一個段落Ctrl+End移動到文檔的末尾

（2）插入符號或特殊字符

用戶在處理文檔時可能需要輸入一些特殊字符，如希臘字母、俄文字母、數(shù)字序號等。

這些符號不能直接從鍵盤鍵入，用戶可以使用“插入”菜單中的“符號”命令或使用中文輸

入法提供的軟鍵盤功能。

使用菜單的操作步驟：

1）將插入點移到要插入符號的位置。

2）單擊“插入”菜單中的“符號”命令，彈出“符號”對話框，如圖3-13所示。

3）單擊“符號”選項卡，選擇“字體”下拉式列表中的項目，將出現(xiàn)不同的符號集。

4）單擊要插入的符號或字符，再單擊"插入"按鈕（或雙擊要插入的符號或字符）。

5）插入多個符號可重復步驟4）。最后，單擊“關閉”按鈕，關閉對話框。

使用軟鍵盤的操作步驟：

當選擇某種中文輸入法后，在屏幕左下角會顯示該輸入法狀態(tài)欄。這里以“全拼”輸入

法為例，說明如何用鍵盤實現(xiàn)特殊字符的輸入。

1）用鼠標右鍵單擊輸入法狀態(tài)欄最右端的“屏幕小鍵盤”按鈕，彈出如圖3-14所示的菜

單。系統(tǒng)缺省設置為“PC鍵盤''。

2）用鼠標單擊“數(shù)學序號”，屏幕將顯示如圖3-15所示的鍵盤，這時就可以進行特殊符號

88計算機基礎髓?陽燦

CM卜載

的輸入。例如：按“a”表示輸入“(-)”，按“A”表示輸入“①”。

圖3-13“插入符號”對話框

潰開始||］國曰曰曰一，：口

圖3-14動態(tài)鍵盤的選擇圖3-15“數(shù)學序號”動態(tài)鍵盤

3)特殊符號輸入完畢后，必須單擊“PC鍵盤”項返回至原狀態(tài)。此時軟鍵盤還顯示在屏

幕上，如果不需要顯示軟鍵盤，可以再次單擊輸入法狀態(tài)欄最右端的“屏幕小鍵盤”按鈕，

軟鍵盤將關閉。

2.選定文本

用戶如果需要對某段文本進行移動、復制、刪除等操作時，必須先選定它們，然后再進

行相應的處理。當文本被選中后，所選文本呈反相顯示。如果想要取消選擇，可以將鼠標移

至選定文本外的任何區(qū)域單擊即可。選定文本方式有：

(1)鼠標選定文本

將鼠標指針移到要選定文本的首部，按下鼠標左鍵并拖曳到所選文本的末端，然后松開鼠

標。所選文本可以是一個字符、一個句子、一行文字、一個段落、多行文字甚至是整篇文檔。

選定一個句子：按住Ctrl鍵，然后在句子的任何地方單擊。

選定一行文字：將鼠標移動到該行的左側，直到鼠標變成一個指向右邊的箭頭，然后單

擊。

選定一個段落：將鼠標移動到該段落的左側，直到鼠標變成一個指向右邊的箭頭，然后

第3章字處理軟件Word2Mo89

雙擊。

整篇文檔：將鼠標移動到任何文檔正文的左側，直到鼠標變成一個指向右邊的箭頭，然

后三擊。

選定一大塊文字：將光標移至所選文本的起始處，用滾動條滾動到所選內容的結束處，

然后按住Shift鍵，并單擊。

選定列塊(垂直的一塊文字)：按住Alt鍵后，將光標移至所選文木的起始處，按下鼠標左

健并拖曳到所選文本的末端，然后松開鼠標和Alt鍵。

(2)組合鍵選定文本

先將光標移到要選定的文本之前，然后用組合鍵選擇文本。常用組合鍵及功能：

組合鍵功能組合鍵功能

Shift+-向右選取一個字符或一個漢字Shift+End由光標處選取至當前行行尾

Shift+一向左選取一個字符或一個漢字Shift+t選取至上一行

Ctrl+Shift+--向右選取一個單詞Shift+I選取至下一行

Ctrl-f-Shift+*-向左選取一個單詞Ctrl+A選取整篇文檔

Shift+Home由光標處選取至當前行行首

(3)用擴展功能鍵F8

擴展選定方式是使用定位鍵選定文字。當這種方式活動時.，在狀態(tài)欄會出現(xiàn)“擴展”字

樣。若要取消擴展選定方式,可按Esc鍵。

按F8的次數(shù)作用

進入擴展模式，然后使用方向鍵進行文本的選取

2選取一個單同或漢字

3選取一句

4選取一段

5選取一節(jié)(若文檔未分節(jié)，則選取整篇文檔)

6選取(多節(jié))整篇文檔

3.刪除、復制和移動

在紙上寫文章時?，一定有這樣的經(jīng)驗：?篇章文章不是一次就能寫得非常好，而總是需

要反復修改，刪去一句或一段，或者把一個自然段移到另一個地方。那么，用計算機處理文

檔時，也需要進行刪除、移動等操作。

⑴刪除

刪除是將字符或圖形從文檔中去掉。刪除插入點左側的一個字符用Backspace鍵；刪除插

入點右側的一個字符Del鍵。刪除較多連續(xù)的字符或成段的文字，用Backspace鍵和Del鍵顯然

很繁瑣，可以用如下方法：

方法1:選定要刪除的文本塊后,按“Del”鍵。

方法2：選定耍刪除的文本塊后,選擇“編輯”菜單中的“剪切”命令。

方法3：選定要刪除的文本塊后,單擊“常用”工具欄上的“剪切”按鈕。

刪除和剪切操作都能將選定的文本從文檔中去掉，但功能不完全相同。它們的區(qū)別是：

使用剪切操作時刪除的內容會保存到“剪貼板”上；使用刪除操作時刪除的內容則不會保存

到''剪貼板”上。

(2)復制

在編輯過程中，當文檔出現(xiàn)重復內容或段落時，使用復制命令進行編輯是提高工作效率

90計算機基礎斕叱附

卜載

的有效方法。用戶不僅可以在同一篇文檔內，也可以在不同文檔之間復制內容，甚至可以將

內容復制到其他應用程序的文檔中，操作步驟如下：

1）選定要復制的文本塊。

2）單擊“常用”工具欄上的“復制”按鈕或執(zhí)行“編輯”菜單中的“復制”命令，此時

選定的文本塊被放入剪貼板中。

3）將插入點移到新位置，單擊“常用”工具欄上的“粘貼”按鈕或執(zhí)行“編輯”菜單中

的“粘貼”命令，此時剪貼板中的內容復制到新位置。

4）如果要進行多次復制，只需重復步驟3）。

復制文木塊的另一種方法是使用鍵盤操作：首先選定要復制的文本塊，按下Ctrl鍵，用

鼠標拖曳選定的文本塊到新位置，同時放開Ctrl鍵和鼠標左鍵。使用這種方法，復制的文本

塊不被放入剪貼板中。

（3）移動

移動是將字符或圖形從原來的位置刪除，插入到另一個新位置。移動文本操作：首先要

把鼠標指針移到選定的文本塊中，按下鼠標的左鍵將文本拖曳到新位置，然后放開鼠標左鍵。

這種操作方法適合較短距離的移動，例如移動的范圍在一屏之內。

文本遠距離地移動可以使用剪切和粘貼命令來完成：

1）選定要移動的文本。

2）單擊工具欄上的“剪切”按鈕。

3）將插入點移到要插入的新位置。

4）單擊工具欄上的“粘貼”按鈕。

當然，也可以使用菜單或快捷鍵來完成該操作。剪切命令的快捷鍵為Ctrl+X,復制命令

的快捷鍵為Ctrl+C,粘貼命令的快捷鍵為Ctrl+V.在具體操作時可以使用命令的快捷鍵代

替菜單命令和工具欄按鈕的使用。在文檔的編輯過程中，要靈活使用剪切、復制和粘貼命令。

4.剪貼板

剪貼板是Office2000的新功能。在以前的Office應用程序中使用的是Windows剪貼板，它

只能暫時存儲一個對象（如一段文本、一張圖片等）。當用戶再

次做剪切或復制操作后，新的對象將替換Windows剪貼板中原

有的對象。Office2000新增了多對象剪貼板功能，可以最多暫

時存儲12個對象，用戶可以根據(jù)需要粘貼剪貼板中的任意一個

對象。圖3-16為剪貼板工具欄，圖中所示的剪貼板中包含4個

對象，利用剪貼板進行復制操作，只需將插入點移到要復制的

位置，然后用鼠標單擊剪貼板工具欄上的某個要粘貼的對象，圖3-16剪貼板工具欄

該對象就會被復制到插入點所在的位置。

5.撤消和重復

在編輯的過程中難免會出現(xiàn)誤操作，Word提供了撤消功能，用于取消最近對文檔進行的

誤操作。撤消最近的一次誤操作可以直接單擊工具欄上的撤消按鈕或執(zhí)行“編輯”菜單中的

“撤消”命令；撤消多次誤操作的步驟是：

1）單擊“常用”工具欄上“撤消”按鈕旁邊的小三角，查看最近進行的可撤消操作列表。

2）單擊要撤消的操作。如果該操作不可見，可滾動列表。撤消某操作的同時，也撤消了

的赳那4岫第3章字處理軟件Word2Mo91

列表中所有位于它之前的所有操作。

重復功能用于恢復被撤消的操作，其操作方法與撤消操作基本類似。

6.查找和替換

在編輯文件時，有些工作不一定都要我們自己做，換句話說，讓計算機自動來做，會方

便、快捷、準確得多。例如，在文本中，多次出現(xiàn)“按紐”，現(xiàn)在要將其查找并修改，盡管可

以使用滾動條滾動文本，憑眼睛來查找錯誤，但如果讓計算機白動查找，既節(jié)省時間乂準確

得多。Word2000提供了許多自動功能，查找和替換就是其中之一。

查找的功能生要用于在當前文檔中搜索指定的文本或特殊字符。

（1）查找文本的方法如下：

1）單擊“編輯”菜單中的“查找”命令，彈出“查找和替換”對話框，如圖3-17所示。

2）在“查找內容”框內鍵入要搜索的文本，例如：“老師”。

3）單擊“查找下一處”按鈕，則開始在文檔中查找。

圖3-17“查找和替換”對話框

此時，Word自動從當前光標處開始向下搜索文檔，查找“老師”字符串，如果直到文檔

結尾沒有找到“老師”字符串，則繼續(xù)從文檔開始處查找，直到當前光標處為止。查找到

“老師”字符串后，光標停在找出的文本位置，并使其置于選中狀態(tài)，這時在“查找”對話框

外單擊鼠標，就可以對該文木進行編輯。

（2）查找特定格式的文本的方法如下：

1）單擊“編輯”菜單中的“查找”命令。

2）若當前是如圖3-17所示的常規(guī)格式對話框，則單擊其中的“高級”按鈕，出現(xiàn)如圖3-

18所示的對話框。

3）在“查找內容”框內輸入要查找的文字，例如：“計算機”。

4）單擊“格式”按鈕，在彈出菜單中選擇“格式”命令，在“格式”對話框中輸入所需

格式，例如“楷體，四號”。

5）單擊“查找下一處”按鈕，則開始在文檔中查找。

例如：“本章主要介紹計算機基本組成和各個部分的主要功能，計算機病毒、計算機網(wǎng)絡

和計算機產業(yè)等基本知識這句話中，有四個“計算機”，但符合格式的“計算機”只有兩

個。

92計算機基礎

F載

圖3-18查找和替換對話框

（3）替換文本的方法如下；

1）單擊“編輯”菜單中的“替換”命令，出現(xiàn)如圖3-19所示的對話框。

2）在“查找內容”框內輸入文字，例如：“中國”。

3）在“替換為”框內輸入要替換的文字，例如：“中華人民共和國”。

如果在文本中，確定要將查找的全部字符串進行替換，按“全部替換”按鈕，計算機會

查找到的字符串自動進行替換。

但是，有時并不是查找到的字符串都應進行替換，例如這樣一個句子：“中國是一個發(fā)展

中國家，歡迎世界各地的企業(yè)家到中國來投資”?，F(xiàn)在要將這句話中的“中國”替換成“中華

人民共和國很明顯，應該替換兩個地方。如果在替換時，選擇了“全部替換”按鈕，替換

后的結果是“中華人民共和國是一個發(fā)展中華人民共和國家，……可以看到計算機將“發(fā)

展中國家”中的“中國”也被替換了。所以，在進行文本替換時，如果有類似的情況，就不

能使用“全部替換”功能。單擊“查找下一處”，如果查找到的字符串需要替換，則按“替換”

按鈕進行替換，否則，繼續(xù)“查找下一處”按鈕。

如果“替換為”框為空，操作后的實際效果是將查找的內容從文檔中刪除了。

若是替換特殊格式的文本，其操作步驟與特殊格式文本的查找類似。

圖3-19查找和替換對話框

Ta]—第3章字處理軟件卬。以20比

3.3文檔的排版

通過設置豐富多彩的文字、段落、頁面格式，可以使文檔看起來更美觀、更舒適。Word

的排版操作主要有字符排版、段落排版和頁面設置等。

3.3.1視圖

Word提供了多種在屏幕上顯示W(wǎng)ord文檔的方式。每一種顯示方式稱為一種視圖。使用

不同的顯示方式，用戶可以把注意力集中到文檔的不同方面，從而高效、快捷地查看一、編輯

文檔。Word提供的視圖有：普通視圖、頁面視圖、大綱視圖、Web版式視圖。其中普通視圖

和頁面視圖是最常用的兩種方式。

I.普通視圖

在普通視圖中可以輸入、編輯文字，并設置文字的格式，對圖形和表格可以進行一些基

本的操作。普通視圖簡單、方便，且在編排長文檔時，可以提高處理速度，節(jié)省時間。但是

當需要編輯頁眉和頁腳、調整頁邊距，以及剪切圖片時，在普通視圖中無法編輯，這時應該

使用頁面視圖。

2.頁面視圖

頁面視圖是Word2000的缺省視圖，啟動Word2000后，文檔的顯示方式就是頁面視圖方

式。頁面視圖可以顯示整個頁面的分布情況和文檔中的所有元素，例如正文、圖形、表格、

圖文框、頁眉、頁腳、腳注、頁碼等。并能對它們進行編輯。在頁面視圖方式下，顯示效果

反映了打印后的真實效果，即“所見即所得”功能。

3.大綱視圖

大綱視圖使得查看長篇文檔的結構變得很容易，并且可以通過拖動標題來移動、復制或

重新組織正文。在大綱視圖中，可以折疊文檔，只查看主標題；或者擴展文檔，以便查看整

個文檔。

4.Web版式視圖

Web版式視圖是Word2000中新添加的功能，它優(yōu)化了布局，使文檔具有最佳屏幕外觀，

使得聯(lián)機閱讀更容易。

普通視圖、頁面視圖、大綱視圖、Web版式視圖之間可以方便地相互轉換，通過執(zhí)行

“視圖”菜單中的“普通”、“頁面”、“大綱”、“Web版式”普通視圖

命令來轉換到其它的視圖方式，或單擊編輯區(qū)下方水平滾頁面視圖

動條左側的相應按鈕，如圖3-20所示。同叵伍田：^^二十姻柳國

在Word中對字符、段落和頁面進行排版主要通過使用

“格式”工具欄上的按鈕或“格式”菜單中的命令。使用圖3-20視圖按鈕

“格式”工具欄方便、快捷，但提供的按鈕有限；使用“格式”菜單中的命令可以進行復雜的

格式設置，能滿足各種不同的排版需求。

3.3.2字符排版

字符排版是對字符的字體、大小、顏色、顯示效果等格式進行設置。通常使用“格式”

工具欄按鈕完成一般的字符排版，對格式要求較高的文檔，則使用“格式”菜單進行設置。

計算機基礎