公文寫作知識培訓(xùn)筆記

公文寫作知識培訓(xùn)筆記公文寫作知識培訓(xùn)筆記公文概述什么是公文公文，即公務(wù)文書，是國家機關(guān)及其它社會組織在行使職權(quán)和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料，是辦理公務(wù)的重要工具。公文的特點公文的特點主要表現(xiàn)在以下五個方面：1．公文有法定的作者。2．公文有法定的權(quán)威。3．公文有特定的效用。4．公文有規(guī)范的體式。5．公文有規(guī)定的處理程序。公文的作用公文的作用主要表現(xiàn)在以下五個方面：1．領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用。2．行為規(guī)范作用。3．傳遞信息作用。4．公務(wù)聯(lián)系作用。5．憑據(jù)記載作用。公文的分類及文種2．從公文的行文關(guān)系上來劃分從一個單位的對外文件來說，可以按照他們的行文關(guān)系，文件去向，劃分為上行文、平行文和下行文三類。(1)上行文。是指下級機關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級機關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文。(2)平行文。是指同級機關(guān)或者不相隸屬的；沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)之間的一種行文。(3)下行文。是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對所屬的下級機關(guān)的一種行文。3．從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分可將公文分為秘密文件、普通文件和公布文件。(1)秘密文件。是指內(nèi)容涉及公司和國家的秘密，需要控制范圍和閱知對象的文件。(2)普通文件。是相對秘密文件而言的。這類普通文件閱范圍比較寬，但一般說來，只限于本機關(guān)或本組織內(nèi)部，不對外公布。(3)公布文件。是指向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。4．從公文制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)和作用來劃分可將公文分為法規(guī)文件、行政文件和公司的文件。(1)法規(guī)文件。是指由中央和地方各級權(quán)力機關(guān)、行政機制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章文件。法規(guī)文件一般分為三種：法律文件、法令文件和行政法規(guī)與規(guī)章文件。(2)行政文件。主要是指國家機關(guān)在日常公務(wù)活動中所形成和使用的文件。(3)公司的文件。是指由公司或機關(guān)、組織形成和使用的文件．反映公司的領(lǐng)導(dǎo)、公司的工作和公司的建設(shè)等活動。從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點來劃分公文分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。(1)指揮性公文。是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對下級機關(guān)或群眾發(fā)用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。例如命令、指示、決定、意見、批復(fù)和政策性通知等。(2)規(guī)范性公文。是指由機關(guān)、組織、社會團體制定的要求員在活動，工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范，是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，例如條例、規(guī)定、辦法、細則、章程、規(guī)則等。(3)報請性公文。是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。例如請示、報告等。(4)知照性公文。是指機關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守、以及各部門機關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。例如公報、公告、知照性通知、通報、函等。(5)記錄性公文。是指各機關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動以備查考的公文。如會議記錄、電話記錄、會議紀要、大事記、值班日志等。二、文種(公文的名稱)現(xiàn)行機關(guān)的行文，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)范圍，所處的地位與發(fā)文的目的，正確地使用公文名稱，不能濫用。1993年11月21日，國務(wù)院辦公廳經(jīng)修訂后重新發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，將公文文種調(diào)整為現(xiàn)行的12類13種：命令(令)、議案、決定、指示、公告和通告、通知、通報、報告、指示、批復(fù)、函、會議紀要等。中共中央辦公廳1996年發(fā)布《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定公司的機關(guān)公文種類有14種：決議決定指示意見通知通報公報報告請示批復(fù)條例規(guī)定函會議紀要公文寫作技巧公文寫作的最常見誤區(qū)1、用寫散文、小說的語氣寫作公文；用詞不慎或不會使用公文專用詞；2、以個人意志代替部門或團體意志；公文雖個人執(zhí)筆，卻應(yīng)是集體的意見。3、用靜止的眼光起草公文，如在一些制度中竟出現(xiàn)了本程序由XXX領(lǐng)導(dǎo)審批的字樣。公文應(yīng)是在一定時期內(nèi)都能發(fā)生效用的文件。4、錯別字連天，標(biāo)點號誤用，歧義句不少，讓執(zhí)行者摸不著頭腦，同時置疑起草公文的部門水平太低；5、起草公文未調(diào)查研究，僅是照本宣科，嚴重脫離實際；6、錯用文種，不清楚上行文、下行文等的含義，該報告領(lǐng)導(dǎo)知曉的卻用成了請示，平級單位應(yīng)用函的用成了指示。7、政策水平差，對相關(guān)文件吃不透，匆忙下筆，起草的公文內(nèi)容同其它文件相抵觸，使執(zhí)行者無所適從?！膶懽鞯牧蠼?、語句羅嗦一個孤僧獨自歸，關(guān)門閉戶掩柴扉。半夜三更子時分，杜鵑謝豹子歸啼2、時間不清現(xiàn)在而今眼目下,那時以往很久前3、態(tài)度不明也許似乎大概是，然而未必不見得4、歧義句我借他十塊錢。和妻子相比，我更喜歡狗兩個幼兒園的老師她是去年生的5、邏輯病句我司員工不得違反遲到、早退、曠課和組織紀律性不強等錯誤。在會議結(jié)束前,全體員工和中層領(lǐng)導(dǎo)都不得無故離開會議場地。我司已經(jīng)基本根除了提前到食堂就餐現(xiàn)象除不能到會的人員外,全體員工都來參加培訓(xùn)了大家要提高警惕，防止偷盜的事件不再發(fā)生員工能否取得優(yōu)良成績，決定于平時的努力鉆研業(yè)務(wù)知識6、錯別字公文寫作技巧一、公文寫作是代機關(guān)立言，當(dāng)慎之再慎公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關(guān)立言，體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。一般說來，公文起草的組織可以分別采用以下三種形式：1．由一人準(zhǔn)備、選取材料并構(gòu)思布局直至擬寫成文。2．由多人共同討論、構(gòu)思和準(zhǔn)備材料，最后由一人執(zhí)筆起草。3．由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿全文。二、發(fā)揮公文效用，把好質(zhì)量關(guān)公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容和文字表達兩個方面。1．在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強、針對性強、科學(xué)性強。2．在文字表達方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴謹、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。公文寫作既然要符合一定規(guī)則，又要寫出讓執(zhí)行者便于閱讀、便于理解的文采，所以說相當(dāng)困難，以一句很形象的話形容：公文寫作是戴著腳鐐跳舞。三、以切關(guān)部門榮譽，切關(guān)員工利益的負責(zé)態(tài)度對待公文寫作公文是代機關(guān)立言，代表了機關(guān)的政策水平、是檢驗部門水平的載體。公文有一定時間性，延續(xù)性，不是可以隨意廢止、更改的，故寫作時應(yīng)慎之更慎公文切不得反映個人風(fēng)格、喜好，觀點，而應(yīng)當(dāng)是群體的意見，故調(diào)查研究很有必要！公文寫作的特點公文寫作同寫其它類文章一樣應(yīng)該講究質(zhì)量，注重效用文寫作又不同于其它種類的文章而有其鮮明的特點：1．被動寫作，遵命性強。2．對象明確，針對性強。3．集思廣益，群體性強。4．決策之作，政策性強。5．急迫之作，時限性強。6．講究格式，規(guī)范性強。公文寫作的基本要求公文寫作的上述特點，決定了公文寫作的基本要求：1．要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。2．要實事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律。3．在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動，符合預(yù)防與邏輯。4．公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。5．要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。公文寫作步驟與方法一、明確發(fā)文主旨。即公文的主題或目的，通常包括內(nèi)容：1．公文的中心內(nèi)容是什么?2．根據(jù)公文內(nèi)容，準(zhǔn)備采用何種公文名稱。3．要明確公文發(fā)送范圍和閱讀對象。二、收集有關(guān)材料。即圍繞主題收集有關(guān)材料，進行一定的調(diào)查研究工作。1．收集、閱讀和研究有關(guān)部門的文件材料。2．深人下去，收集有關(guān)的實際材料。三、擬出寫作提綱四、認真起草正文1．把握公文主題，選好用好材料。2．觀點正確，情況確實。3．內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過會商，取得一致意見4．文字表述要簡練，交代問題要清楚。五、反復(fù)檢查修改。1．關(guān)于主題的修改。2．關(guān)于觀點的修改。3．關(guān)于材料的修改。4．關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。5．關(guān)于語言的修改。公文寫作時的“三校”與“五修改”一校、是否該行文，是否與現(xiàn)行文件相沖突；二校、文種正確與否，總體方向正確與否；三校、文件的結(jié)構(gòu)、用句、用字是否恰當(dāng)五修改（反復(fù)檢查修改）1．關(guān)于主題的修改。2．關(guān)于觀點的修改。3．關(guān)于材料的修改。4．關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。5．關(guān)于語言、文字、標(biāo)點的修改，以及打印后對打印稿的全面檢查修改。典型公文的寫作通知一、通知概述通知是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達有關(guān)事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文?！掇k法》規(guī)定：“通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部?！蓖ㄖ且环N使用面極廣、以下行為主也可以平行的公文文種。二、通知的類型(一)發(fā)布性通知：用于發(fā)布行政規(guī)章制度及公司內(nèi)規(guī)章制度。(二)批轉(zhuǎn)性通知：用于上級機關(guān)批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文給所屬有關(guān)部門人員，讓他們周知或者執(zhí)行。(三)轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文給所屬有關(guān)部門人員，讓他們周知或者執(zhí)行。(四)指示性通知：用于上級機關(guān)指示下級機關(guān)如何開展工作。(五)任免性通知：用于任免和聘用干部。(六)事務(wù)性通知用于處理日常工作中帶事務(wù)性的事情常把有關(guān)信息或要求用通知的形式傳達給有關(guān)部門或群眾。三、通知的寫作通知適用面廣，不同類型的通知因作用不同而寫法也有異，寫作時要注意不同類型通知的不同特點。(一)標(biāo)題標(biāo)題多采用“發(fā)文單位加事由加文種”或“事由加文種”兩種形式。批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，標(biāo)題中應(yīng)標(biāo)明“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”字樣，并要列出原發(fā)文單位和原文件名稱。(二)不同類型通知的正文有不同寫法：1．發(fā)布性通知的正文比較簡單，只要寫明發(fā)布什么規(guī)章，請貫徹執(zhí)行就行了。2．批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，簡單的只要寫明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)什么文件，請貫徹執(zhí)行就行了。3．指示性通知寫法相對比較復(fù)雜。4．任免性通知寫法不復(fù)雜，一般只要寫明什么權(quán)力機構(gòu)任命或免去什么人擔(dān)任什么職務(wù)就行了。5．事務(wù)性通知寫法也簡單，只要把需要周知或執(zhí)行的事寫清楚就行了。通報一、通報概述通報是在一定范圍內(nèi)表彰先進、批評錯誤、傳達事項的告知性文件?！掇k法》規(guī)定：“通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要或者情況?！薄稐l例》規(guī)定：“通報用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。通報的特點通報的主要特點有二：(一)周知性：即在發(fā)文范圍內(nèi)讓所有人都知道所通報的情況。(二)指導(dǎo)性：通報的目的不僅僅是要讓群眾知道發(fā)生了什么事，更重要的是要群眾認清事情的性質(zhì)，提高思想認識。通報的類型根據(jù)通報承擔(dān)的任務(wù)，可以把通報分為三類：(一)表彰先進型：用于表彰個體或群體的先進人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎勵，分析他們的先進思想，指出應(yīng)該向他們學(xué)習(xí)什么。(二)批評錯誤型：用于批評犯錯誤的個人或群體，公布他們的錯誤事實，宣布給他們什么處分，分析錯誤的性質(zhì)，指明應(yīng)吸取的教訓(xùn)。(三)傳達事項型：用于將領(lǐng)導(dǎo)掌握的精神或情況傳達下屬，以便下屬在開展工作、處理問題時做到心中有數(shù)。通報的寫作通報的正文，類型不同寫作時要注意的重點也不盡相同：1．表彰先進的通報，一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定，分析先進思想，指明如何向先進學(xué)習(xí)這樣四個步驟寫。2．批評錯誤的通報，應(yīng)把批評根據(jù)、錯誤事實、處分決定、錯誤性質(zhì)、善后辦法五個方面寫清楚。3．傳達事項的通報，一般由兩部分組成：一部分是通報事項的情況或者精神，包括對事項的分析，如它的性質(zhì)、重要性等等；另一部分是對下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或要多少，視實際需要決定。報告一、報告概述報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作情況的陳述性公文?！掇k法》規(guī)定：“報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反應(yīng)情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問?！眻蟾娴奶攸c報告的主要特點有二：(一)重陳述。報告的主要任務(wù)是如實向上級陳述工作情況，事實和意見的陳述應(yīng)當(dāng)是報告的主要內(nèi)容。(二)有主見。匯報工作不能只擺事實而沒有匯報者的觀點。匯報者在報告中，應(yīng)當(dāng)對所報告的事實，提出自己的看法。報告的類型按照內(nèi)容涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專題報告。綜合報告多屬例行報告，即每隔一定時間，如一季、半年、一年，下級必須將工作情況全面向上級匯報一次。專項報告是就某件事或某個問題專門寫的報告，多半是不定期的，根據(jù)實際的需要而撰寫。按照行文的目的的不同，報告可分為呈報性報告和呈轉(zhuǎn)性報告。呈報性報告的行文目的單純，即將有關(guān)情況報告上級，讓上級知道。呈轉(zhuǎn)性報告的行文目的不僅僅是匯報，它還要求上級機關(guān)在同意報告的情況下，將報告批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位執(zhí)行。報告的寫作(一)陳述事實要清楚扼要。(二)表達觀點要精煉清晰。(三)語言要簡潔樸實。請示一、請示概述請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報請性公文?！掇k法》規(guī)定：“請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。”請示的特點請示的特點主要有三：(一)超前性：請示必須在辦事之前。(二)說明性：請示的目的在于向上級說明情況，請求幫助。(三)單一性：請示必須堅持“一文一事”。請示的類型根據(jù)行文目的的不同，請示可分為三大類：(一)請求批準(zhǔn)類：下級機關(guān)希望或打算做某件事，而批準(zhǔn)權(quán)在上級機關(guān)，就要通過請示，請求批準(zhǔn)。(二)請求幫助類：下級機關(guān)在權(quán)限范圍內(nèi)可以辦的事情，因條件限制無法辦好，可以通過請示，請求上級幫助。(三)請求批轉(zhuǎn)類：一般是職能部門就與自己業(yè)務(wù)范圍有關(guān)的全局性工作，提出意見或建議，請求上級同意，并批轉(zhuǎn)各有關(guān)部門執(zhí)行。請示的寫作(一)要遵守行文規(guī)則。請示的行文規(guī)則，《辦法》和《條例》有明確的規(guī)定，綜合起來有四條：1．請示應(yīng)當(dāng)一文一事。2．請示一般只寫一個主送機關(guān)，女嘯同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。3．一般不得越級請示，因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機關(guān)。4．受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)。(二)理由要充分，要求要合理。(三)格式要正確，語言要得體。請示的正文一般由請示理由、請示事項、結(jié)束語三個部分。請示理由要充分具體，具有說服力，一般自成段落，請示事項如涉及幾個方面，應(yīng)分點列出，常用的結(jié)束語有“可否，請批示”、“當(dāng)否、請指示”、“以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位貫徹執(zhí)行”等。批復(fù)概述批復(fù)是答復(fù)下級機關(guān)請示事項的指示性公文。《辦法》規(guī)定：“批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。”批復(fù)的特點(一)針對性：針對請示這一文種，針對請示的機關(guān)，針對請示的問題。(二)指導(dǎo)性：批復(fù)針對請示表態(tài)或發(fā)表意見，對下級機關(guān)的工作有指導(dǎo)、規(guī)范作用，下級不能違背上級的批復(fù)。批復(fù)的類型(一)表態(tài)性批復(fù)：主要是答復(fù)請求批準(zhǔn)類的請示，或同意，或不同意。(二)指示性批復(fù)：針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導(dǎo)下級機關(guān)工作的性質(zhì)。批復(fù)的寫作(一)要先回應(yīng)后批復(fù)。批復(fù)是針對請示寫的，所以批復(fù)正文的開頭，一定要表示來文已經(jīng)收到。(二)態(tài)度要鮮明，措辭要明確。批復(fù)是指導(dǎo)性的，是下級行動的依據(jù)所以一定不能讓下級產(chǎn)生誤解。如果不同意下級的請示，一要說明原因。(三)要及時批復(fù)。批復(fù)的時間性較強，所以要及時處理各類請示件。函概述函是機關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文?！掇k法》規(guī)定：“函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等?！倍?、函的特點(一)形式靈活，適應(yīng)性強。(二)務(wù)實性強。函的類型(一)商洽函：用于機關(guān)之間商洽工作、討論問題。(二)問復(fù)函：用于機關(guān)之間提出詢問和答復(fù)詢問。(三)請準(zhǔn)函：用于向沒有隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)。(四)知照函：用于把自己管轄范圍的事項告訴有關(guān)的機構(gòu)。平行機關(guān)和不相隸屬機關(guān)可以使用，上下級機關(guān)也可以使用。函的寫作(一)一事一函，直陳其事。函的正文，一般由緣由、事項、結(jié)語三部分組成。緣由是交代為什么要寫這封函；事項是說明商洽、詢問、答復(fù)、請求、知照的具體內(nèi)容；結(jié)語是表達發(fā)函者的愿望，如：“請研究后函復(fù)“、“請批準(zhǔn)”、“特此函告”等。(二)語言要平實、親切、自然。一切從工作需