Excel制表基礎(chǔ)(Excel 2010的功能和使用)

Excel制表基礎(chǔ)Excel2010的功能和使用目錄一.在表格中輸入并編輯數(shù)據(jù) 11.Excel常用術(shù)語 12.直接輸入數(shù)據(jù) 23.輸入數(shù)值型 34.輸入日期和時(shí)間 35.輸入文本 36．導(dǎo)入外部數(shù)據(jù) 3二.數(shù)據(jù)填充 10三.整理與修飾表格 141.設(shè)置字體字號(hào) 142.設(shè)置文本對(duì)齊方式 153.設(shè)置數(shù)據(jù)格式 155.設(shè)置單元格邊框和底紋 196.

調(diào)整行高和列寬 227.插入/刪除行或列 23四.格式化工作表高級(jí)技巧 231.自動(dòng)套用格式 232.在工作表中創(chuàng)建“表” 263.條件格式 27一.在表格中輸入并編輯數(shù)據(jù)Excel是最常用的電子表格軟件，其最基本的功能就是制作若干張表格，在表格中記錄相關(guān)的數(shù)據(jù)及信息，以便進(jìn)行管理、查詢與分析。通過電子表格軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的管理與分析已經(jīng)成為人們當(dāng)前學(xué)習(xí)和工作的必備技能之一。在Excel中輸入和編輯數(shù)據(jù)是制作表格的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，可以利用多種方法達(dá)到快速輸入數(shù)據(jù)的目的。1.Excel常用術(shù)語通過桌面快捷方式、“開始”菜單等途徑，均可啟動(dòng)Excel2010，如圖所示。除了標(biāo)題欄、選項(xiàng)卡、功能區(qū)、狀態(tài)欄、滾動(dòng)條等常用工具外，讀者還需掌握一些Excel特有的常用術(shù)語含義及作用。Excel2010的窗口界面工作薄與工作表：一個(gè)工作薄就是一個(gè)Excel文件，工作表是工作簿中組織數(shù)據(jù)的部分，是由很多行和列組成的二維表格。舉例而言，工作簿相當(dāng)于一本書，而工作表相當(dāng)于書中的每一頁。工作簿是由工作表組成的，工作表必須建立在工作簿之中，工作表是不能單獨(dú)存在的。啟動(dòng)Excel2010后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)名為“工作簿1.xlsx”的工作簿，xlsx是擴(kuò)展名。默認(rèn)情況下，一個(gè)工作簿包含3個(gè)工作表，分別以sheet1、sheet2、sheet3命名。工作表標(biāo)簽：一般位于工作表的下方，用于顯示工作表名稱。用鼠標(biāo)單擊工作表標(biāo)簽，可以在不同的工作表間切換，當(dāng)前可以編輯的工作表稱為活動(dòng)工作表。思考：如何對(duì)工作表標(biāo)簽重命名？選中工作表標(biāo)簽，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的列表中選擇“重命名”。行號(hào)：每一行左側(cè)的阿拉伯?dāng)?shù)字為行號(hào)，表示該行的行數(shù)。列標(biāo)：每一列上方的大寫英文字母為列標(biāo)，代表該列的列名。單元格：每一行和每一列交叉的區(qū)域稱為單元格，單元格是Excel操作的最小對(duì)象。單元格按所在的行列位置來命名，例如：A2指的是A列與第2行交叉位置上的單元格。在工作表中，被選中的單元格以粗黑框標(biāo)出，被稱為活動(dòng)單元格，表示當(dāng)前可以操作的單元格。名稱框：一般位于工作表的左上方，其中顯示活動(dòng)單元格的地址或者已命名單元格的名稱。編輯欄：一般位于名稱框的右側(cè)，用于顯示、輸入、編輯、修改當(dāng)前單元格中的數(shù)據(jù)或公式。2.直接輸入數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)的操作方法如下：啟動(dòng)軟件后，新建一個(gè)空白工作薄，單擊某一單元格，輸入內(nèi)容，按回車鍵進(jìn)行確認(rèn)，輸入的內(nèi)容將會(huì)同時(shí)顯示在單元格和編輯欄中。說明：1.按Tab鍵可以移動(dòng)到同一行下一單元格（左右移動(dòng)），按Enter鍵可以移動(dòng)到同一列下一單元格（上下移動(dòng)），按住Shift鍵的同時(shí)再按Tab鍵或Enter鍵，可以反向移動(dòng)。2.按方向鍵可以移動(dòng)到對(duì)應(yīng)方向的單元格中。按Shift鍵的同時(shí)再按方向鍵，可以選中相應(yīng)方向上的單元格區(qū)域。3.輸入數(shù)值型在Excel的單元格中可以輸入多種類型的數(shù)據(jù)，如數(shù)值、文本、日期時(shí)間等。數(shù)值型數(shù)據(jù)包括0~9中的數(shù)字以及含有正號(hào)、負(fù)號(hào)、貨幣符號(hào)、百分號(hào)等任一種符號(hào)的數(shù)據(jù)。輸入數(shù)值時(shí)，在默認(rèn)情況下顯示的是靠右邊對(duì)齊方式。在輸入過程中，有以下兩種比較特殊的情況要注意。（1）負(fù)數(shù)：在數(shù)值前加一個(gè)“-”號(hào)或把數(shù)值放在括號(hào)里，都可以輸入負(fù)數(shù)。例如，要在單元格中輸入“66”，可以輸入“-66”或“(66)”，然后敲回車鍵都可以在單元格中出現(xiàn)“-66”。（2）分?jǐn)?shù)：要在單元格中輸入分?jǐn)?shù)形式的數(shù)據(jù)，應(yīng)先在編輯框中輸入“0”和一個(gè)空格，然后再輸入分?jǐn)?shù)，否則Excel會(huì)把分?jǐn)?shù)當(dāng)作日期處理。例如，要在單元格中輸入分?jǐn)?shù)“2/3”，在編輯框中輸入“0”和一個(gè)空格，然后接著輸入“2/3”，敲一下回車鍵，單元格中就會(huì)出現(xiàn)分?jǐn)?shù)“2/3”。4.輸入日期和時(shí)間輸入日期、時(shí)間時(shí)，在默認(rèn)情況下顯示的是靠右邊對(duì)齊方式。具體輸入方式如下：（1）輸入日期可以用“/”或“–”來分隔日期的年、月、日。例如，輸入15/7/21并按下Enter鍵后，Excel2010將其轉(zhuǎn)換為默認(rèn)的日期格式，即2015年7月21日。（2）輸入時(shí)間時(shí)與分或秒之間用冒號(hào)分隔，Excel一般把插入的時(shí)間默認(rèn)為上午時(shí)間。若要輸入的是下午時(shí)間，則在時(shí)間后面加一空格，然后輸入“PM”，如輸入“5∶05∶05PM”，則在編輯欄會(huì)顯示下午時(shí)間“17∶05∶05”。也可直接輸入24小時(shí)制時(shí)間，如直接輸入“17∶05∶05”5.輸入文本在Excel中，文本數(shù)據(jù)包括漢字、英文字母、數(shù)字、空格和鍵盤能輸入的其他符號(hào)。文本數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)最大的不同在于：數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)、時(shí)間和日期數(shù)據(jù)可以進(jìn)行算術(shù)計(jì)算，而文本數(shù)據(jù)不能參與算術(shù)計(jì)算。在默認(rèn)的情況下，文本數(shù)據(jù)是靠左對(duì)齊的方式，如果數(shù)據(jù)全部由數(shù)字組成，如編碼、學(xué)號(hào)等，則輸入時(shí)應(yīng)在數(shù)據(jù)前輸入英文狀態(tài)下的單引號(hào)“’”，例如，輸入“’123456”，Excel就會(huì)將其看作文本，將它沿單元格左邊對(duì)齊。當(dāng)輸入的內(nèi)容超過了單元格的寬度而無法顯示時(shí)，可以簡單采用鼠標(biāo)拖拽的方式調(diào)整其列寬。說明：如果在單元格中輸入的是多行數(shù)據(jù)，用戶可以按Alt+Enter組合鍵實(shí)現(xiàn)硬換行。換行后在一個(gè)單元格中將顯示多行文本，行的高度也會(huì)自動(dòng)增大。6．導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)除了在工作表中直接輸入數(shù)據(jù)外，Excel具有直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)文件的功能，以便用戶從其他來源快速獲取數(shù)據(jù)，然后再對(duì)其進(jìn)行加工處理。（1）自網(wǎng)站獲取數(shù)據(jù)網(wǎng)站上有大量已編輯好的表格數(shù)據(jù)，可以將其導(dǎo)入到Excel工作表中用于統(tǒng)計(jì)分析。例如，將網(wǎng)頁“第五次全國人口普查公報(bào).htm”中的表格導(dǎo)入到工作表中，具體操作步驟如下：步驟1：在素材文件第3章“獲取外部數(shù)據(jù)”文件夾中，新建一個(gè)工作簿。雙擊打開網(wǎng)頁“第五次全國人口普查公報(bào).htm”，復(fù)制網(wǎng)頁地址。步驟2：在工作表中選中A1，單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡下【獲取外部數(shù)據(jù)】組中的“自網(wǎng)站”按鈕，彈出“新建Web查詢”對(duì)話框，在“地址”文本框中粘貼輸入網(wǎng)頁“第五次全國人口普查公報(bào).htm”的地址（也可以手動(dòng)輸入其他所需網(wǎng)址），單擊右側(cè)的“轉(zhuǎn)到”按鈕，如圖所示。步驟3：單擊要選擇的表旁邊的帶黃色方框的箭頭，使其變成對(duì)號(hào)，然后單擊“導(dǎo)入”按鈕。步驟4：之后會(huì)彈出“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對(duì)話框，選擇“數(shù)據(jù)的放置位置”為“現(xiàn)有工作表”，文本框中默認(rèn)“=$A$1”，單擊“確定”按鈕，網(wǎng)站上的數(shù)據(jù)即可自動(dòng)導(dǎo)入到工作表，適當(dāng)?shù)男薷暮罂稍賹?duì)其進(jìn)行加工處理。（2）自文本獲取數(shù)據(jù)Excel可以導(dǎo)入文本數(shù)據(jù)，形成數(shù)據(jù)列表，例如在工作表Sheet1中，從A1單元格開始，導(dǎo)入“數(shù)據(jù)源.txt”中的數(shù)據(jù)，具體操作步驟如下：步驟1：在素材文件第3章“獲取外部數(shù)據(jù)”文件夾中，打開Excel1工作簿，選中Sheet1工作表中的A1單元格，單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡下【獲取外部數(shù)據(jù)】組中的“自文本”按鈕。步驟2：彈出“導(dǎo)入文本文件”對(duì)話框，選擇“數(shù)據(jù)源.txt”文件，單擊“導(dǎo)入”按鈕，彈出“文本導(dǎo)入向?qū)?第1步，共3步”對(duì)話框，如圖所示。說明：在“請(qǐng)選擇最合適的文件類型”下確定列分隔方式:如果文本文件中的各項(xiàng)以逗號(hào)、冒號(hào)、制表符等分隔字符，選擇“分隔符號(hào)”單選按鈕；如果每個(gè)列中所有項(xiàng)的長度都相同，則選擇“固定寬度”單選按鈕。在“導(dǎo)入起始行”框中輸入“1”，即導(dǎo)入時(shí)包含標(biāo)題行，如不需要導(dǎo)入標(biāo)題行，可設(shè)置為“2”。在“文件原始格式”列表中選擇相應(yīng)的語言編碼，通常選擇“簡體中文(GB2312)”。步驟3：單擊“下一步”按鈕，在彈出的“文本導(dǎo)入向?qū)?第2步，共3步”對(duì)話框中，進(jìn)一步確認(rèn)文本文件中實(shí)際采用的分隔符類型，本例中保持默認(rèn)的“Tab鍵”，如圖所示。說明：如果列表中沒有列出所用字符，勾選“其他”復(fù)選框，在其右側(cè)的文本框中輸入該字符。如果數(shù)據(jù)類型為“固定寬度”，則這些選項(xiàng)不可用。在“數(shù)據(jù)預(yù)覽框中可以看到導(dǎo)入后的效果。步驟4：單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“文本導(dǎo)入向?qū)?第3步，共3步”對(duì)話框，在“數(shù)據(jù)預(yù)覽”組中，選中“日期”列，在“列數(shù)據(jù)格式”下拉列表中，設(shè)置“日期”列格式為“YMD”，如圖所示。按照同樣的方法設(shè)置“類型”列數(shù)據(jù)格式為“文本”，設(shè)置“數(shù)量”列數(shù)據(jù)格式為“常規(guī)”。步驟5：單擊“完成”按鈕，彈出如圖所示的“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對(duì)話框，指定導(dǎo)入數(shù)據(jù)放置位置，可以是現(xiàn)有工作表，也可以是新工作表。說明：在“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對(duì)話框中單擊“屬性”按鈕，彈出“外部數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)傩浴睂?duì)話框，可設(shè)置刷新方式，如圖所示。步驟6：單擊“確定”按鈕，完成導(dǎo)入操作。說明：單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡【連接】組中的“連接”按鈕，彈出“工作簿連接”對(duì)話框。在列表中選擇文件名，單擊右側(cè)的“刪除”按鈕，在彈出的提示框中單擊“確定”按鈕，即可斷開導(dǎo)入數(shù)據(jù)與源數(shù)據(jù)之間的連接，如圖所示。（3）數(shù)據(jù)分列如導(dǎo)入的一列數(shù)據(jù)中包含了應(yīng)分開顯示的兩列內(nèi)容，可以通過分列功能自動(dòng)將其分開兩列顯示。例如將Excel2工作簿中的第1列數(shù)據(jù)從左到右依次分成“學(xué)號(hào)”和“姓名”兩列顯示，具體操作步驟如下：步驟1：在素材文件第3章“獲取外部數(shù)據(jù)”文件夾中，打開Excel2工作簿，選中B列單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”選項(xiàng)，即可插入空列，新拆分的將顯示在其中。步驟2：選中A1單元格，將光標(biāo)置于“學(xué)號(hào)”和“名字”之間，按3次空格鍵，此處是為了設(shè)置分隔符號(hào)，手動(dòng)加空格使字段對(duì)齊。步驟3：選中A列單元格，單擊【數(shù)據(jù)工具】組中的“分列”按鈕，進(jìn)入文本分列向?qū)У?步，在“請(qǐng)選擇最合適的文件類型”下選擇“固定寬度”單選按鈕，如圖所示。步驟4：單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入文本分列向?qū)?第2步，在“數(shù)據(jù)預(yù)覽”區(qū)域中拖動(dòng)鼠標(biāo)建立的分列線，如圖所示。步驟5：單擊“下一步”按鈕，，進(jìn)入文本分列向?qū)?第3步，指定列數(shù)據(jù)格式。步驟6：單擊“完成”按鈕，完成分列操作。（4）自Access獲取數(shù)據(jù)Excel具有直接導(dǎo)入常用數(shù)據(jù)庫文件的功能，以便用戶從數(shù)據(jù)庫中獲取大量數(shù)據(jù)，具體操作步驟如下：步驟1：單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡【獲取外部數(shù)據(jù)】組中的“自Access”按鈕，彈出“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框。步驟2：在“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中找到目標(biāo)文件所在路徑，并選中此文件，單擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對(duì)話框。步驟3：選中所需的數(shù)據(jù)表，單擊“確定”按鈕，彈出“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對(duì)話框，選擇數(shù)據(jù)的存放位置。說明：除了Access數(shù)據(jù)庫之外，用戶還可以在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡下的【獲取外部數(shù)據(jù)】組中，單擊“自其他來源”，從下拉列表中選擇其他來源。二.數(shù)據(jù)填充（1）序列填充的基本方法為了方便用戶高效輸入數(shù)據(jù)，Excel為用戶提供了序列填充功能，用戶可以通過以下方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)填充。方法1：拖動(dòng)填充柄填充數(shù)據(jù)：當(dāng)選擇某一單元格后即活動(dòng)單元格，其右下角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)黑色的小方塊被稱為填充柄，如圖3-2所示。首先在活動(dòng)單元格中輸入序列的第一個(gè)數(shù)據(jù)，然后按著鼠標(biāo)左鍵向不同方向拖動(dòng)該活動(dòng)單元格的填充柄，拖動(dòng)到某一單元格位置放開鼠標(biāo)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)填充，所填充區(qū)域的右下角顯示“自動(dòng)填充選項(xiàng)”圖標(biāo)，單擊該圖標(biāo)，可以從其下拉列表中選擇一種自動(dòng)填充的方式，如圖所示。圖3-2填充柄自動(dòng)填充選項(xiàng)方法2：使用“填充”命令填充數(shù)據(jù)：在活動(dòng)單元格中輸入序列的第一個(gè)數(shù)據(jù)，從該單元格開始向某一方向選擇與該數(shù)據(jù)相連的空白單元格區(qū)域，單擊【開始】|【編輯】組中單擊“填充”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“系列”命令，彈出“序列”對(duì)話框，在該對(duì)話框中選擇一種填充方式，如圖所示。使用“填充”命令填充方法3：利用快捷菜單填充數(shù)據(jù)：在活動(dòng)單元格中輸入第一個(gè)數(shù)據(jù)，用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)活動(dòng)單元格右下角的填充柄到某一個(gè)單元格，然后放開鼠標(biāo)，從彈出的快捷菜單中選擇“填充序列”命令，如圖所示。右鍵快捷菜單（2）填充內(nèi)置序列在Excel2010中，可以運(yùn)用不同的方法填充數(shù)據(jù)。其中，較常用的方式是在前兩個(gè)單元格中分別輸入第一個(gè)和第二個(gè)數(shù)字，然后選中這兩個(gè)單元格，拖動(dòng)填充柄進(jìn)行填充。數(shù)字序列：如1、2、3……，2、4、6……。日期序列：如2014年、2015年、2016年……6月、7月、8月……6日、7日、8日……。文本序列：如01、02、03……，一、二、三……。其他內(nèi)置序列：如JAN、FEB、MAR……,星期一、星期二、星期三……、子、丑、演、卯……（3）填充公式首先在第一個(gè)單元格中輸入某個(gè)公式，然后拖動(dòng)該單元格的填充柄進(jìn)行填充，這樣填充的是公式本身而不僅僅是計(jì)算結(jié)果。（4）自定義填充序列用戶除了使用內(nèi)置序列填充外，還可以自定義序列填充。在【文件】選項(xiàng)卡中單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“高級(jí)”選項(xiàng)卡，如圖所示。在“常規(guī)”組中單擊“編輯自定義列表”按鈕，即可打開“自定義序列“對(duì)話框?！癊xcel選項(xiàng)”對(duì)話框在“自定義序列”對(duì)話框的“自定義序列”列表框中，Excel已經(jīng)組建多個(gè)自定義序列，這些內(nèi)置序列無法修改和刪除。用戶可通過以下兩種方法新建自定義序列：方法1：在“自定義序列”對(duì)話框中，單擊“從單元格導(dǎo)入序列”文本框右側(cè)的折疊按鈕，此時(shí)對(duì)話框折疊起來可以看到工作表，用鼠標(biāo)在工作表中選擇需要的單元格區(qū)域，如圖所示。選擇單元格區(qū)域在折疊的對(duì)話框中單擊“展開對(duì)話框”按鈕，恢復(fù)正常的“自定義序列”對(duì)話框，“從單元格中導(dǎo)入序列”文本框中已顯示輸入序列的區(qū)域，單擊“導(dǎo)入”按鈕即可完成自定義序列的新建任務(wù)，如圖所示。“自定義序列”對(duì)話框方法2：在“自定義序列”對(duì)話框右側(cè)的“輸入序列”文本框中輸入序列，每個(gè)數(shù)據(jù)之間用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（如頓號(hào)或逗號(hào)）分隔開。輸入完成后，單擊“添加”按鈕，即可完成新項(xiàng)目序列的添加。三.整理與修飾表格為了讓輸入數(shù)據(jù)的表格更加美觀，通常使用【開始】選項(xiàng)卡以及“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框來進(jìn)行格式設(shè)置。1.設(shè)置字體字號(hào)設(shè)置字體和字號(hào)一般通過以下兩種方法：方法1：在【開始】|【字體】組中單擊“字體”和“字號(hào)”列表框后的下三角按鈕，在彈出的列表中選擇一種字體和字號(hào)，如圖所示。單擊“字體”和“字號(hào)”下拉列表方法2：選中要設(shè)置字體和字號(hào)的單元格，單擊【開始】|【字體】組中的對(duì)話框啟動(dòng)器按鈕，在彈出的“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框中切換到“字體”選項(xiàng)卡，在該選項(xiàng)卡中即可設(shè)置字體與字號(hào)，如圖所示。在“字體”選項(xiàng)卡中設(shè)置字體與字號(hào)2.設(shè)置文本對(duì)齊方式設(shè)置對(duì)齊方式的方法如下：方法1：在【開始】|【對(duì)齊方式】組中選擇需要對(duì)齊方式，如“文本左對(duì)齊”|“居中”等按鈕。方法2：選中要設(shè)置對(duì)齊方式的單元格，單擊【開始】|【字體】組中的對(duì)話框啟動(dòng)器按鈕，在彈出的“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框中切換到“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，在該選項(xiàng)卡中即可設(shè)置文本的對(duì)齊方式，如圖所示。設(shè)置對(duì)齊方式此外，在Excel中設(shè)計(jì)表格標(biāo)題時(shí)，一般習(xí)慣把標(biāo)題名放在表格水平居中的位置，在此需要設(shè)置單元格合并及居中。設(shè)置合并單元格的方法如下：方法1：選擇需要合并的單元格，在【開始】|【對(duì)齊方式】組中選擇“合并后居中”按鈕，即可將所選單元格合并為一個(gè)，并且內(nèi)容水平居中顯示。方法2：選擇需要合并的單元格，單擊【開始】|【字體】組中的對(duì)話框啟動(dòng)器按鈕，在彈出的“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框中切換到“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，勾選“文本控制”組中的“合并單元格”復(fù)選框。3.設(shè)置數(shù)據(jù)格式前面介紹了，在Excel的單元格中可以輸入數(shù)值、文本、日期時(shí)間等多種類型的數(shù)據(jù)，通常來說，還需要對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)格式設(shè)置，這樣不僅美觀，而且更便于閱讀。數(shù)據(jù)格式是指工作表中數(shù)據(jù)的顯示形式，改變數(shù)據(jù)的格式并不影響數(shù)據(jù)本身，數(shù)據(jù)本身會(huì)顯示在編輯欄中。設(shè)置數(shù)據(jù)格式一般通過以下兩種方法：方法1：在【開始】|【數(shù)字】組中，有多個(gè)按鈕，可以設(shè)置不同的數(shù)字格式。方法2：選中要設(shè)置數(shù)據(jù)格式的單元格，單擊【開始】|【數(shù)字】組中的對(duì)話框啟動(dòng)器按鈕，在彈出的“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框中切換到“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在該選項(xiàng)卡中可以選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)格式，如圖所示。設(shè)置數(shù)據(jù)格式Excel中主要有以下數(shù)據(jù)格式：常規(guī)默認(rèn)格式，不包含任何特定的數(shù)字格式。數(shù)值可以設(shè)置小數(shù)位數(shù)，使用千分位分隔符號(hào)，設(shè)置如何顯示負(fù)數(shù)貨幣可以設(shè)置小數(shù)位數(shù)，選擇貨幣符號(hào)，設(shè)置如何顯示負(fù)數(shù)。該格式默認(rèn)使用千分位分隔符號(hào)。會(huì)計(jì)專用與貨幣格式的主要區(qū)別在于貨幣符號(hào)總是垂直排列。日期可以選擇不同形式的日期格式。時(shí)間可以選擇不同形式的時(shí)間格式。百分比可以設(shè)置小數(shù)位數(shù)，單元格中數(shù)值乘以100，并以百分?jǐn)?shù)形式顯示。分?jǐn)?shù)共9種，選擇不同形式的分?jǐn)?shù)格式?？茖W(xué)記數(shù)用指數(shù)符號(hào)（E)顯示數(shù)字。文本主要用來設(shè)置表面是數(shù)字，但實(shí)際是文本的數(shù)據(jù)，例如身份證號(hào)。特殊包括郵政編碼、中文小寫數(shù)字和中文大寫數(shù)字。自定義如果以上的數(shù)字格式不能滿足需求，可以自定義數(shù)字格式。說明：為單元格設(shè)置數(shù)據(jù)格式，只是改變了數(shù)字在單元格中的顯示形式，并不會(huì)改變單元格存儲(chǔ)的原有內(nèi)容。4.自定義數(shù)字格式盡管Excel已經(jīng)有很多內(nèi)置的數(shù)字格式，有時(shí)我們會(huì)希望數(shù)字的后面能帶上單位，例如，長度單位“m”、“mm”，貨幣單位：“元”、“萬元”等，或者用不同顏色強(qiáng)調(diào)某些重要數(shù)據(jù)，為某些數(shù)值設(shè)置顯示條件等。如果直接把這些單位寫在數(shù)字的后面，單元格內(nèi)的這些數(shù)字是不能參加任何計(jì)算的，這時(shí)就要用到自定義數(shù)字格式。（1）基本原理在格式代碼中，最多可以指定四個(gè)節(jié)；每個(gè)節(jié)之間用分號(hào)進(jìn)行分隔，這四個(gè)節(jié)順序定義了格式中的正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本。如果只指定兩個(gè)節(jié)，則第一部分用于表示正數(shù)和零，第二部分用于表示負(fù)數(shù)；如果只指定了一個(gè)節(jié)，那么所有數(shù)字都會(huì)使用該格式；如果要跳過某一節(jié)，則對(duì)該節(jié)僅使用分號(hào)即可。（2）常用占位符常用占位符如下表所示。占位符注釋自定義常規(guī)格式后G/通用格式以常規(guī)的數(shù)字顯示，相當(dāng)于“分類”列表中的“常規(guī)”選項(xiàng)。24.524.50數(shù)字占位符。如果單元格的內(nèi)容大于占位符，則顯示實(shí)際數(shù)字，如果小于占位符的數(shù)量，則用0補(bǔ)足。00000123456712345671230012300.0001234.11234.10012.812.8002.302.300#數(shù)字占位符。只顯有意義的零而不顯示無意義的零。小數(shù)點(diǎn)后數(shù)字如大于“#”的數(shù)量，則按“#”的位數(shù)四舍五入。#,##02356.1222,356###.##1710.31710.30?數(shù)字占位符。在小數(shù)點(diǎn)兩邊為無意義的零添加空格，以便按固定寬度時(shí)，小數(shù)點(diǎn)可對(duì)齊，還可用于顯示分?jǐn)?shù)。??.??23.3578423.35???.???23.357@文本占位符，如果只使用單個(gè)@，作用是引用原始文本。要在輸入數(shù)據(jù)之前自動(dòng)添加文本，使用自定義格式為：”文本內(nèi)容”@；要在輸入數(shù)據(jù)之后自動(dòng)添加文本，使用自定義格式為：@”文本內(nèi)容”。@符號(hào)的位置決定了Excel輸入的數(shù)據(jù)相對(duì)于添加文本的位置。如果使用多個(gè)@，則可以重復(fù)文本。"未來教育"@"圖書"計(jì)算機(jī)未來教育計(jì)算機(jī)圖書@@@計(jì)算機(jī)計(jì)算機(jī)計(jì)算機(jī).句點(diǎn)，在數(shù)字中顯示小數(shù)點(diǎn)。##.005454.00，逗號(hào)，在數(shù)字中顯示千位分隔符。#,###1212,000[][顏色N]：調(diào)用調(diào)色板中顏色，N是0~56之間的整數(shù)，例如：1是紅色、2是黑色、3是黃色。[黃色]或[顏色3]123黃色數(shù)字123[條件]：最多使用三個(gè)條件，其中兩個(gè)條件是明確的，另一個(gè)是“所有的其他”。[>0]"正數(shù)"；[=0];"零"；"負(fù)數(shù)"3正數(shù)-5-負(fù)數(shù)0零[紅色][<=100];[藍(lán)色][>100]88紅色數(shù)字88150藍(lán)色數(shù)字150（3）修改數(shù)字格式新建一個(gè)新的數(shù)字格式代碼是比較麻煩的，可以在已有的內(nèi)置格式中選擇一個(gè)相近的格式，在此基礎(chǔ)上修改代碼節(jié)使其符合要求，具體操作步驟如下：步驟1：打開素材文件夾/第3章中的“自定義數(shù)據(jù)格式.xlsx”文件，選中B4單元格，輸入公式“=TODAY()”,插入當(dāng)前日期。步驟2：單擊【開始】|【數(shù)字】組右下角的對(duì)話框啟動(dòng)器，彈出“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框。步驟3：在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表中，選擇某一內(nèi)置格式作為參考，如“日期”。步驟4：單擊“分類”列表最下方的“自定義”，右側(cè)“類型”框中將會(huì)顯示當(dāng)前日期格式的代碼，在下方的代碼列表中選擇合適的參照代碼類型。步驟5：在“類型”下的文本框中修改參照代碼為“yyyy"年"m"月"d"日"[$-804]aaa;@”，表示將日期格式修改為“XXXX年XX月XX日周X”，單擊“確定”按鈕即生成新的格式，如圖所示。步驟6：選中B4：B8單元格區(qū)域，按上述方式打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框。步驟7：單擊“分類”列表最下方的“自定義”，在“自定義”右側(cè)的“類型”下的文本框中修改參照代碼為“#,##0.00;[綠色]-#,##0.00;0.00;@"！"”，表示正數(shù)保留兩位小數(shù)、使用千位分隔符；負(fù)數(shù)以綠色表示并添加負(fù)號(hào)、保留兩位小數(shù)、使用千位分隔符；零保留兩位小數(shù)；文本后面自動(dòng)顯示嘆號(hào)！。單擊“確定”按鈕即生成新的格式，如圖所示。5.設(shè)置單元格邊框和底紋默認(rèn)情況下，工作表中的網(wǎng)格線都是統(tǒng)一的灰色線條，只用于顯示，不會(huì)被打印。為了表格更加美觀易讀，可以改變表格的邊框線，還可以為需要突出的重點(diǎn)單元格設(shè)置底紋顏色。（1）設(shè)置單元格邊框設(shè)置單元格邊框一般通過以下兩種方法：方法1：對(duì)于簡單的單元格邊框設(shè)置，在選定了要設(shè)置的單元格或單元格區(qū)域后，直接單擊【開始】|【字體】組中“邊框”按鈕右側(cè)的下三角按鈕，彈出下拉列表，從中選擇需要的邊框線即可，如圖所示。圖“邊框”下拉列表方法2：另一種方法是通過“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框?qū)吙蜻M(jìn)行設(shè)置其具體操作方法如下:步驟1：選擇需要設(shè)置單元格邊框的區(qū)域。步驟2：單擊【開始】|【單元格】組中的“格式”下拉按鈕，在其下拉列表中選擇“設(shè)置單元格格式”選項(xiàng)。步驟3：彈出“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，切換到“邊框”選項(xiàng)卡，可以詳細(xì)的設(shè)置單元格的邊框，如圖所示。

在“樣式”列表框中選擇“框線”的類型。

在“顏色”下拉列表中設(shè)置框線的顏色。步驟4：在Excel表格中可以為不同位置的框線進(jìn)行設(shè)置，在“預(yù)置”和“邊框”組中單擊相應(yīng)的按鈕即可。“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框|“邊框”選項(xiàng)卡（2）設(shè)置單元格底紋設(shè)置單元格底紋一般通過以下兩種方法：方法1：使用【字體】組中的“填充顏色”按鈕，如圖所示。單擊“填充顏色”按鈕方法2：使用“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框?qū)卧竦准y和圖案進(jìn)行設(shè)置，具體步驟如下：步驟1：選擇需要更改底紋或圖案的單元格區(qū)域。步驟2：按上述同樣的方式打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框。步驟3：切換到“填充”選項(xiàng)卡，在這里可以對(duì)單元格的底紋和圖案進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置，如圖所示?！霸O(shè)置單元格格式”對(duì)話框|“填充”選項(xiàng)卡6.

調(diào)整行高和列寬在Excel工作表中，所有單元格都有默認(rèn)的高度和寬度，所以要調(diào)整某一個(gè)單元格的高度和寬度，實(shí)際上是調(diào)整這個(gè)單元格所在行的行高和列寬，并且單元格的高度和寬度會(huì)隨單元格字體、字號(hào)及數(shù)據(jù)長度的改變而自動(dòng)變化。用戶可以使用命令自動(dòng)調(diào)整行高和列寬，也可以手動(dòng)調(diào)整單元格的行高和列寬。下面以調(diào)整行高為例進(jìn)行講解，調(diào)整列寬操作方式均與此相同。（1）使用鼠標(biāo)拖曳框線在對(duì)單元格的高度要求不是十分精確時(shí)，可按照如下步驟快速調(diào)整行高。步驟1：將鼠標(biāo)指針指向任意一行行號(hào)的下框線，這時(shí)鼠標(biāo)指針變?yōu)樾螤?，表示該行高度可用鼠?biāo)拖曳的方式自由調(diào)整。步驟2：拖曳鼠標(biāo)指針上下移動(dòng)，直到調(diào)整到合適的高度為止。拖曳時(shí)在工作表中有一條橫向虛線，釋放鼠標(biāo)時(shí)，這條虛線就成為該行調(diào)整后的下框線，如圖所示。利用拖曳方法調(diào)整行高（2）使用【單元格】選項(xiàng)組中的“格式”命令使用“格式”下拉列表中的“行高”命令可以精確地調(diào)整行高，其操作步驟如下：步驟1：在工作表中選定需要調(diào)整行高的行或選定該行中的任意一個(gè)單元格。在【開始】|【單元格】組中單擊“格式”下拉按鈕，展開下拉列表，選擇“自動(dòng)調(diào)整行高”命令，即可自動(dòng)將該行高度調(diào)整為最適合的高度。步驟2：如果選擇“行高”命令，則彈出“行高”對(duì)話框，如圖所示?！靶懈摺睂?duì)話框步驟3：在“行高”文本框中輸入所需高度的數(shù)值。單擊“確定”按鈕即可。說明：若要改變多個(gè)行的行高，可以先選定要改變行高的多個(gè)行，然后按上述步驟進(jìn)行調(diào)整。不過，此時(shí)所選定的多行的行高將調(diào)整為同一數(shù)值。7.插入/刪除行或列（1）插入行或列插入行或列，指的是在原來的位置插入新的行或列，而原位置的行或列將順延到其他位置上，具體步驟如下：選中需要插入行或列的位置，依次選擇【開始】|【單元格】組中的“插入”下拉列表“插入工作表行”或“插入工作列”命令，即可在行的上方、列的左側(cè)插入一個(gè)空行或空列。（2）刪除行或列刪除行或列，指的是將選定的行或列從工作表中刪除，并用周圍的其他單元格來填補(bǔ)留下的空白，具體步驟如下：選擇需要?jiǎng)h除的行或列，在【開始】|【單元格】組中單擊“刪除”按鈕，即可刪除所選擇的行或列。四.格式化工作表高級(jí)技巧除了對(duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行基本的格式設(shè)置（如數(shù)值、字體、對(duì)齊、邊框和底紋等）外，還可以進(jìn)行各種自動(dòng)格式化的高級(jí)格式設(shè)置（如自動(dòng)套用格式、套用表格格式、使用主題和條件格式設(shè)置等）。1.自動(dòng)套用格式Excel提供了大量預(yù)置好的表格格式，用戶可以根據(jù)實(shí)際需要快速實(shí)現(xiàn)表格格式化，在節(jié)省時(shí)間的同時(shí)產(chǎn)生美觀統(tǒng)一的效果。（1）設(shè)置單元格樣式該功能可以對(duì)任意一個(gè)指定的單元格設(shè)置預(yù)置格式，具體的操作步驟如下：步驟1：選擇要設(shè)置單元格樣式的單元格，在【開始】|【樣式】組中，單擊“單元格樣式”按鈕，即可彈出“單元格樣式”下拉列表，如圖所示。步驟2：從中單擊選擇某一個(gè)預(yù)定樣式，相應(yīng)的格式即可應(yīng)用到當(dāng)前選定的單元格中。步驟3：若要自定義單元格樣式，選擇樣式列表下方的“新建單元格樣式”命令，即可打開“樣式”對(duì)話框，如圖所示，為樣式命名后單擊“格式”按鈕可以設(shè)置單元格的格式，新建的單元格樣式可以保存在單元格樣式列表的“自定義”選項(xiàng)組中?！皢卧駱邮健毕吕斜怼皹邮健睂?duì)話框（2）套用表格格式套用表格格式可以將預(yù)設(shè)格式集合應(yīng)用到所選擇的單元格區(qū)域，套用表格格式的具體操作步驟如下：步驟1：選擇要套用格式的單元格區(qū)域，在【開始】|【樣式】組中，單擊“套用表格格式”按鈕，即可在彈出的下拉列表中出現(xiàn)多種表格格式的模板，如圖所示。步驟2：從中選擇任意一個(gè)樣式，相應(yīng)的格式即可應(yīng)用到當(dāng)前選定的單元格區(qū)域中?！疤子帽砀窀袷健毕吕斜聿襟E3：若要自定義快速樣式，可選擇“套用表格格式”列表下方的“新建表樣式”命令，即可打開“新建表快速樣式”對(duì)話框，如圖3-22所示。在對(duì)話框中輸入樣式名稱，選擇需要設(shè)置的“表元素”，設(shè)置“格式”，單擊“確定”按鈕后，新建的快速樣式即可在格式列表中的“自定義”選項(xiàng)組中顯示。步驟4：若要取消套用格式，可以選中已套用表格格式的單元格區(qū)域，在【表格工具】|【設(shè)計(jì)】|【表格樣式】組中，單擊“其他”下拉按鈕，在彈出的樣式列表中選擇“清除”命令即可，如圖所示?！靶陆ū砜焖贅邮健睂?duì)話框選擇“清除”命令說明：自動(dòng)套用格式只能應(yīng)用在不包含合并單元格的數(shù)據(jù)列表中。2.在工作表中創(chuàng)建“表”在對(duì)工作表套用表格格式后，會(huì)發(fā)現(xiàn)所選區(qū)域的第一行自動(dòng)出現(xiàn)了“篩選”下拉箭頭，這是因?yàn)镋xcel自動(dòng)將該區(qū)域定義成了一個(gè)“表”?！氨怼笔窃贓xcel工作表中創(chuàng)建的獨(dú)立數(shù)據(jù)區(qū)域，可以看作是“表中表”。（1）創(chuàng)建“表”通過“套用表格格式”可以將所選區(qū)域被定義為一個(gè)“表”，通過插入表格的方式也可以創(chuàng)建“表”，具體操作步驟如下：步驟1：選中數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊【插入】選項(xiàng)卡【表格】組中“表格”按鈕，，彈出“創(chuàng)建表”對(duì)話框，如圖所示。步驟2：如果所選擇區(qū)域的第一行包含要顯示為表格標(biāo)題行的數(shù)據(jù)，則勾選“表包含標(biāo)題”復(fù)選框。如果不勾選“表包含標(biāo)題”復(fù)選框，則自動(dòng)向上擴(kuò)展一行并顯示默認(rèn)標(biāo)題名稱。步驟3：單擊“確定”按鈕，所選區(qū)域?qū)⒆詣?dòng)應(yīng)用默認(rèn)表格樣式并被定義為一個(gè)“表”。說明：不能對(duì)帶有外部連接的數(shù)據(jù)區(qū)域定義“表”。創(chuàng)建“表”后，通過上方的【表格工具】|【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡可自定義或編輯該“表”。（2）將“表”轉(zhuǎn)換為普通區(qū)域被定義為“表”的區(qū)域，不可以進(jìn)行分類匯總，不能進(jìn)行單元格合并操作，有的時(shí)候可能僅僅是為了快速應(yīng)用一個(gè)表格樣式，但無需“表”功能。這時(shí)就可以將“表’;轉(zhuǎn)換為常規(guī)數(shù)據(jù)區(qū)域，同時(shí)保留所套用的格式，具體操作步驟如下：步驟1：鼠標(biāo)定位“表”中的任意位置，表格上方會(huì)顯示【表格工具】I【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡。步驟2：單擊“工具”組中“轉(zhuǎn)換為區(qū)域”按鈕，在彈出的提示對(duì)話框中單擊“是”按鈕即可。3.條件格式利用Excel提供的條件格式功能，可以為滿足條件的單元格設(shè)置某項(xiàng)格式。（1）利用預(yù)置條件實(shí)現(xiàn)快速格式化利用預(yù)置條件快速格式的操作步驟如下：步驟1：選中工作表中的單元格或單元格區(qū)域，在【開始】|【樣式】組中，單擊“條件格式”下拉按鈕，即可彈出“條件格式”下拉列表。步驟2：將鼠標(biāo)指針指向任意一個(gè)條件規(guī)則，即可彈出復(fù)級(jí)列表，從中單擊任意預(yù)置的條件格式即可完成條件格式設(shè)置，如圖3-24所示?！皸l件格式”下拉列表各項(xiàng)條件格式的功能如下：突出顯示單元格規(guī)則：使用大于、小于、等于、包含等比較運(yùn)算符限定條件，對(duì)屬于該數(shù)據(jù)范圍內(nèi)的單元格設(shè)置格式。例如，在成績表中，為成績小于60分的單元格設(shè)置紅色底紋，其中，“<60”就是條件，“紅色底紋”就是格式。項(xiàng)目選取規(guī)則：將選中單元格區(qū)域中的前若干個(gè)最高值或后若干個(gè)最低值、高于或低于該區(qū)域平均值的單元格設(shè)置為特殊格式。例如，在成績表中，用紅色字體標(biāo)出某科目成績排在前10名的學(xué)生，其中，“績排在前10名”就是條件，“紅色字體”就是格式。數(shù)據(jù)條：數(shù)據(jù)條可幫助查看某個(gè)單元格相對(duì)于其他單元格的值，數(shù)據(jù)條的長度代表單元格中的值。數(shù)據(jù)條越長，表示值越高；數(shù)據(jù)條越短，表示值越低。在觀察大量數(shù)據(jù)中的較高值和較低值