文物預(yù)防性保護文物預(yù)防性保護系統(tǒng)供貨方案

第一節(jié)供貨響應(yīng) 2一、響應(yīng)程序 2二、響應(yīng)原則 3三、響應(yīng)時間 4四、供貨階段 4第二節(jié)供貨組織方案 7一、組建產(chǎn)品供應(yīng)項目部 7二、供應(yīng)計劃周期 7三、供貨流程 7四、供貨質(zhì)量標準 9五、技術(shù)支持 9第三節(jié)供貨流程 9一、本項目供貨、實施的組織結(jié)構(gòu)保障 10二、具體供貨、安裝、驗收實施步驟 10三、項目供貨 10四、制定詳細實施方案 11五、產(chǎn)品到貨驗收 11六、安裝 11七、驗收工作 12八、培訓工作 12第四節(jié)產(chǎn)品采購方案 12一、采購原則 12二、采購流程 14三、采購計劃 15四、采購信息 17五、采購實施 20六、采購周期控制 20第五節(jié)供貨服務(wù)保證措施 22一、供貨前的準備措施 22二、供貨質(zhì)量保證措施 23三、交貨進度保證措施 24四、供貨保證能力及措施 26五、產(chǎn)品運輸保證措施 27六、產(chǎn)品驗收保證措施 29七、產(chǎn)品、工具、材料措施 30八、勞動力安排保證措施 30第一節(jié)供貨響應(yīng)一、響應(yīng)程序1.當客服人員接到投訴或服務(wù)需求時，應(yīng)當立即將相關(guān)信息整理上報項目經(jīng)理。2.項目經(jīng)理接到整理報告后，立即通知調(diào)度員和車隊負責人做好貨物裝運前的準備工作。3.由項目經(jīng)理帶隊，與采購方業(yè)務(wù)人員及時聯(lián)系，準確掌握發(fā)運時間、發(fā)運數(shù)量、貨物流向及相關(guān)信息。4.合理地調(diào)配和使用運輸車輛，提前一天向采購方業(yè)務(wù)員通報次日裝運車輛的詳細情況。5.車隊負責人接到發(fā)運計劃后，編排好《車輛安排計劃表》，掌握貨物發(fā)運近期的天氣變化情況做好預(yù)報，詳細了解運行路線。6.調(diào)度員應(yīng)在接到發(fā)運計劃后及時與車隊負責人取得聯(lián)系，組織車輛做好貨物裝運前的準備工作。7.對采購方下達的運輸計劃做到24小時響應(yīng)。二、響應(yīng)原則1.以業(yè)務(wù)為中心的可行性原則：運輸應(yīng)以滿足采購方的業(yè)務(wù)需求為首要目標，要保證采購單位工作正常運行，盡快為采購方解決問題，避免和減少采購方損失?！叭魏螘r候必須以準時準點送達貨物、保證采購單位正常工作為第一要素”，本項目的最終目標是滿足采購單位的工作需求。2.重在措施的可靠性原則：注重預(yù)防，我們將在傳統(tǒng)的被動式服務(wù)的基礎(chǔ)上提供主動式的服務(wù)，和采購方一起做好貨物的運輸配送工作。采取以預(yù)防為主的策略，把故障隱患消滅在萌芽中。本項目提供全天候的技術(shù)支持服務(wù)，制定應(yīng)急響應(yīng)方案，切實提高售后服務(wù)能力，服務(wù)組織管理和流程管理是項目成功的關(guān)鍵。我們將在項目售后服務(wù)部的統(tǒng)一調(diào)度下，指揮客服、售后和技術(shù)人員，在各個環(huán)節(jié)緊密與采購方配合。3.適應(yīng)性原則：按照采購單位的服務(wù)要求，提供切實為從客戶出發(fā)的方案，服務(wù)過程中應(yīng)尊重采購方的要求、接受采購方的各方面的監(jiān)督、積極與客戶交流溝通。4.及時性原則：本項目堅持“以采購方的利益優(yōu)先”的宗旨，建立了與采購方服務(wù)相關(guān)的售后服務(wù)前提，高效、優(yōu)質(zhì)、及時、有序地進行一切服務(wù)活動，在接到服務(wù)需求時將通過最快速度解決采購方的問題，為采購方提供更好的服務(wù)。三、響應(yīng)時間本項目制定了服務(wù)保障體系，并制定了相應(yīng)的服務(wù)制度以及服務(wù)快速反應(yīng)制度，若我公司中標，我公司將針對本項目的服務(wù)工作制定快速反應(yīng)體系，更好地滿足采購單位需求，具體的響應(yīng)時間制定如下：（1）設(shè)置7×24小時客服電話XXXX，提供7×24小時熱線電話服務(wù)。（2）接到采購單位的運輸計劃后，做到24小時內(nèi)響應(yīng)。（3）對本次招標供貨有效期內(nèi)所提供的所有貨物，堅持每月定期回訪，保修期內(nèi)貨物若發(fā)生故障，將立即趕赴現(xiàn)場處理，若問題嚴重將免費進行更換。四、供貨階段供貨實施計劃的主要階段并非嚴格地按照一成不變的程序依次進行，而往往是在充分考慮時間進度的基礎(chǔ)上交叉安排計劃或同時從事各種活動，本次項目供貨實施預(yù)估劃分為以下幾個階段：1.成立供貨實施小組：為確保供貨的順利實施，通常需要成立一個實施小組。其目的是保證按實施計劃開展相應(yīng)工作，以便在供貨的實際實施過程中發(fā)生與計劃不一致情況時，能及時制定適宜的對策。實施小組成員的產(chǎn)生既可以由項自行安排內(nèi)部人員參加，也可以邀請第三方專家作為代表參加。2.申請管理層批準：本次項目由采購部經(jīng)理遞交項目經(jīng)理審批，為避免審批程序需要的時間較長，應(yīng)該考慮有足夠的時間獲得必需的批準手續(xù)，以免產(chǎn)生障礙。3.制定籌資計劃：在管理層決策后，一旦已知全部投資成本及使用時間，就要做出項目籌資的詳細安排，且應(yīng)與供實施計劃中的資金需求相一致，在項目評估階段，應(yīng)對所有實施費用全面了解。這樣，才能確定籌資需求和將要作為初期投資成本的部分的財務(wù)費用。4.管理供貨組織：根據(jù)項目供貨的實際需要，組建項目管理和組織機構(gòu)。5.制定供貨計劃：在實施階段要認真仔細闡述產(chǎn)品的供貨、運輸和驗收使用以及售后服務(wù)的整個計劃，再評估時要預(yù)測所需要的時間和工作費用。6.跟蹤供貨進度：在供應(yīng)產(chǎn)品時，交貨時間應(yīng)按生產(chǎn)進度和不同建設(shè)階段的要求來安排，以確保產(chǎn)品到達的先后是根據(jù)生產(chǎn)能力和配送能力兩方面考慮的最優(yōu)順序。7.運輸產(chǎn)品：在供貨實施期間，要對產(chǎn)品的運輸供應(yīng)作出安排，協(xié)調(diào)購銷雙方的時間和貨物的運送情況，保證產(chǎn)品的質(zhì)量和數(shù)量，以滿足采購方的需要。8.驗收交付使用：驗收交工是供貨實施階段最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。我公司將嚴格按照采購方的標準，配合采購方完成驗收交付工作，并附上產(chǎn)品的專業(yè)機構(gòu)檢測報告，確保本公司的產(chǎn)品符合質(zhì)量標準和滿足采購單位的需求。完成驗收交付后，應(yīng)對產(chǎn)品的后續(xù)使用情況子以關(guān)注，一旦采購單位反映問題，立即啟動售后服務(wù)方案。9.制定詳細安裝驗收方案：合同簽訂以后，技術(shù)部人員將共同對實施方案的技術(shù)細節(jié)進行分析、探討，制定詳細安裝調(diào)試計劃，具體包括以下內(nèi)容：（1）安裝手冊。（2）安裝進度安排。（3）安裝方式。（4）調(diào)試方法。（5）安裝工具的準備。（6）安裝調(diào)試環(huán)境的準備。（7）詳細的技術(shù)圖紙。（8）對影響產(chǎn)品安裝調(diào)試實施的關(guān)鍵工序、關(guān)鍵產(chǎn)品進行分析，提出相應(yīng)的解決措施。（9）技術(shù)參數(shù)手冊、培訓手冊和產(chǎn)品操作手冊。10.現(xiàn)場環(huán)境調(diào)查及現(xiàn)場勘查：為確保小組到達現(xiàn)場后能夠盡快展開工作，保證項目順利進行，我公司將在實施前XX天內(nèi)對產(chǎn)品的使用環(huán)境進行調(diào)查，填寫環(huán)境調(diào)查表。同時，我們還將提前向招標人提交各種主要產(chǎn)品的具體環(huán)境要求，在招標人的積極配合下，確保在現(xiàn)場實施工作開始前完成場地環(huán)境準備工作，保證產(chǎn)品的正常使用。第二節(jié)供貨組織方案一、組建產(chǎn)品供應(yīng)項目部針對本項目，公司抽調(diào)經(jīng)驗豐富、責任心強的業(yè)務(wù)骨干組建產(chǎn)品供應(yīng)項目部。負責本項目的產(chǎn)品采購及供應(yīng)。項目部機構(gòu)成員配置表：姓名職位從事采購年限備注項目組長技術(shù)員采購員質(zhì)檢員二、供應(yīng)計劃周期根據(jù)項目進度和招標文件要求，制定詳細的質(zhì)量控制計劃和供應(yīng)管理辦法，并做到表格化。三、供貨流程1.產(chǎn)品采購按照合同約定，項目經(jīng)理組織產(chǎn)品采購。2.到貨檢驗產(chǎn)品到貨后，采購單位及我公司參加該產(chǎn)品在供貨商所在地或交貨地進行的產(chǎn)品到貨檢查。檢查前我公司將提前通知采購單位和監(jiān)理方派人員參加。3.開箱檢驗在項目現(xiàn)場進行的開箱檢驗由采購單位和我公司有關(guān)人員共同參加。對產(chǎn)品的內(nèi)外包裝和外觀進行檢查。若發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品短缺和外觀破損，我公司將及時處理。4.安裝驗收安裝驗收是我公司和采購單位共同對產(chǎn)品安裝，根據(jù)有關(guān)的產(chǎn)品安裝技術(shù)指標進行檢驗。安裝驗收后雙方簽署安裝驗收證書。5.完工測試系統(tǒng)完工測試主要是對已安裝產(chǎn)品進行單體測試。6.大聯(lián)調(diào)本系統(tǒng)產(chǎn)品聯(lián)調(diào)是指：在與其他系統(tǒng)不相連的情況下，測試系統(tǒng)的所有產(chǎn)品作為一個完整的系統(tǒng)能否很好地工作，能否完成系統(tǒng)每一個產(chǎn)品的功能要求。聯(lián)動聯(lián)調(diào)是指與其他相關(guān)系統(tǒng)該產(chǎn)品連接一起進行系統(tǒng)全面調(diào)試。已測試檢驗綜合布線系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的監(jiān)控功能。系統(tǒng)功能測試完畢后，簽署調(diào)試驗收證書。7.試運行系統(tǒng)連續(xù)72小時運行測試完成，到系統(tǒng)現(xiàn)場完工測試結(jié)束，試運行驗收通過后，系統(tǒng)將移交采購單位有關(guān)部門。8.質(zhì)保期系統(tǒng)驗收合格后開始進入質(zhì)保期，正式投入使用，其間將進行抽查各種測試項目，檢查系統(tǒng)運行的可靠性和穩(wěn)定性。產(chǎn)品質(zhì)保期按產(chǎn)品生產(chǎn)廠家質(zhì)保期進行質(zhì)保。四、供貨質(zhì)量標準我公司將嚴格按一下標準提供產(chǎn)品：1.產(chǎn)品質(zhì)量標準按產(chǎn)品技術(shù)要求并符合國家有關(guān)規(guī)定。2.產(chǎn)品的規(guī)格尺寸按采購單位提供的技術(shù)資料要求執(zhí)行。3.送貨時需提供產(chǎn)品的合格證、檢測報告（報告必須出自國家權(quán)威檢測機構(gòu)）原件一式三份，每批產(chǎn)品進場，我公司必須出具產(chǎn)品合格證，采購單位簽收后留存。五、技術(shù)支持項目開工后我公司派技術(shù)人員常駐現(xiàn)場，做好現(xiàn)場的進度供貨服務(wù)工作及配合采購單位辦理產(chǎn)品供貨手續(xù)及驗收事宜；為采購單位提供材料產(chǎn)品使用上的技術(shù)支持。第三節(jié)供貨流程一、本項目供貨、實施的組織結(jié)構(gòu)保障針對本次項目，我公司認為建立良好的組織結(jié)構(gòu)保障才能確保本項目的順利實施。二、具體供貨、安裝、驗收實施步驟為了使項目能夠按照計劃、有條不紊地進行，我公司將整個實施過程分為實施前期、實施中期、實施后期三個階段，每個階段根據(jù)具體任務(wù)分為多個環(huán)節(jié)。三、項目供貨我公司與采購單位簽訂合同后，將立即完成備貨的工作。在供貨期間，我公司將密切跟蹤產(chǎn)品生產(chǎn)、運輸情況。我們將以到貨情況跟蹤表的形式，每周向項目單位通報一次到貨情況。在供貨階段，我們遵循以下原則：1.在所有產(chǎn)品的運輸過程中，我們將嚴格按標準保護措施進行包裝，包裝符合遠距離運輸、防潮、防震、防銹和防野蠻裝卸等要求，能確保產(chǎn)品安全無損地運抵目的地。2.我公司負責國內(nèi)運輸和支付運費、保險費，確保按照合同規(guī)定的交貨期交貨。3.產(chǎn)品收據(jù)簽收日期視為實際交貨日期。4.項目現(xiàn)場以合同條款資料表中規(guī)定為準。四、制定詳細實施方案由技術(shù)支持小組、安裝實施小組和項目單位技術(shù)人員共同對實施方案的技術(shù)細節(jié)進行分析、探討和引證，并確認配置方案。技術(shù)支持小組、安裝實施小組同時制訂一份具體的《項目實施計劃》，計劃應(yīng)包含各項安裝內(nèi)容及要求、安裝責任人、進度控制。安裝實施小組根據(jù)安裝計劃要求準備安裝工具與安裝資料（如：產(chǎn)品的安裝手冊、標簽紙等）。五、產(chǎn)品到貨驗收技術(shù)支持小組和安裝實施小組在抵達客戶現(xiàn)場后，與客戶一同組織產(chǎn)品驗收，包括確認產(chǎn)品是否符合合同規(guī)格要求及開箱測試是否有質(zhì)量問題的過程，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的質(zhì)量、規(guī)格與合同不符，則報項目經(jīng)理處理。如果檢測與驗收合格，則請客戶在相應(yīng)產(chǎn)品驗收表單上簽字驗收。產(chǎn)品的開箱檢驗一般經(jīng)過包裝檢查、產(chǎn)品清點，包裝檢查必須在產(chǎn)品未開箱前進行。產(chǎn)品的清點是指對開箱后的產(chǎn)品情況，數(shù)量進行檢查和清點，確保產(chǎn)品沒有遺失。運輸包裝檢查和產(chǎn)品清點兩個環(huán)節(jié)由客戶執(zhí)行，如果客戶通知我公司，而我公司有指派相應(yīng)人員到場，則由雙方共同進行。六、安裝1.在產(chǎn)品安裝過程中，嚴禁亂動現(xiàn)場產(chǎn)品、設(shè)施等。2.在安裝調(diào)試過程中，我公司技術(shù)人員將嚴格按照技術(shù)方案的要求和產(chǎn)品的技術(shù)說明進行科學的安裝。3.產(chǎn)品安裝好后，先檢查外觀是否有破損和干凈，然后對所有的產(chǎn)品的名稱、數(shù)量等進行逐一檢查，再檢查隨配物品及資料是否齊全。施工過程中如有工作垃圾要進行清理。清理的垃圾必須集中到采購單位指定的地方堆放或及時處理，保證施工場地的環(huán)境干凈整潔。七、驗收工作對所有的產(chǎn)品都安裝調(diào)試后，通知采購單位相關(guān)人員到現(xiàn)場進行驗收。驗收合格后，把所有的產(chǎn)品交給采購單位保管和使用。八、培訓工作驗收完后，組織相關(guān)的管理人員進行培訓。培訓項目為產(chǎn)品的各項功能、正常操作、維護及有關(guān)的安全注意事項等內(nèi)容。第四節(jié)產(chǎn)品采購方案一、采購原則采購產(chǎn)品應(yīng)遵循質(zhì)量第一的原則，嚴格按照國家有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)定執(zhí)行，認真審核制造商合法資格及各種有效證件，把好采購質(zhì)量關(guān)。1.產(chǎn)品應(yīng)當由采購部門實行統(tǒng)一采購。其他部門不得自行采購。2.公司采購產(chǎn)品的供應(yīng)商應(yīng)當同時符合以下基本條件：（1）營業(yè)執(zhí)照；（2）公司介紹（或相關(guān)資料）；（3）認證體系證書；（4）特殊行業(yè)許可證；（5）代理商（貿(mào)易商）需提供代理證書等。（6）產(chǎn)品的標簽、包裝標識和說明書符合規(guī)定，且使用規(guī)范化漢字（可以附加其他文種）。3.采購的產(chǎn)品應(yīng)建立質(zhì)量審核制度。質(zhì)量審核包括索取產(chǎn)品技術(shù)標準、質(zhì)量檢驗報告書，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議等，并建立檔案。4.質(zhì)量管理員應(yīng)做好供應(yīng)商的審核工作，審核時應(yīng)查明以下加蓋制造商公章的證件、材料，并建立檔案：（1）《營業(yè)執(zhí)照》（2）企業(yè)法定代表人的委托授權(quán)書原件，委托授權(quán)書應(yīng)當明確授權(quán)范圍；（3）銷售人員身份證明；5.采購產(chǎn)品應(yīng)當索取產(chǎn)品說明書、原廠家安裝手冊、技術(shù)文件、資料等文件。6.采購產(chǎn)品時不得有下列行為：（1）從無《營業(yè)執(zhí)照》的企業(yè)購進圖書館產(chǎn)品；（2）購進包裝已破損、標識不清的產(chǎn)品：（3）購進不合格產(chǎn)品。二、采購流程1.問題識別：當采購部門認識到產(chǎn)品缺失時，采購就開始了。問題識別可以從兩方面引起：一種是內(nèi)部刺激，由自身發(fā)現(xiàn)缺失什么東西，需要進行補充；另一種是外部刺激，根據(jù)采購方需求。2.描述總體需求：這一階段采購部門應(yīng)當確定的是所需要產(chǎn)品的總體特征以及數(shù)量，比如說產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、價格范圍等。3.確定產(chǎn)品規(guī)格：首先采購部門要確定有哪些產(chǎn)品需要被采購，然后尋找市面上的產(chǎn)品，并且對產(chǎn)品的功能進行分析。4.尋找供應(yīng)商：一般會通過線上線下互相結(jié)合的方式，尋找供應(yīng)商。5.提案征集，類似于招標：采購人員會邀請一些潛在的供應(yīng)商來進行提案說明，通過對比不同的供應(yīng)商能夠滿足采購需要的程度來確定選擇哪家供應(yīng)商。6.選擇供應(yīng)商：通過對供應(yīng)商的評估，選擇最有利于公司效益最大化的供應(yīng)商。7.簽訂合同：選定供應(yīng)商之后與供應(yīng)商簽訂采購合同。對于不同的供應(yīng)商產(chǎn)業(yè)，采購合同可能涉及特定的附加條款和條件。并且購貨協(xié)議的技術(shù)內(nèi)容也取決于所要購買的產(chǎn)品。之后就可以進行發(fā)貨、驗收。8.績效評估：采購部有三種方法對供應(yīng)商進行評估。（1）是請消費者對供應(yīng)商的產(chǎn)品進行評價。（2）是利用加權(quán)打分的方法，對供應(yīng)商進行打分。然后根據(jù)較差、一般、良好、優(yōu)秀，這四個維度進行評分，最后將總分加總。（3）是對于表現(xiàn)不好的供應(yīng)商重新進行談判，調(diào)整價格或者終止合作關(guān)系。三、采購計劃（一）采購計劃的作用1.避免庫存過多、資金積壓、空間浪費。2.配合銷售計劃達成。3.配合公司資金運用、周轉(zhuǎn)。4.指導采購工作。（二）影響因素要圓滿地完成采購任務(wù)，就必須了解采購產(chǎn)品的來源，價格，獲得性能參數(shù)及可靠性等，建立記錄不同供貨方所能供應(yīng)產(chǎn)品的技術(shù)指標的產(chǎn)品來源檔案，建立統(tǒng)一類目產(chǎn)品的價格目錄，并提出切實可行的產(chǎn)品采購清單和計劃，為產(chǎn)品采購方式的選擇和分標提供比較可靠的依據(jù)。鑒于此，產(chǎn)品采購計劃應(yīng)考慮以下幾方面的因素：1.采購產(chǎn)品的種類、具體的技術(shù)規(guī)格、性能要求。2.所采購產(chǎn)品預(yù)計投入使用時間，要考慮采購成本，集中采購與分批采購的利弊等因素。3.要根據(jù)市場結(jié)構(gòu)，供貨能力以及競爭性確定采購的批量安排及如何分標，分幾個標，每個標中包含哪些內(nèi)容。4.采購工作的協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)管理多批、多項、不同性質(zhì)、不同品目的采購是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要建立強有力的管理機構(gòu)。（三）采購計劃的內(nèi)容采購計劃編制，是確定從組織外部采購哪些產(chǎn)品和服務(wù)能夠最好地滿足企業(yè)需求的過程，它必須在范圍定義工作中完成。采購計劃編制涉及需要考慮的事項包括是否采購、怎樣采購、采購什么、采購多少及何時采購，采購計劃編制輸入的主要內(nèi)容說明如下：1.范圍說明書：范圍說明書說明企業(yè)界限范圍，它提供在采購計劃編制中必須考慮的有關(guān)企業(yè)需求和策略的重要信息。2.產(chǎn)品說明書：企業(yè)的產(chǎn)品說明書提供了在采購計劃編制期中必須考慮的，關(guān)于所有技術(shù)問題或其他的重要信息，產(chǎn)品說明書一般比工作說明書更廣。產(chǎn)品說明書說明的是企業(yè)的最終產(chǎn)品，工作說明書說明的是需要由供方提供的企業(yè)最終產(chǎn)品的某一部分。然而，如果執(zhí)行組織選擇采購整個產(chǎn)品，則二者的差別自然消失。3.采購資源：如果執(zhí)行的組織單位沒有正式的合同部門，那么企業(yè)隊伍就必須自己尋求資源和專家以支持企業(yè)采購活動。4.市場狀況：采購計劃編制過程必須考慮到市場能夠提供何種產(chǎn)品和服務(wù)、由誰提供以及適用的合同條件。5.其他計劃編制的輸出：在采購計劃的編制過程中，凡是可獲得的其他計劃的輸出，都應(yīng)盡量考慮。通常必須考慮其他計劃的輸出包括：初步成本和進度計劃估算、質(zhì)量管理計劃、資金流預(yù)測、工作分解結(jié)構(gòu)、可識別的風險和計劃的人員配備等。6.約束條件：約束條件，是指限制買方選擇的因素。對很多企業(yè)來說，最常見的約束條件之一是資金充裕度。7.假定：假定，是出于計劃編制的目的，將被認為是正確、真實或確定無疑的因素。四、采購信息（一）采購文件包括采購計劃、請購單、訂購單、可能的采購合同等，應(yīng)包含明確的采購產(chǎn)品質(zhì)量要求信息，如：產(chǎn)品的材質(zhì)、品種、規(guī)格、型號、生產(chǎn)家等，必要時應(yīng)參考確認樣、質(zhì)量要求或檢驗標準。（二）采購文件的制定由采購部按供貨計劃進度要求編制采購計劃，填寫訂購單和請購單，并需與倉庫核對庫存量，報主管領(lǐng)導審批。（三）采購文件的批準產(chǎn)品的采購計劃、采購合同、訂購單、請購單應(yīng)由采購部負責人審核批準；價值較大的產(chǎn)品的配件等的申購，則需經(jīng)理審核后交公司負責人批準。1.采購：采購員應(yīng)從“合格供方名錄”選擇供方簽訂合同或下達訂單。2.采購監(jiān)督：財務(wù)、采購、倉庫相關(guān)人員對是否按“合格供方名錄”采購實行監(jiān)督。財務(wù)部對非“合格供方名錄”的采購應(yīng)提出質(zhì)疑，可拒絕報銷；技術(shù)部對非“合格供方名錄”的采購物資可拒絕驗收；倉庫對非“合格供方名錄”的采購物資，可拒絕入庫。3.例外采購：當因特殊情況造成原有“合格供方名錄”內(nèi)的供方不能正常供貨，而急需時可實施例外采購，但應(yīng)按以下要求嚴格控制：（1）經(jīng)總經(jīng)理批準。（2）通知技術(shù)部進行嚴格檢驗。（3）技術(shù)部和倉庫，對例外采購的產(chǎn)品應(yīng)作出標識。（4）只適用于限定的數(shù)量或時間內(nèi)，若試用情況良好，則應(yīng)按供方選擇、評定的要求進行評定，符合條件者列入“合格供方名錄”。4.供方的再評價：采購部應(yīng)根據(jù)合格供方的供貨質(zhì)量確定其是否繼續(xù)成為合格供方。5.供方業(yè)績考核：應(yīng)對每個供方進行業(yè)績評定，主要內(nèi)容為：質(zhì)量、交期、價格、服務(wù)態(tài)度，包括進貨一次交檢合格率，在加工過程和最終檢驗中暴露的質(zhì)量問題；顧客反饋涉及到的進貨質(zhì)量問題；采購部應(yīng)進行記錄和評價。對供方控制的方式和程度：（1）采購部根據(jù)供方的業(yè)績，調(diào)整控制力度、供貨份額。績優(yōu)者增加份額，劣者減少份額，也可根據(jù)實際業(yè)績進行經(jīng)常性調(diào)整。（2）當合格供方的供貨質(zhì)量出現(xiàn)問題時，采購部應(yīng)及時通知質(zhì)檢部，采購部及時通知供方改進，防止此類事情的再次發(fā)生。（3）對所供產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生較大質(zhì)量問題或整改不力者應(yīng)由采購部發(fā)出警告并限期整改。在整改期間應(yīng)暫停供貨，整改后要重新評價。（4）當供方連續(xù)五次出現(xiàn)提供不合格品、所供產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生重大質(zhì)事故、限期整改仍評價不合格者由采購部提出取消其合格供方的資格，管理者代表審批，必要時董事長批準。6.采購產(chǎn)品的驗證：進廠的采購產(chǎn)品由質(zhì)檢部負責對其質(zhì)量進行檢驗或驗證。當顧客提出在供方的現(xiàn)場實施驗證時，采購部應(yīng)在相應(yīng)的采購文件中對擬驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法作出規(guī)定。五、采購實施1.采購員收到請購單并經(jīng)相關(guān)負責人批復(fù)后，即可開展多方詢價、比價、議價，按照貨比三家的原則，詢價人員將三家以上候選供應(yīng)商的品種、性能指標、報價、批量、運輸和付款條件等情況報相關(guān)負責人選擇。2.采購詢價獲準后，采購員即與供應(yīng)商洽談買賣具體事宜。3.采購員按供應(yīng)方交貨承諾或采購合同，及時催促供應(yīng)方按時發(fā)貨。收到托運單據(jù)或提貨憑單后，即前往提貨點，按提貨程序清點貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量或重量，相符后簽收。如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符，質(zhì)量經(jīng)檢測與約定標準不符，采購員可拒絕接收或?qū)⒇浳锿嘶毓?yīng)方。4.對貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量與合同不符的，采購員及時告知供應(yīng)方，并就退貨、經(jīng)濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。5.驗收合格的貨物及時運抵倉庫，辦理移交入庫手續(xù)，并持有關(guān)發(fā)票和提貨憑證到財務(wù)部銷帳。6.采購員對缺貨、不明供應(yīng)商、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題，應(yīng)及時上報相關(guān)負責人處置，尋找替代品。六、采購周期控制1.確定采購周期：采購專員應(yīng)綜合企業(yè)庫存量以及供給商所需的生產(chǎn)訂單時間，確定供給商交期。2.采購訂單跟蹤：采購訂單交貨后，采購專員需記錄交貨時間、物資信息及運輸交貨的過程。3.供給商交貨時間控制：（1）不影響供貨、銷售的采購物資，交貨截止時間為請購部門使用的前一天，允許提前交貨。（2）關(guān)系到企業(yè)供貨、銷售的采購物資，交貨時間必須嚴格控制。4.采購訂單分類：采購專員整理采購訂單后，按照以下標準對訂單進展分類，具體分類結(jié)果如下表所示：采購訂單分類表A類訂單單一品種，大于一個運輸單元的。B類訂單多品種且整張訂單小于一個運輸單元的C類訂單多品種，大于一個運輸單元的5.選擇交貨控制策略：（1）A類訂單應(yīng)分批交貨。（2）B類訂單應(yīng)整批交貨。（3）C類訂單應(yīng)在組合配比后分批交貨。6.確定交貨間隔：（1）A類訂單交貨間隔應(yīng)遵照以下兩條原那么確定：①采購物資應(yīng)滿一次運輸量。②采購物資應(yīng)恰好銜接帶到一批次物資用完。（2）B類訂單應(yīng)在交期確定的時間內(nèi)交貨：（3）C類訂單交貨間隔應(yīng)綜合以下條件合理確定。①采購物資應(yīng)滿足一次運輸量。②采購物資應(yīng)恰好銜接到上一批次物資用完。③各項物資按照一定配比運輸，各項物資配比應(yīng)根據(jù)物資使用情況合理確定。第五節(jié)供貨服務(wù)保證措施一、供貨前的準備措施1.根據(jù)本項目采購人的采購計劃，確定產(chǎn)品供貨計劃，并確定供貨的具體時間和采購人收貨的地方及聯(lián)系人員及聯(lián)系方式，以采購單位的采購計劃為準。2.制定產(chǎn)品供貨計劃，包括具體供貨時間，產(chǎn)品的種類信息，供貨車輛信息，具體到貨時間等。3.制定場地使用計劃，包括場地平面圖，車輛的進出方向，產(chǎn)品卸貨地點，產(chǎn)品堆放區(qū)域劃定，給采購單位提供必要的技術(shù)服務(wù)和指導。4.根據(jù)產(chǎn)品供貨計劃，制定使用車輛計劃，包括要使多少輛車，車輛信息，車輛具體到場時間，駕駛員姓名，聯(lián)系方式；以及備用車輛信息等。5.制定裝車計劃及裝車順序。6.供貨前最后和采購單位電話確認，確定合理的供貨進入時間，以便更好的協(xié)調(diào)卸車人員、場地和相關(guān)產(chǎn)品等，及時、高效地完成產(chǎn)品的交接。二、供貨質(zhì)量保證措施本項目中產(chǎn)品的質(zhì)量是基本前提，將直接影響到整個博物館預(yù)防性保護系統(tǒng)的安全及最終的運營效果。因此，在本項目的實施過程中，我們將自始至終嚴格按ISO9001標準控制好產(chǎn)品的質(zhì)量關(guān)，嚴格按采購要求控制程序執(zhí)行。1.我公司選擇的是信譽好、加工工藝精良、產(chǎn)品質(zhì)量有保證的合格產(chǎn)品生產(chǎn)商，確保產(chǎn)品的質(zhì)量。同時我公司將在產(chǎn)品生產(chǎn)制造過程中，督促生產(chǎn)商使用滿足本項目要求的原材料，確保產(chǎn)品在加工生產(chǎn)中的質(zhì)量。2.確保本項目所有產(chǎn)品的資料齊全，同時產(chǎn)品各項指標達到本項目招標文件及合同規(guī)定的要求。凡是資料不齊全或未經(jīng)批準的，一律不用于本項目的使用。3.在采購產(chǎn)品時，要求產(chǎn)品生產(chǎn)商及時提供相關(guān)證明文件和檢測報告。相關(guān)證明文件和檢測報告不是原件的，將要求生產(chǎn)商提供相關(guān)證明文件和檢測報告復(fù)印件并加蓋公章。4.凡標志不清或認為質(zhì)量有問題的產(chǎn)品、對質(zhì)量保證資料有懷疑的產(chǎn)品在疑問未解除之前不得用于本項目。5.在生產(chǎn)商供貨時，做好產(chǎn)品外在質(zhì)量驗收和內(nèi)在質(zhì)量驗收，內(nèi)在質(zhì)量驗收按規(guī)定通過檢測機構(gòu)取樣進行必要的試驗檢測。6.在生產(chǎn)商供貨時，檢查外形是否符合規(guī)格、質(zhì)量要求，檢查表面包裝有無破損等異狀以及數(shù)量偏差等缺陷。外觀質(zhì)量檢驗，通常采用抽驗的方法。抽驗的產(chǎn)品要有代表性，并做好抽驗檢查記錄。7.在產(chǎn)品進場前，包裝必須完好。除了持有合格證書、產(chǎn)品說明書外，酌情應(yīng)有使用說明書等。8.收到產(chǎn)品后，妥善保管，嚴格按照國家頒布的相關(guān)產(chǎn)品安全技術(shù)說明書的要求進行儲存、運送、處置等。9.在運輸和中轉(zhuǎn)過程中若發(fā)生外觀和質(zhì)量損壞的產(chǎn)品不用于本項目，同時我公司將迅速協(xié)商生產(chǎn)商進行更換的事宜。三、交貨進度保證措施1.組織措施落實各層次的進度控制人員具體任務(wù)和工作責任。成立以項目負責人為首的進度控制組織系統(tǒng)，做好勞力、材料、機構(gòu)的協(xié)調(diào)準備工作，保證在供貨服務(wù)過程中不出現(xiàn)窩工、浪費工現(xiàn)象；加強對項目部各類管理人員的教育工作，使他們到崗盡職，以有利于各項工作的有效展開。強化作業(yè)指導機構(gòu)，在物資運輸、機構(gòu)管理、后勤方面一切服從項目作業(yè)需要。任何人必須服從分配聽指揮，對作業(yè)計劃完成情況。進行跟蹤研究、分析，牢牢掌握主動權(quán)，對未完成作業(yè)計劃的，及時查原因、訂措施補救。加強計劃管理，建立班組會、生產(chǎn)例會。落實總工期，不斷對照計劃檢查各節(jié)點工序工期的執(zhí)行情況，及時調(diào)整，動態(tài)控制，確保計劃總工期的實現(xiàn)。2.技術(shù)措施根據(jù)交貨期控制，逐周編制作業(yè)計劃。根據(jù)計劃，在供貨、安裝過程中加強人力、物力、技術(shù)調(diào)度，保證產(chǎn)品的供應(yīng)，每天對照檢查計劃執(zhí)行情況，及時調(diào)整。勞力的選用嚴格按單位的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，調(diào)動本單位內(nèi)部的熟練技術(shù)工人參戰(zhàn)，注重提高操作工的技術(shù)素質(zhì)，加強崗前培訓工作，確?；竟\硬，以提高工作功率。加強質(zhì)量管理，嚴格按質(zhì)量保證措施進行質(zhì)量控制，做到操作有法，跟班檢查，確保各工序質(zhì)量合格，杜絕因質(zhì)量引起返工、停工而延誤工期。3.合同措施在供貨過程中全面推承包責任制，層層落實工作指標，開展班組之間的競爭，設(shè)立“進度計劃完成獎以及質(zhì)量信得過獎”，制定獎懲制度，做到獎罰分明，消滅大鍋飯，獎勵先進，充分調(diào)動積極性，把質(zhì)量進度搞上去，對完不成計劃而造成經(jīng)濟損失的，追究其責任。4.經(jīng)濟措施為保證按期交貨，必須有資金保證，我公司為本項目準備了一定資金，并實行?？顚Ｓ弥?，以確保我公司對采購單位資金墊付的承諾的實現(xiàn)，不影響項目進度，從而保證項目工期進度不受資金的影響。5.信息管理措施在供貨安裝過程中，不斷地收集實際進度的有關(guān)資料進行整理統(tǒng)計，與計劃進度比較，定期向采購單位提供比較報告。在其控制下編制周作業(yè)計劃，并做好進度記錄，填好進度統(tǒng)計表，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，及時、靈活、準確、果斷地采取措施，排除各種矛盾，加強各薄弱環(huán)節(jié)，實現(xiàn)動態(tài)平衡，保證完成交貨期目標。四、供貨保證能力及措施1.運營能力（1）人力資源本公司人力資源充足，有著良好的信譽，采購人員可以隨時調(diào)配，在采購上不存在問題。（2）運輸調(diào)度我公司所在地XX市，本項目所在地也位于XX市，在運輸方面基本可以做到隨時到貨。（3）相關(guān)管理措施我公司采用金字塔式管理，有專門的配送人員、技術(shù)人員以及采購人員，可以根據(jù)采購單位要求配送合適產(chǎn)品，并到現(xiàn)場走訪和了解產(chǎn)品的使用情況。2.財務(wù)能力本項目所需資金全部來自本公司銀行存款、現(xiàn)金及票據(jù)，本公司資金充足，完全有能力承擔本項目所需資金周轉(zhuǎn)。3.應(yīng)急保障能力為保證為產(chǎn)品及時供貨，特制定以下保障措施：（1）組建產(chǎn)品供應(yīng)項目部針對本項目，單位抽調(diào)經(jīng)驗豐富、責任心強的業(yè)務(wù)骨干組建產(chǎn)品項目供應(yīng)部。負責本項目的產(chǎn)品供應(yīng)。（2）供應(yīng)計劃根據(jù)項目進度和招標文件要求，制定詳細的質(zhì)量控制計劃和供應(yīng)管理辦法，并做到有效實施。（3）運輸?shù)幕A(chǔ)配備及應(yīng)急預(yù)案①車輛：投入應(yīng)急運輸車輛使用年限不超過X年，并經(jīng)檢測合格的在用車。②人員：參運人員年齡在X至X歲之間，符合道路運輸經(jīng)營條件的駕駛?cè)藛T，且技術(shù)過硬、作風正派、身體健康。③接受應(yīng)急運輸任務(wù)后，運輸車輛、人員必須整合待命，在規(guī)定時間內(nèi)到達指定地點集合。④執(zhí)行應(yīng)急運輸任務(wù)時，運輸車輛及參運駕駛?cè)藛T要遵守應(yīng)急預(yù)案的有關(guān)規(guī)定，服從統(tǒng)一調(diào)度、指揮，遇事主動請示、匯報，協(xié)調(diào)解決好各項工作事務(wù)。⑤根據(jù)應(yīng)急運輸保障工作的需要，做好相關(guān)應(yīng)急物資的調(diào)配，完成運輸任務(wù)。五、產(chǎn)品運輸保證措施1.做好產(chǎn)品運輸前的準備工作：一是做好技術(shù)準備，熟悉產(chǎn)品運輸路線，搞好安全交底；二是搞好產(chǎn)品性能和產(chǎn)品運輸產(chǎn)品維修調(diào)試工作，保證XX小時內(nèi)與招標人取得聯(lián)系，提供7×24小時聯(lián)系電話，并按照投標文件中約定的供貨時間將招標人所需產(chǎn)品送至指定地址。2.加強管理，產(chǎn)品運輸中做到統(tǒng)籌規(guī)劃，周密安排，全方位有序協(xié)調(diào)，強化計劃管理、網(wǎng)絡(luò)管理、目標管理和成本管理。3.配備性能優(yōu)良數(shù)量滿足產(chǎn)品運輸要求的產(chǎn)品運輸車輛，做到產(chǎn)品齊全，配置合理，性能先進，能保