商務(wù)數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ) 課件 第七章 數(shù)據(jù)分析報告

第七章撰寫分析報告目錄1、分析報告概述2、分析報告的結(jié)構(gòu)、撰寫原則及注意事項1分析報告概述1.1

分析報告的作用1.2分析報告的類型及特點數(shù)據(jù)分析的最后一個步驟就是撰寫分析報告。分析報告是數(shù)據(jù)分析項目的結(jié)果展示,是數(shù)據(jù)分析結(jié)果的有效承載形式。通過報告,可以把數(shù)據(jù)分析的起因、過程、結(jié)果及建議完整地呈現(xiàn)出來。數(shù)據(jù)分析報告也是一種溝通與交流的形式,主要在于將分析的結(jié)果、可行性建議以及其他有價值的信息傳遞給決策者,從而讓決策者做出正確的理解、判斷和決策。一份思路清晰、言簡意賅的分析報告能直戳問題點,提高溝通效率。我們一般用Word或PowerPoint來制作數(shù)據(jù)分析報告。1.1分析報告的作用數(shù)據(jù)分析報告主要有三個方面的作用,即展示分析結(jié)果、驗證分析質(zhì)量,以及為決策者提供參考依據(jù)。(1)展示分析結(jié)果:分析報告以某一種特定的形式將數(shù)據(jù)分析結(jié)果清晰地展示給決策者,使他們能夠迅速理解所分析問題的基本情況、結(jié)論與建議等內(nèi)容。(2)驗證分析質(zhì)量:通過分析報告中對數(shù)據(jù)分析方法的描述、對數(shù)據(jù)結(jié)果的處理與分析等幾個方面來驗證數(shù)據(jù)分析的質(zhì)量,并讓決策者感受到整個數(shù)據(jù)分析過程是科學(xué)并且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹?3)為決策者提供參考依據(jù):雖然做數(shù)據(jù)分析的人往往是沒有決策權(quán)的工作人員,但分析報告的結(jié)論與建議會被決策者重點閱讀,為決策者做最終決策提供參考依據(jù)。1.1分析報告的類型及特點由于數(shù)據(jù)分析報告的對象、內(nèi)容、時間、方法等有所不同,因而存在著不同類型的報告。常用的數(shù)據(jù)分析報告有專題分析報告、綜合分析報告、日常數(shù)據(jù)通報等。1.專題分析報告專題分析報告是對社會經(jīng)濟現(xiàn)象的某一方面或某一個問題進行專門研究的一種數(shù)據(jù)分析報告,它的主要作用是為決策者制定某項政策、解決某個問題提供決策參考和依據(jù)。專題分析報告具有以下兩個特點:單一性。專題分析報告不要求反映事物的全貌,主要針對某一方面或某一個問題進行分析,如用戶流失分析、提升用戶消費分析、提升企業(yè)利潤率分析等。深入性。由于專題分析報告內(nèi)容單一、重點突出,因此便于集中精力抓住主要問題進行深入分析。它不僅要對問題進行具體描述,還要對引起問題的原因進行分析,并且提出切實可行的解決辦法。這就要求對公司業(yè)務(wù)的認(rèn)知有一定的深度,由感性上升至理性,切忌蜻蜓點水,泛泛而談。2.綜合分析報告綜合分析報告是全面評價一個地區(qū)、單位、部門業(yè)務(wù)或其他方面發(fā)展情況的一種數(shù)據(jù)分析報告,如世界人口發(fā)展報告、全國經(jīng)濟發(fā)展報告、某企業(yè)運營分析報告。綜合分析報告具有以下兩個特點:(1)全面性。綜合分析報告反映的對象,無論是一個地區(qū)、一個部門還是一個單位,都必須以這個地區(qū)、這個部門、這個單位為分析總體,站在全局的高度,反映總體特征,做出總體評價,得出總體認(rèn)識。在分析總體現(xiàn)象時,必須全面、綜合地反映對象各個方面的情況。(2)聯(lián)系性。綜合分析報告要把互相聯(lián)系的一些現(xiàn)象、問題綜合起來進行全面系統(tǒng)的分析。這種綜合分析不是對資料的簡單羅列,而是在系統(tǒng)地分析指標(biāo)體系的基礎(chǔ)上,考察現(xiàn)象之間的內(nèi)部聯(lián)系和外部聯(lián)系。這種聯(lián)系的重點是比例關(guān)系和平衡關(guān)系,分析研究它們的發(fā)展是否協(xié)調(diào)、是否適應(yīng)。因此,從宏觀角度反映指標(biāo)之間關(guān)系的數(shù)據(jù)分析報告一般屬于綜合分析報告。3.日常數(shù)據(jù)通報日常數(shù)據(jù)通報是以定期數(shù)據(jù)分析報表為依據(jù),反映計劃執(zhí)行情況,并分析影響和形成原因的一種數(shù)據(jù)分析報告。這種數(shù)據(jù)分析報告一般是按日、周、月、季、年等時間階段定期撰寫的,所以也稱定期分析報告。日常數(shù)據(jù)通報可以是專題性的,也可以是綜合性的。這種分析報告的應(yīng)用十分廣泛,各個企業(yè)、部門都在使用。日常數(shù)據(jù)通報具有以下三個特點:(1)進度性。由于日常數(shù)據(jù)通報主要反映計劃的執(zhí)行情況,因此必須把計劃執(zhí)行的進度與時間的進展結(jié)合起來分析,觀察比較兩者是否一致,從而判斷計劃完成的情況。為此,需要進行一些必要的計算,通過一些絕對數(shù)和相對數(shù)指標(biāo)來突出進度。(2)規(guī)范性。日常數(shù)據(jù)通報基本上成為數(shù)據(jù)分析部門的例行報告,定時向決策者提供。所以這種分析報告就形成了比較規(guī)范的結(jié)構(gòu)形式,一般包括以下幾個基本部分:反映計劃執(zhí)行的基本情況、分析完成或未完成的原因、總結(jié)計劃執(zhí)行中的成績和經(jīng)驗、找出存在的問題、提出措施和建議。這種分析報告的標(biāo)題也比較規(guī)范,一般變化不大,有時為了保持連續(xù)性,標(biāo)題只變動一下時間,如《××月××日業(yè)務(wù)發(fā)展通報》。(3)時效性。由日常數(shù)據(jù)通報的性質(zhì)和任務(wù)決定,它是時效性最強的一種分析報告。只有及時提供業(yè)務(wù)發(fā)展過程中的各種信息,才能幫助決策者掌握企業(yè)經(jīng)營的主動權(quán),否則將會喪失良機。對大多數(shù)公司而言,以上這些報告主要通過Word、Excel和PowerPoint系列軟件來表現(xiàn),以這三種軟件表現(xiàn)的報告各自的優(yōu)劣勢和適用范圍如表71所示。項目WordExcelPowerPoint

優(yōu)勢

易于排版可打印裝訂成冊可含有動態(tài)圖標(biāo)結(jié)果可實時更新交互性更強可加入豐富的元素適合演示匯報增強展示效果

劣勢缺乏交互性不適合演示匯報

不適合演示匯報

不適合大篇文字

適用范圍綜合分析報告專題分析報告日常數(shù)據(jù)通報

日常數(shù)據(jù)通報

綜合分析報告專題分析報告2分析報告的結(jié)構(gòu)、撰寫原則及注意事項2.1分析報告的結(jié)構(gòu)2.2分析報告的撰寫原則2.3分析報告的注意事項1.1分析報告的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)分析報告確實有特定的結(jié)構(gòu),但是這種結(jié)構(gòu)并非一成不變。根據(jù)不同的撰寫人員、不同的匯報對象、不同的研究對象、不同性質(zhì)的數(shù)據(jù)分析,最后產(chǎn)生的報告可能會有不同的結(jié)構(gòu)。最常用的報告結(jié)構(gòu)還是“總—分—總”結(jié)構(gòu),它主要包括開篇、正文和結(jié)尾三大部分。在數(shù)據(jù)分析報告中,“總—分—總”結(jié)構(gòu)的開篇部分包括標(biāo)題、目錄和前言(主要包括分析背景、目的與思路);正文部分主要包括具體分析過程與結(jié)果;結(jié)尾部分包括結(jié)論、建議及附錄。。1.標(biāo)題標(biāo)題頁需要寫明報告的題目,題目要精簡干練,要求在一兩行內(nèi)。標(biāo)題是一種語言藝術(shù),好的標(biāo)題不僅可以表現(xiàn)數(shù)據(jù)分析的主題,而且能夠激發(fā)讀者的閱讀興趣,因此需要重視標(biāo)題的撰寫,以增強其藝術(shù)表現(xiàn)力。(1)標(biāo)題常用的類型。1)解釋基本觀點。這類標(biāo)題往往用觀點句來表示,點明數(shù)據(jù)分析報告的基本觀點,如“不可忽視高價值客戶的保有”“語音業(yè)務(wù)是公司發(fā)展的重要支柱”等。2)概括主要內(nèi)容。這類標(biāo)題重在敘述數(shù)據(jù)反映的基本事實,概括分析報告的主要內(nèi)容,讓讀者能抓住全文的中心,如“我公司銷售額比去年增長30%”“2010年公司業(yè)務(wù)運營情況良好”等。3)交代分析主題。這類標(biāo)題反映分析的對象、范圍、時間、內(nèi)容等情況,并不點明分析師的看法和主張,如“發(fā)展公司業(yè)務(wù)的途徑”“2010年運營分析”“2010年部門業(yè)務(wù)對比分析”等。4)提出問題。這類標(biāo)題以設(shè)問的方式提出報告所要分析的問題,引起讀者的注意和思考,如“客戶流失到哪里去了”“公司收入下降的關(guān)鍵何在”“1500萬利潤是怎樣獲得的”。(2)標(biāo)題的撰寫要求。1)直接。數(shù)據(jù)分析報告是一種應(yīng)用性較強的文體,它直接用來為決策者的決策和管理服務(wù),所以標(biāo)題必須用毫不含糊的語言,直截了當(dāng)、開門見山地表達基本觀點,讓讀者一看標(biāo)題就能明白數(shù)據(jù)分析報告的基本精神,加快對報告內(nèi)容的理解。2)確切。標(biāo)題的撰寫要做到文題相符、寬窄適度,恰如其分地表現(xiàn)分析報告的內(nèi)容和對象的特點。3)簡潔。標(biāo)題要直接反映數(shù)據(jù)分析報告的主要內(nèi)容和基本精神,就必須具有高度的概括性,用較少的文字集中、準(zhǔn)確、簡潔地進行表述。4)藝術(shù)性。標(biāo)題的撰寫除了要符合直接、確切、簡潔三點基本要求,還應(yīng)力求鮮明活潑、獨具特色、具有藝術(shù)性。要使標(biāo)題具有藝術(shù)性,就要抓住對象的特征展開聯(lián)想,適當(dāng)運用修辭手法給予突出和強調(diào),如“我的市場我做主”“我和客戶有個約會”等。有時,報告的作者也要在題目下方出現(xiàn),或者在報告中要給出所在部門的名稱。為了將來方便參考,完成報告的日期也應(yīng)當(dāng)注明,這樣能夠體現(xiàn)出報告的時效性。2.目錄目錄可以幫助讀者方便地找到所需的內(nèi)容,因此,要在目錄中列出報告主要章節(jié)的名稱。如果是在Word中撰寫報告,在章節(jié)名稱后面還要加上對應(yīng)的頁碼,對于比較重要的二級目錄,也可以將其列出來。所以,從另一個角度說,目錄相當(dāng)于數(shù)據(jù)分析大綱,它可以體現(xiàn)報告的分析思路。但是目錄也不要太過詳細(xì),因為這樣閱讀起來讓人覺得冗長并且耗時。此外,通常公司或企業(yè)的高層管理人員沒有時間閱讀完整的報告,他們僅對其中一些以圖表展示的分析結(jié)論有興趣,因此,當(dāng)書面報告中沒有大量圖表時,可以考慮將各章圖表單獨制作成目錄,以便日后更有效地使用。3.前言前言的寫作一定要經(jīng)過深思熟慮,前言內(nèi)容是否正確,對最終報告是否能解決業(yè)務(wù)問題,是否能夠給決策者決策提供有效依據(jù)起決定性作用。前言是分析報告的一個重要組成部分,主要包括分析背景、目的及思路三方面。(1)分析背景。對數(shù)據(jù)分析背景進行說明,主要是為了讓報告閱讀者對整個分析研究的背景有所了解。這部分內(nèi)容主要闡述此項分析的主要原因、分析的意義以及其他相關(guān)信息,如行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀等內(nèi)容。(2)分析目的。數(shù)據(jù)分析報告中陳述分析的目的是讓報告的閱讀者了解開展此次分析能帶來何種效果,可以解決什么問題。在實際寫作中,有時將研究背景和分析目的合二為一。(3)分析思路。分析思路用來指導(dǎo)數(shù)據(jù)分析師進行一個完整的數(shù)據(jù)分析,即確定需要分析的內(nèi)容或指標(biāo)。這是分析方法論中的重點,也是很多人常常感到困惑的問題。只有在營銷、管理理論的指導(dǎo)下,才能確保數(shù)據(jù)分析維度的完整性、分析結(jié)果的有效性及正確性。4.正文正文是數(shù)據(jù)分析報告的核心部分,它將系統(tǒng)全面地表述數(shù)據(jù)分析的過程與結(jié)果。撰寫正文報告時,應(yīng)根據(jù)之前分析思路中確定的每項分析內(nèi)容,利用各種數(shù)據(jù)分析方法,一步步地展開分析,通過圖表及文字相結(jié)合的方式,形成報告正文,方便閱讀者理解。正文通過展開論題,對論點進行分析論證,表達報告撰寫者的見解和研究成果的核心部分,因此正文占分析報告的絕大部分篇幅。一篇報告只有想法和主張是不行的,必須經(jīng)過科學(xué)嚴(yán)密的論證,才能確認(rèn)觀點的合理性和真實性,才能使別人信服。因此,報告主題部分的論證是極為重要的。報告正文具有以下幾個特點:是報告最長的主體部分,包含所有數(shù)據(jù)分析事實和觀點,通過數(shù)據(jù)圖表和相關(guān)的文字結(jié)合分析,正文各部分具有邏輯關(guān)系。我們通常運用金字塔原理來組織報告,比如整個報告的核心觀點是什么,核心又由哪些子觀點構(gòu)建,支持每個子觀點的數(shù)據(jù)是什么。5.結(jié)論與建議結(jié)論是以數(shù)據(jù)分析結(jié)果為依據(jù)得出的,通常以綜述性文字來說明。它不是分析結(jié)果的簡單重復(fù),而是結(jié)合公司實際業(yè)務(wù),經(jīng)過綜合分析、邏輯推理形成的總體論點。結(jié)論是去粗取精、由表及里而抽象出的共同、本質(zhì)的規(guī)律,它與正文緊密銜接,與前言相呼應(yīng),使分析報告首尾呼應(yīng)。結(jié)論應(yīng)該措辭嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、鮮明。建議根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)論對企業(yè)或業(yè)務(wù)等所面臨的問題提出改進的方法,建議主要關(guān)注結(jié)論保持優(yōu)勢及改進劣勢等方面。因為分析人員所給出的建議主要是基于數(shù)據(jù)分析結(jié)果而得到的。會存在局限性,因此必須結(jié)合公司的具體業(yè)務(wù)才能得出切實可行的建議。6.附錄附錄是數(shù)據(jù)分析報告的一個重要組成部分。一般來說,附錄提供正文中涉及而未予闡述的有關(guān)資料,有時也含有正文中提及的資料,從而向讀者提供一條深入數(shù)據(jù)分析報告的途徑。它主要包括報告中涉及的專業(yè)名詞解釋、計算方法、重要原始數(shù)據(jù)、地圖等內(nèi)容。每個內(nèi)容都需要編號,以備查詢。當(dāng)然并不是要求每篇報告都有附錄,附錄是數(shù)據(jù)分析報告的補充,并不是必需的,應(yīng)該根據(jù)各自的情況再決定是否需要在報告結(jié)尾處添加附錄。分析報告是整個分析過程的成果,是評定一個產(chǎn)品、一個運營事件的定性結(jié)論,很可能是產(chǎn)品決策的參考依據(jù)。一份完整的數(shù)據(jù)分析報告,應(yīng)當(dāng)圍繞目標(biāo)確定范圍,遵循一定的前提和原則,系統(tǒng)地反映存在的問題及原因,從而進一步找出解決問題的方法。撰寫分析報告需要遵循以下四個原則。(1)規(guī)范性。數(shù)據(jù)分析報告中所使用的名詞術(shù)語一定要規(guī)范,標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,前后一致,要與業(yè)內(nèi)公認(rèn)的術(shù)語一致。(2)重要性。數(shù)據(jù)分析報告一定要體現(xiàn)數(shù)據(jù)分析的重點,在各項數(shù)據(jù)分析中,應(yīng)該重點選取關(guān)鍵指標(biāo),科學(xué)地進行分析。此外,針對同一類問題,其分析結(jié)果也應(yīng)當(dāng)按照問題重要性的高低來分級闡述。(3)謹(jǐn)慎性。數(shù)據(jù)分析報告的編制過程一定要謹(jǐn)慎,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須真實、完整,分析過程必須科學(xué)、合理,分析結(jié)果要可靠,內(nèi)容要實事求是。(4)創(chuàng)新性。當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展可謂日新月異,許多科學(xué)家也提出各種新的研究模型或者分析方法。數(shù)據(jù)分析報告需要適時地引入這些內(nèi)容,一方面可以用實際結(jié)果來驗證或改進它們,另一方面也可以讓更多的人了解全新的科研成果,使其發(fā)揚光大。2.2分析報告的撰寫原則(1)分析結(jié)論要明確、精簡、有邏輯性。如果沒有明確的結(jié)論,整個數(shù)據(jù)分析工作就失去了意義。很多時候分析就是為了發(fā)現(xiàn)問題,如果一個分析能發(fā)現(xiàn)一個重大問題,就達到目的了。精簡的結(jié)論也容易讓閱讀者接受,降低閱讀者的閱讀心理門檻。不要有猜測性的結(jié)論,太主觀的東西缺乏說服力,一定要遵循“發(fā)現(xiàn)問題—總結(jié)問題原因—解決問題”