時間管理與工作統(tǒng)籌技巧概述課件

13五月2024時間管理與工作統(tǒng)籌技巧概述

目錄員工的職業(yè)生涯規(guī)劃團隊組織的時間管理時間管理的基本策略基礎工作與有備無患分清工作的輕重緩急時間管理的統(tǒng)籌技巧管理技巧的具體應用小實驗道具：——鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干，細沙一堆，水一罐。方法：把以上物品裝進鐵桶。提問：如果請你做這個實驗，你將會按怎樣的順序把以上物品裝進鐵桶？1、員工職業(yè)生涯與時間管理■生命的有限性——人最寶貴和稀缺的是什么■生命的價值觀——生命的價值和人生的意義■追求成功人生是每個人的夢想——成功的原動力來自心靈■實現(xiàn)理想取決于行動力——個人職業(yè)設計與操作中的時間管理一、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃2、人生的四個職業(yè)發(fā)展階段66歲以上，當退休臨近的時候下降階段45歲-65歲維持階段30多歲和40多歲之間的某個時段上職業(yè)中期危機階段30-40歲之間穩(wěn)定子階段25-30歲之間嘗試子階段24-44歲之間確立階段15歲-24歲之間探索階段具體說明不同階段一、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃3、人生定位與選擇最佳職業(yè)■性格/愛好/能力/市場——準確定位提高人生價值是另一種時間節(jié)約一、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃性格線愛好線能力線市場線個人職業(yè)選擇的范圍1、我們的問題在哪里■透過現(xiàn)象看本質——部分人的三個字特征——人治特征下的權力情結■時間管理失序——做事缺乏計劃性——做事分不清主次——不善于說“不”——無法恰當處理外部的打擾二、團隊組織的時間管理“茫”“忙”“盲”1、我們的問題在哪里■時間的浪費——電話干擾，陪同煲粥——會而不議，議而不決——不速之客，禮節(jié)陪聊——回復信件，斟字酌句——外部客觀的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等）B、餐飲服務C、社會化程度二、團隊組織的時間管理1、我們的問題在哪里■時間的浪費——某項調查數(shù)據(jù)結果（１天）三、團隊組織的時間管理睡眠8.05小時用餐1.31小時瑣事0.55小時工作7.34小時交際0.39小時休息0.45小時娛樂0.31小時上下班交通0.73小時讀書報雜志0.42小時處理家務事0.26小時興趣的工作0.37小時音樂或電視2.51小時與朋友聊天1.11小時1、我們的問題在哪里■時間陷井——情不自禁——過分客套——例行公事——猶豫不決——漫不經心——碌碌無為三、團隊組織的時間管理國外學者對某跨國公司總部人員的跟蹤調查顯示：

管理人員平均每8分鐘被打擾一次；

業(yè)務系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會議上的時間不少于10小時；行政管理人員每周會議20小時。心理學家指出：恢復思路平均時間為３－５分鐘日本學者關于時間浪費的調查

“人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，即每天50—60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是50%。其中約3小時的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時?！备鶕?jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。三、團隊組織的時間管理2、團隊時間管理的原則■時間進度表制定原則——實際花費的時間總比預計的長■突發(fā)性事件應付原則——為突發(fā)事件預留處理時間■日常性事務維護原則——做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎工作■時間被占用說不原則——過度熱心腸者的良藥三、團隊組織的時間管理3、走出觀念上的誤區(qū)■高效率就是高效益——快就一定好嗎？——方向錯誤和方法不當■鑒別問題比進一步解決問題容易——想明白了再行動三、團隊組織的時間管理三、團隊組織的時間管理4、時間管理的八大法寶■工作環(huán)境“５Ｓ”

準備工作■工作的計劃性目標管理■分清工作輕重緩急優(yōu)先級■并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學■學會說“不”

拒絕的學問案例：華為的時間管理■韻律原則——“韻律原則”包括兩個方面的內容：一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如e-mail），要適當?shù)呐c上司溝通減少來自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習慣等。

三、團隊組織的時間管理1、提高你的時間管理技能■做個時間管理的高手——有效地計劃與安排自己的時間——找到節(jié)約時間的措施——學會積零成整——提高“復種”指數(shù)——應付意外事件四、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■準備之一：長期準備（4）——購買工具書/增加知識儲備/提高能力——訓練你的快速閱讀能力——把常用的文件/文具放好——養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習慣四、時間管理的基本策略

——凡事預則立，不預則廢。2、應該記住的20條實用方法■準備之二：臨時準備（5）——明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序——將相關的工作列在一起——把工作計劃放到隨時可見的地方——每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘——做好正式工作前的準備工作四、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■要培養(yǎng)的好習慣（6）——利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時間——把最困難的事放在效率最高的時候——利用零碎時間處理例行性事務——午餐或下班前開會效率最高/避免上午開會——休息片刻/伸個懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料——每晚沉思片刻/回顧與總結四、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■與外部產生聯(lián)系時的應變能力（4）——站著接待一向健談的來訪者——從不主動閑聊/盡量回避來閑聊者——管理電話：主動撥號/與被動接聽——如遇瑣事纏身能快速擺脫3、秘書人員的時間管理■認清自己的角色和職責四、時間管理的基本策略工作環(huán)境“５Ｓ”——白領階層的辦公室“５Ｓ”工作計劃表常用文件及工具書柜子及辦公室桌清理相關人員通訊錄事件記錄本五、基礎工作與有備無患1、“80、20”法則運用■先做最重要的事情

你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎？你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎？結論：做重要的少數(shù)事情六、分清工作的輕重緩急

——請運用“80、20”法則，找出自己日常工作任務中重要的20%。個人模式：自發(fā)回憶法團隊模式：頭腦風暴法現(xiàn)場思考：六、分清工作的輕重緩急2、工作優(yōu)先級綜合分析——四象限坐標圖重要度緊迫性A

重要而且緊迫Ｃ

緊迫但不重要D

不重要不緊迫Ｂ重要但不緊迫六、分清工作的輕重緩急■請運用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重要A（碎石型的事務）危機急迫的問題有期限壓力的計劃B（石塊型的事務）發(fā)掘新機會規(guī)劃改進產能建立伙伴關系防患于未然不重要C（細沙型的事務）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務）一些可做可不做的雜事一些不必要的應酬有趣的活動六、分清工作的輕重緩急案例分析一天下午，G公司的生產部經理李華正在參加公司召開的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算這件事。突然收到手機短信，兩個同學從外地出差來此，約李華晚上參加校友聚會。這時主持人宣布，由于這次會議時間緊，請全體與會人員晚上要參加分組討論。剛一散會，五金車間的一名班長滿頭大汗跑進會場，拉著李華就往外走，原來幾名工人與運輸部門的幾個搬運工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來了，車間主任和在場的保安制止不了，因此派一個班長來找李經理。

假如你是李華，此時此刻你該怎么辦？1、并行工作模式■什么情況下能并行工作——舉例七、時間管理的統(tǒng)籌技巧ABCD

走訪客戶去甲城市

順便采購某機器配件把新聘兩大學生帶去辦事處和在該城市工作的同學聚餐公私兼顧一次搞掂2、串行工作模式■什么情況下必須串行工作——舉例九、時間管理的統(tǒng)籌技巧ABCD主要領導不到場會議不能開要充分考慮工作的連續(xù)性會議沒結束形不成工作決議決議沒有下達工作無法開展工作尚未結束無法進行考核3、并行串行如何兼顧■學一點統(tǒng)籌學九、時間管理的統(tǒng)籌技巧ABCD

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順便采購某機器配件把新聘兩大學生帶去辦事處

和在該城市工作的同學聚餐公私兼顧一次搞掂請問：——A、B、C、D如何排列？

陳明宇是一名大專生，在某公司擔任辦公室行政助理，雜務事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事：A、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜；B、到市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照地址變更的相關手續(xù)；C、擬寫一份國慶節(jié)放假以及安全注意事項的通知；D、協(xié)助業(yè)務部經理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務員王笑天談話；E、復印機故障需聯(lián)系售后服務單位前來維修；F、后天主管市場的張副總去北京，安排訂機票。主任交待完任務就外出辦事去了