上市公司董事會秘書制度

上市公司董事會秘書制度董事會秘書職務(wù)在上市公司屬于高級管理人員，主要負責上市公司信息披露、投資者關(guān)系工作等工作，對上市公司完善公司治理和規(guī)范運作發(fā)揮著重要作用。根據(jù)現(xiàn)行有效的相關(guān)規(guī)定，對董事會秘書的設(shè)置、工作職責、任職資格要求、行為規(guī)范等事項做簡要歸納整理。

一、設(shè)置要求《首次公開發(fā)行股票并上市管理辦法》第14條規(guī)定，發(fā)行人已經(jīng)依法建立健全股東大會、董事會、監(jiān)事會、獨立董事、董事會秘書制度，相關(guān)機構(gòu)和人員能夠依法履行職責。《上市公司治理準則》第28條規(guī)定，上市公司應設(shè)董事會秘書，負責公司股東大會和董事會會議的籌備及文件保管、公司股東資料的管理、辦理信息披露事務(wù)、投資者關(guān)系工作等事宜。董事會秘書作為上市公司高級管理人員，為履行職責有權(quán)參加相關(guān)會議，查閱有關(guān)文件，了解公司的財務(wù)和經(jīng)營等情況。董事會及其他高級管理人員應當支持董事會秘書的工作。任何機構(gòu)及個人不得干預董事會秘書的正常履職行為。《上市公司章程指引》第11條規(guī)定，本章程所稱其他高級管理人員是指公司的副經(jīng)理、董事會秘書、財務(wù)負責人。

按照上述規(guī)定，《首次公開發(fā)行股票并上市管理辦法》第14條為發(fā)行條件中“規(guī)范運行”章節(jié)，設(shè)置董事會秘書制度是公司上市的必備制度?！渡鲜泄局卫頊蕜t》、《上市公司章程指引》則將董事會秘書歸為高級管理人員，突顯了該崗位的重要性。

二、任職資格首先，董事會秘書作為公司高級管理人員，其任職資格應當符合《公司法》對高級管理人員任職條件的規(guī)定?！豆痉ā返?46條規(guī)定，有下列情形之一的，不得擔任公司的董事、監(jiān)事、高級管理人員：（一）無民事行為能力或者限制民事行為能力；（二）因貪污、賄賂、侵占財產(chǎn)、挪用財產(chǎn)或者破壞社會主義市場經(jīng)濟秩序，被判處刑罰，執(zhí)行期滿未逾五年，或者因犯罪被剝奪政治權(quán)利，執(zhí)行期滿未逾五年；（三）擔任破產(chǎn)清算的公司、企業(yè)的董事或者廠長、經(jīng)理，對該公司、企業(yè)的破產(chǎn)負有個人責任的，自該公司、企業(yè)破產(chǎn)清算完結(jié)之日起未逾三年；（四）擔任因違法被吊銷營業(yè)執(zhí)照、責令關(guān)閉的公司、企業(yè)的法定代表人，并負有個人責任的，自該公司、企業(yè)被吊銷營業(yè)執(zhí)照之日起未逾三年；（五）個人所負數(shù)額較大的債務(wù)到期未清償。公司違反前款規(guī)定選舉、委派董事、監(jiān)事或者聘任高級管理人員的，該選舉、委派或者聘任無效。董事、監(jiān)事、高級管理人員在任職期間出現(xiàn)本條第一款所列情形的，公司應當解除其職務(wù)。

其次，證監(jiān)會《首次公開發(fā)行股票并上市管理辦法》第16條規(guī)定，發(fā)行人的董事、監(jiān)事和高級管理人員符合法律、行政法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的任職資格，且不得有下列情形：（一）被中國證監(jiān)會采取證券市場禁入措施尚在禁入期的；（二）最近36個月內(nèi)受到中國證監(jiān)會行政處罰，或者最近12個月內(nèi)受到證券交易所公開譴責；（三）因涉嫌犯罪被司法機關(guān)立案偵查或者涉嫌違法違規(guī)被中國證監(jiān)會立案調(diào)查，尚未有明確結(jié)論意見。

第三，深交所和上交所關(guān)于董事會秘書任職資格要求如下：上交所主板《上海證券交易所股票上市規(guī)則》第3.2.4條，董事會秘書應當具備履行職責所必需的財務(wù)、管理、法律等專業(yè)知識，具有良好的職業(yè)道德和個人品質(zhì)，并取得本所頒發(fā)的董事會秘書培訓合格證書。具有下列情形之一的人士不得擔任董事會秘書：（一）《公司法》第一百四十六條規(guī)定的任何一種情形；（二）最近3年受到過中國證監(jiān)會的行政處罰；（三）最近3年受到過證券交易所公開譴責或者3次以上通報批評；（四）本公司現(xiàn)任監(jiān)事；（五）本所認定不適合擔任董事會秘書的其他情形?！渡虾ＷC券交易所上市公司董事會秘書管理辦法》第六條，擔任上市公司董事會秘書，應當具備以下條件：（一）具有良好的職業(yè)道德和個人品質(zhì)；（二）具備履行職責所必需的財務(wù)、管理、法律等專業(yè)知識；（三）具備履行職責所必需的工作經(jīng)驗；（四）取得本所認可的董事會秘書資格證書。第七條，具有下列情形之一的人士不得擔任上市公司董事會秘書：（一）《公司法》第一百四十七條規(guī)定的任何一種情形；（二）最近3年曾受中國證監(jiān)會行政處罰；（三）曾被證券交易所公開認定為不適合擔任上市公司董事會秘書；（四）最近3年曾受證券交易所公開譴責或者3次以上通報批評；（五）本公司現(xiàn)任監(jiān)事；（六）本所認定不適合擔任董事會秘書的其他情形。

上交所科創(chuàng)板《上海證券交易所科創(chuàng)板上市公司自律監(jiān)管規(guī)則適用指引第1號--規(guī)范運作》第4.5.3條，擔任科創(chuàng)公司董事會秘書，應當具備以下條件：（一）具有良好的職業(yè)道德和個人品質(zhì)；（二）具備履行職責所必需的財務(wù)、管理、法律等專業(yè)知識；（三）具備履行職責所必需的工作經(jīng)驗；（四）取得本所認可的董事會秘書資格證書。

第4.5.4條，具有下列情形之一的人士不得擔任科創(chuàng)公司董事會秘書：（一）《公司法》第一百四十六條規(guī)定的情形；（二）最近3年曾受中國證監(jiān)會行政處罰，或者被中國證監(jiān)會采取市場禁入措施，期限尚未屆滿；（三）曾被證券交易所公開認定為不適合擔任科創(chuàng)公司董事會秘書；（四）最近3年曾受證券交易所公開譴責或者3次以上通報批評；（五）本公司現(xiàn)任監(jiān)事；（六）本所認定不適合擔任董事會秘書的其他情形。

深交所主板/中小板《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》第3.2.4條，董事會秘書應當具備履行職責所必需的財務(wù)、管理、法律專業(yè)知識，具有良好的職業(yè)道德和個人品德，并取得本所頒發(fā)的董事會秘書資格證書。有下列情形之一的人士不得擔任上市公司董事會秘書：（一）有《公司法》第一百四十六條規(guī)定情形之一的；（二）自受到中國證監(jiān)會最近一次行政處罰未滿三年的；（三）最近三年受到證券交易所公開譴責或者三次以上通報批評的；（四）本公司現(xiàn)任監(jiān)事；（五）本所認定不適合擔任董事會秘書的其他情形。《深圳證券交易所上市公司董事會秘書及證券事務(wù)代表資格管理辦法》第五條，董事會秘書及證券事務(wù)代表應具備《上市規(guī)則》所要求的任職條件。

深交所創(chuàng)業(yè)板《深圳證券交易所創(chuàng)業(yè)板上市公司規(guī)范運作指引》第3.2.4條，董事、監(jiān)事和高級管理人員候選人存在下列情形之一的，不得被提名擔任上市公司董事、監(jiān)事和高級管理人員：（一）《公司法》第一百四十六條規(guī)定的情形之一；（二）被中國證監(jiān)會采取證券市場禁入措施，期限尚未屆滿；（三）被證券交易所公開認定為不適合擔任公司董事、監(jiān)事和高級管理人員，期限尚未屆滿；（四）本所規(guī)定的其他情形。

第3.2.7條，董事會秘書候選人除應當符合第3.2.4條規(guī)定外，同時不得存在下列任一情形：（一）最近三年內(nèi)受到中國證監(jiān)會行政處罰；（二）最近三年受到證券交易所公開譴責或者三次以上通報批評；（三）本公司現(xiàn)任監(jiān)事；（四）本所認定不適合擔任董事會秘書的其他情形。擬聘任董事會秘書因涉嫌犯罪被司法機關(guān)立案偵查或者涉嫌違法違規(guī)被中國證監(jiān)會立案調(diào)查，尚未有明確結(jié)論意見的，上市公司應當及時披露擬聘任該人士的原因以及是否存在影響上市公司規(guī)范運作的情形，并提示相關(guān)風險。

第四，在任職期間，如發(fā)現(xiàn)董事會秘書存在不符合任職資格及規(guī)定情形的，應當解除其職務(wù)。上交所主板《上海證券交易所股票上市規(guī)則》第3.2.10條規(guī)定，董事會秘書具有下列情形之一的，上市公司應當自相關(guān)事實發(fā)生之日起一個月內(nèi)將其解聘：（一）第3.2.4條規(guī)定的任何一種情形；（二）連續(xù)3個月以上不能履行職責；（三）在履行職責時出現(xiàn)重大錯誤或者疏漏，給投資者造成重大損失；（四）違反法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、其他規(guī)范性文件、本規(guī)則、本所其他規(guī)定和公司章程等，給投資者造成重大損失。

深交所主板/中小板《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》第3.2.11條規(guī)定，董事會秘書有下列情形之一的，上市公司應當自事實發(fā)生之日起一個月內(nèi)解聘董事會秘書：（一）出現(xiàn)本規(guī)則第3.2.4條所規(guī)定情形之一的；（二）連續(xù)三個月以上不能履行職責的；（三）在履行職責時出現(xiàn)重大錯誤或者疏漏，給投資者造成重大損失的；（四）違反法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件、本規(guī)則、本所其他相關(guān)規(guī)定或者公司章程，給投資者造成重大損失的。

上交所科創(chuàng)板《上海證券交易所科創(chuàng)板上市公司自律監(jiān)管規(guī)則適用指引第1號--規(guī)范運作》第4.5.7條規(guī)定，科創(chuàng)公司董事會秘書存在下列情形之一的，公司應當自相關(guān)事實發(fā)生之日起一個月內(nèi)將其解聘：（一）本指引第4.5.4條規(guī)定的任何一種情形；（二）連續(xù)3年未參加董事會秘書后續(xù)培訓；（三）連續(xù)3個月以上不能履行職責；（四）在履行職責時出現(xiàn)重大錯誤或者疏漏，后果嚴重的；（五）違反法律、法規(guī)或規(guī)范性文件，后果嚴重的。董事會秘書被解聘時，公司應當及時向本所報告，說明原因并公告。董事會秘書有權(quán)就被公司不當解聘，向本所提交個人陳述報告。4.5.8科創(chuàng)公司董事會秘書被解聘或辭職離任的，應當接受董事會和監(jiān)事會的離任審查，并辦理有關(guān)檔案文件、具體工作的移交手續(xù)。董事會秘書辭職后未完成上述報告和公告義務(wù)的，或者未完成離任審查、文件和工作移交手續(xù)的，仍應承擔董事會秘書職責。

深交所創(chuàng)業(yè)板《深圳證券交易所創(chuàng)業(yè)板上市公司規(guī)范運作指引》第3.2.18條規(guī)定，董事會秘書有下列情形之一的，上市公司應當自該事實發(fā)生之日起一個月內(nèi)解聘董事會秘書：（一）出現(xiàn)本指引第3.2.4條、第3.2.7條規(guī)定情形之一的；（二）連續(xù)三個月以上不能履行職責的；（三）在履行職責時出現(xiàn)重大錯誤或者疏漏，給公司或者股東造成重大損失的；（四）違反國家法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件、《創(chuàng)業(yè)板上市規(guī)則》、本指引、本所其他規(guī)定或者公司章程，給公司或者股東造成重大損失的。

第五，擔任上交所或深交所上市公司董事會秘書，應當參加交易所安排的培訓并通過董事會秘書資格考試，并按照要求每兩年參加一次后續(xù)培訓。

關(guān)于董事會秘書資格考試的考試范圍，《深圳證券交易所上市公司董事會秘書及證券事務(wù)代表資格管理辦法》第12條規(guī)定，董事會秘書資格考試的基本范圍包括：（一）《公司法》、《證券法》、《刑法修正案（六）》等法律和行政法規(guī)；（二）《上市公司治理準則》、《上市公司信息披露管理辦法》、《上市公司股東大會規(guī)則》、《上市公司章程指引》、《上市公司收購管理辦法》、《上市公司重大資產(chǎn)重組管理辦法》等相關(guān)部門規(guī)章