公司文控中心管理制度

第第1頁共4頁公司文控中心管理制度一、概述公司文控中心是公司重要的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公司部門的文件和資料，保證公司的文件管理規(guī)范、有序，并確保件的完整性、真實(shí)性和安全性，以提高公司的工作效率和信息理水平。二、組織架構(gòu)公司文控中心由一名主管和若干名文控人員組成。主管負(fù)整體協(xié)調(diào)和管理工作，保證文控中心的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。文控人員負(fù)具體的文件管理工作，包括文件的歸檔、記錄、檢索等。三、文件管理流程1.文件的發(fā)文（）發(fā)文申請(qǐng)：各部門車間需要發(fā)文時(shí)，必須填寫發(fā)文申表，并經(jīng)上級(jí)主管批準(zhǔn)后提交給文控中心。（）發(fā)文登記：文控人員在收到發(fā)文申請(qǐng)后需要對(duì)其進(jìn)行記，包括文號(hào)、發(fā)文日期、標(biāo)題等信息，并為該文件分配一個(gè)唯一的編號(hào)。（）文件起草：發(fā)文申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，各部門車間需要起正式的文件，包括文件的正文和附件等內(nèi)容，并確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。（）主管審定：文件起草完成后，需要經(jīng)主管審定，并簽批準(zhǔn)意見。（）文件復(fù)印：通過復(fù)印機(jī)將待發(fā)的文件復(fù)制多份，其中份作為正本發(fā)出，其余為副本。（）文件裝訂：文控人員將正本和副本依次裝訂在文件中，加蓋公司公章，并在文件夾上標(biāo)明文件號(hào)和發(fā)文日期等信息，然后將其交給發(fā)文人員。（）發(fā)文登記更新：文控人員要及時(shí)更新發(fā)文登記信息，將文件的電子版本存儲(chǔ)在服務(wù)器上。2.文件的收文（）收文登記：文控人員負(fù)責(zé)收到文件后及時(shí)登記，并為分配一個(gè)唯一的編號(hào)。（）文件整理：文控人員按照文件的種類、日期等進(jìn)行分和整理，并將其歸檔到相應(yīng)的文件柜中。（）文件歸檔：文控人員將整理好的文件裝箱、編號(hào)，并放到文件庫(kù)中，確保文件的安全和完整。（）收文通知：文控人員需要通知收文人員文件的到達(dá)，通知其前來領(lǐng)取文件。（）文件借閱：使用人員如需要借閱文件，必須填寫借閱請(qǐng)，并經(jīng)上級(jí)主管批準(zhǔn)后方可取走，同時(shí)文控人員要記錄相關(guān)信息。（）文件檢索：使用人員需要查找文件時(shí)，可以向文控中提出申請(qǐng)，并提供文件的相關(guān)信息，文控人員根據(jù)信息進(jìn)行檢索。四、文件管理原則1減少紙質(zhì)文件：鼓勵(lì)使用電子文件，減少紙質(zhì)文件的生和存儲(chǔ)。2文件的保密：對(duì)涉密文件要嚴(yán)格保密，確保文件不被非權(quán)人員獲取。3權(quán)限管理：不同級(jí)別的員工有不同的文件管理權(quán)限，確文件的安全性和完整性。4備份和存儲(chǔ)：對(duì)重要的電子文件要及時(shí)進(jìn)行備份，并存在安全可靠的服務(wù)器上。5定期清理：定期清理文件柜和服務(wù)器中不再需要的文件確保文件管理系統(tǒng)的有效性和高效性。五、文件管理的責(zé)任1主管：負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督文控中心的日常工作，并協(xié)調(diào)各門的文件管理工作。2文控人員：負(fù)責(zé)具體的文件管理工作，包括文件的歸檔記錄、檢索等。3使用人員：負(fù)責(zé)合理使用公司的文件管理系統(tǒng)，并確保件的安全和保密。六、制度的執(zhí)行與監(jiān)督公司文控中心制度必須得到全體員工的認(rèn)可和遵守，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)層的監(jiān)督和檢查。對(duì)于違反制度的行為，將給予相應(yīng)紀(jì)律處分。七、總結(jié)公司文控中心管理制度的建立和執(zhí)行對(duì)于公司的日常運(yùn)作有重要的意義，能夠保證文件管理的規(guī)范和有序，提高工作效和信息管