文秘與文件管理制度

文秘與文件管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為了規(guī)范和提高企業(yè)的文秘與文件管理工作，確保信息的安全、準確、快捷流轉(zhuǎn)，提高企業(yè)的工作效率和經(jīng)濟效益，依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法》等相關法律法規(guī)，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部部門和員工的文秘與文件管理工作。第三條定義文秘工作：指企業(yè)內(nèi)部各類文字、文件、資料的處理、收發(fā)、傳遞、存儲和使用等工作。文件管理：指企業(yè)內(nèi)部文件的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、存儲、歸檔和銷毀等管理活動。文秘與文件管理人員：指特地負責企業(yè)文秘與文件管理工作的人員。第二章文秘管理第四條文秘工作的基本要求文秘工作應遵從以下基本要求：1.忠實記錄：準確記錄會議內(nèi)容、緊要決策和文件資料。2.保密性：對涉密信息進行嚴格保密，確保信息的安全性。3.規(guī)范格式：統(tǒng)一使用規(guī)定的文檔格式，確保文檔的統(tǒng)一規(guī)范和乾凈。4.及時傳遞：依照規(guī)定的流程進行文檔的傳遞和分發(fā)，保證信息的及時傳遞。第五條文件起草與審批文件起草人應依據(jù)工作需要和相關要求，編寫符合規(guī)定格式的文件，并確保內(nèi)容的準確性和完整性。文件審批應依照規(guī)定的流程進行，并在文件上簽署審批看法和日期。第六條文件復制與分發(fā)文件復制和分發(fā)應依據(jù)實際需要進行，確保文件的及時傳遞和準確分發(fā)。針對涉密信息的文件，應采取相應的加密和傳遞措施，確保信息的安全性。第七條文件歸檔文件歸檔應依照文件管理部門的要求進行，確保文件的安全存儲和易查找。歸檔文件應注明歸檔日期、歸檔人員和文件歸檔位置，并進行定期檢查和整理。第八條文件銷毀文件銷毀應依照文件管理部門的要求進行，確保文件的及時銷毀和安全處理。針對涉密信息的文件，應采取相應的安全銷毀措施，保證信息不被泄露。第三章文件管理第九條文件管理的原則文件管理應遵從以下原則：1.獨立性原則：文件管理部門應獨立負責企業(yè)內(nèi)全部文件的管理工作。2.規(guī)范性原則：文件管理應依照統(tǒng)一的規(guī)范和流程進行，確保文件的統(tǒng)一管理。3.安全性原則：文件管理應采取適當?shù)陌踩胧?，確保文件的安全性和完整性。4.可追溯性原則：文件管理應保存操作痕跡，方便查找和追溯文件的使用情況。第十條文件管理的責任與權限文件管理部門負責企業(yè)內(nèi)全部文件的管理工作，包含文件的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、存儲、歸檔和銷毀等活動。各部門負責人應嚴格依照文件管理部門訂立的流程和要求，履行文件管理的責任，并確保文件的安全和完整。第十一條文件存儲與歸檔文件存儲應遵從以下原則：分類存儲：依照文件的性質(zhì)和類別進行分類存儲。區(qū)分存儲：依照文件的緊要性和使用頻率進行區(qū)分存儲。數(shù)字存儲：樂觀推行電子化文件存儲，方便查找和使用。文件歸檔應依照文件管理部門的要求進行，定期進行整理和檢查，確保文件的安全存儲和易查找。第十二條文件安全管理文件安全管理應采取以下措施：設定文件權限：依據(jù)工作需要和職責權限，設定文件的訪問權限，確保文件的安全性。加密存儲：對涉密信息的文件進行加密存儲，防止信息泄露。定期備份：定期對緊要文件進行備份，防止文件的丟失和損壞。文秘與文件管理人員應加強對文件安全管理的培訓，提高文件管理的意識和本領。第四章監(jiān)督與評估第十三條監(jiān)督與檢查文件管理部門應定期對各部門的文秘與文件管理工作進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改要求。各部門負責人應樂觀搭配監(jiān)督和檢查工作，確保文件管理工作的有效進行。第十四條績效評估與獎懲文件管理部門應定期對文秘與文件管理人員的績效進行評估，并依據(jù)評估結果進行獎懲。文件管理績效評估考核重要從文秘工作質(zhì)量、文件管理流程、文件使用和安全管理等方面進行。第五章附則第十五條相關規(guī)定與本制度有關的其他規(guī)定，應依