中學(xué)財(cái)會(huì)類檔案管理辦法

中學(xué)財(cái)會(huì)類檔案管理辦法附屬中學(xué)財(cái)會(huì)類檔案管理辦法

為了強(qiáng)化海南師范大學(xué)附屬中學(xué)財(cái)會(huì)類檔案〔以下簡稱財(cái)會(huì)檔案〕工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提升財(cái)會(huì)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，更好地為學(xué)校和社會(huì)經(jīng)濟(jì)事業(yè)服務(wù)，依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本管理方法。

一、財(cái)會(huì)檔案歸檔和不歸檔范圍

凡在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有儲(chǔ)存利用價(jià)值的文字材料、憑證、帳薄、報(bào)表等文件材料，均屬財(cái)會(huì)檔案。

〔一〕歸檔范圍

1.反映財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)活動(dòng)的全過程，對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參照價(jià)值和憑證作用的文件材料。

2.歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資清冊(cè)等方面，具體范圍見附表。

3.其他對(duì)本校工作具有查考價(jià)值的文件材料。

〔二〕不歸檔的范圍

1.上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)的普發(fā)性〔非專指學(xué)?！场⒉晦k的文件。

2.未定稿的文件。

3.重份文件。

4.未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)。

5.無查考利用價(jià)值的臨時(shí)性文件、事務(wù)性文件。

二、財(cái)會(huì)檔案工作崗位責(zé)任制

〔一〕財(cái)會(huì)管理部門領(lǐng)導(dǎo)使命

1.制定和健全財(cái)會(huì)檔案管理制度，確保財(cái)會(huì)文件材料的形成積存，并將財(cái)會(huì)檔案納進(jìn)日常管理工作之中，監(jiān)督承辦人員執(zhí)行。

2.強(qiáng)化同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，確保歸檔檔案的質(zhì)量。

3.指導(dǎo)財(cái)會(huì)檔案的鑒定工作。

〔二〕財(cái)會(huì)管理部門兼職檔案人員使命

1.在部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助各會(huì)計(jì)承辦人員做好平常各類會(huì)計(jì)核算材料的收集積存工作；檢查已收集、積存的文件材料是否完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，并按要求進(jìn)行整理歸檔。

2.做好暫時(shí)存在本部門的檔案的分類、編目、登記、保管利用等工作。

3.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作，確保歸檔檔案的質(zhì)量。

4.負(fù)責(zé)編制財(cái)會(huì)檔案移交清冊(cè)，按時(shí)向檔案室移交檔案。

三、財(cái)會(huì)文件材料的歸檔流程

〔一〕形成與積存

學(xué)校財(cái)會(huì)室分工歸口歸檔。

1.學(xué)校財(cái)會(huì)室領(lǐng)導(dǎo)，在制定財(cái)會(huì)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)向會(huì)計(jì)經(jīng)辦人員布置形成積存財(cái)會(huì)材料的任務(wù)，指定本部門的兼職檔案人員。

2.財(cái)會(huì)室的兼職檔案員，要催促會(huì)計(jì)承辦人員，做好平常文件材料的收集、積存，確保文件材料的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。

〔二〕整理方法

1.裝訂

綜合文件材料應(yīng)按件裝訂。一般在左側(cè)裝訂，要求文件材料左、下側(cè)邊對(duì)齊。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。會(huì)計(jì)帳薄、報(bào)表、工資清冊(cè)按自然形成件裝訂；會(huì)計(jì)憑證按會(huì)計(jì)憑證順序號(hào)裝訂，每件厚度不超過2cm為宜，用不銹鋼釘或線裝訂。對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。

2.分類

分類方案：分年度──分二級(jí)類目──分保管期限

〔1〕分年度

將財(cái)會(huì)文件材料按照會(huì)計(jì)年度分開，不同年度的會(huì)計(jì)核算材料不能放在一起，歸檔年度采納自然年度。

〔2〕分二級(jí)類目〔分問題〕

在每個(gè)年度下按問題分類，一級(jí)類目是財(cái)會(huì)檔案實(shí)體分類的最高層位，標(biāo)識(shí)為"CK'。財(cái)會(huì)檔案劃分至二級(jí)類目，其分類標(biāo)識(shí)規(guī)定如下：

二級(jí)類目名稱標(biāo)識(shí)

財(cái)會(huì)綜合CK11

會(huì)計(jì)報(bào)表CK12

會(huì)計(jì)帳簿CK13

會(huì)計(jì)憑證CK14

工資清冊(cè)CK15

〔3〕分保管期限

財(cái)會(huì)檔案在二級(jí)類目內(nèi)劃分保管期限，分為永久、長期、短期三種。永久標(biāo)識(shí)為"Y'，長期標(biāo)識(shí)為"C'，短期標(biāo)識(shí)為"D'，具體保管期限見附表。

3.排列

歸檔文件材料在二級(jí)類目下同一保管期限內(nèi)排列，綜合管理文件材料按事由結(jié)合重要程度排列；報(bào)表、帳簿、憑證、工資清冊(cè)等按形成時(shí)間順序排列。

4.編號(hào)

歸檔文件材料按排列順序逐件編號(hào)。

5.編制歸檔文件目錄

歸檔文件材料應(yīng)依據(jù)檔號(hào)的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下：

歸檔文件目錄

2011-CK11-Y

件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注

上述表中各項(xiàng)填寫要求如下：

件號(hào)：填寫檔案室編件號(hào)；

責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；

文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)；

題名：文件材料標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"[]'號(hào)；

日期：填寫文件材料最后形成日期；

頁數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁數(shù)，文件材料中有圖文的頁面為一頁；憑證頁數(shù)填寫"會(huì)計(jì)憑證總頁數(shù)'的頁數(shù)；

備注：解釋文件材料必須說明的狀況。

6.裝盒

將歸檔文件材料按件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。檔案盒統(tǒng)一使用由檔案管理部門監(jiān)制的硬紙盒、會(huì)計(jì)檔案盒。

7.備考表

綜合管理的歸檔文件，備考表置于盒內(nèi)文件材料之后，并填寫表內(nèi)項(xiàng)目內(nèi)容：

〔1〕盒內(nèi)文件狀況說明填寫盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等狀況。

〔2〕整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件材料的人員姓名；

〔3〕檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料整理質(zhì)量的人員姓名；

〔4〕日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。

四、歸檔時(shí)間

當(dāng)年財(cái)會(huì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由財(cái)會(huì)室保管一年，期滿后的次年六月底前由財(cái)會(huì)室兼職檔案人員，編制檔案移交目錄一式二份送部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，連同檔案集中向檔案室移交。

財(cái)會(huì)類檔案歸檔范圍和保管期限表

[管理文庫.glwK8]

篇2:附屬中學(xué)同學(xué)類檔案管理辦法

附屬中學(xué)同學(xué)類檔案管理辦法

為了規(guī)范同學(xué)類檔案〔以下簡稱同學(xué)檔案〕工作，積存同學(xué)在校期間各類有價(jià)值檔案材料，切實(shí)確保同學(xué)利益，依據(jù)中央組織部和國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》、《流動(dòng)人員人事檔案暫行規(guī)定》，結(jié)合z師范大學(xué)附屬中學(xué)同學(xué)檔案工作實(shí)際，制定本管理方法。

一、同學(xué)檔案工作的基本原則

〔一〕本管理方法所稱的同學(xué)檔案是指z師范大學(xué)附屬中學(xué)培養(yǎng)的學(xué)歷教育的同學(xué)個(gè)人檔案，內(nèi)容包括同學(xué)在校就讀期間形成的，反映同學(xué)學(xué)習(xí)、生活、施行等各方面的有儲(chǔ)存價(jià)值的紙質(zhì)文件材料。

〔二〕同學(xué)檔案材料的歸檔工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和同學(xué)的切身利益，對(duì)所收集的材料，要求齊全，內(nèi)容真實(shí)，簽署完備。

〔三〕學(xué)校同學(xué)管理部門要把同學(xué)檔案的積存和收集、整理工作納進(jìn)工作使命范圍，并指定兼職檔案人員。同學(xué)檔案材料形成部門要做好材料的收集、整理工作并及時(shí)移交同學(xué)管理部門歸檔。

二、同學(xué)檔案的歸檔范圍

1.新生入學(xué)時(shí)交的檔案、新生入學(xué)登記表。

2.高中階段形成的綜合素養(yǎng)評(píng)價(jià)材料。

3.畢業(yè)生登記表。

4.高中基礎(chǔ)會(huì)考成績證實(shí)副本。

5.一般高等學(xué)校招生報(bào)名登記表、體格檢查表。

6.同學(xué)在校期間的獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料。

7.同學(xué)入黨、入團(tuán)材料。

8.其它有價(jià)值的材料。

三、同學(xué)檔案的整理方法

〔一〕裝訂

同學(xué)檔案應(yīng)按件裝訂，一般在左側(cè)裝訂，裝訂前將"件'內(nèi)的各頁左、下側(cè)對(duì)齊，同一事項(xiàng)的材料可按形成時(shí)間先后排序合訂為一件。

〔二〕裝袋

歸檔的文件材料按時(shí)間的先后順序裝入檔案袋內(nèi)，一人一袋一檔，并在檔案袋封面的材料目錄上注明材料名稱。同一同學(xué)的檔案不能分散，不同同學(xué)的檔案不能混合。

〔三〕排列

同學(xué)檔案按同學(xué)畢業(yè)年限排列，同一畢業(yè)年限內(nèi)按班級(jí)排列，同一班級(jí)按學(xué)號(hào)〔從小到大〕排序。

〔四〕排架

同學(xué)檔案按排列順序存放入檔案庫房檔案柜架內(nèi)，從上到下、從左到右排列。檔案柜要編制順序柜號(hào)。

〔五〕編目

同學(xué)檔案須做好電子版目錄索引的同時(shí)，也要做好紙質(zhì)目錄，便于快速查找和檔案流轉(zhuǎn)時(shí)簽名，其編目的內(nèi)容包括：姓名、畢業(yè)時(shí)間、班級(jí)、學(xué)號(hào)、柜號(hào)、轉(zhuǎn)出方式、簽收人、簽收時(shí)間、備注等。每年畢業(yè)的檔案編目要裝訂成冊(cè)。

四、同學(xué)檔案的轉(zhuǎn)遞及托管

〔一〕同學(xué)升學(xué)，其檔案按錄取院校地址轉(zhuǎn)送。

〔二〕同學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、出國、開除等學(xué)籍變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管部門或單位。

〔三〕尚未轉(zhuǎn)出學(xué)校的同學(xué)檔案，于同學(xué)畢業(yè)一年后移交檔案室保管。

〔四〕同學(xué)前來辦理檔案轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)出示有效證件如身份證、畢業(yè)證書，非本人辦理還應(yīng)出示委托書及雙方的身份證實(shí)。

〔六〕同學(xué)檔案轉(zhuǎn)遞前必須密封后蓋騎縫章，一般通過機(jī)要或遵照有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)遞，必要時(shí)可派專人轉(zhuǎn)遞。同學(xué)檔案一般不準(zhǔn)由本人自帶，但在特別狀況下檔案經(jīng)嚴(yán)格密封后，本人憑單位開具的調(diào)檔函或證實(shí)可自帶檔案，但對(duì)轉(zhuǎn)遞過程中檔案遺失、私自開封等后果由本人自負(fù)。

五、同學(xué)檔案的查、借閱

〔一〕在校期間假設(shè)必須查閱、復(fù)印、摘抄和拍攝同學(xué)檔案，必須履行登記手續(xù)和批準(zhǔn)手續(xù)。主管部門負(fù)責(zé)人、老師說明利用目的，可登記后查閱同學(xué)檔案；其他人員未通過批準(zhǔn)不得私自查閱同學(xué)檔案。

〔二〕同學(xué)檔案一般不外借，如必須借出使用時(shí)，必須持有借出單位介紹信，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并履行登記手續(xù)后方可借出，借閱單位須按期歸還〔借閱期限不超過一周〕。借閱期間不得私自轉(zhuǎn)借他人或由他人歸還，如有丟失由借閱單位負(fù)責(zé)，并依法追究其責(zé)任。杜絕個(gè)人外借。

〔三〕查閱、借閱同學(xué)檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、污損、批注、拆散、抽取、撤換和增添檔案材料。未通過批準(zhǔn)不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。

六、同學(xué)檔案的補(bǔ)辦

本校歷屆畢業(yè)生的個(gè)人檔案因丟失等原因如必須補(bǔ)辦，必須持同學(xué)檔案補(bǔ)辦申請(qǐng)書〔說明就讀、畢業(yè)的具體狀況〕，所在單位出具檔案遺失證實(shí)，經(jīng)核實(shí)相關(guān)檔案后，可以復(fù)印錄取花名冊(cè)、成績單和畢業(yè)生有關(guān)材料。

篇3:附屬中學(xué)聲像載體類檔案管理辦法

附屬中學(xué)聲像載體類檔案管理辦法

為了提升學(xué)校聲像載體類檔案〔以下簡稱聲像檔案〕工作的質(zhì)量和管理水平，有效地為同學(xué)、學(xué)校和社會(huì)服務(wù)，依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》〔GB/T11821-2002〕、《z省音像檔案管理暫行規(guī)定》等標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際，特制訂本管理方法。

一、聲像檔案歸檔范圍及其保管期限劃定

凡反映學(xué)校從事教育、教學(xué)、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)同學(xué)、學(xué)校和社會(huì)有儲(chǔ)存價(jià)值的各種以音響、畫面等方式記錄的專門載體及其相配套的文字材料均屬聲像檔案，其包括：照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、光盤等。

〔一〕上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人到本校視察、檢查工作期間形成的照片、錄音、錄像等聲像材料為永久。

〔二〕學(xué)校歷屆校長、書記、省級(jí)教學(xué)名師、在國內(nèi)外具有一定影響的知名畢業(yè)生的照片材料為永久。

〔三〕學(xué)校召開的各類代表大會(huì)及重要會(huì)議，如：黨代會(huì)、教代會(huì)、校慶慶祝會(huì)、先進(jìn)集體和個(gè)人表彰大會(huì)等照片、錄音、錄像等聲像材料為永久。

〔四〕本校組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片、錄音、錄像等聲像材料為永久。

〔五〕記錄本校重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常狀況和現(xiàn)象的照片、錄音、錄像等聲像材料為永久。

〔六〕記錄本校地理概貌、重點(diǎn)工程的照片、錄音、錄像等聲像材料為永久。

〔七〕具有一定影響的同學(xué)社會(huì)施行活動(dòng)、先進(jìn)事跡報(bào)告會(huì)、獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放儀式、新生開學(xué)典禮、畢業(yè)生畢業(yè)典禮、歷屆畢業(yè)生合影留念等照片、錄像和錄音材料為長期。

〔八〕軍訓(xùn)及文體活動(dòng)的照片材料為長期，包括：

1.校運(yùn)會(huì)開幕、閉幕、比賽場(chǎng)面；校運(yùn)動(dòng)隊(duì)參加省級(jí)以上運(yùn)動(dòng)會(huì)代表合影、比賽場(chǎng)面和破記錄、獲獎(jiǎng)等；

2.兄弟院校代表隊(duì)來訪、表演、比賽等；

3.新生軍訓(xùn)活動(dòng)等材料。

〔九〕校友會(huì)重要活動(dòng)的照片、錄像和錄音材料為長期。

〔十〕校級(jí)以上優(yōu)秀課件的聲像材料為長期。

〔十一〕其他具有儲(chǔ)存價(jià)值的照片、錄音、錄像、幻燈片、光盤等聲像材料為長期。

二、聲像檔案的歸檔要求

〔一〕歸檔的聲像材料必須附有文字說明，其內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝錄者等要素。

〔二〕歸檔的聲像材料必須是原版、原件〔歷史原因除外〕，其聲音、圖像必須完整、清楚。

〔三〕歸檔的音頻電子文件必須以MP3或WAV為通用格式，歸檔的視頻電子文件必須以MPEG或AVI為通用格式。以光盤為載體存貯。

〔四〕歸檔的音像文件材料必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測(cè)，運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無病毒，清潔，無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

〔五〕歸檔的聲像材料由承辦部門或攝錄人員于工作結(jié)束后〔30個(gè)工作日內(nèi)〕負(fù)責(zé)收集、整理，及時(shí)向檔案室移交。

〔六〕檔案室應(yīng)隨時(shí)收集零散的、具有儲(chǔ)存價(jià)值的聲像資料。

三、聲像檔案的整理

〔一〕整理原則

遵循聲像檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，以有利于堅(jiān)持聲像檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用為原則。

〔二〕整理單位

聲像檔案原則上以一盒〔盤〕、一張為一個(gè)整理單位即一件進(jìn)行整理。

〔三〕整理方法：

1.分年度

先將聲像材料按其形成或針對(duì)的年度分開，如一盒〔盤〕音像檔案錄制了兩個(gè)以上內(nèi)容的或跨年度的，整理時(shí)應(yīng)以主要內(nèi)容所形成的年度或最后一個(gè)年度作為歸檔年度。歸檔年度采納自然年度。

2.分二級(jí)類目〔分問題〕

在每個(gè)年度下按問題分類，一級(jí)類目是聲像檔案實(shí)體分類的最高層位，標(biāo)識(shí)為"S*'。聲像檔案依據(jù)不同類型的載體，將其分為二級(jí)類目，其分類標(biāo)識(shí)規(guī)定如下：

二級(jí)類目名稱標(biāo)識(shí)

照片S*12

錄音帶S*13

錄像帶S*14

幻燈片S*15

磁盤S*16

光盤S*17

3.分保管期限

在二級(jí)類目內(nèi)劃分保管