如何開高質(zhì)量的會議

如何開高質(zhì)量的會議我們從以下的五個方面交流：一、無效會議的危害二、高質(zhì)量會議的好處三、如何組織一場高質(zhì)量的會議四、如何衡量是高質(zhì)量的會議五、參會者會議禮儀會議是我們工作中不可或缺的一種工作方式。可是經(jīng)常會聽到人們這樣的抱怨：又要開會煩死了；天天開會，天天不會；開會簡直是浪費我的時間，一聽開會頭疼，不去又不行等等這樣的牢騷。為什么會出現(xiàn)這樣的情況呢？主要是因為公司會議的效率太低，無數(shù)次重復(fù)同樣的內(nèi)容始終沒有結(jié)果，使人們對會議很反感，卻又不得不做，無效會議的危害產(chǎn)生了。一、無效會議的危害：(1)目標(biāo)沒有辦法實現(xiàn)，會議成了抱怨的載體。會議涉及到營銷目標(biāo)的制定、人事、薪資調(diào)整等，一定要前期做充分的準(zhǔn)備，否則就會成為抱怨會。比如：會議本來是想告訴大家目標(biāo)制定的情況，卻成了抱怨會。宣布了脫離現(xiàn)實的目標(biāo)就會出現(xiàn)“這樣的目標(biāo)簡直是不可能實現(xiàn)的，”“真是站得說話不腰疼，目標(biāo)拍腦袋就定了，也不看看現(xiàn)在的市場是什么樣的”“這么高的目標(biāo)我不做了”等等的抱怨，這樣會議就成為了抱怨的載體了。(2)時間成本、場地費用、資料成本等損失巨大。時間是看不見的內(nèi)耗，如果會議沒有結(jié)果，其時間成本、場地費用、資料成本等損失是無法量化的。無效的會議造成企業(yè)巨大的浪費，有些是有形的，有些是無形的，有型的指：會議資料、場地費用、銷售的影響等等，無型的指：時間、機會等等，而這樣的成本浪費往往沒有引起企業(yè)足夠的注意和重視。(3)與會者對會議不滿，會降低士氣，對團隊工作沒有任何幫助。由于對會議沒有足夠的認(rèn)識，就使例會成為一種形式。比如：有一家餐飲公司，例會內(nèi)容只有一項：把店內(nèi)的問題講出來。會議的氣氛就開始緊張了。而且最要命的每次幾乎就是那幾個問題：員工士氣不好、衛(wèi)生不達標(biāo)、員工服務(wù)不好。這些問題都是管理層面的問題，不是一天兩天就可以解決的，然而就是次次說，次次沒有解決方法。這樣的會議由什么意義呢？對團隊工作沒有任何幫助。天天開會，天天不會，長此以往，會議失去了應(yīng)有的價值。(4)形成巨大的公司內(nèi)耗。把大量的時間用在無效的會議上，停滯和阻礙工作的有效進行。這主要體現(xiàn)在時間成本、溝通成本等等方面，這些屬于公司看不見的內(nèi)耗，而這些內(nèi)耗嚴(yán)重停滯和阻礙工作的有效進行。二、高質(zhì)量會議的好處一般來講：紙、筆、筆記本、投影儀、照相機、DV、咖啡、小點心、條幅、會議議程、會議紀(jì)律、座次排列等。2、參會者準(zhǔn)備的內(nèi)容根據(jù)收到的會議通知精神，從主題出發(fā)，準(zhǔn)備相關(guān)的工作資料?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”，會議組織者恰恰是制造員工行為效果的決定因素。第三個方面：會中注意在會議進行過程中，大家總是沒有重點，東拉西扯，該解決的問題沒有解決，無關(guān)緊要的話反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力盡，不了了之。這就需要一個會議主持人作為議程管理的核心了。一個有經(jīng)驗的會議主持人應(yīng)該起到以下作用：?介紹參會人員?控制會議進程?避免跑題或議而不決?控制會議時間當(dāng)然會議之前的溝通也很重要，讓大家對議題充分熟悉和準(zhǔn)備，有的放矢，不做空談，能夠就重要事項達成共識，這就是一個高效會議的訣竅。第四個方面：會后準(zhǔn)備在會議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細節(jié)，主要包括：?會談要形成文字結(jié)果，哪怕沒有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應(yīng)該有專人負責(zé)相關(guān)事物的跟進；?如果必要，合影留念。四、如何衡量會議是高質(zhì)量的(1)目標(biāo)能實現(xiàn)。富有成效的會議的目標(biāo)應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)，這是一個非常重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)。上次會議當(dāng)時提出的各類問題是否解決？解決了多少？解決得程度？需要那些幫助？(2)目標(biāo)在最短的時間內(nèi)被實現(xiàn)。不能開一個馬拉松式的會議，今天開完明天接著開，雖然最后也把目標(biāo)實現(xiàn)了，但這并不是富有成效的。(3)所有的參會者都感到滿意。這種滿意并不是說對會議的內(nèi)容，而是對會議進行的方式。要在輕松的狀態(tài)下進行會議，大家也都感到滿意，那么目的就達到了。也就是說會議的氣氛要和諧、熱烈、互動。五、開會注意事項細心準(zhǔn)備、按時開會。按時開會可以取得主動權(quán)，以良好的精神狀態(tài)來組織的會議才可談效率、質(zhì)量。注意狀態(tài)很重要。主題明確、有議必決。一次會議多個議題，效果不會很好，而布置任務(wù)一類的會議，可把內(nèi)容綜合到一個會上講，要求分別貫徹落實，減少開會，減少決議文件，文山會海之中，效率何來？會上可以決定的事，不要拖到會后還無決議，一議再議，議而不決，只是徒勞無功，浪費時間。言簡意賅、清晰表達。匯報、建議、交流等必須簡明扼要，言之有物，廢話、空話、套話更要嚴(yán)格禁止，切忌不斷重復(fù)。參會人明確、形式多樣。會議要求什么樣的人參加，該來的一個不能少，無關(guān)人員一個不要。如果范圍比較大的會議，還可以采用電視電話會議形式，充分利用現(xiàn)代信息手段，這樣可以節(jié)省時間、節(jié)約會議費用開支。五、參會者會議禮儀1、

著裝整潔，最好穿正裝。2、

女士應(yīng)化淡妝。3、主動把手機調(diào)成震動或者關(guān)機。手機盡量不要放在會議桌上。如遇到緊急事務(wù)必須接電話，要長話短說，盡量在半分鐘內(nèi)完成，等會議結(jié)束后再處理。4、隨身攜帶筆記本，記錄重要的信息。5、主講人的課件或者電腦未經(jīng)本人同意不要擅自打開。6、會議期間不要隨意走動或者交頭接耳。7、會議期間如有特殊情況必須離開，先和坐在旁邊的人講：對不起，打擾了?；蛘吆皖I(lǐng)導(dǎo)示意有事要出去。征得領(lǐng)導(dǎo)同意后方可離開。8、如遇打噴嚏、咳嗽等現(xiàn)象盡量把頭轉(zhuǎn)到旁邊，用手捂住，盡最大可能降低發(fā)出的聲音。9、努力配合主講人完成會議。不要一副事不關(guān)己，高高