歸檔與文件保存管理制度

歸檔與文件保管管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范企業(yè)文件的歸檔與保管，保證文件的完整性和可追溯性，提高企業(yè)管理效率，遵從國家相關(guān)法律法規(guī)、政策及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)全部部門和員工。第二章文件歸檔管理第三條文件歸檔要求全部業(yè)務(wù)文件必需依照規(guī)定的分類、文件編號、時間次序進(jìn)行歸檔。全部文件必需使用規(guī)定的電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，并確保文件的完整性和安全性。歸檔文件必需依照肯定的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行裝訂，并在封面上標(biāo)明文件名稱、歸檔日期、歸檔人員等信息。歸檔文件必需注明文件的密級和保密期限，并依照規(guī)定的保密要求進(jìn)行管理。第四條文件歸檔流程編制歸檔計劃：各部門依據(jù)文件存檔需求，訂立歸檔計劃，并報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。文件整理：依據(jù)歸檔計劃，將文件依照分類進(jìn)行整理，確定文件的編號、名稱、密級和保密期限等信息。文件歸檔：將整理好的文件依照歸檔要求裝訂，并在電子文檔管理系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔操作。歸檔審核：由歸檔管理員對歸檔文件進(jìn)行審核，確保文件的編號、名稱、密級和保密期限等信息準(zhǔn)確無誤。文件歸檔完成：完成歸檔審核后，將歸檔文件送交保管部門進(jìn)行保管。第五條文件歸檔期限依據(jù)文件的緊要性和保密級別，確定歸檔期限，并在文件封面上標(biāo)明歸檔期限。到期文件歸檔期限后，依據(jù)文件的保管規(guī)定，進(jìn)行進(jìn)一步的處理，如歸檔、銷毀或移交。第三章文件保管管理第六條文件保管要求文件保管期限依據(jù)文件的法定保管期限和業(yè)務(wù)需要進(jìn)行規(guī)定，并在文件封面上明確標(biāo)明保管期限。保管文件要定期檢查，確保文件的存儲介質(zhì)完好無損，文件內(nèi)容未被竄改。第七條文件保管方法紙質(zhì)文件保管：緊要的紙質(zhì)文件要進(jìn)行防潮、防火、防鼠害等措施，確保文件保管的安全性和完整性。電子文件保管：電子文件必需備份至可靠的介質(zhì)中，如服務(wù)器、云存儲等，并定期進(jìn)行備份和檢查。形成單位保存一份原件，其他備份存檔交由保管部門負(fù)責(zé)。第八條文件保管期限及處理依照國家規(guī)定和業(yè)務(wù)需求，確定文件的保管期限，并在文件封面上標(biāo)明保管期限。到期文件保管期限后，依據(jù)文件的保管規(guī)定，進(jìn)行進(jìn)一步的處理，如續(xù)期、銷毀或移交。續(xù)期：對于仍有業(yè)務(wù)需要但保管期限已到的文件，可以依據(jù)需要進(jìn)行續(xù)期，須經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)。銷毀：對于已經(jīng)完成業(yè)務(wù)程序且無需長期保管的文件，依照國家規(guī)定和企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定，進(jìn)行安全銷毀。移交：對于需要移交給相關(guān)單位或檔案館的文件，要依照規(guī)定進(jìn)行移交手續(xù)，并及時備案。第四章監(jiān)督與責(zé)任第九條監(jiān)督與檢查企業(yè)內(nèi)部設(shè)置歸檔與文件保管管理的專職部門，負(fù)責(zé)文件的歸檔、保管和管理工作，并進(jìn)行定期監(jiān)督和檢查。歸檔與文件保管管理的專職部門要進(jìn)行定期的文件管理培訓(xùn)，提高員工的意識和素養(yǎng)。上級主管部門對歸檔與文件保管管理工作進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時矯正。第十條責(zé)任追究對于違反本制度的相關(guān)人員，將依據(jù)公司內(nèi)部管理規(guī)定和違章操作處理程序，依規(guī)追究相應(yīng)的責(zé)任和懲罰。對于監(jiān)督與檢查工作不力或發(fā)現(xiàn)文件管理問題未及時處理的相關(guān)人員，將予以相應(yīng)的紀(jì)律處分。第五章附則第十一條保密要求全部參加文件歸檔與保管的人員，必需對涉及的文件內(nèi)容和信息嚴(yán)格保密，不得泄露給非授權(quán)人員。對于保管涉密文件的部門和人員，必需依照國家相關(guān)保密法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部保密規(guī)定，加強(qiáng)文件的安全防護(hù)和管理。第十二條制度的修改和解釋本制度的修改和解釋權(quán)歸企業(yè)的法定代表人或其委托人全部。對制度的修改和解釋，須經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)，并及時通知到各相關(guān)部門和人員。第十三條生效日期本制度自頒布之日起生效。結(jié)束語本