EPC綜合項目工程綜合項目部信息文控管理新規(guī)制度

EPC工程項目部信息文控管理制度項目信息搜集整理、分析處理、上傳下達(dá)、分類歸檔是EPC工程項目信息文控管理關(guān)鍵工作。項目信息最終以各類文件形式存在，從而進(jìn)行歸檔存放。1.項目信息分類1.1按等級和層次劃分1.1.1上級部門信息；1.1.2EPC總承包商項目經(jīng)理部信息；1.1.3分包商信息；1.1.4項目外部其它信息。2.按信息起源劃分2.1內(nèi)部信息：指EPC工程項目經(jīng)理部內(nèi)部傳輸信息。2.2外部信息：EPC工程項目經(jīng)理部和業(yè)主、PMC／監(jiān)理等單位之間往來信息。3.按形式劃分3.1多種書面文件，包含通知、匯報、程序、申請、指令等工程管理文件和工程圖紙、變更、方案、方法等技術(shù)文件。3.2傳真，傳真文件有效性應(yīng)視同傳真文件原件。3.3信函，包含接收信函和發(fā)送信函原件。3.4電子文件，當(dāng)面?zhèn)鬏旊娮影嫖募d體或形式包含光盤、軟盤、USB盤和計算機紅外線對傳、網(wǎng)絡(luò)共享等。有效文件電子掃描件可視為電子文件。3.5電話，指通常意義上通知、工作洽談等信息交流。關(guān)鍵事件或緊急情況下通知、要求、指令、承諾等，也應(yīng)以電話先行聯(lián)絡(luò)，必需時應(yīng)以合適書面形式立即給予確定。3.6會議紀(jì)要，指項目中例會、專題會等會議會議紀(jì)要。4.項目文件分類EPC工程項目文件要求采取先按文件起源單位不一樣進(jìn)行分類，然后按管理要素及文件功效進(jìn)行綜合分類，最終根據(jù)文件形式、內(nèi)容進(jìn)行分類，其具體分類情況如表17．1所表示。一級分類目錄(按單位)二級分類目錄(按要素、功效)三級分類目錄(僅做參考)業(yè)主項目組文件1．管理文件業(yè)主代表文件2．技術(shù)文件1．決議立項、招投標(biāo)、文控信息、質(zhì)量、進(jìn)度、費用、HSE、其它(計劃／細(xì)則、創(chuàng)優(yōu)計劃歸入質(zhì)量)。政府質(zhì)量監(jiān)督站文件3．變更文件2．圖紙、設(shè)計、組織設(shè)計、方案／方法、各關(guān)鍵特殊作業(yè)指導(dǎo)書、其它。PMC／監(jiān)理文件4．培訓(xùn)考評3．設(shè)計變更、采購變更、施工變更。4.文控信息、質(zhì)量、HSE、進(jìn)度、費用、其它。EPC總承包商文件5．協(xié)議文件5．協(xié)議、實物清單及協(xié)議條款變更。6．總進(jìn)度計劃、年／季，月計劃、征地計劃、物資計劃、供給商文件6．生產(chǎn)計劃工作計劃、作業(yè)計劃、其它。7．通知、意見、聯(lián)絡(luò)函、備忘錄、請示、回復(fù)函、匯各分包商文件7．通用公文報、提議、匯報、其它。8．協(xié)調(diào)會、調(diào)度會、專題會、圖紙會審、設(shè)計交底、本單位文件8．會議紀(jì)要9．工程報表10．工程總結(jié)11．簽認(rèn)報審12．工程統(tǒng)計匯報13．資質(zhì)資產(chǎn)PMC／監(jiān)理例會、其它。9．施工報表(日報、周報、月報)、PMC，監(jiān)理報表(周報、月報)、人機料報表(日、周、月)。10．部門總結(jié)(信息文控管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費用控制、HSE管理、協(xié)議管理)、單位總結(jié)(通常總結(jié)、階段總結(jié)、工程總結(jié))。11．費用報審(工量簽證、撥付款、索賠等)、進(jìn)度報審(開停工、復(fù)工、計劃、延期)、質(zhì)量報審、HSE報審、文控信息報審。12．信息文控、質(zhì)量、進(jìn)度、費用、HSE、其它。13．單位資質(zhì)、人員資質(zhì)、施工設(shè)備、儀器工具。EPC總承包商依據(jù)和本單位有信函往來關(guān)系單位，按上述一級目錄表對文件進(jìn)行選擇分類；對已建立一級目錄均按收到該單位文件進(jìn)行二級分類；在二級目錄分類合理基礎(chǔ)上，EPC總承包商還應(yīng)進(jìn)行文件三級目錄劃分(上表可供參考選擇用)，深入細(xì)化由EPC總承包商自行掌握。EPC總承包商可依據(jù)本單位和本專業(yè)特點，建立適宜文檔信息管理系統(tǒng)，對各自專業(yè)文件進(jìn)行管理。2.信息文控編碼依據(jù)EPC工程相關(guān)建設(shè)項目檔案管理要求，編制和其相適合“信息文控編碼程序”，對工程項目從投標(biāo)、設(shè)計、采購、施工、試運行到完工驗收全過程中形成含有保留價值文字、圖紙、聲像等多種載體信息文控資料進(jìn)行編碼，科學(xué)地管理項目信息文控，實現(xiàn)項目信息文控管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和統(tǒng)一。3．信息文控管理組織協(xié)調(diào)和職責(zé)分工3.1信息文控管理組織EPC工程項目經(jīng)理部下設(shè)信息文控中心，為信息文檔管理歸口部門。信息文控中心組成組員應(yīng)包含信息文控工程師、IT工程師。信息文控管理是一個二級控制模式，信息文控中心從總體上負(fù)責(zé)項目全部信息匯總、控制和管理。在項目經(jīng)理部各部門再設(shè)置信息文控人員，負(fù)責(zé)該部門信息文控管理工作。信息文控工程師和各部門文檔管理人員相互協(xié)調(diào)配合從而組成了項目文檔控制網(wǎng)絡(luò)，圖17．1所表示。3.2信息文控管理職責(zé)分工3.2.1EPC工程項目經(jīng)理及各部門經(jīng)理項目經(jīng)理負(fù)責(zé)項目經(jīng)理部發(fā)往業(yè)主文件等信息簽發(fā)。項目經(jīng)理外出時可指定一名副經(jīng)理替換簽發(fā)信函。部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門報批文件簽發(fā)。3.2.2信息文控中心3.2.2.1編制用于指導(dǎo)項目標(biāo)全部文檔管理工作文檔管理程序，并負(fù)責(zé)該程序應(yīng)用和推廣。3.2.2.2將計算機技術(shù)應(yīng)用于信息文控管理工作中，建立EPC工程項目管理信息系統(tǒng)，建立并維護(hù)計算機信息文檔數(shù)據(jù)庫，在項目內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)，使信息能夠立即正確獲取、傳輸、更新、共享。3.2.2.3對項目文檔準(zhǔn)備、報批、分發(fā)、存檔和作廢等一系列處理過程進(jìn)行有效控制和管理，確保項目文檔質(zhì)量和格式滿足文檔使用者需要。3.2.2.4負(fù)責(zé)項目實施期間文檔印刷、分發(fā)和臨時存檔，提供項目文檔查閱及復(fù)印服務(wù)。3.2.2.5負(fù)責(zé)文檔整理分類，在項目結(jié)束后負(fù)責(zé)項目文檔移交工作。3.2.2.6負(fù)責(zé)完工文件整理工作。3.2.2.7按協(xié)議要求負(fù)責(zé)項目其它參與方計算機系統(tǒng)建立。3.2.2.8各部門信息文控人員根據(jù)信息文控中心程序要求建立本部門信息文控管理體系，參與制訂文件編碼系統(tǒng)。3.2.2.9依據(jù)要求立即提交各類文件狀態(tài)。負(fù)責(zé)本部門全部文檔處理和最終究檔。3.2.2.10負(fù)責(zé)接收信息文控中心對本部門信息文控管理質(zhì)量審核。4.EPC工程項目管理信息系統(tǒng)4.1管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)計EPC工程項目管理部將信息系統(tǒng)連到Intemet網(wǎng)，項目全部參與方經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)共享工程建設(shè)信息。系統(tǒng)連接Internet網(wǎng)方法多個多樣。經(jīng)典網(wǎng)絡(luò)設(shè)計示意圖圖17-2所表示。圖17-2管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)計示意圖4.2管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計系統(tǒng)采取基于Web技術(shù)B／S架構(gòu)，系統(tǒng)只須在服務(wù)器安裝工程信息管理系統(tǒng)軟件加Web服務(wù)器軟件加數(shù)據(jù)庫，用戶端須使用目前流行瀏覽器即可隨時隨地共享管理信息資源。系統(tǒng)包含工程信息數(shù)據(jù)庫、工程信息管理系統(tǒng)軟件和網(wǎng)站三個部分。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計示意圖圖17-3所表示。圖17-3管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計示意圖4.2.1項目參與方和社會公眾全部能夠訪問項目網(wǎng)站。外部公眾能夠經(jīng)過訪問網(wǎng)站了解工程動態(tài)、相關(guān)工程新聞，同時還能夠留言和參與一些討論。4.2.2EPC總承包商內(nèi)部經(jīng)過用戶名和密碼進(jìn)入工程信息管理系統(tǒng)，向系統(tǒng)提供或獲取工程信息，進(jìn)行網(wǎng)上工作處理，公布計劃或指示，了解督辦事宜落實情況，了解會議信息，對工程相關(guān)人員進(jìn)行網(wǎng)上培訓(xùn)，對方案等進(jìn)行審查和論證等等。4.2.3數(shù)據(jù)庫用來存放整個項目建設(shè)過程中產(chǎn)生大量信息，它是工程信息系統(tǒng)管理軟件基礎(chǔ)，工程信息系統(tǒng)管理軟件在工程信息數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上開發(fā)應(yīng)用。4.3管理信息系統(tǒng)功效設(shè)計管理信息系統(tǒng)包含功效有：文檔管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費用控制、協(xié)議管理、HSE管理、物資管理、電子郵件、網(wǎng)上培訓(xùn)和系統(tǒng)管理，圖7-4所表示。圖17—4項目管理信息系統(tǒng)組成4.3.1本模塊涵蓋了辦公自動化功效，關(guān)鍵功效包含：4.3.14.3.14.3.14.3.14.3.14.3.14.3.2本模塊是用于對項目標(biāo)設(shè)計質(zhì)量、采購質(zhì)量、施工質(zhì)量等進(jìn)行控制和管理，關(guān)鍵功效包含：4.3.24.3.24.3.24.3.24.3.24.3.2．64.3.3本模塊可實現(xiàn)功效包含：4.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.4本模塊可實現(xiàn)功效包含：4.3.44.3.44.3.44.3.44.3.44.3.44.3.5本模塊能夠?qū)崿F(xiàn)功效包含：4.3.54.3.54.3.54.3.54.3.54.3.6本模塊能夠?qū)崿F(xiàn)功效包含：4.3.64.3.64.3.64.3.64.3.64.3.64.3.7本模塊能夠?qū)崿F(xiàn)功效包含：4.3.74.3.74.3.74.3.74.3.74.3.74.3.74.3．8電子郵件子系統(tǒng)電子郵件系統(tǒng)為工程內(nèi)部聯(lián)絡(luò)提供方便。其關(guān)鍵功效有包含：4.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.9本模塊提供多種形式網(wǎng)上培訓(xùn)，既能夠?qū)⑿枧嘤?xùn)內(nèi)容制作成音像資料放到網(wǎng)上，供各相關(guān)單位下載，又能夠采取類似聊天室文字交互方法進(jìn)行，還能夠?qū)⒁嘤?xùn)內(nèi)容直接以文檔形式放到網(wǎng)上以供學(xué)習(xí)。4.3.10系統(tǒng)管理子系統(tǒng)關(guān)鍵包含工程組織結(jié)構(gòu)管理、用戶帳號和密碼管理、用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫備份、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫恢復(fù)等。為確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫既要有自動備份功效(每日)，又要有手動備份功效，鑒于系統(tǒng)數(shù)據(jù)龐大，應(yīng)采取增量備份方法。當(dāng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)被破壞或不一致時，要能夠自動恢復(fù)。4.4工程總承包項目信息文控管理步驟4.4.1項目信息搜集項目信息搜集是項目信息管理基礎(chǔ)。在項目信息管理過程中，要培養(yǎng)和樹立項目全員信息管理意識，確保所搜集信息全方面性、正確性和有效性。在項目信息搜集過程中，要根據(jù)項目信息標(biāo)準(zhǔn)化要求，形成標(biāo)準(zhǔn)原始信息，為項目信息管理傳輸、處理、反饋和存放提供方便。信息積累和管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和相關(guān)部門及人員職責(zé)范圍之中，并有對應(yīng)檢驗、控制及考評方法。4.4.1.1通常反應(yīng)和項目相關(guān)關(guān)鍵職能活動、含有利用價值多種載體信息，全部應(yīng)搜集齊全，歸入建設(shè)項目檔案。4.4.1.2搜集時間應(yīng)按信息形成前后次序或項目完成情況立即搜集。4.4.1.3各方職責(zé)4.4.1.3.1項目準(zhǔn)備階段形成前期信息應(yīng)由業(yè)主各承接機構(gòu)負(fù)責(zé)搜集、積累并確保信息立即性、正確性。4.4.1.3.2EPC總承包商負(fù)責(zé)項目建設(shè)過程中所需信息搜集、積累，確保信息立即性、正確性，并按要求向業(yè)主檔案部門提交相關(guān)信息。4.4.1.3.3各分包商負(fù)責(zé)其分包項目全部信息搜集、積累、整理，并確保信息立即性、正確性。4.4.1.3.4項目PMC／監(jiān)理負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢驗項目建設(shè)中信息搜集、積累和齊全、完整、正確情況。4.4.1.3.5緊急(質(zhì)量、健康、安全、環(huán)境)情況由發(fā)覺單位快速上報，具體根據(jù)EPC工程項目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系文件和HSE管理體系文件中相關(guān)程序?qū)嵤?.4.24.4.2.1EPC總承包商接收到外部信息，在進(jìn)行處理和傳輸分發(fā)之前必需審查其有效性。如發(fā)覺收到文件和資料在有效性存在問題，應(yīng)立即和發(fā)放信息單位聯(lián)絡(luò)，取得有效證據(jù)。對于接收到外部信息由信息文控中心接收并確定其有效性，進(jìn)行編碼，再依據(jù)文件類別填寫“來文記錄表”，登記過文件由信息文控人員呈交項目經(jīng)理審閱、批辦或轉(zhuǎn)批。然后交信息文控中心復(fù)印，原件存檔，復(fù)印件根據(jù)“文件發(fā)放記錄表”分發(fā)到相關(guān)各部，或提交相關(guān)部門處理，必需時報送業(yè)主。4.4.2.2內(nèi)部信息根據(jù)EPC工程項目經(jīng)理部要求起草后形成正式文件，由項目經(jīng)理審批后再由信息文控中心登記、編碼、復(fù)印，然后根據(jù)“文件發(fā)放記錄表”分發(fā)到相關(guān)各部，必需時報送業(yè)主。項目標(biāo)全部信息資料，在使用前應(yīng)由相關(guān)責(zé)任部門或人員進(jìn)行評審。如發(fā)覺錯誤或疑問，應(yīng)立即和提供部門聯(lián)絡(luò)，協(xié)商處理，以確保質(zhì)量。4.44.4.4.4.34.4.34.4.3.1.3報批文件由各部門準(zhǔn)備(內(nèi)容包含其它部門時，由文件編制部門牽頭會簽)，連同由部門經(jīng)理簽字“文件傳送單4.4.34.4.4.4.34.4.34.4.3.2.3技術(shù)類文件、程序類文件、管理類文件、設(shè)計變更、組織設(shè)計報批文件等特殊要求紙質(zhì)傳真類文件，在收到對方“文件傳送單”或傳真文件后，第一時間在“文件傳送單4.4.4EPC工程項目中流動各類信息最終全部會以各類文件形式進(jìn)行存放保留。針對項目信息存放管理也即為對于項目文件管理。4.4.44.4.44.4.44.4.44.4.44.4.44.4.44.4.4