GTD時間管理新概念

1.找東西。據(jù)對美國200家大公司職員作的調(diào)查，公司職員每年都要把6周時間浪費在尋找亂放的東西上

面。這意味著，他們每年要損失10%的時間。對付這個“時間竊賊”，有?條最好的原則：不用的東西扔掉,

不扔掉的東西分門別類保管好。因此，做好個人的5s和電腦5s管理很是重要。

2.懶惰。對付這個'時間竊賊”的辦法是：(1)使用日程安排薄(2)在家居之外的地方工作(3)及早開

始

3.時斷時續(xù)。研究發(fā)現(xiàn)，造成公司職員浪費時間最多的是干活時斷時續(xù)的方式。因為重新工作時，這位職

員需要花時間調(diào)整大腦活動及注意力，才能在停頓的地方接下去干。

4.一個人包打天下。提高效率的最大潛力，莫過于其他人的協(xié)助。你把工作委托給其他人，授權(quán)他們?nèi)ジ?/p>

好，這樣每個人都是贏家。授權(quán)給別人，同時也要給他們完成任務(wù)所需要的條件。

5.偶發(fā)延誤。這是最浪費時間的情況，要避免這種情況出現(xiàn)，惟一的辦法是預(yù)先安排工作。事前有準(zhǔn)備，

利用好偶發(fā)的延誤，你能把本來會失去的時間化為有用的時間。

6.惋惜不已或白日做夢。老是想著過去犯過的錯誤和失去的機(jī)會，唏噓不已，又或者空想未來，這兩種心

境都是極浪費時間的。

7.拖拖拉拉。這種人花許多時間思考要做的事，擔(dān)心這個擔(dān)心那個，找借口推遲行動，乂為沒有完成任務(wù)

而悔恨。在這段時間里，其實他們本來能完成任務(wù)而且應(yīng)轉(zhuǎn)入下一個工作了。

8、對問題缺乏理解就匆忙行動。這種人與拖拉作風(fēng)正好相反，他們在未獲得對?個問題的充分資訊之前就

匆忙行動，以致往往需要推倒重來。這種人就必須培養(yǎng)自己的自制力。

9.消極情緒。消極情緒使人失去干勁，工作效率下降。對人懷有戒心、妒忌、明爭暗斗、憤怒及其他消極

情緒使我們難以做到最好。這就必須進(jìn)行自我心理調(diào)適，培養(yǎng)積極心態(tài)。

10.分不清輕重緩急。即使是避免了上述大多數(shù)問題的人，如果不懂得分清輕重緩急，也達(dá)不到應(yīng)有的效率。

區(qū)分輕重緩急是時間管理中最關(guān)鍵的問題。所以，我們下面多花?點時間來解決這個問題。

GTD工作過程

一、收集(Collecting)隨便什么都可以作為收集箱(老板交辦事項，

自己想到的點子，今天收到的喜帖等)。但一定要控制inbox的數(shù)量。inbox

的數(shù)量越少越好：初步規(guī)劃我的inbox控制在5個：outlook里面的收件

箱，手機(jī)備忘錄/草稿本，專用記事本和三層文件匣，手機(jī)任務(wù)列表、紙制

todo列表

二、整理(Processing)。從以上5個inbox里面，循環(huán)反復(fù)地進(jìn)行處

理分類。我們收集到一個程度，就需要做某程度的整理工作，例如一天一

次或一天數(shù)次，GTD書上說要讓自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行

事務(wù)的程度為整理的頻率。inbox里面的東西處理到以下7個類別中去：

1)2分鐘內(nèi)

這雖然單獨提出了一個分類，但是并沒有讓你建立管理并且維護(hù)這個

分類的意思，為兩分的事情不值得呀。。。

2）等待事項：

無法兩分鐘內(nèi)完成的，這件事要委托他人完成，所以授權(quán)后放入等待

清單。（如請老婆去領(lǐng)錢，叫你的下屬完成某件企劃案）

3）日程

這件事情需要在特定的時間或日期去做，此時要將這件是放在

DATEBOOK或行事歷中紀(jì)錄下來。（如參加婚禮，和朋友約會，開會時間）

4）單步事項

不能在兩分鐘內(nèi)完成，不能授權(quán)出去，并非要在特定時間下完成，需

要盡可能快完成的，此時才是列入所謂單步事項。單步事項是你一個人，

拿過來就可以一直干完的。如果你還需要等別人的結(jié)果，那就不行；如果

你還要去別的地方再拿個東西，那也不行。當(dāng)你下一步清單超過五十個時,

你就不能用一張清單列出來，這樣會看不出哪件事要先做，所以還要分類。

目前分類的方式主要是采用地點為主，Home/Office/outdoor/Anywhere

等。如此你的工作效率會大大提升。

5）多步事項

對于那些在Inbox里面的任務(wù)不是可以一步做完的，特點就是不能由

你一個人決定，要分解成多步在不同的時間和地點完成項目（projects）o

6）未來/某一天事項

你想到的點子，未來才要實現(xiàn)的計劃等。

7）參考資料

Inbox里的信息和資源等。

三、組織（Organizing）.其實要組織的概念就是檔案系統(tǒng)及工作清單兩

種概念，整理完inbox里面的東西后就是管理和組織幾大類中的東西：

1）2分鐘內(nèi)

馬上處理，不要放著了。如轉(zhuǎn)發(fā)郵件給同事。

2）等待事項：

要有一張清單讓你可以追蹤交辦事項的進(jìn)度，用。utlook的任務(wù)清單

自定義屬性管理，自定義“進(jìn)展?fàn)顟B(tài)”“事項類型”“責(zé)任人”。

對于郵件的處理，在收件箱里建立“等待事項”文件夾，如果需要對

方回復(fù)采取下一步行動的郵件，同時抄送給自己，設(shè)置自動過慮歸入等待

事項文件夾，以便提醒自己日后等待對方答復(fù)。

3）日程

用手機(jī)、電腦的日歷或臺歷管理。（如參加婚禮，和朋友約會，開會時

間）

4）單步事項

用。utlook的任務(wù)功能，添加自定義屬性來管理，自定義“事項類

型”，“任務(wù)環(huán)境”表示所需地點。當(dāng)你下一步清單超過五十個時，你就不

能用一張清單列出來，這樣會看不出哪件事要先做，所以還要分類。目前

分類的方式主要是采用地點為主，Home/Office/outdoor等。如此你的工

作效率會大大提升。

對于郵件工作，在收件箱里則設(shè)置“待讀待復(fù)”，存放需要處理但不

緊急的工作。設(shè)置“今日事項”存放緊急需要處理的工作。

5）多步事項

用outlook的任務(wù)功能，添加自定義屬性來管理，自定義“事項類

型”，“任務(wù)環(huán)境”，列出多步事項的清單。另外用項目管理軟件或者xls

列出多步事項的計劃單步事項和對應(yīng)的時間點，分解后的事項又再進(jìn)入單

步事項中進(jìn)行管理。

6）未來/某一天事項

用。utlook的任務(wù)功能，添加自定義屬性來管理，自定義“事項類

型”“任務(wù)環(huán)境”。

對于郵件工作，在收件箱里設(shè)置“未來事項”文件夾，存放日后某個

時刻可能需要處理的工作。

7）參考資料

需要建立一個可以收藏你所有要參考資料的檔案系統(tǒng)，我有一個一每

日每月收藏檔案的系統(tǒng)，也有一個依資料不同收藏資料的檔案系統(tǒng)，電腦

資料系統(tǒng)可以搜尋，但要有備份。如此任何檔案我?guī)缀蹩梢栽谝环昼妰?nèi)找

到。

在outlook收件箱里建立一個“GTD存檔”文件夾，并在其中根據(jù)不

同項目或郵件內(nèi)容分別設(shè)置子文件夾，將所有日后可能需要作為參考的郵

件內(nèi)容分別歸類存入歸檔文件夾。需要歸檔的郵件是指郵件本身需要存檔，

如果只是附件需要存檔的話，還是將其另存到硬盤上，以免郵件客戶端越

來越龐大，降低運行效率；

面對紛繁復(fù)雜的任務(wù)，如何才能迅速準(zhǔn)確地判斷它們對你有多重要，

從而對它們進(jìn)行選擇和排序呢？任務(wù)可以分為緊急任務(wù)和重要任務(wù)，在此

基礎(chǔ)上，你就能快速而準(zhǔn)確地分辨出哪些是主要任務(wù)，哪些是次要任

務(wù)了。

緊急任務(wù)指：如果不能按期完成，它對你或別人的價值會減少甚至消

失。重要任務(wù)指：如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來

的收益越高，這項任務(wù)的重要程度越高。緊急任務(wù)和重要任務(wù)有四種不同

組合：

1.緊急并且重要的任務(wù)這些任務(wù)應(yīng)具有最高的優(yōu)先級，應(yīng)該從現(xiàn)在就

開始做。

2.緊急但不重要的任務(wù)這些任務(wù)現(xiàn)在需要時間，但優(yōu)先級比緊急且重

要的任務(wù)要低。

3.重要但不緊急的任務(wù)它們的優(yōu)先級不是最高的，但應(yīng)該在你的時間

表中占重要位置。

4.既不緊急又不重要的任務(wù)你真的需要做這些事情嗎？

按順序做事對任務(wù)進(jìn)行分類，舍棄不需要的任務(wù)，然后把剩下的任務(wù)

排序，以便優(yōu)先處理緊急和重要的任務(wù)。80%的事情只需要20%的努力。而

20%的事情是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分這20%的有價值

的事情，然后根據(jù)價值大小，分配時間。做好的事情要比把事情做好更重

要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，

然后才考慮效率。

但是如何排列這些任務(wù)的優(yōu)先級呢？答案是價值觀！

價值觀是我們想和做的基本原則，它是進(jìn)行時間安排的最基本的因素。

我們有不同的價值標(biāo)準(zhǔn)，它們形成我們個人特性的基礎(chǔ)，也是我們進(jìn)行時

間管理的基礎(chǔ)。大多數(shù)時候，我們根據(jù)自己的價值觀采取行動，雖然往往

沒有意識到這一點。

什么對你而言是最重要的？家庭？工作？金錢？你首先要明確自己需

要的是什么，然后才能朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地，你很

可能會到達(dá)別的地方。

上一節(jié)練習(xí)中的事件可以分為兒個類別：

健康——看牙醫(yī)，洗澡，等等

家庭——給家里打電話，等等

友誼一一買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等

愛情一一準(zhǔn)備燭光晚餐，等等

工作一一簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試，等等

金錢——夜間兼職的面試，等等

興趣——看演唱會，等等

重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項放在首位,

把哪些放在無關(guān)緊要的地方。這就是你的價值觀。

目標(biāo)是我們的需求和愿望一一我們想得到什么。它們應(yīng)該直接源于我

們的價值觀。否則，我們所做的事將無法滿足自己的需要。目標(biāo)往往不能

由單個行動達(dá)到，需要花費相當(dāng)長的時間，并需要采取若干步驟。

例如，周末有一對矛盾：要么去外地拜訪朋友，要么準(zhǔn)備星期天的報

告。如果你決定去外地訪問朋友，而不為報告做準(zhǔn)備，你的目標(biāo)很可能是:

保持友誼，哪怕自己做出某些犧牲。如果你不去訪問朋友，而是準(zhǔn)備報告，

你的目標(biāo)很可能是：盡最大努力完成工作。當(dāng)然，保持友誼和完成工作都

是你的目標(biāo)。但你對它們的重視程度取決于你的價值觀。把友誼放在前一

位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足源于你的家庭和朋友。把工作放

在前一位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足來自于追求卓越。

再如，任務(wù)表中還有一對矛盾：星期二和星期三晚上，在公司開會、

兼職面試、看演唱會三者之間只能挑選兩樣，舍棄一樣。它們分別代表的

是工作、金錢和興趣，對它們?nèi)绾闻判?，也完全取決于你的價值觀和目標(biāo)。

一旦明確了自己的價值觀和目標(biāo)，接下來制訂日程表的過程就很簡單了。

首先安排固定項目首先從工作或上課時間開始。這些時間段通常是事

先就固定的。其他的活動必須圍繞它們進(jìn)行。然后安排每天的日?；顒?，

如睡覺和吃飯。把固定的項目安排完以后，你可以看到還剩哪些時間供你

支配。注意在項目之間安排休息間隔，例如每工作50分鐘休息10分鐘。

（二）根據(jù)你的生物鐘安排時間

把重要的任務(wù)安排在你效率高、干擾少的時間段。把你的空余時間按

你的效率和外界干擾給予不同分值。然后，把優(yōu)先度高的任務(wù)分配到分值

較高的時間段。例如，用大塊的時間學(xué)習(xí)新知識。

三）3.把較大的任務(wù)分割成易于控制的小塊.當(dāng)你面對一個巨大的任

務(wù)，被它壓得喘不過氣來的時候，試著把它分成小塊，使它易于管理，然

后相應(yīng)地安排你的時間。這樣做有幾個好處，首先，你明確了完成整個任

務(wù)的各個步驟，只要循序完成各小塊就能成功，畏難情緒會減輕；其次，

把一個任務(wù)拆分為若干塊，可以使你的進(jìn)度顯得更顯著，并能多次體會達(dá)

到目標(biāo)的喜悅；再次，較小的任務(wù)段易于估計時間，從而加強(qiáng)對完成時間

的控制。

（四）4.充分利用零碎時間

從時間表中''剪裁"大塊大塊的時間后，剩下的邊角余料可不能浪費。

可以用它復(fù)習(xí)學(xué)過的知識、做一兩節(jié)操。一個利用小塊時間的技巧是：把

你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的間隙每次完成一小片，不

知不覺做完討厭的事情。

（五）5.為每件事情設(shè)定明確的起止時間，這樣可以防止項目之間互相

干擾，也可以防止你把事情拖到最后一分鐘才做。

（六）6.留出充分的休息和娛樂時間

在制訂時間表時，千萬不要“虐待”自己。要制訂一個切實可行的計

劃，就應(yīng)該為生活中真實的你“度身訂做”，預(yù)留出你需要的休息和娛樂

時間，使你保持良好的狀態(tài)和愉快的心情。否則，執(zhí)行的時候會不斷打亂

計劃，不但沒有節(jié)省時間，反而使其他事情也脫離預(yù)定軌道。

（七）7.留出機(jī)動時間，不要把所有的時間都填滿.為突發(fā)事件預(yù)留時

間。一個填得滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)挠媱澅硎菦]有“防震”性能的，稍有意外，整個

計劃都會“破碎”，無法執(zhí)行。訂完計劃后，按下面的標(biāo)準(zhǔn)逐條檢查，修

改計劃：

i.事情是按重要程度和緊急程度依次進(jìn)行的嗎？先處理重要的和緊

急的事情，發(fā)展型任務(wù)優(yōu)于維持型任務(wù)。是否有根本不需要做的事情列入

了時間表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得盡善盡美。

ii.每天應(yīng)有用于自省和修訂計劃的固定時間。如果遺漏了這一部分,

請在時間表中補(bǔ)上。

iii.對于有截止期的任務(wù)，是否有足夠的時間在時限內(nèi)完成？沒有處

理過的事情往往比你想像中要花費更多時間，為它們留下充裕的時間。

iv.把用于生活不同方面的時間分別加總，各部分之間應(yīng)保持平衡。

很多時候，在時間表的各個單項中看不出來的問題，會在合計數(shù)字中顯示

出來。如果某部分明顯超過或低于合理的比例，請進(jìn)行調(diào)整。

下面總結(jié)了二十個節(jié)省時間的方法，請根據(jù)你的需要選用它們：

1）對目標(biāo)、任務(wù)、會議等事件分別按優(yōu)先級進(jìn)行排序。

2）從優(yōu)先級最高的事物著手。

3）和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。

4）把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的部分。

5）為自己創(chuàng)造一小時的寧靜，哪怕這需要很強(qiáng)的意志力，或者有時不

起作用。

6）找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。

7）當(dāng)你有重要的事情要處理時，學(xué)會對別人說“不”。

8）學(xué)會委派別人做事。

9）歸納相似的事情，把它們放在一起處理。

10）減少例行事務(wù)：它們不值得花費過多時間。縮短低價值的事件。

拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級很低

的任務(wù)。

11）避免完美主義。記住80/20定律。

12）避免作出過多許諾。對你在有限時間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實態(tài)度。

13）不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機(jī)動時間應(yīng)付突發(fā)事

件。

14）設(shè)置時間限制。例如，做某些決定時，不應(yīng)超過3分鐘。

15）聚精會神地做手頭的事情。

16）處理重要事情時，使用大塊的時間。

17）迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變?nèi)菀住?/p>

18）文書工作爭取只處理一次。

19）在行動以前，徹底地思索整件工作。

20）第一次就做好。

進(jìn)行時間管理，就好像拋雞蛋，你要不停地把手中的一只雞蛋換成另

一只，還要保持所有的雞蛋都不落到地上。要做好拋雞蛋的動作，需要耐

心、毅力、練習(xí)和計劃。進(jìn)行良好的時間管理，同樣需要這些品質(zhì)。當(dāng)雞

蛋越來越多，情況越來越糟的時候，你要有能力控制局面，把握好間隔和

規(guī)律——這正是時間管理的內(nèi)容。

工作時，要持之以恒地進(jìn)行時間管理。你要參加業(yè)務(wù)會談，要趕在截

止期前完成工作。時間管理的意義不僅在于幫助你達(dá)到工作上的目標(biāo)，它

能使你最大程度地發(fā)揮自己的作用，并在工作和個人生活之間保持平衡。

四、回顧(review)與檢討(checking)

organize完畢后，就是review以上6個大類里面的東西。最好是每

天17:30check一遍，每周review-一次。

五、執(zhí)行(D0)