行政人事部門ISO9001：2015方面要求

第6頁共6頁符合ISO9001：2015的行政、人事部門作業(yè)要求（一）文件控制1）ISO要求：對與公司品質(zhì)系統(tǒng)有關(guān)的文件與資料的編寫、審批、更改、發(fā)放、作廢過程進行管制，以確保本部門使用現(xiàn)行有效的文件版本。2）實際作業(yè)：本公司的文件共分為四層:①一層文件質(zhì)量手冊②二層文件程序文件(本公司現(xiàn)有13份程序文件)③三層文件各車間的管理制度類、作業(yè)指導性類、工作指示類文件。（如行政性的獎罰制度文件、組織架構(gòu)圖、機械設備的安全操作與維護保養(yǎng)規(guī)程文件、生產(chǎn)產(chǎn)品工序的作業(yè)指導書、各職位的崗位職責說明文件、測量儀器的使用調(diào)校方法的文件、工程技術(shù)圖紙等。）④四層文件各部門所使用的質(zhì)量記錄、表單。一層文件質(zhì)量手冊二層文件程序文件三層文件管理制度、作業(yè)指導、工作指示等（內(nèi)部、外來）四層文件質(zhì)量記錄、表單3）文件、資料按受控程度分為一級受控文件和二級受控文件，質(zhì)量手冊/程序文件/工作指示為一級受控文件，質(zhì)量記錄/通知類文件/計劃類文件為二級受控文件;一級受控文件正本不蓋章，副本需加蓋紅色“受控文件”印章;二級受控文件正本和副本均不蓋章（正本即有原始簽名的文件，只用于復制副本，由發(fā)文部門存檔）。4）質(zhì)量記錄表格由管理者代表組織相關(guān)人員統(tǒng)一制定，規(guī)范化、標準化，未經(jīng)同意不得隨意更改。對于使用ERP系統(tǒng)的按ERP系統(tǒng)規(guī)定的另類表格格式，同時為適應特殊情況，經(jīng)管理者代表審批可自行編制一些表格，但表格編碼有所不同。5）文件的編寫《質(zhì)量手冊》和《程序文件》由管理者代表組織熟悉各項質(zhì)量活動和有一定寫作能力的人員進行編寫。6）三層文件由各職能部門（包括各車間分部）主管負責編寫。7）文件的審批《質(zhì)量手冊》和《程序文件》由管理者代表審核、總經(jīng)理批準；記錄表格由管理者代表審核、批準；8）三層文件由各職能部門（包括各車間分部）主管擬定審核后報上一級（廠長）批準。9）文件的收發(fā)控制審批發(fā)放的文件由發(fā)放申請人填寫《文件發(fā)放回收登記表》交于指定專員，專員接到文件后，記錄于“文件目錄表”，根據(jù)發(fā)放范圍復印相應份數(shù)的副本并在文件復印副本上蓋紅色“受控文件”章發(fā)放(表格是一種特殊的受控文件，其副本上不蓋任何印章，僅以編碼中的版本號顯示最新的受控狀態(tài))，并要求收文部門相關(guān)人員簽名，原稿連同發(fā)放記錄由發(fā)文部門歸檔備查。10）所有蓋有“受控文件”章的文件不得隨意復印，所有受控文件副本上的“受控文件”印章不能是黑色；當文件使用部門的文件破損嚴重，影響使用時，應到原發(fā)放文件部門辦理更換手續(xù)，如屬受控文件需交回破損文件，補換新文件，新文件的分發(fā)副本號仍用原文件分發(fā)副本號，指定專員將破損文件銷毀。如使用部門丟失受控文件時,應以書面形式向發(fā)文部門申請，由發(fā)文部門負責人批準后再發(fā)一份不同副本號的文件給申請部門。11）二級受控正本和副本文件，可不蓋受控章，不編分發(fā)號，到期自動失效，由發(fā)文部門歸檔，以便于追溯；收文部門到期根據(jù)情況進行處理。12）文件的更改受控文件需要更改時，應由文件更改提出部門負責人提出，用《文件制訂/更改申請單》形式說明更改原因。如對受控文件有重大更改，還應附有充分的證據(jù)。文件的更改實施由原編制部門進行。需更改內(nèi)容的段落和序號前應加上識別標記（如“＊”）以示識別。更改后文件的審批流程同上述文件審批流程。13）受控文件應有版次和改次，版次以英文字母A、B、C…表示（A代表首版，B代表第一次換版）；改次以阿拉伯數(shù)字0、1、2…表示（0代表當前版次沒有修改過，1代表當前版次第一次修改）；如A/0代表第一版沒有修改;文件全面修訂重新發(fā)放時，要更換版本。文件只是修改時，不需要更換版本，只更換改次。但同一版次的改次不可超過5次。注：A/1、A/5分別為A版的第一次修改和第五次修改。需作較大幅度修訂時，應予以換版。14）文件經(jīng)過若干年的使用，根據(jù)實際情況，對需要修改的地方，給予及時修改.15）文件的換版和作廢發(fā)放新版文件的同時收回舊版文件，各車間應指定專員對舊版正本文件蓋“作廢”印章，作為歷史文件保存?zhèn)洳?；過期的受控副本文件回收銷毀。16）文件的管理文件經(jīng)審核，批準后，發(fā)文部門應對文件正本及發(fā)放記錄進行歸檔，建立文件夾并填寫《文件目錄表》，記錄本部門文件發(fā)放和更新情況。17）文件的使用人及文件主管部門應妥善保管好文件，防止發(fā)霉、蟲蛀、殘缺少頁，保持文件的清潔完整，對電腦硬盤要注意備份、防潮、防磁、防震、防毒。18）文件的評審必要時，由管理者代表組織對現(xiàn)有體系文件進行定期評審。由使用部門對文件的適用性和充分性進行評價，必要時進行修訂，修訂后須再次得到批準后再下發(fā)。19）文件和資料的借閱需要臨時借閱文件的人員，應征得文件管理部門管理人員同意并作相應的登記記錄，借閱者應指定日期歸還文件，到期不歸還者由文件相關(guān)管理部門收回，原稿文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。20）外來文件的控制外來文件編號按原各自的編號。各車間/部門負責對口收集相關(guān)國家和地方政府頒布的有關(guān)法律、法規(guī)、主管部門下發(fā)的有關(guān)文件、顧客提供的文件、圖樣以及國際、國家和行業(yè)標準的最新版本等資料，并經(jīng)車間廠長/部門負責人審閱確認有效后，指定專人進行整理識別編號，填寫于《文件目錄表》中，在備注欄中注明是外來文件，并將其有效版本傳遞給相關(guān)部門。同時收回已失效版本的文件。21）對于顧客提供的技術(shù)文件及樣板的發(fā)放回收由業(yè)務員執(zhí)行，顧客需回收或?qū)儆陬櫩蜋C密技術(shù)文件/樣板要明確使用范圍，發(fā)現(xiàn)有丟失、泄密等異常情況時及時反饋給業(yè)務員，業(yè)務員在了解實情后反饋給顧客協(xié)商處理方法，按協(xié)商的方法進行跟進處理。22）文件對外發(fā)放的控制公司內(nèi)部文件一般不對外，確屬工作必需或顧客有要求時，應由相關(guān)授權(quán)人批準后，方可對外發(fā)放，發(fā)放的文件副本上同時加蓋“僅供參考”印章，并要求指定專員于《文件目錄表》上登記分發(fā)編號；《質(zhì)量手冊》、《程序文件》由管理者代表批準后對外發(fā)放；三層文件等由各職能部門主管/車間廠長或以上職位人員批準后對外發(fā)放。23）文件編號要求質(zhì)量手冊編號：QM程序文件編號：COP-□□□-□□程序指引標準章節(jié)號流水號（從01開始編排）管理制度、作業(yè)指導、工作指示編號：□□-□□-□□-□□□/□□部門/車間代碼子部門英文代碼表框英文序號流水號年號注：1.部門/車間代碼詳見公司人力資源部“部門稱謂及代碼一覽表”；2.表格英文序號即表格右下角的英文代碼(如下記錄表格編碼中的說明：針對管理制度表格英文序號為AP/作業(yè)指導書為AM)；例：①公司技術(shù)監(jiān)督中心于2009年發(fā)出第一份“驗貨作業(yè)指引”那么編號應寫成HO-AM-001/09；②一車間品管部于2008發(fā)出第一份檢驗作業(yè)指導書，那么編號應寫成EA-QC-AM-001/09(針對特定產(chǎn)品/型號的需在文件中注明)；記錄表格編碼：HY-F-□□版本號從數(shù)字0開始，(…)，依此類推；表格英文序號從字母A開始,A為第1份,Z為第26份,如超出26份,則用AA表示為第27份,依此類推AZ為第52份。注：①對于采用ERP系統(tǒng)生成的表格，編碼由公司財務部規(guī)定。②為適應特殊需求(如電工車間、鎮(zhèn)流器車間等)及部門/車間內(nèi)部使用的一些表單，為適應其特殊性，可自行編制一些表格，經(jīng)管理者代表審批確認后，表格的編碼規(guī)則將HY改為部門/車間代碼，如FC-F-A0表示電工車間英文序號為A，版本號為0的記錄表格，便于識別及可追溯性。記錄的編號：□□-□□-□□□□□/□□部門/車間代碼表格英文序號流水號拉別年號注：1.部門/車間代碼詳見公司人力資源部“部門稱謂及代碼一覽表”；2.表格英文序號即表格右下角的英文代碼(如上記錄表格編碼中的說明)；3.拉別只針對生產(chǎn)部和品管部有要求，其他則不用寫；4.各職能部門(包括各車間分部)必須列出本部門使用的“質(zhì)量記錄清單”。5.對于使用ERP系統(tǒng)生成的表格,由于特殊情況，編號規(guī)則由公司財務部規(guī)定。例：①七車間開發(fā)部于2009年記錄第一份設計任務書，記錄編號應寫為EF-V-0001/09；②三C車間品管部A拉于2009年記錄第一份首件檢驗報告，記錄編號應寫為EC3-D-0001A/08。6.對于(如電工車間、鎮(zhèn)流器車間等)及部門/車間內(nèi)部使用的一些表單，為區(qū)分其特殊性，表格的記錄編號加上I代表INTERNAL，是內(nèi)部的意思。如電工車間的第一份自做表格編碼是FC-F-A0,那么此份表格09年的記錄編號從FC-I-A-001/09開始，第二份為FC-I-A-002/09，以此類推.子部門英文代碼開發(fā)部PDProduct&DevelopmentDepartment物控部MCPlanning&MaterialControlDepartment采購部PUPurchasingDepartment貨倉部WHWarehouseDepartment品管部QCQualityControlDepartment生產(chǎn)部MAManufacturingDepartment五金部MEMetalDepartment工模部MOMouldingDepartment噴涂部PAPaintingdepartment木工部WMWoodproductiondept發(fā)貨部DEDeliveryDept（二）質(zhì)量記錄的管制1）ISO要求：建立和保護質(zhì)量記錄，對其進行記錄標識、收集、編制索引、歸檔、保管和處理，確保質(zhì)量記錄易查閱和檢索。2）實際作業(yè)：a）新的質(zhì)量記錄格式在使用前必須到ISO組備案；b）定期收集整理本部門所用的質(zhì)量記錄格式，并編制《質(zhì)量記錄清單》交本部門最高主管審批確認（使用其他部門發(fā)出的表單格式或公用表單格式也應編入《質(zhì)量記錄清單》中。）c）質(zhì)量記錄填寫字跡需清晰，不得隨意涂改，確需更改時，更改人須在更改的地方簽全名或蓋章確認，并簽上更日期。d）質(zhì)量記錄應分類整理歸檔，便于查閱；e）每月初集中整理上月質(zhì)量記錄。f）查閱質(zhì)量記錄須經(jīng)部門主管同意，且陪同查閱；g）質(zhì)量記錄最低保存期限為兩年，產(chǎn)品開發(fā)類的質(zhì)量記錄應永久保存。h）質(zhì)量記錄須按規(guī)定之保存期限進行保存且集中整理歸檔。i）超過保存期的大量質(zhì)量記錄須填寫《過期質(zhì)量記錄處理單》經(jīng)部門最高主管確認后報廢，同時保存該份《過期質(zhì)量記錄處理單》。（三）人力資源的管理：1）人力資源的需求公司人力資源部根據(jù)公司政策，生產(chǎn)流程，制定公司各崗位職級，明確各職級的崗位資格，編制《職責和權(quán)限匯編》作為公司人員任用時選擇、安排和考評的主要依據(jù)；2）公司職能部門及各車間依據(jù)審批的《組織架構(gòu)圖》及各職級人員的資格，填寫“人員需求申請表”交部門負責人或車間廠長批準后，遞交公司人力資源部，申請招聘。3）人力資源部依據(jù)各部門或車間的組織架構(gòu)圖所明確的職級及各職級人員的數(shù)量審核“人員需求申請表”的合理性。4）面試公司人力資源部先檢查應聘者身份證是否與本人一致(/idcard)。5）信息一致后，應聘者先填寫“求職登記表”到相應人員需求部門面試，經(jīng)相應部門負責人或車間廠長簽名認可后，辦理試用廠證及入職前的培訓教育；普通人員試用期一般為一個月(特殊情況由相關(guān)部門負責人或廠長而定)。6）試用合格后，由應聘者填寫“人事登記表”，部門負責人或車間廠長簽字，公司人力資源部將應聘者有關(guān)信息輸入電腦系統(tǒng)并辦理相關(guān)手續(xù)。7）新員工培訓入職前的培訓教育：包括《員工手冊》、公司質(zhì)量管理體系、法律法規(guī)等的培訓工作,將考核結(jié)果記錄于“培訓考核登記表”中。8）部門崗前培訓：學習本部門工作的規(guī)章制度、學習操作技能、安全注意事項等，由所在崗位部門主管或技術(shù)負責人組織進行，培訓后進行考核，將考核結(jié)果記錄于“培訓考核登記表”中，合格后方可上崗。9）特殊工作人員培訓特殊工序、關(guān)鍵工序人員（如電工、燒焊工、電梯操作工、內(nèi)審員、司機等），必須持證,要求培訓考核合格后方可上崗。10）培訓需求申報公司人力資源部根據(jù)公司發(fā)展需求及對各車間的統(tǒng)籌，編制“年度培訓計劃”，明確培訓的內(nèi)容、日期、教師、場地、考試方式、參加人員、經(jīng)費等遞交主管副總經(jīng)理批準。各車間重要的職能部門應編制本車間的《年度培訓計劃》報廠長審批，行政人事部負責跟進實施。11）公司人力資源部依據(jù)培訓計劃安排培訓，接受培訓人員應按時到達。每項培訓結(jié)束時，進行考核，并將考核結(jié)果記錄在“培訓考核登記表”中；不合格或因故缺席者需另行安排考核，直到合格為止。如屬外派培訓，受訓人員應將證書、成績記錄及培訓資料交公司人力資源部歸檔保存。12）每年12月份對一年的培訓效果及工作情況進行總結(jié)，向主管副總經(jīng)理進行匯報，并于全公司公報。各車間的行政人事部應對本車間重要職能部門的年度培訓計劃進行總結(jié)，報廠長審核。13）績效考核各職能部門/車間(包括廠長及各分部)負責人依據(jù)《組織架構(gòu)圖》中所管轄范圍的直接下級，為激勵相關(guān)人員達到預