會議籌備的十個要點（9篇）

第第頁會議籌備的十個要點（優(yōu)秀9篇）為了確保工作或事情有序地進行，經(jīng)常需要提前準備一份實在、仔細、針對性強的方案，方案是綜合考量事情或問題相關的因素后所訂立的書面計劃。那么我們該怎么去寫方案呢？讀書破萬卷下筆如有神，下面為您精心整理了9篇《會議籌辦的十個要點》，希望能夠對困擾您的問題有肯定的啟迪作用。會議籌辦工作方案篇一一，明確會議主題會議主題要明確，經(jīng)銷商會議的目的就是為了訂貨，因此，會議的主題沒有必需取名為假意的“某某經(jīng)銷商溝通會，某某廠商聯(lián)誼會”等，而應當直奔主題，作“某某區(qū)域某某品牌訂貨會”讓全部經(jīng)銷商明白廠商召開此次會議的目的就是為了訂貨，避開讓經(jīng)銷商沒有訂貨的心理準備，從而使雙方均不滿意。二，充實會議內容1，會議內容要有教育性現(xiàn)今許多品牌的訂貨會已經(jīng)流于俗套，找些客戶過來聽廠商人員進行宣讀公司的那些基本情況，然后就吃飯喝酒，讓公司業(yè)務人員和經(jīng)銷商在酒桌上“酒量即銷量”然后就是再進行其它活動，以此來拉攏經(jīng)銷商訂貨。會后，公司算帳，利潤不能支撐費用，代理商愁眉鎖眼，以后說到經(jīng)銷商會議就是害怕，經(jīng)銷商對代理商的經(jīng)銷商會議也不再感興趣，由于召開一個訂貨會除了拿錢去吃喝去訂貨外，沒有其它實際的意義，而且也和代理商一樣，看不到利益，學不到東西。因此我認為，在召開訂貨會的會議內容除了向經(jīng)銷商宣傳品牌后，可以更多去選擇提高經(jīng)銷商經(jīng)營管理水平，幫忙分析行業(yè)發(fā)展趨勢，引導經(jīng)銷商做出更好的促銷方案，言傳身教如何向消費推廣本品牌產(chǎn)品，并幫忙分析竟品的優(yōu)缺點等等會議題材作為會議的主題。信任，經(jīng)銷商會對以上題材更有興趣。2，會議主持人要專業(yè)。專業(yè)的會議主持人會讓會場的氣氛輕松，明快，同時也可以讓經(jīng)銷商加強公司的專業(yè)形象和隆重態(tài)度。3，會議時間經(jīng)銷商會議策劃方案經(jīng)銷商會議的時間段：產(chǎn)品銷售旺季前和產(chǎn)品銷售旺季后。會議的時間不能太長也不能太短，應堅持以四個小時為基本原則。第一個小時重點突出宣傳公司品牌和產(chǎn)品的賣點。第二個小時應當請公司經(jīng)理級人物做會議主題的報告發(fā)言，同時公布當次會議的突發(fā)性政策。第三個小時應當以文藝性的節(jié)目或者以活躍現(xiàn)場氣氛為主。第四個小時，以參觀會場展覽產(chǎn)品并現(xiàn)場訂貨。三，加強會議效果會前工作重要為：（1）確定訂貨會的邀請對象，細節(jié)之處是尤其要捉住在訂貨會中起決議作用的人員。（2）確定訂貨會的主推品項：做為企業(yè)產(chǎn)品品項往往不是單一的，因而采取哪款產(chǎn)品作為主推品種，就要對市場進行充足摸底，找出機會點最大的產(chǎn)品，如針對德賽目前的產(chǎn)品中，就要突出差別化產(chǎn)品DS-001學習DVD，充足突出它的賣點。細節(jié)之處是要避開主推的品項過全或促銷推廣產(chǎn)品無重點。（3）訂立主推品項的訂貨政策：即對主推品項產(chǎn)品采取什么樣的促銷政策才略合適，才略起到擴大訂貨量的目的，促銷政策不到位也會影響訂貨會效果，細節(jié)在于訂貨政策的訂立。（4）確定訂貨會的主題：銷售產(chǎn)品需要一個理由，開訂貨會同樣也需要一個由頭，確定一個主題。否則平白無的搞促銷開訂貨會會讓客戶產(chǎn)生防范心理。（5）做好訂貨會前造勢和客戶摸底，一方面事前造勢讓客戶有正確認得和心理和準備，同時通過市場情況摸底圈定核心客戶，是訂貨會有的放矢。（6）做好場所的選擇：重要依據(jù)邀請的人數(shù)，規(guī)模，選定訂貨會會址，對場所的選擇要求，要做到交通便利，易于找尋這一點。（7）做好時間布置和訂貨資料的準備，依據(jù)邀請對象發(fā)邀請函，注明訂貨會時間地方，同時也可將產(chǎn)品資料，價格表和促銷活動通知送達知客戶手中。(8布置好會場。定貨會會場布置要突出訂貨會主題會中的工作重要為：通過在訂貨會會中制造輕松寬松的氣氛，一方面可以讓客戶樂觀參加其中，調動客戶訂貨的樂觀性，同時可以除去客戶的防范心理，感染其它客戶會后的工作重要為：訂貨會開完后，只是訂貨會成功的一半，如何落實是訂貨會最后成功與否的重中之重，因而訂貨會后一方面要將貨及時送達訂貨客戶的手中，另一方面要做好電話的及時跟蹤與走訪追蹤，收取保證金，確保真正達成意向訂貨會開完要擅長總結現(xiàn)在許多企業(yè)，談到訂貨會基本上不談“訂貨后”，訂完了，好像已經(jīng)結束了，資金也來了。訂貨會還有許多工作要做。今年的訂貨會要跟去年的訂貨會比較，數(shù)字是否有增添，生產(chǎn)本領是否能跟上，貼牌加工的廠家是否進一步去落實，這些都是亟待解決的。四，召開訂貨會的細節(jié)問題1，精心設計定貨會的政策2，會前開票和會中開票相結合3，找一個好的會議主持人4，專車接送鄉(xiāng)鎮(zhèn)大戶經(jīng)銷商5，肯定要設置抽獎和禮品環(huán)節(jié)6，設置餐桌就餐人員姓名會議籌辦工作方案篇二一、會議主題面對機遇，20xx年上半年銷售部門面對市場的需求和競爭做出的一系列經(jīng)營措施，并取得突出成效。挑戰(zhàn)將來，為了在下半年里取得更大的突破，我們要總結前期工作的經(jīng)驗，齊心合力，共同探討、研究訂立新的方案銷售方案以適應市場變動的需求。二、會議的時間、地方會議時間：20xx年9月26日上午9：0011：30下午3：005：00會議地方：華天大酒店會議廳406三、參與會議人員參與會議的人員包含：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、銷售部的管理階層全體職員、各部門重要領導人員四、會議議程會議由副總經(jīng)理主持上午：（1）銷售部部長對上半年的銷售情況做出總結（2）總經(jīng)理對這半年的銷售情況和相關報告（3）其他部門人員代表對這半年來的重要工作進行總結作，會議過程中茶水的準備，購買會議需要的設備等。包含中國臺灣方面人員的到達江蘇，及我方人員的來往。負責人：周麗敏七、接待規(guī)格對等接待八、會議料子的準備銷售部的銷售報告表總經(jīng)理的報告各部門代表的報告副總經(jīng)理的總結報告公司上半年的銷售計劃和銷售總結表八、會議經(jīng)費預算捌萬柒仟叁佰元整。會議籌辦工作方案篇三一、會議主題面對機遇，20xx年上半年銷售部門面對市場的需求和競爭做出的一系列經(jīng)營措施，并取得突出成效。挑戰(zhàn)將來，為了在下半年里取得更大的突破，我們要總結前期工作的經(jīng)驗，齊心合力，共同探討、研究訂立新的方案銷售方案以適應市場變動的需求。二、會議的時間、地方會議時間：20xx年9月26日上午9：0011：30下午3：005：00會議地方：華天大酒店會議廳406三、參與會議人員參與會議的人員包含：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、銷售部的管理階層全體職員、各部門重要領導人員四、會議議程會議由副總經(jīng)理主持（1）銷售部部長對上半年的銷售情況做出總結（2）總經(jīng)理對這半年的銷售情況和相關報告（3）其他部門人員代表對這半年來的重要工作進行總結五、接待規(guī)格對等接待六、會議料子的準備銷售部的銷售報告表總經(jīng)理的報告各部門代表的報告副總經(jīng)理的總結報告公司上半年的銷售計劃和銷售總結表七、會議經(jīng)費預算捌萬柒仟叁佰元整。會議籌辦工作方案篇四為總結20xx年政府系統(tǒng)辦公室工作，表揚先進，激勵斗志，全面提高20xx年全縣政府系統(tǒng)辦公室工作效率，推動政府系統(tǒng)辦公室工作再上新臺階，更好服務全縣跨更加展大局，經(jīng)研究，定于20xx年2月xx日召開全縣政府系統(tǒng)辦公室工作會議，現(xiàn)訂立籌辦方案如下：一、會議名稱：全縣政府系統(tǒng)辦公室工作會議二、會議時間、地方：時間：暫定2月下旬地方：縣勞動局四樓會議室三、參會范圍：參照20xx年全縣政府系統(tǒng)辦公室培訓班參會人員，初步確定參會范圍如下：1、縣領導：夏培劍（縣委、常務副縣長）；2、開發(fā)區(qū)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)：開發(fā)區(qū)管委會、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導，辦公室主任（28人）；3、縣直單位：縣直及駐惠有關單位分管領導，辦公室主任（160人）；4、受表揚的政府系統(tǒng)辦公室工作先進個人（待定）；5、縣政府辦公室全體同志（40人）。共計260人左右。四、主持人：王良耕（縣政府辦公室主任）五、會議議程：1、縣政府辦公室副主任、應急辦主任李煒東宣讀表揚決議；2、頒獎（依據(jù)主席臺就座領導分組進行）；3、表明態(tài)度發(fā)言；（1）胡集鎮(zhèn)政府辦公室（2）辛店鄉(xiāng)政府辦公室（3）農業(yè)局辦公室（4）發(fā)改局辦公室（5）河務局辦公室（6）電信公司辦公室4、縣委、常務副縣長夏培劍作緊要講話。六、責任分工：（一）會議由縣政府辦公室主辦，縣政府辦公室主任王良耕、副主任李長寶負責牽頭協(xié)調。1、秘書科負責通知下發(fā)、會議簽到、主席臺服務（依據(jù)評比領導小組評比的先進單位和個人，通知相關人員參會）；2、調研室負責會議主持詞、講話、表揚決議及會議發(fā)言料子的起草和把關，印發(fā)《關于對20xx年全縣政府系統(tǒng)辦公室工作先進單位和先進個人進行表揚的決議》；3、政務接待科負責會場布置（會標、鮮花、席位簽、發(fā)言席、話筒）、獎品購置（獎牌、證書）、座區(qū)劃分（分為鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直部門、領獎區(qū)三個部分）及引領、頒獎布置、就餐；4、機關服務科負責會議車輛的布置調度，會務布置兩輛機動車；5、政府網(wǎng)站、電視臺、新聞中心記者各1名負責新聞報道；6、縣廣電局布置專人負責音響。會議籌辦方案篇五一、會議時間：20XX年7月15日10:00-11:00二、會議地方：二樓辦公室三、參會人員：張經(jīng)理、王經(jīng)理、朱適、段玉紅、張帥、李琴、邱偉恒、劉珍娣、譚玲。四、會議主持：張經(jīng)理、王經(jīng)理五、會前準備工作：1、依據(jù)領導的會議要求，確定出會議議題。2、利用電話、郵件等通訊工具通知參會人員參會時間，地會議流程策劃方案點，同時告知參會人員會議的名稱及內容，以便參會人員整理好相關資料，做好充分的準備工作。3、組織各參會人員定時參加，明確本身所在職位的工作職責范圍。4、制作出會議的各項日程，編排好會議的相關程序，訂立出一系列的注意事項，依據(jù)這些注意事項作出相對應的應急方案。5、會場的布置要充足反映會議主旨，簡明扼要，突出重點。（1）會場要懸掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心議題。（2）會場要安置一臺投影儀，以便更好的反映出會議的核心問題，同時用數(shù)據(jù)的形式更能直觀呈現(xiàn)出該問題的實質，有針對性的想出一整套的解決方案來解決目前存在的問題。（3）確定好明確的會場區(qū)域后，再對會議桌的擺放形式進行調整。（4）會場還要對主席臺位置做一個明確的設定，在設定好位置后，落實主席臺的領導人，再進行一一布置座次，并告知參會人員所在座次的編號，依據(jù)編號設置發(fā)言席，再設定的發(fā)言席上擺放席簽、話筒，在開會前期要對話筒進行試音，確保話筒的音質。（5）還要注意的是會場的環(huán)境對會議的開展也起著至關緊要的作用。會場的燈光照明設施，通風效果，錄音、錄像的好壞直接決議了本次會議的成功與否，因此要對這些設施設備進行細致的檢查。（6）為了讓會議的氣氛不會顯得那么緊張，可以在會場內擺放少量的花，既緩減壓力，又烘托氣氛。6、后勤部門要對參會人員供給一些輔佑襄助性的幫忙。譬如：水、食宿、用車、醫(yī)療保健、安全守衛(wèi)等。7、開展此次會議還要考慮對會議做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等一系列的準備工作，以確保會議不會由于某些環(huán)節(jié)而影響會議的正常舉辦。8、把全部會前準備工作做好后再對其進行重新檢查一遍，最終向領導匯報工作。六、會中的服務與組織1、工作人員要提前1小時到會場，認真檢查會場前期的準備情況，確保沒有遺漏的環(huán)節(jié)。2、完滿簽到工作，準確了解參會人員的參加情況，尤其是主席臺領導人及發(fā)言人是否到齊，對還沒有到的參會人員進行二次通知，詢問原因，對已參加的參會人員發(fā)礦泉水，并進行料子的分發(fā)工作。3、依照原計劃的編排方式讓參會人員從前往后依次就座。4、后勤部門維持好會場秩序，參會人員提前5分鐘進會場就座，與會議無關的人員及時離開會場，并關閉會場大門，在開會期間移動電話調成震動或靜音，不準擅自離開會場，不準接電話，保持會場的安靜。5、行政人員在開會期間要做好會議記錄，寫好會議簡報。6、為了弘揚公司文化，在開會過程中布置特地人員進行現(xiàn)場拍照，會后可將這些圖片放至網(wǎng)上，做后期公司文化的宣傳，同時為了加深參會人員之間的友情，對參會人員組織照相。7、行政接待人員為參會人員提前預定返程車票、火車票、飛機票等。七、會后會場的收尾工作1、會議結束后，檢查所帶工作資料和物品（包含會簽）是否全部帶齊。2、依據(jù)參會人員離開的時間，布置工作人員對參會人員進行護送。3、回公司后及時對此次會議做好文件的清退、收集和歸檔等工作。4、為了讓此次會議開展的更有心義，可以布置新聞媒體對此次會議進行全方位的報道。會議籌辦工作方案篇六為了滿足廣闊客戶的需求，今業(yè)公司長沙分公司研發(fā)了適應90后消費群體TMD型移動電話。為了讓產(chǎn)品順利進入市場，增大銷量，特舉辦TMD型移動電話推介會議，現(xiàn)擬定會議籌辦方案如下：一、會議名稱今業(yè)科技發(fā)展有限公司長沙分公司TMD型移動電話推介會二、會議召開時間、地方時間：20xx年11月11日12日，會期二天地方：長沙通程大酒店三、會議主題推介產(chǎn)品，擴大影響，增添銷量，占據(jù)市場四、會議規(guī)模參會人員為全國各地分銷商（經(jīng)銷商和代理商）共180人五、會議議程1、今業(yè)公司長沙分公司鄧曉總經(jīng)理致辭2、今業(yè)公司長沙分公司分管銷售的王虹副經(jīng)理宣讀20xx年優(yōu)秀銷售商名單3、優(yōu)秀銷售商代表發(fā)言溝通經(jīng)驗4、今業(yè)公司長沙分公司產(chǎn)研部劉曉紅部長介紹新產(chǎn)品5、今業(yè)公司總公司分管銷售的鄧小商副經(jīng)理就各地資源調配及客戶優(yōu)惠政策講話6、今業(yè)公司總公司鄧仁總經(jīng)理為現(xiàn)場訂貨會致辭7、現(xiàn)場簽訂合同六、會議日程七、會議籌辦分工（一）會務組小組負責人：張?zhí)m小構成員：王琴何丹職責：1、制發(fā)會議通知；2、準備會議文件：領導（鄧曉總經(jīng)理、鄧仁總經(jīng)理）致辭，優(yōu)秀銷售商名單，優(yōu)秀銷售商代表經(jīng)驗介紹料子，劉曉紅部長介紹新產(chǎn)品發(fā)言稿，鄧小商副經(jīng)理發(fā)言稿，訂貨合同，會議日程表，會議須知；3、制發(fā)會議證件：賓客證，記者證，工作人員證。4、撰寫新聞文稿，經(jīng)領導審定后，向媒體發(fā)送。（二）后勤接待組小組負責人：劉梅小構成員：周平何元職責：1、會前接站。2、報到時簽到，預收會務費，賓客留宿與就餐布置，會議證件發(fā)放。3、會議入場時的簽到。4、會議有關文件的裝袋與發(fā)放。5、會間交通布置。6、會間醫(yī)療衛(wèi)生工作。7、會務費的結算。8、代為與會者訂返程機票，車票。9、會后送站。（三）宣傳守衛(wèi)組小組負責人：李巧小構成員：陳雄職責：1、準備會議用品，布置主體會場與產(chǎn)品展覽廳2、聯(lián)系長沙各大媒體，邀請各大媒體記者出席3、做好會間的安全守衛(wèi)工作4、清理睬場，保管可再次使用的會議用品八、經(jīng)費預算會議籌辦工作方案篇七一、會議前準備工作1、會前所需準備的文件：、會議議程、桌簽、座次表、餐卷、代表證、會議橫幅（一般由會議承辦賓館制作）、會議背景PPT、房間號碼表、會務資料領取表、會議資料、報各處。各文件實在形式如附件。2、會前準備工作流程2.1、會議的計劃：（1）確定會議的目的，試圖實現(xiàn)的效果，會議預期取得的成績等。（2）確定會議的名稱，初步擬訂出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用時間、地方、議程等。（3）決議會議的工作人員和服務人員，必需時成立籌辦組、臨時秘書處或籌辦委員會。2.2、確定會議日程。編排會議日程表，并與會前發(fā)給各參會人員。會議流程策劃方案(1)議程表。將會議議題依照內在聯(lián)系、主次和先后排列順序，編排議程，印成文字，即議程表，會前發(fā)給與會人員。（2）日程表與作息時間表。會期超出一天的會議，還應訂出日程表和作息時間表。2.3、會議本錢預算。會議的本錢=場所租借費+文件資料費+交通費+食宿費+活動費+服務人員的工資+咨詢勞務費。2.4、準備會議資料。（1）開幕詞、工作報告、發(fā)言稿等（2）會議所用的技術性、程序性文書料子，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房布置表、工作人員名單、車輛調度表等。2.5、發(fā)送會議通知及接受回執(zhí)。（1）會議通知：本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會議必需寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。會議通知可采用郵寄（包含電子郵件）、傳真、專人送達等方式，對緊要的邀請對象可用發(fā)送書面通知或邀請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。（2）回執(zhí)：為準確統(tǒng)計與會人數(shù)，做好相應準備，通知時應提前7天以上并附回執(zhí)?；貓?zhí)的通知應計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應提前發(fā)送，但又不行提前過多，以免對方遺忘。2.6、會場布置，會場依據(jù)與會人數(shù)選擇適現(xiàn)場所，實在要求如下：(1)會場要乾凈、安靜、光亮、通風、安全，大小應與人數(shù)相適應。按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。(2)主席臺席位。第一排的正中為首席。其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低。前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。（3）會場設施。會場的全部設施必需在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設備等應事先反復檢查、調試（如擴音器的音量大?。?，以免臨時發(fā)生故障或顯現(xiàn)過錯。2.7、其他準備會期較長的會議應準備與會人員的就餐、留宿。會場外應有醫(yī)護人員值班。同時應準備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱。緊要會議應有安全守衛(wèi)人員和保密措施。會議計劃中如布置參觀、考察、游覽等活動，或贈予資料、紀念品等，必需提前做好準備。二、會議期間工作1、會議期間需準備的文件：。2、會議期間的工作流程2.1、在機場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。2.2、做好來客接待工作，確認和分發(fā)房間，確認緊要與會人員用房及整理記錄有關信息。幫助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務工作。確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關布置等工作。2.3、會場桌椅陳設確認：燈光/音響/擴音器/銀幕/講臺/幻燈機/投影機一一檢視無誤。檢查會議所需資料是否完備。2.4、會議現(xiàn)場：專人負責參會人員的引領，簽到，分發(fā)會議資料。2.5、專人負責會場的協(xié)調事務工作（包含投影儀的準備、飲水的準備、禮金的發(fā)放以及會場溫度掌控等）。2.6、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。2.7、協(xié)調會議期間的交通工具的布置。2.8、會議接待人員應全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯(lián)系，顯現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時間解決。三、會議后續(xù)工作1、會議后需準備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程票登記表。2、會議后的工作流程2.1、在與會和未與會的人中心傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承當行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。2.2、會議的總結、評估、會議代表的看法反饋及處置工作。2.3、會議資料、領導講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總，總結工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。2.4、替辦與會人員返程及他程的交通票務及其他委托替辦服務。2.5、歡送代表工作。2.6、會議費用的結算工作。四、人員職責1、會務負責人1)聯(lián)絡協(xié)調對內負責與所領導及各科室負責人的溝通，訂立會議計劃書及工作進度表，確保會議順利完成；對外負責與各參會領導及參會人員之間的聯(lián)絡，確認人員名單及行程布置；協(xié)調會務工作人員的活動。2)訂立會議方案并實施負責擬定和調整會議方案，會議組織程序，并上報相關領導審核；負責協(xié)調各職能組分工，并確認工作布置和進程。3)會場及留宿布置負責會議酒店（場所）接洽、預訂及協(xié)議簽訂；負責會議期間與會人員的食宿等問題的布置。4)負責審核會議對外的文本資料內容及相關合作協(xié)議各類資料內容確實認審核；確定印刷地方；會場布置的審核。5)訂立可行性預算6)同會議發(fā)言人及各位貴賓聯(lián)系2、會務助理1)各類文本的起草、修改，資料的編排、制作依據(jù)會議的要求，負責會議通知書的設計、制作及印刷；負責會場背景效果圖的設計與制作；代表證、餐券的設計與制作。2)負責緊要人員的聯(lián)絡事宜負責緊要人員的行程布置的聯(lián)系、確認；負責緊要人員的機(車)票的預訂；負責緊要人員的專人接、送及陪伴布置；負責緊要人員在會議期間的用車布置。3)負責與會代表聯(lián)絡事宜負責會議通知書的寄發(fā)及確認回執(zhí)工作；負責會務資料的收集、確認并輸入數(shù)據(jù)庫；如會議信息有變，負責與與會代表聯(lián)系，及時告知。4)負責會場的管理工作負責會場及儀器設備的管理；提前做好儀器設備的調試工作；負責會場影像/通訊的管理（計算機、PPT資料收集匯總、同傳設備等）；確保會議期間演講嘉賓PPT的收集、正常播放及保密工作。5)負責交通管理及安全措施負責用車計劃；負責確定車輛行步行線和確保路線的暢通及用車安全。6)負責會場安全保障工作負責對可能存在和未知的安全隱患進行檢查并訂立解決方案7)會務帳務管理會前負責訂立收入、支出預算表會后負責制作收入、支出明細表負責會務費用調配方案的訂立、上報及落實3、應急人員1)負責資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發(fā)。2)負責參會人員的引領、接待。3)負責就餐秩序的掌控。4)負責會中其他應急工作。會議籌辦方案篇八一，明確會議主題會議主題要明確，經(jīng)銷商會議的目的就是為了訂貨，因此，會議的主題沒有必需取名為假意的“某某經(jīng)銷商溝通會，某某廠商聯(lián)誼會”等，而應當直奔主題，作“某某區(qū)域某某品牌訂貨會”讓全部經(jīng)銷商明白廠商召開此次會議的目的就是為了訂貨，避開讓經(jīng)銷商沒有訂貨的心理準備，從而使雙方均不滿意。二，充實會議內容1，會議內容要有教育性現(xiàn)今許多品牌的訂貨會已經(jīng)流于俗套，找些客戶過來聽廠商人員進行宣讀公司的那些基本情況，然后就吃飯喝酒，讓公司業(yè)務人員和經(jīng)銷商在酒桌上“酒量即銷量”然后就是再進行其它活動，以此來拉攏經(jīng)銷商訂貨。會后，公司算帳，利潤不能支撐費用，代理商愁眉鎖眼，以后說到經(jīng)銷商會議就是害怕，經(jīng)銷商對代理商的經(jīng)銷商會議也不再感興趣，由于召開一個訂貨會除了拿錢去吃喝去訂貨外，沒有其它實際的意義，而且也和代理商一樣，看不到利益，學不到東西。因此我認為，在召開訂貨會的會議內容除了向經(jīng)銷商宣傳品牌后，可以更多去選擇提高經(jīng)銷商經(jīng)營管理水平，幫忙分析行業(yè)發(fā)展趨勢，引導經(jīng)銷商做出更好的促銷方案，言傳身教如何向消費推廣本品牌產(chǎn)品，并幫忙分析竟品的優(yōu)缺點等等會議題材作為會議的主題。信任，經(jīng)銷商會對以上題材更有興趣。2，會議主持人要專業(yè)。專業(yè)的會議主持人會讓會場的氣氛輕松，明快，同時也可以讓經(jīng)銷商加強公司的專業(yè)形象和隆重態(tài)度。3，會議時間經(jīng)銷商會議策劃方案經(jīng)銷商會議的時間段：產(chǎn)品銷售旺季前和產(chǎn)品銷售旺季后。會議的時間不能太長也不能太短，應堅持以四個小時為基本原則。第一個小時重點突出宣傳公司品牌和產(chǎn)品的賣點。第二個小時應當請公司經(jīng)理級人物做會議主題的報告發(fā)言，同時公布當次會議的突發(fā)性政策。第三個小時應當以文藝性的節(jié)目或者以活躍現(xiàn)場氣氛為主。第四個小時，以參觀會場展覽產(chǎn)品并現(xiàn)場訂貨。三，加強會議效果會前工作重要為：（1）確定訂貨會的邀請對象，細節(jié)之處是尤其要捉住在訂貨會中起決議作用的人員。（2）確定訂貨會的主推品項：做為企業(yè)產(chǎn)品品項往往不是單一的，因而采取哪款產(chǎn)品作為主推品種，就要對市場進行充足摸底，找出機會點最大的產(chǎn)品，如針對德賽目前的產(chǎn)品中，就要突出差別化產(chǎn)品DS-001學習DVD，充足突出它的賣點。細節(jié)之處是要避開主推的品項過全或促銷推廣產(chǎn)品無重點。（3）訂立主推品項的訂貨政策：即對主推品項產(chǎn)品采取什么樣的促銷政策才略合適，才略起到擴大訂貨量的目的，促銷政策不到位也會影響訂貨會效果，細節(jié)在于訂貨政策的訂立。（4）確定訂貨會的主題：銷售產(chǎn)品需要一個理由，開訂貨會同樣也需要一個由頭，確定一個主題。否則平白無的搞促銷開訂貨會會讓客戶產(chǎn)生防范心理。（5）做好訂貨會前造勢和客戶摸底，一方面事前造勢讓客戶有正確認得和心理和準備，同時通過市場情況摸底圈定核心客戶，是訂貨會有的放矢。（6）做好場所的選擇：重要依據(jù)邀請的人數(shù)，規(guī)模，選定訂貨會會址，對場所的選擇要求，要做到交通便利，易于找尋這一點。（7）做好時間布置和訂貨資料的準備，依據(jù)邀請對象發(fā)邀請函，注明訂貨會時間地方，同時也可將產(chǎn)品資料，價格表和促銷活動通知送達知客戶手中。(8布置好會場。定貨會會場布置要突出訂貨會主題會中的工作重要為：通過在訂貨會會中制造輕松寬松的氣氛，一方面可以讓客戶樂觀參