如何提高會(huì)議效率

題目淺談提高會(huì)議溝通的效率之對(duì)策班級(jí)姓名學(xué)號(hào)成績(jī)摘要溝通無(wú)處不在，溝通無(wú)時(shí)不在。一個(gè)成功的會(huì)議管理人一定要確定在現(xiàn)場(chǎng)的有效溝通，相反一個(gè)不成功的會(huì)議管理人，花費(fèi)數(shù)天或數(shù)月計(jì)劃，卻因?yàn)楝F(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)不好等各方面原因而使會(huì)議失色，即一個(gè)好的會(huì)議溝通決定論一次合作甚至一個(gè)企業(yè)的成敗。關(guān)鍵詞：管理會(huì)議溝通效率我們知道，一個(gè)成年人能聚精會(huì)神投入工作的時(shí)長(zhǎng)大約是兩小時(shí)左右。因此，我們舉行會(huì)議時(shí)，會(huì)議的時(shí)間也不應(yīng)該安排過(guò)長(zhǎng)（實(shí)際上這也與安排的會(huì)議議題多少有關(guān)），會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)一般需要計(jì)劃和控制在半小時(shí)到兩小時(shí)之間。會(huì)議時(shí)間太短不利于大家充分溝通并達(dá)成最佳結(jié)論，會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)則會(huì)讓與會(huì)者“身心疲憊”從而影響會(huì)議效率。

2.會(huì)議盡量不安排在午餐或者下班前。每個(gè)人在饑餓的時(shí)候是最難以集中精力的，所以，盡量避免在午餐時(shí)間加班開會(huì)。更不能在下班前開會(huì)，因?yàn)楦鶕?jù)人的心理，員工在下班前的情緒是最不穩(wěn)定的，此時(shí)開會(huì)只會(huì)讓他們感到厭惡，歸心似箭，根本不能集中精神參加會(huì)議，更不要說(shuō)發(fā)表意見了。3.準(zhǔn)時(shí)召開會(huì)議很明顯，會(huì)議延遲召開是對(duì)時(shí)間和成本的浪費(fèi)，其實(shí)這樣的會(huì)議在我們?nèi)粘９ぷ髦蟹浅３Ｒ姟６沤^會(huì)議延遲召開的辦法是：給會(huì)議遲到者適當(dāng)?shù)膽土P、時(shí)間一到即召開會(huì)議。（二）會(huì)議準(zhǔn)備材料安排1.提前將會(huì)議相關(guān)材料分發(fā)給與會(huì)者為了節(jié)省會(huì)議時(shí)間、提高會(huì)議效率，會(huì)議負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人應(yīng)該將會(huì)議相關(guān)材料提前分發(fā)給與會(huì)者，以便讓與會(huì)者能有足夠的時(shí)間在會(huì)前閱讀和消化這些材料并形成自己初步的意見和結(jié)論。這樣，正式會(huì)議討論時(shí)，大家就能快速、完整地將事先準(zhǔn)備好的意見和建議闡述出來(lái)，從而加快會(huì)議的進(jìn)程，提高會(huì)議的效率。2.會(huì)議議題不要安排過(guò)多我們知道，目標(biāo)太多，就等于沒(méi)有目標(biāo)。因?yàn)槟繕?biāo)太多就無(wú)法抓住工作的重點(diǎn)。會(huì)議也是如此。每次會(huì)議，會(huì)議的議題不宜安排過(guò)多，一般一到兩個(gè)議題為宜，盡量不要超過(guò)三個(gè)議題。如果議題太多，則大家討論時(shí)的注意力很可能會(huì)分散（因?yàn)槊總€(gè)人所重點(diǎn)關(guān)心的議題可能會(huì)不同），這樣就會(huì)影響結(jié)論的達(dá)成速度，從而影響到會(huì)議效率；另外，議題過(guò)多，勢(shì)必導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間拉長(zhǎng)，而過(guò)長(zhǎng)的會(huì)議會(huì)讓與會(huì)者感到疲倦，從而也影響到會(huì)議效率。3.作好充分的會(huì)前準(zhǔn)備俗話說(shuō)“臺(tái)上一分鐘，臺(tái)下十年功”，說(shuō)明的是工作準(zhǔn)備的重要性。其實(shí)會(huì)議也是一樣，如果會(huì)議負(fù)責(zé)人能在會(huì)前花充分的時(shí)間進(jìn)行會(huì)議議題和會(huì)議內(nèi)容、材料的準(zhǔn)備，則會(huì)在很大程度上保證會(huì)議的順利進(jìn)行。否則可能會(huì)由于情況考慮不周、材料準(zhǔn)備不夠等導(dǎo)致會(huì)議拖延或會(huì)議無(wú)法得到所期望的效果（三）對(duì)于與會(huì)者的要求1.不邀請(qǐng)與會(huì)議無(wú)關(guān)的人與會(huì)邀請(qǐng)與會(huì)議無(wú)關(guān)的人參加會(huì)議，是一種極大的浪費(fèi)，也是毫無(wú)意義的做法。我們經(jīng)?？吹揭恍?huì)議，整個(gè)會(huì)議過(guò)程中有些人一言不發(fā)，其實(shí)這些一言不發(fā)的人，大部分是與會(huì)議無(wú)關(guān)的人。因此，作為會(huì)議負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人，一定要事先確定好哪些人需要且必須參加會(huì)議，一些參加也可不參加也可的人員，盡量不要邀請(qǐng)他們與會(huì)。2.盡量避免討論與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的內(nèi)容每次會(huì)議都已經(jīng)計(jì)劃好了需要討論的會(huì)議議題。會(huì)議負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人需要注意控制并限制討論本次會(huì)議沒(méi)有計(jì)劃的問(wèn)題。否則一旦放開，則很難收回，結(jié)果不是該討論的問(wèn)題沒(méi)有討論到就是會(huì)議不得不拖延。解決這一問(wèn)題的有效辦法是，一定控制住不討論與本次會(huì)議無(wú)關(guān)的議題。如在會(huì)議上確實(shí)發(fā)現(xiàn)了很重要的問(wèn)題需要開會(huì)討論，則可以先記錄下來(lái)，另行安排一次會(huì)議。除了這些對(duì)于參加會(huì)議之前和參加會(huì)議之中對(duì)于各位員工的要求外，有些會(huì)議應(yīng)該安排專人跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況。因?yàn)橛行?huì)議，雖然有會(huì)議紀(jì)要，但沒(méi)有跟進(jìn)會(huì)議決定是否被執(zhí)行的相關(guān)辦法和措施，這樣導(dǎo)致了會(huì)議“決而不行”，使會(huì)議沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的效果。所以安排專人跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況并及時(shí)公布，將會(huì)議決定的落實(shí)和執(zhí)行結(jié)果作為對(duì)相關(guān)責(zé)任人考評(píng)的指標(biāo)之一，這樣也是提高會(huì)議效率的一個(gè)重要方面。四、總結(jié)一個(gè)有效和高效的會(huì)議，需要會(huì)議負(fù)責(zé)人和與會(huì)者共同的努力。從會(huì)議前期的準(zhǔn)備到會(huì)議的召開再到會(huì)議決議的落實(shí)，我們都需要采取有效的措施來(lái)加以保障。做好會(huì)議溝通，需要在實(shí)踐中