如何提高會議效率

題目淺談提高會議溝通的效率之對策班級姓名學(xué)號成績摘要溝通無處不在，溝通無時(shí)不在。一個(gè)成功的會議管理人一定要確定在現(xiàn)場的有效溝通，相反一個(gè)不成功的會議管理人，花費(fèi)數(shù)天或數(shù)月計(jì)劃，卻因?yàn)楝F(xiàn)場協(xié)調(diào)不好等各方面原因而使會議失色，即一個(gè)好的會議溝通決定論一次合作甚至一個(gè)企業(yè)的成敗。關(guān)鍵詞：管理會議溝通效率我們知道，一個(gè)成年人能聚精會神投入工作的時(shí)長大約是兩小時(shí)左右。因此，我們舉行會議時(shí)，會議的時(shí)間也不應(yīng)該安排過長（實(shí)際上這也與安排的會議議題多少有關(guān)），會議的時(shí)長一般需要計(jì)劃和控制在半小時(shí)到兩小時(shí)之間。會議時(shí)間太短不利于大家充分溝通并達(dá)成最佳結(jié)論，會議時(shí)間太長則會讓與會者“身心疲憊”從而影響會議效率。

2.會議盡量不安排在午餐或者下班前。每個(gè)人在饑餓的時(shí)候是最難以集中精力的，所以，盡量避免在午餐時(shí)間加班開會。更不能在下班前開會，因?yàn)楦鶕?jù)人的心理，員工在下班前的情緒是最不穩(wěn)定的，此時(shí)開會只會讓他們感到厭惡，歸心似箭，根本不能集中精神參加會議，更不要說發(fā)表意見了。3.準(zhǔn)時(shí)召開會議很明顯，會議延遲召開是對時(shí)間和成本的浪費(fèi)，其實(shí)這樣的會議在我們?nèi)粘９ぷ髦蟹浅３Ｒ?。杜絕會議延遲召開的辦法是：給會議遲到者適當(dāng)?shù)膽土P、時(shí)間一到即召開會議。（二）會議準(zhǔn)備材料安排1.提前將會議相關(guān)材料分發(fā)給與會者為了節(jié)省會議時(shí)間、提高會議效率，會議負(fù)責(zé)人或會議主持人應(yīng)該將會議相關(guān)材料提前分發(fā)給與會者，以便讓與會者能有足夠的時(shí)間在會前閱讀和消化這些材料并形成自己初步的意見和結(jié)論。這樣，正式會議討論時(shí)，大家就能快速、完整地將事先準(zhǔn)備好的意見和建議闡述出來，從而加快會議的進(jìn)程，提高會議的效率。2.會議議題不要安排過多我們知道，目標(biāo)太多，就等于沒有目標(biāo)。因?yàn)槟繕?biāo)太多就無法抓住工作的重點(diǎn)。會議也是如此。每次會議，會議的議題不宜安排過多，一般一到兩個(gè)議題為宜，盡量不要超過三個(gè)議題。如果議題太多，則大家討論時(shí)的注意力很可能會分散（因?yàn)槊總€(gè)人所重點(diǎn)關(guān)心的議題可能會不同），這樣就會影響結(jié)論的達(dá)成速度，從而影響到會議效率；另外，議題過多，勢必導(dǎo)致會議時(shí)間拉長，而過長的會議會讓與會者感到疲倦，從而也影響到會議效率。3.作好充分的會前準(zhǔn)備俗話說“臺上一分鐘，臺下十年功”，說明的是工作準(zhǔn)備的重要性。其實(shí)會議也是一樣，如果會議負(fù)責(zé)人能在會前花充分的時(shí)間進(jìn)行會議議題和會議內(nèi)容、材料的準(zhǔn)備，則會在很大程度上保證會議的順利進(jìn)行。否則可能會由于情況考慮不周、材料準(zhǔn)備不夠等導(dǎo)致會議拖延或會議無法得到所期望的效果（三）對于與會者的要求1.不邀請與會議無關(guān)的人與會邀請與會議無關(guān)的人參加會議，是一種極大的浪費(fèi)，也是毫無意義的做法。我們經(jīng)常看到一些會議，整個(gè)會議過程中有些人一言不發(fā)，其實(shí)這些一言不發(fā)的人，大部分是與會議無關(guān)的人。因此，作為會議負(fù)責(zé)人或會議主持人，一定要事先確定好哪些人需要且必須參加會議，一些參加也可不參加也可的人員，盡量不要邀請他們與會。2.盡量避免討論與會議議題無關(guān)的內(nèi)容每次會議都已經(jīng)計(jì)劃好了需要討論的會議議題。會議負(fù)責(zé)人或會議主持人需要注意控制并限制討論本次會議沒有計(jì)劃的問題。否則一旦放開，則很難收回，結(jié)果不是該討論的問題沒有討論到就是會議不得不拖延。解決這一問題的有效辦法是，一定控制住不討論與本次會議無關(guān)的議題。如在會議上確實(shí)發(fā)現(xiàn)了很重要的問題需要開會討論，則可以先記錄下來，另行安排一次會議。除了這些對于參加會議之前和參加會議之中對于各位員工的要求外，有些會議應(yīng)該安排專人跟進(jìn)會議決議的落實(shí)情況。因?yàn)橛行h，雖然有會議紀(jì)要，但沒有跟進(jìn)會議決定是否被執(zhí)行的相關(guān)辦法和措施，這樣導(dǎo)致了會議“決而不行”，使會議沒有發(fā)揮應(yīng)有的效果。所以安排專人跟進(jìn)會議決議的落實(shí)情況并及時(shí)公布，將會議決定的落實(shí)和執(zhí)行結(jié)果作為對相關(guān)責(zé)任人考評的指標(biāo)之一，這樣也是提高會議效率的一個(gè)重要方面。四、總結(jié)一個(gè)有效和高效的會議，需要會議負(fù)責(zé)人和與會者共同的努力。從會議前期的準(zhǔn)備到會議的召開再到會議決議的落實(shí)，我們都需要采取有效的措施來加以保障。做好會議溝通，需要在實(shí)踐中