入庫單制作講解

第二節(jié)入庫制單第四章：系統(tǒng)操作數(shù)智化倉儲管理名詞解釋-什么是入庫單（ASN）？說明描述定義ASN是入庫作業(yè)的原始編號，是后續(xù)收貨、上架等業(yè)務(wù)的依據(jù)，貨主需預(yù)先提供預(yù)計到貨通知單，以便倉庫進(jìn)行準(zhǔn)備工作。類型主要有到貨通知單和退貨入庫，到貨通知單指的是采購收貨、退貨入庫指的是銷售退貨。創(chuàng)建方式ERP對接接口推送、手工錄入和EXCEL導(dǎo)入。貨主需在到貨前提供預(yù)計到貨通知單，以便倉庫進(jìn)行準(zhǔn)備工作提貨送貨推送采購訂單/銷售退貨單生成ASN序號任務(wù)步驟要點2入庫制單一、【實訓(xùn)目的】1.熟悉【W(wǎng)MS】系統(tǒng)中預(yù)計到貨通知單相關(guān)字段的意義及作用。2.掌握ASN創(chuàng)建流程并能夠按照要求創(chuàng)建ASN。3.能夠使用【查詢】功能找到滿足特定條件的ASN。二、【實訓(xùn)準(zhǔn)備】1.本次實訓(xùn)主要是使用電腦操作，實訓(xùn)指導(dǎo)老師確保每臺電腦安裝【W(wǎng)MS】程序，電腦網(wǎng)絡(luò)能正常訪問【W(wǎng)MS】系統(tǒng)。2.實訓(xùn)指導(dǎo)老師在實訓(xùn)開始之前確保本次入庫需求的貨物在【W(wǎng)MS】系統(tǒng)中已經(jīng)創(chuàng)建了完整的基礎(chǔ)資料（貨物名稱、批次、體積、重量、條碼、規(guī)格等），如果系統(tǒng)中沒有，需要提前創(chuàng)建，操作步驟詳見本書第四章第1節(jié)《系統(tǒng)操作-基礎(chǔ)信息維護(hù)》。入庫貨物需求明細(xì)參見“附表01”。3.實訓(xùn)指導(dǎo)老師需要預(yù)先準(zhǔn)備實訓(xùn)評分表格，份數(shù)按分組數(shù)準(zhǔn)備。實訓(xùn)指導(dǎo)手冊序號任務(wù)步驟要點2入庫制單三、【實訓(xùn)背景】2022年4月25日10點，貨主百智會商貿(mào)通知旺運供應(yīng)鏈倉儲部，下午預(yù)計有一批貨物到倉，這批貨物為當(dāng)季暢銷品，是貨主為準(zhǔn)備直播帶貨臨時加急的采購。本次實訓(xùn)通過在【W(wǎng)MS】直接創(chuàng)建ASN的方式模擬接口下發(fā)創(chuàng)建ASN。四、【實訓(xùn)內(nèi)容】1.為了讓同學(xué)們掌握入庫單的每個字段含義，本次實訓(xùn)根據(jù)采購需求明細(xì)，通過【手工錄入】和【EXCEL導(dǎo)入】兩種方式創(chuàng)建ASN。2.系統(tǒng)組員根據(jù)【附表01】sheet【整箱采購】中的采購明細(xì)，采用【手工錄入】的方式創(chuàng)建ASN。創(chuàng)建ASN過程中需要熟悉關(guān)鍵字段的含義和作用。3.系統(tǒng)組員根據(jù)【附表01】sheet【散件采購】中的采購明細(xì)，采用【Excel導(dǎo)入】的方式創(chuàng)建ASN。4.訂單創(chuàng)建完成之后，通過查詢功能快速找到特定條件的ASN，方便學(xué)生們檢查。五、【實訓(xùn)步驟】1.實訓(xùn)指導(dǎo)老師將班級同學(xué)分組（每組6-8人），并選出組長，每一個小組確定一個有意義的分組名稱，用于標(biāo)識。（5分鐘）1.真實情況下是由貨主通過ERP下發(fā)采購訂單到【W(wǎng)MS】系統(tǒng)生成ASN，倉庫根據(jù)ASN完成收貨作業(yè)。實訓(xùn)指導(dǎo)手冊序號任務(wù)步驟要點1入庫制單注意：（1）為了讓參訓(xùn)學(xué)生取得更好的學(xué)習(xí)效果，建議在分組時參考平時學(xué)生們表現(xiàn)，性別和平時表現(xiàn)盡量做到均衡，建議每次實訓(xùn)都動態(tài)調(diào)整小組人員，避免小組固定人員，避免學(xué)習(xí)表現(xiàn)好的扎堆到一個小組。（2）各小組在實訓(xùn)遇到問題時，先請教各組組長，如不能解決，由組長匯總問題交由指導(dǎo)老師講解。（3）實訓(xùn)過程中，指導(dǎo)老師先演示實訓(xùn)操作，之后由各小組分別實訓(xùn)，分組實訓(xùn)結(jié)束后指導(dǎo)老師引導(dǎo)總結(jié)實訓(xùn)過程中的問題，解答各小組的疑問。2.各小組根據(jù)【實訓(xùn)內(nèi)容】創(chuàng)建ASN，每個小組成員（包括組長）需要各自分別通過手工錄入和Excel導(dǎo)入的方式創(chuàng)建多個ASN。（30分鐘）3.小組成員通過手工錄入方式創(chuàng)建整箱采購的ASN，要求ASN【客戶單號】字段填寫本次采購訂單號，具體采購單號參照表格明細(xì)填寫，末尾加上學(xué)號。（15分鐘）易錯點：（1）ASN明細(xì)和需求表格不一致，將導(dǎo)致貨物到達(dá)倉庫之后不能正常收貨。（2）采購單號、供應(yīng)商忘記填寫，后續(xù)和貨主對單子的時候容易漏。（3）包裝單位填寫成小單位，造成很大數(shù)量誤差。1.實訓(xùn)指導(dǎo)手冊序號任務(wù)步驟要點2入庫制單1.打開【W(wǎng)MS】系統(tǒng)中【預(yù)計到貨通知單】頁面，點擊左上角【新建】。2.按采購需求明細(xì)填寫單頭，包括ASN單號、貨主編號、結(jié)算方及其他字段，其中標(biāo)紅的字段為必填項。3.點擊左下方【ASN詳細(xì)信息】中，位于下方的“+”，添加明細(xì)信息。4.按給出的清單，在【基本信息】一欄中填寫貨物明細(xì)信息，輸入貨物編號、預(yù)期數(shù)量、批次信息等，其中標(biāo)紅的字段為必填項。5.若有多條則繼續(xù)點擊“+”新增，同理若有誤填或客戶取消，則點擊“-”刪除。6.全部填寫完成后，點擊【保存】。在ASN明細(xì)信息一欄中，貨物的體積重量與貨物數(shù)量相關(guān)，應(yīng)為：(體積or重量）*數(shù)量=需填寫的數(shù)值A(chǔ)SN手工錄入步驟序號任務(wù)步驟要點2入庫制單4.小組成員通過【Excel導(dǎo)入】方式創(chuàng)建散件采購的ASN，要求ASN【客戶單號】字段填寫本次采購訂單號，具體采購單號參照表格明細(xì)填寫，末尾加上學(xué)號。（15分鐘）易錯點：（1）編寫模板時容易對應(yīng)錯字段，部分字段需要用代碼而不能用中文。（2）ASN明細(xì)數(shù)量和需求表格不一致，將導(dǎo)致貨物到達(dá)倉庫之后不能正常收貨。（3）采購單號、供應(yīng)商忘記填寫，后續(xù)和貨主對單子的時候容易漏。（4）小包裝單位填EA，大包裝單位填CS。1.實訓(xùn)指導(dǎo)手冊序號任務(wù)步驟要點2入庫制單1.打開【W(wǎng)MS】系統(tǒng)中【預(yù)計到貨通知單】頁面，點擊右上角【導(dǎo)入ASN】。2.點擊【下載導(dǎo)入表格】，將表格下載保存到電腦。3.按照表格中字段，將采購明細(xì)填寫完整，其中標(biāo)星字段為必填項?！臼欠裼蓄^部信息*】為額外填寫項，需填寫TRUE或FALSE填寫TURE，即代表此行所填寫的貨物代碼為該訂單的第一個SKU填寫FALSE，即代表此行所填寫的貨物代碼為同一訂單下的后續(xù)SKU4.導(dǎo)入表格填好后點擊【選擇文件】，將表格導(dǎo)入系統(tǒng)。5.導(dǎo)入數(shù)據(jù)在表格中顯示，核對導(dǎo)入的信息，確定無誤后點擊【導(dǎo)入數(shù)據(jù)】。6.當(dāng)系統(tǒng)彈出【導(dǎo)入成功】提示，即完成導(dǎo)入。導(dǎo)入表格填寫過程中要仔細(xì)核對填寫內(nèi)容和字段匹配，并且和采購明細(xì)表格保持一致。若不一致可能因貨物信息無法匹配，導(dǎo)致導(dǎo)入失敗。ASNExcel導(dǎo)入創(chuàng)建步驟步驟3：將貨物清單中的內(nèi)容對應(yīng)填寫至表格內(nèi)【是否有頭部信息*】為額外填寫項，需填寫TRUE或FALSE填寫TURE，即代表此行所填寫的貨物代碼為該訂單的第一個SKU填寫FALSE，即代表此行所填寫的貨物代碼為同一訂單下的后續(xù)SKUASNExcel導(dǎo)入創(chuàng)建步驟ASN查詢步驟序號任務(wù)步驟要點1實訓(xùn)步驟1.打開【W(wǎng)MS】系統(tǒng)中【預(yù)計到貨通知單】頁面，點擊上方【查詢】。2.在查詢頁面選擇訂單創(chuàng)建的時間，并填寫已知的字段，如：ASN單號、ASN類型、外部單號等。3.點擊【確認(rèn)】，找到目標(biāo)ASN訂單，雙擊訂單查看詳細(xì)信息。選擇訂單創(chuàng)建時間的時候，需細(xì)心，勿錯選。序號任務(wù)步驟要點2入庫制單5.學(xué)生實操完畢之后，要求學(xué)生們按照“附表02”中的采購需求明細(xì)完成本次實訓(xùn)測試任務(wù)（15分鐘），通過手工錄入或者Excel導(dǎo)入的方式完成創(chuàng)建皆可。6.測試任務(wù)ASN創(chuàng)建成功之后，組長在評分表上登記所有組員創(chuàng)建好的ASN單號，提交給實訓(xùn)指導(dǎo)老師。7.

指導(dǎo)老師引導(dǎo)各組交換檢查評分表。組員通過ASN【查詢】功能檢查登記的ASN，核對ASN和采購需求明細(xì)是否一致，將檢查結(jié)果反饋給老師。（10分鐘）8.指導(dǎo)老師匯總學(xué)生們實訓(xùn)中出現(xiàn)的錯誤和疑問，統(tǒng)一答疑講解。（10分鐘）8.實訓(xùn)過程中出現(xiàn)錯誤的學(xué)生，需在小組長監(jiān)督下利用課下時間重新創(chuàng)建ASN。講解完畢在“預(yù)計到貨通知”界面選中學(xué)生做錯的ASN，點擊操作欄中的“按ASN關(guān)閉”，將這些ASN關(guān)閉，目的是不干擾后續(xù)操作收貨功能。實訓(xùn)指導(dǎo)手冊序號任務(wù)步驟要點2入庫制單六、【實訓(xùn)考核】指導(dǎo)老師對實訓(xùn)過程和結(jié)果進(jìn)行評價（每人本次實訓(xùn)總計10