淺述程序文件的編寫

淺述程序文件的編寫在建立HSE管理體系過(guò)程中，編寫程序文件用時(shí)較多，占有重要地位。程序文件是企業(yè)管理中科學(xué)的管理制度，必需強(qiáng)制執(zhí)行，為此，程序文件必需具有較強(qiáng)的可操作性和可執(zhí)行性。筆者參加了中國(guó)石化管道儲(chǔ)運(yùn)公司的程序文件編寫工作。取得了肯定閱歷，現(xiàn)總結(jié)出來(lái)，供大家探討。1程序文件編寫前的預(yù)備a)收集和整理企業(yè)現(xiàn)行的管理規(guī)定。b)確定并完善各部門的職責(zé)和權(quán)限，包括現(xiàn)有部門的職責(zé)和權(quán)限調(diào)查；列出需要調(diào)整或補(bǔ)充的職責(zé)和權(quán)限的清單。c)落實(shí)程序文件編寫的工作組織；d)編制程序文件清單表；e)編制體系文件編寫大綱。2程序文件編寫時(shí)應(yīng)遵循的原則編寫程序文件應(yīng)執(zhí)行5W+1H原則，即：What(做什么工作)；Who（該項(xiàng)工作由誰(shuí)去做，誰(shuí)負(fù)責(zé)檢查評(píng)價(jià)）；Where（該項(xiàng)工作在哪兒做）；When(該項(xiàng)工作什么時(shí)候做)；Why（為什么要做該工作）；How（怎么去做，依據(jù)是什么）。3程序文件編寫后應(yīng)達(dá)到的要求a)指明實(shí)施程序文件的主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)權(quán)限、接口及相互關(guān)系。b)在每一個(gè)詳細(xì)的程序文件中，列出開展此項(xiàng)活動(dòng)的步驟，保持合理的編寫挨次，明確輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的內(nèi)容；明確各項(xiàng)活動(dòng)的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施；明確每個(gè)過(guò)程中各項(xiàng)工作由誰(shuí)干，什么時(shí)間干，什么場(chǎng)合（地點(diǎn)）干、干什么、為什么干、怎么干、如何掌握及所要達(dá)到的要求；需形成記錄和報(bào)告的內(nèi)容；消失例外狀況的處理措施等，必要時(shí)輔以流程圖。4程序文件編寫過(guò)程中存在的問(wèn)題4.1與標(biāo)準(zhǔn)要求存在差距由于對(duì)中國(guó)石化集團(tuán)公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)如：《油田企業(yè)平安、環(huán)境與健康（HSE）管理規(guī)范》內(nèi)容理解不深，導(dǎo)致編寫后的程序文件不能完全符合標(biāo)準(zhǔn)要求。4.2職責(zé)劃分不清晰由于程序文件編寫人員對(duì)機(jī)關(guān)各部門崗位職責(zé)不熟識(shí)，在編寫前也沒(méi)有嚴(yán)格根據(jù)程序文件編寫前的預(yù)備去做，導(dǎo)致職責(zé)劃分不清晰，平級(jí)部門職責(zé)沒(méi)有涉及到，下屬單位的職責(zé)沒(méi)有分層次描述，導(dǎo)致程序文件可執(zhí)行性不強(qiáng)。4.3職責(zé)與所干工作不符職責(zé)劃分存在分歧時(shí)，應(yīng)根據(jù)職責(zé)要求劃分，將原來(lái)不正確的職責(zé)改正過(guò)來(lái)，如：教育培訓(xùn)應(yīng)由人教部門牽頭，專業(yè)部門協(xié)作，而不是專業(yè)部門單獨(dú)負(fù)責(zé)?！?.4沒(méi)有嚴(yán)格根據(jù)HSE管理體系十要素要求編寫體系十要素要求：任何一項(xiàng)工作均要求有方案、實(shí)施、檢查、改進(jìn)內(nèi)容，但在編寫程序文件時(shí)，檢查、改進(jìn)兩項(xiàng)往往簡(jiǎn)單忽視，致使沒(méi)有形成一套完整體系。4.5相關(guān)職能部門參加熱忱不高各職能部門應(yīng)樂(lè)觀參加到文件編寫工作中，充分理解體系要求，避開消失平安部門獨(dú)攬，為以后的體系運(yùn)行埋下隱患。4.6程序文件羅嗦，層次不清晰在編寫程序文件時(shí)，應(yīng)盡量做到文件最小化、高效化，注意可操作性。在程序文件中能說(shuō)清晰的，不應(yīng)再編寫運(yùn)行掌握文件，相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容或管理規(guī)定應(yīng)納入到一起寫，避開消失內(nèi)容重復(fù)，更不能消失沖突的內(nèi)容。4.7不能完全達(dá)到體系編寫要求由于受到程序文件編寫學(xué)問(wèn)面、專業(yè)面的影響，編寫的內(nèi)容不深、不透、不全，對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題沒(méi)有交代清晰該項(xiàng)工作由誰(shuí)干，什么時(shí)間干，什么場(chǎng)合（地點(diǎn)）干、干什么、為什么干、怎么干及消失特別狀況如何處理等。4.8仍在沿用老規(guī)定國(guó)家發(fā)布新的法律法規(guī)后，企業(yè)應(yīng)準(zhǔn)時(shí)更新管理制度，將舊的管理制度替換。避開消失引用過(guò)時(shí)的管理制度編寫程序文件。4.9內(nèi)容繁瑣，敘述不清程序文件要求可執(zhí)行性強(qiáng)，不能模糊不清，但是，在編寫過(guò)程中，由于牽涉部門多，往往說(shuō)不清晰，在此狀況下，宜用表格表示一些繁瑣內(nèi)容，使表達(dá)內(nèi)容一目了然。4.10有漏項(xiàng)如在應(yīng)急預(yù)案管理程序中缺少大的事故反應(yīng)機(jī)制，只規(guī)范了傳統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案的要求。應(yīng)依據(jù)時(shí)代要求，增加洪水、地震、傳染病等自然災(zāi)難方面的應(yīng)急預(yù)案?；鶎訂挝灰膊荒苤蛔⒁夥阑?，而忽視職業(yè)中毒、觸電、防洪等方面的要求。4.11使用非專業(yè)術(shù)語(yǔ)如：在設(shè)備檢修動(dòng)火時(shí)，要將動(dòng)火點(diǎn)四周15m（最小半徑）的下水井、地漏、地溝、電纜溝等內(nèi)的易燃物清除，并封閉。不應(yīng)簡(jiǎn)潔描述為“嚴(yán)禁油氣進(jìn)入地溝內(nèi)”，而沒(méi)有詳細(xì)的防范措施。應(yīng)描述為“為了防止油氣進(jìn)入下水井、地漏、地溝、電纜溝內(nèi)，導(dǎo)致油氣集聚，遇明火引起爆炸，施工負(fù)責(zé)人應(yīng)在開工前，組織施工人員用防爆工具將其內(nèi)的易燃物清除，并在動(dòng)火點(diǎn)四周15m（最小半徑）處進(jìn)行封堵，確保施工平安”。4.12時(shí)間沒(méi)有量化，部門、規(guī)定模糊不清在文件中不應(yīng)消失可能、常常、定期及相關(guān)部門、有關(guān)規(guī)定等詞語(yǔ)，使執(zhí)行者無(wú)法根據(jù)詳細(xì)的內(nèi)容執(zhí)行，應(yīng)根據(jù)由誰(shuí)提出……管理規(guī)定，誰(shuí)提出……要求，多長(zhǎng)時(shí)間干一次等。如在公眾場(chǎng)合常常見(jiàn)到吸煙罰款50元的警示牌，而在警示牌下抽煙的人大有人在，緣由就是沒(méi)有明確隹去檢查和監(jiān)督，不履行職責(zé)如何懲罰等。4.13程序文件中沒(méi)有完全體現(xiàn)危害識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果在危害識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中識(shí)別出來(lái)的問(wèn)題，職工不熟識(shí)緊急狀況下的急救方法，象觸電搶救、心肺復(fù)蘇搶救等沒(méi)有制定相應(yīng)的培訓(xùn)措施。應(yīng)緊密結(jié)合危害識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，特殊是應(yīng)將識(shí)別出來(lái)的重大危害，在程序文件編寫中體現(xiàn)出來(lái)。4.14程序文件中的表格內(nèi)容不全在實(shí)際工作中，為規(guī)范填寫表格的單位和人員不負(fù)責(zé)任，每張表格均應(yīng)填寫單位、制表人、審核人、日期等。4.15程序支持性文件即運(yùn)行掌握文件制定不全由于受到程序文件編寫人員學(xué)問(wèn)面、專業(yè)面的影響，編寫內(nèi)容不透徹，沒(méi)有將運(yùn)行掌握文件寫出；程序文件中已經(jīng)牽涉到運(yùn)行掌握文件，由于在統(tǒng)計(jì)時(shí)工作人員馬虎，導(dǎo)致沒(méi)有統(tǒng)計(jì)上來(lái)。因此，在確定運(yùn)行掌握文件時(shí)，應(yīng)依據(jù)實(shí)際狀況確定，應(yīng)當(dāng)制定的運(yùn)行掌握文件不能落空。否則，在處理危害識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中消失的重大危害時(shí)，就消失了不應(yīng)當(dāng)有的漏洞。4.16運(yùn)行掌握文件與程序文件連接不好運(yùn)行掌握文件是對(duì)程序文件中整個(gè)程序或某些條款進(jìn)行的補(bǔ)充和細(xì)化，絕不能脫離程序另搞一套運(yùn)行掌握文件，導(dǎo)致運(yùn)行掌握文件與程序文件之間無(wú)法連接。5建議a)企業(yè)假如已經(jīng)建立了IS09000質(zhì)量管理體系或ISO14000環(huán)境管理體系，就應(yīng)當(dāng)使HSE管理體系與這兩個(gè)體系充分融合，特殊是培訓(xùn)、文件掌握、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評(píng)審等，其管理方式非常類似，這些程序最好在原ISO9000或ISO14000程序基礎(chǔ)上補(bǔ)充為好，不要單獨(dú)另搞一套，增加企業(yè)的負(fù)擔(dān)。b)企業(yè)分管負(fù)責(zé)人應(yīng)有效介入到文件編寫工作中，以便解決在文件編寫過(guò)程中和審核時(shí)發(fā)覺(jué)的重大問(wèn)題及跨門的問(wèn)題，避開消失部門間相互推諉、扯皮的狀況。c)企業(yè)應(yīng)成立一個(gè)熟識(shí)標(biāo)準(zhǔn)要求，熟識(shí)各部門實(shí)際工作，責(zé)任心強(qiáng)、文筆好的審核小組，避開修改后的程序文件不符合HSE管理體系要求，導(dǎo)致文件可執(zhí)行性差。d)程序文件編寫人員應(yīng)樂(lè)觀參與編寫培訓(xùn)，充分理解寫程序文件的目的、意義，嚴(yán)格根據(jù)培訓(xùn)要求去做，避開消失編寫人員不培訓(xùn)，培訓(xùn)人員不編寫的狀況。e)程序文件最終定搞時(shí)，應(yīng)有人統(tǒng)一規(guī)劃和通稿，避開消失