公司印章證件管理制度

公司印章證件管理制度一、引言隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大和業(yè)務(wù)范圍的不斷拓展，公司印章和證件的管理愈發(fā)重要。為了規(guī)范印章和證件的使用，提高公司資產(chǎn)的安全保障，特制定本《公司印章證件管理制度》。二、管理范圍本制度適用于公司所有部門及其員工。涉及公司印章與證件使用、申領(lǐng)、核驗(yàn)、保管、廢止等全過程進(jìn)行管理。三、公司印章管理1.印章種類公司印章包括公章、法人章、財(cái)務(wù)章、合同章、發(fā)票專用章等。各種印章的使用范圍明確，僅限于相應(yīng)部門和崗位使用，并經(jīng)過公司法務(wù)部門審批。2.印章使用權(quán)限（1）公司領(lǐng)導(dǎo)和授權(quán)崗位享有公章的使用權(quán)限；（2）法人章、財(cái)務(wù)章、合同章的使用權(quán)限僅限于法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、合同管理部門和授權(quán)崗位；（3）發(fā)票專用章的使用權(quán)限僅限于財(cái)務(wù)部門。3.印章制作與保管（1）印章制作：印章制作由公司法務(wù)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，嚴(yán)格控制制作數(shù)量，確保印章的真實(shí)、合法和完整性。（2）印章保管：公司各部門應(yīng)按照安全保密的原則，妥善保管印章。授權(quán)負(fù)責(zé)人應(yīng)確保印章的安全，并定期進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)。4.印章使用程序（1）申請：公司員工在需要使用印章時(shí)，應(yīng)提前向所屬部門負(fù)責(zé)人提交書面申請，并填寫印章使用記錄。（2）核驗(yàn)：部門負(fù)責(zé)人對申請人的身份進(jìn)行核實(shí)，并核對提交的使用記錄。核驗(yàn)通過后，方可使用。（3）使用：印章使用過程中應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，如需蓋章的文件必須經(jīng)過公司法務(wù)部門或授權(quán)人員確認(rèn)和簽字。（4）記錄：每次印章使用完畢后，申請人應(yīng)及時(shí)記錄相關(guān)信息，包括日期、文件名稱、用途等。5.印章廢止（1）丟失：如公司印章丟失或遺失，應(yīng)及時(shí)向公司法務(wù)部門報(bào)告，并立即停止該印章的使用。（2）損毀：如公司印章?lián)p毀不可用，應(yīng)向公司法務(wù)部門報(bào)告，并及時(shí)重新制作，原印章應(yīng)予以銷毀。四、公司證件管理1.證件種類公司證件包括員工工作證、員工名片、車輛通行證、訪客證等。各種證件的種類和使用范圍，由公司行政部門進(jìn)行統(tǒng)一管理和分發(fā)。2.證件申領(lǐng)（1）員工工作證：新入職員工在入職手續(xù)辦理期間，需向公司行政部門提供相關(guān)材料進(jìn)行申領(lǐng)。（2）員工名片：員工擔(dān)任管理職位或與外部客戶有溝通需求的，可向所屬部門或公司行政部門申領(lǐng)名片。（3）車輛通行證：公司員工如需要使用公司車輛進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)向公司行政部門提交申請，并提供相關(guān)證明材料。（4）訪客證：外部客戶或訪客進(jìn)入公司辦公區(qū)域時(shí)，應(yīng)向公司行政部門登記并領(lǐng)取訪客證。3.證件保管與歸還（1）員工工作證：員工應(yīng)妥善保管自己的工作證，不得私自轉(zhuǎn)借或遺失。員工離職時(shí)，應(yīng)及時(shí)歸還工作證。（2）員工名片：員工離職或調(diào)崗時(shí)，應(yīng)將名片收回或予以銷毀，不得私自保留或擅自使用。（3）車輛通行證：員工使用車輛通行證時(shí)，應(yīng)按規(guī)定使用，并在工作結(jié)束后及時(shí)歸還。（4）訪客證：訪客證使用完畢后，應(yīng)在離開公司時(shí)歸還公司行政部門。五、違規(guī)處理對于違反本制度相關(guān)規(guī)定的行為，公司將依法依規(guī)進(jìn)行處理。對于印章和證件的濫用、遺失、虛假使用等行為，可能給公司造成重大損失，將嚴(yán)肅追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。六、附則本制度自發(fā)布之日起生效，并經(jīng)公司全體人員知悉。公司行政部門負(fù)責(zé)本制度的解釋和修訂。在公司印章和證件管理方面，規(guī)范和嚴(yán)格執(zhí)行本制度對于提高公司