如何做好辦公室主任工作

如何做好辦公室主任工作

辦公室是企業(yè)行政管理的綜合部門(mén)，也是一個(gè)承上啟下、協(xié)調(diào)各方的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是上情下達(dá)、下情上達(dá)的樞紐，是一個(gè)單位的窗口，其主要職能是管理日常事務(wù)、搞好服務(wù)、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀、上傳下達(dá)及綜合協(xié)調(diào)。要著重搞好以下幾個(gè)方面的協(xié)調(diào)工作：

第一方面，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，搞好各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作。辦公室處于承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外，溝通左右的信息網(wǎng)絡(luò)中心，應(yīng)該綜合信息，及時(shí)匯總、分析、篩選，提交主管領(lǐng)導(dǎo)，作為主管領(lǐng)導(dǎo)了解工作或修正決策的依據(jù)。同時(shí)，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各方面的工作做出妥善的安排，再將有關(guān)信息傳遞回有關(guān)部門(mén)，使整個(gè)業(yè)務(wù)、管理部門(mén)形成一個(gè)完整的、協(xié)調(diào)一致的、有效運(yùn)轉(zhuǎn)的循環(huán)系統(tǒng)。堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，顧全大局，統(tǒng)籌安排。

第二方面，注重綜合協(xié)調(diào)，為各部門(mén)服務(wù)。協(xié)調(diào)上下左右關(guān)系是一項(xiàng)重要職能。在具體工作中，要做到以下工作：

首先，辦公室是具體辦事部門(mén)，要嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，不隨意表態(tài)，不擅作主張。要注意自身形象，堅(jiān)持做到不越權(quán)限，不超出自己的工作范疇，未經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)允許，不擅自作出超越權(quán)限的決定。辦公室只能按照工作流程，按照制度處理出現(xiàn)的問(wèn)題。但是，要主動(dòng)引導(dǎo)各部門(mén)在工作中放寬思路，在原則下靈活處理工作事務(wù)。做到“既主動(dòng)，又不越權(quán)”的原則。

二、對(duì)協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，在確定處理方法之后，積極主動(dòng)地開(kāi)展工作；

三、堅(jiān)持原則、秉公辦事、把握全局是辦公室工作的基本。堅(jiān)持局部利益服從全局利益，確?？傮w奮斗目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，從全局出發(fā)進(jìn)行協(xié)調(diào)，這樣才能使協(xié)調(diào)工作順利完成而有意義。

四、注重調(diào)查，加強(qiáng)溝通。在協(xié)調(diào)處理問(wèn)題的過(guò)程中，堅(jiān)持深入實(shí)際，盡可能搜集第一手材料，多找有關(guān)單位溝通，決不當(dāng)然斷事，力求做到協(xié)調(diào)工作有理有據(jù)，處理問(wèn)題不留隱患，不留后遺癥。

第三方面，樹(shù)立團(tuán)隊(duì)力量意識(shí)，增強(qiáng)各部門(mén)之間的團(tuán)結(jié)，注意做好領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)。辦公室在履行“管理事務(wù)、服務(wù)企業(yè)”職能過(guò)程中，經(jīng)常來(lái)往于各個(gè)部門(mén)、各分管領(lǐng)導(dǎo)之間。

在各個(gè)部門(mén)之間，辦公室應(yīng)該做到將各個(gè)部門(mén)業(yè)務(wù)信息溝通和匯總，及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理管理決策層，或者在制度、工作流程的框架下，在權(quán)限之內(nèi)，引導(dǎo)各個(gè)部門(mén)相互協(xié)作，完成業(yè)務(wù)目標(biāo)值。

辦公室工作人員穿梭在各分管領(lǐng)導(dǎo)之間，做到只能傳遞工作信息，反映業(yè)務(wù)情況，以及分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)業(yè)務(wù)的處理決定。這些事情處理不當(dāng)，會(huì)造成工作上的矛盾，影響領(lǐng)導(dǎo)之間的團(tuán)結(jié)。做好領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)，是一項(xiàng)十分重要的工作。為此，要從以下入手：

一、要事事處處維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)集體的團(tuán)結(jié)。領(lǐng)導(dǎo)有分工不同的工作。因此，辦公室在請(qǐng)示、報(bào)告工作時(shí)應(yīng)注意對(duì)口，不得越級(jí)請(qǐng)示，嚴(yán)禁多頭請(qǐng)示。在轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)之間的意見(jiàn)時(shí)，可用委婉的征詢的語(yǔ)氣，準(zhǔn)確地表達(dá)各方的意見(jiàn)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)之間的意見(jiàn)不一致時(shí)，應(yīng)不偏不倚地當(dāng)好參謀，根據(jù)多方的意見(jiàn)和客觀實(shí)際，婉轉(zhuǎn)如實(shí)地提出自己的看法，求取領(lǐng)導(dǎo)之間意見(jiàn)的一致。當(dāng)兩個(gè)或兩個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的指示相互矛人員應(yīng)該與同仁充分發(fā)揮了集體合作精神，在保證領(lǐng)導(dǎo)指示、本部門(mén)工作完成情況良好的同時(shí)，積極協(xié)助公司其他部門(mén)搞好工作，發(fā)揚(yáng)團(tuán)結(jié)就是力量大作風(fēng)，充分發(fā)揮集體效應(yīng)。第四方面，與政府機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目外圍的機(jī)構(gòu)交往

一個(gè)項(xiàng)目與政府機(jī)構(gòu)和外圍社會(huì)組織（經(jīng)濟(jì)機(jī)構(gòu)）交往是企業(yè)本身的社會(huì)責(zé)任，是企業(yè)作為社會(huì)的一個(gè)獨(dú)立行動(dòng)主體必然依賴于社會(huì)，為社會(huì)造福的同時(shí)自己獲取最大的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)利益。這種交往中，作為一個(gè)企業(yè)的行政辦公主辦人員，應(yīng)該依照法律和社會(huì)公共職業(yè)道德秉公辦事，為企業(yè)贏得利益。

政府機(jī)構(gòu)工作人員辦事有拖拉推諉之嫌，企業(yè)辦事人員到政府機(jī)構(gòu)辦事應(yīng)該耐心說(shuō)明自己企業(yè)的當(dāng)前情況和需要，說(shuō)明企業(yè)的需要所依據(jù)的法律法規(guī)或者政府（領(lǐng)導(dǎo)人）的指示，必要時(shí)可以攜帶相關(guān)證明材料。值得注意的是，辦事人員要注意說(shuō)話語(yǔ)氣，應(yīng)該委婉，不得生硬?；氐狡髽I(yè)應(yīng)該立即將情況匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

企業(yè)外圍的社會(huì)組織，一般就是企業(yè)。企業(yè)與企業(yè)的交往往往是經(jīng)濟(jì)行為，進(jìn)行產(chǎn)品買(mǎi)賣交易。作為一個(gè)企業(yè)的行政辦公人員應(yīng)該熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，不得隨意對(duì)合同類隨意表態(tài)，不得將自己企業(yè)相關(guān)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)透露出去。對(duì)來(lái)訪的外部企業(yè)人員，可以引見(jiàn)到本企業(yè)相關(guān)專業(yè)技術(shù)部門(mén)洽談，做到禮貌待人，不得有損本企業(yè)榮譽(yù)的言行。（五）注重信息收集與反饋。作為辦公室行政人員，不光要處理好日常事務(wù)，還要擔(dān)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)與群眾間的橋梁與紐帶作用，利用各種合理的渠道收集廣大員工方方面面的信息，并及時(shí)反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)做參考之用。（六）加強(qiáng)對(duì)外宣傳。爭(zhēng)取將公司的重大工作動(dòng)態(tài)、好人好事、企業(yè)文化等向行業(yè)內(nèi)、外宣傳。(七)合理安排辦公室工作人員的工作量辦公室工作人員的崗位一般是文秘、車輛駕駛員和辦公室主任自己。在工作中應(yīng)該既分工又合作。擔(dān)任文秘崗位的工作人員一般具有專業(yè)的文秘知識(shí)，辦公室主任應(yīng)該協(xié)助和指導(dǎo)其工作人員做好相關(guān)文秘工作，如檔案管理、文件收發(fā)、文件打印及排版、會(huì)議記錄、企業(yè)自辦刊物的編輯和出版等。與文秘工作人員共同整理好相關(guān)記錄、紀(jì)要、文件起草等。若有多名文秘工作人員一起工作，應(yīng)該根據(jù)個(gè)人實(shí)際情況將辦公室的工作合理分配給每個(gè)工作人員，如檔案專門(mén)管理，印章專門(mén)管理，會(huì)議記錄、紀(jì)要專人管理、文件起草專人負(fù)責(zé)。工作中，辦公室主任在分配完工作后不能旁若無(wú)事，應(yīng)該積極監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。若工作人員在工作中有難題，應(yīng)該配合其解決，更多的應(yīng)該親自帶領(lǐng)同事共同工作。

車輛駕駛員應(yīng)該負(fù)責(zé)車輛的維護(hù)保養(yǎng)工作，保證公司領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)用車。辦公室主任應(yīng)該監(jiān)督駕駛員對(duì)車輛的維護(hù)保養(yǎng)，特別是維修費(fèi)用的審核，監(jiān)督車輛的使用時(shí)間，嚴(yán)禁公車私用。

(八)如何處理好工作間的主次關(guān)系1、孰輕孰重，突出政務(wù)服務(wù)在辦公室工作中，政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)各有其重要性，都是整體工作的一部分。但二者并不是平分秋色，等量齊觀。對(duì)辦公室主任來(lái)講，政務(wù)服務(wù)重于事務(wù)服務(wù)。政務(wù)服務(wù)優(yōu)劣，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策貫徹落實(shí)的好壞。政務(wù)服務(wù)貫穿于整個(gè)中心工作，滲透到工作的每一個(gè)層面。在決策前，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的外腦和助手，要盡可能提供第一手資料，并進(jìn)行初步的綜合分析，提出有價(jià)值的參考意見(jiàn)。在決策中，又要準(zhǔn)確無(wú)誤地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，吃透上級(jí)精神，在深刻理解的基礎(chǔ)上與領(lǐng)導(dǎo)保持一致。在決策后，要善于迅速制定出落實(shí)方案，在縝密中體現(xiàn)果敢，在細(xì)致中突出效率，協(xié)調(diào)各部門(mén)原原本本地貫徹落實(shí)。因此，政務(wù)服務(wù)是綱，綱舉目張。當(dāng)然，事務(wù)服務(wù)也要細(xì)心周到，也要滴水不漏。作為辦公室主任，抓住政務(wù)服務(wù)就是抓住了主要矛盾，就是抓住了矛盾的主要方面。辦公室工作龐雜、忙亂，如果分不清輕重緩急，胡子眉毛一把抓，往往會(huì)陷入事務(wù)堆中難以自拔，搞得越忙越亂，越辛苦越被動(dòng)。一個(gè)合格的辦公室主任，必須把政務(wù)服務(wù)當(dāng)作第一要?jiǎng)?wù)，做到超前謀劃，周密安排，迅速落實(shí)，準(zhǔn)確反饋，在紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒，從容應(yīng)付，爭(zhēng)取工作的主動(dòng)權(quán)。2、沉著冷靜，突出重點(diǎn)服務(wù)辦公室主任每天要處理很多日常工作，要保證整個(gè)辦公室的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，必須有一種“大將風(fēng)度”，處變不驚，臨亂不慌，在沉著冷靜中理出工作思路，突出重點(diǎn)服務(wù)。什么是重點(diǎn)？領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)就是重點(diǎn)，推進(jìn)工作的難點(diǎn)就是重點(diǎn)。當(dāng)然，重點(diǎn)也往往因時(shí)因地而異，一個(gè)階段有一個(gè)階段的重點(diǎn)，一項(xiàng)工作又有一項(xiàng)工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，在具體操作中，學(xué)會(huì)準(zhǔn)確捕捉，冷靜思索，科學(xué)把握。在重大決策前，掌握實(shí)情，大膽諫言就是重點(diǎn)；在貫徹落實(shí)中，積極協(xié)調(diào)，真督實(shí)查就是重點(diǎn)；在落實(shí)后，認(rèn)真總結(jié)，掌握規(guī)律，及時(shí)反饋就是重點(diǎn)。抓不住重點(diǎn)就沒(méi)有工作效率，服務(wù)也就難以到位。當(dāng)然，強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)并不等于不顧其它，應(yīng)該說(shuō)辦公室無(wú)小事，如果顧此失彼，非重點(diǎn)工作出現(xiàn)失誤，同樣會(huì)給全局帶來(lái)負(fù)面影響。3、小中見(jiàn)大，突出要事服務(wù)抓重點(diǎn)，抓急務(wù)當(dāng)然是最重要的工作方法和要求，但作為辦公室主任，僅僅做到這些也還是不夠的，還要在仔細(xì)、周密和嚴(yán)謹(jǐn)上下功夫，在重點(diǎn)服務(wù)中突出要事服務(wù)。在對(duì)上服務(wù)的全過(guò)程中，貌似小事未必是小事，也可能出現(xiàn)大的紕漏。所以，衡量辦公室主任的服務(wù)水平，要在事關(guān)大局的小事和細(xì)節(jié)上看素質(zhì)、論高低。小蘊(yùn)含著大，小影響著大。所謂小，既是我們?nèi)菀缀雎缘牡胤?，也是需要格外小心的地方。要做到小中?jiàn)大，首先，要吃透上級(jí)的方針政策，吃透領(lǐng)導(dǎo)的意圖，在創(chuàng)造性貫徹執(zhí)行中，不忽視任何事情，特別是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事情，事關(guān)全局的事情要盯住不放，一抓到底；其次，要把自己的工作放在全局中去考慮，去謀劃，抓住了大局，就抓住了大事要事；第三，要增強(qiáng)工作的敏感性，善于發(fā)現(xiàn)和抓住“一滴水見(jiàn)太陽(yáng)”的東西，舉一反三，做好大局文章。4、胸懷全局，突出整體服務(wù)辦公室主任對(duì)上處于服從地位，不可不知進(jìn)退之節(jié)而越位。但工作性質(zhì)、角色安排又決定了我們必須胸懷大局，從整體上去謀劃服務(wù)工作。有人認(rèn)為辦公室主任只要聽(tīng)命于領(lǐng)導(dǎo)就可以了，“不在其位，不謀其政”，其實(shí)這正是辦公室主任之大忌。沒(méi)有大局觀，就不可能準(zhǔn)確理解、全面落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的重大決策，就不可能在步調(diào)上與領(lǐng)導(dǎo)保持一致，服務(wù)的水平和質(zhì)量就肯定上不去。大局觀從哪里來(lái)？從強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心來(lái)，從勤于學(xué)習(xí)和思考中來(lái)，也可以從失敗的教訓(xùn)和成功的經(jīng)驗(yàn)中摸索出來(lái)。有了大局觀，在工作擺布上就不再是就事論事，而是從整體意義上面對(duì)局部工作，牽一發(fā)而動(dòng)全身，窺一斑而知全豹。這是最能體現(xiàn)辦公室主任綜合素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)水平的一個(gè)方面。整體服務(wù)中要處理好三個(gè)關(guān)系：一是聽(tīng)命于主要領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)于其他領(lǐng)導(dǎo)成員的關(guān)系；二是處理好急務(wù)、雜務(wù)和中心工作的關(guān)系；三是處理好上下左右之間的關(guān)系。這三方面的關(guān)系處理好了，整體服務(wù)就會(huì)上檔次、上水平。5、超前把握，突出決策服務(wù)作為辦公室主任，一般來(lái)說(shuō)，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)性工作相對(duì)容易，而超前謀劃，提出建設(shè)性的決策參考往往較難。究其原因，一是不居高位又需高站位謀劃，立足現(xiàn)實(shí)又要有前瞻性思考，服務(wù)到位又不能越位，在分寸上很難掌握。二是既要處理好日常的事務(wù)工作，又要從中超脫出來(lái)謀大事；既要深入基層掌握實(shí)情，又要提出有高度和深度的決策建議，在操作上非常不易。要突破這兩難，不外乎放膽和吃苦。吃不透上頭，猶如行舟無(wú)船標(biāo)，