采購制度及流程

物資管理制度匯編總則物資管理，是成本管理的核心內(nèi)容之一。為了進一步提高采購效率，嚴格控制物資采購綜合成本的要求，結(jié)合公司已有的管理制度，特制定本管理制度。用以規(guī)范物資采購、驗收、發(fā)放和庫存管理等方面的管理，使之嚴謹、科學、節(jié)約、高效，強化公司的市場核心競爭力。本制度適用于公司工程技術(shù)部門。第二章供應商開發(fā)過程的管理供應商開發(fā)的原則：供應商的開發(fā)必須滿足貨比多家（三家以上）的比較原則，堅定不移的貫徹房產(chǎn)公司總經(jīng)理室“以合理的價格購買質(zhì)量最好的產(chǎn)品”的采購宗旨，嚴格成本控制。開拓一批具有市場影響力、能提供優(yōu)質(zhì)服務、有效降低物資采購成本的戰(zhàn)略性合作供應商。第二條物資部門必須做好需求信息的收集1、工程技術(shù)部門必須提前做好相應工程物資需求信息的收集，了解各樓盤銷售定位和成本要求，以便提前準備供應商的開發(fā)、拓展工作。杜絕等到申購計劃出現(xiàn)后才進行供應商資源開發(fā)、洽談的現(xiàn)象，以至影響工程建設的進度。2、工程技術(shù)部門必須針對本部門負責的材料，對各工程物資需求信息作出整理，形成專門的年度需求預測報告。對各種材料的需求量、需求時間、節(jié)點、檔次、成本作出分析和判斷。并以此為拓展供應商的依據(jù)。第三條供應商資源開發(fā)的計劃1、工程技術(shù)部門要定期對現(xiàn)有合作伙伴進行檢討,檢討范圍包括供貨價格、服務水平、結(jié)款要求、供貨能力、供貨質(zhì)量、工程覆蓋范圍等，對現(xiàn)有供應商的優(yōu)、缺點進行總結(jié)。2、工程技術(shù)部門依據(jù)項目年度需求作出供應商拓展、開發(fā)的年計劃書，對所要達到的目標進行設定，就大宗、關鍵材料開發(fā)一批戰(zhàn)略合作供應商，其計劃向總經(jīng)理室領導匯報。第四條供應商信息資源的收集和評估1、優(yōu)質(zhì)供應商信息的收集、整理由專人負責，并形成常制。信息來源于已合作的供應商、兄弟公司推薦、工程現(xiàn)場考察、網(wǎng)絡、媒體等各方面。收集范圍應圍繞工程實際需求。2、被收集對象即為潛在供應商，其資質(zhì)必須滿足下列要求：(1)必須具備獨立、有效的企業(yè)法人資質(zhì)。(2)其經(jīng)營范圍必須符合國家相關政策。(3)其產(chǎn)品技術(shù)、質(zhì)量必須符合國家相關標準。(4)其服務能力、覆蓋范圍滿足對應工程項目的要求。3、信息資源收集的結(jié)果必須及時進行整理、匯報。4、由工程技術(shù)部門的負責人，對已收集供應商進行明確評判，將有合作意向的列入備選開發(fā)供應商之列。5、工程技術(shù)部門必須建立、完善信息資源庫，對已合作的供應結(jié)算條款必須符合本公司的財務制度要求。4、商務談判原則：必須滿足公正、保密的原則。任何人不得將過程信息向第三方泄露。5、談判結(jié)果的整理：談判結(jié)束后，采購業(yè)務主辦人員必須對談判結(jié)果進行整理，就各供應商的合作條件以《物資采購比價審批表》（附表CKF-01）的方式進行對比，由工程技術(shù)部門負責人呈送總經(jīng)理室匯報、選擇、批準。其流程：經(jīng)辦人→工程技術(shù)部預算員→部門負責人→分管工程領導→總經(jīng)理。6、經(jīng)批復的《物資采購比價表》需作為合同審批時必須的依據(jù)。第三章采購過程的管理第一條產(chǎn)品購銷合同的擬定及審批1、合同的擬定和《合同審批表》由采購業(yè)務主辦人員負責。合同的基本條款必須根據(jù)公司標準合同范本和與目標供應商已達成協(xié)議的內(nèi)容。2、單宗采購只需將采購訂單附表（CKF-3）或價格審批表交審即可。其審批流程按房產(chǎn)公司文件執(zhí)行或：經(jīng)辦人→工程技術(shù)部預算員→部門負責人→分管工程領導→總經(jīng)理。3、購銷合同的審批程序必須滿足公司相關文件的要求。其審批流程為：經(jīng)辦人→部門負責人→工程技術(shù)部預算員→部門負責人→分管工程領導→總經(jīng)理。其余按公司專門制度執(zhí)行。5、購銷合同的原件必須滿足我方持三份的數(shù)量要求，工程技術(shù)部、財務部、總經(jīng)理室各持一份。第二條采購質(zhì)量的控制和采購物資的驗收1、所有確認的樣板，工程技術(shù)部都必須封存，作為供應商交貨驗收的依據(jù)。2、到貨驗收由施工隊倉庫管理員及采購人員共同實施。3、有特殊技術(shù)要求的物資需工程技術(shù)部專業(yè)人員或邀請專業(yè)人士參與。4、供應商交付的物資必須與合同約定的內(nèi)容相符。5、供應商必須隨貨出具產(chǎn)品檢驗報告和合格證書。6、對建筑物后期質(zhì)量有重大影響且無法補救的材料，項目質(zhì)量管理人員必須及時取樣送質(zhì)監(jiān)站檢驗，待檢驗合格后方可使用。嚴禁不合格產(chǎn)品被使用于工程施工。7、已驗收合格的工程物資，施工隊倉管人員要及時填寫《收料單》（一式四份），工程技術(shù)部、財務部、供應商各交一份，自存一份作帳、留底。月終25日供應商憑施工隊倉管人員的收料單到工程技術(shù)部結(jié)算匯總送呈財務部結(jié)款。8、采購主辦人員必須對供應商生產(chǎn)制造、配送質(zhì)量控制過程加以監(jiān)督，確保供應商交付的產(chǎn)品與要求相符。第三條產(chǎn)品交付進度的控制1、物資采購主辦人員在取得本項目材料計劃的前提下，必須緊密關注現(xiàn)場用料動態(tài)，控制到貨進度，確保工程施工的前提下，材料不積壓，不短缺。對現(xiàn)場出現(xiàn)的用量變化信息應及時通知供應商。2、施工隊現(xiàn)場倉庫管理人員，必須對現(xiàn)場材料堆放場所做出合理規(guī)劃，確保材料的堆放。第四章物資申購的管理第一條物資申購的規(guī)定1、物資的申購內(nèi)容必須符合項目施工計劃和物資月計劃的要求，申購物資的質(zhì)量技術(shù)要求必須得到技術(shù)管理部門的認可，申購的數(shù)量需得到經(jīng)營預算員和倉庫的核實；其申購必須得到領導的批準。2、申購的周期必須符合公司相關文件的規(guī)定，準備足夠的提前期（主要材料申購周期按需求制表）。3、工程技術(shù)部門收到請購單后，必須對其要求核對，確認無疑后則及時落實并實施采購。其流程：經(jīng)辦人（填寫請購單CKF-3）→部門負責人→工程技術(shù)部預算員→部門負責人→分管工程領導→總經(jīng)理。第五章供應商貨款的核對和結(jié)算第一條供應商供貨款結(jié)算的對帳1、采購主辦人員必須協(xié)助各供應商于每月底就本月貨款進行對帳。2、供應商必須出具對結(jié)算清單隨送貨清單（回單）交工程技術(shù)部對帳。3、結(jié)算單需經(jīng)施工隊倉庫員、采購主辦人員、財務部三方確認無誤后，經(jīng)主管領導審核有效。4、結(jié)算清單確認有效時，主辦物資采購人員應及時收取供應商有效發(fā)票或收據(jù)及收料單連同結(jié)算清單，并據(jù)合同填制付款申請表呈送。第二條供應商貨款支付的請款及審批手續(xù)1、采購主辦人員根據(jù)合同條款作付款申請表。2、分管經(jīng)理審批。3、財務部審批。4、分管工程領導審批。5、總經(jīng)理審批。6、財務部按合同約定支付貨款。7．上述權(quán)限或按公司文件執(zhí)行。經(jīng)辦人→工程技術(shù)部負責人→財務部負責人→分管工程領導→總經(jīng)理。第六章合同管理第一條物資購銷合同的管理必須由專人負責，使之處于受控管理狀態(tài)。第二條購銷合同必須對應各項目分別裝冊存檔管理，并編制合同查詢清單，注明編號，合同簽定日期、合同期限、產(chǎn)品名稱、合同金額、價格、支付條件等內(nèi)容。第三條合同的附件既《物資價格比較審批表》和《合同審批表》均須隨合同原件歸檔。第四條在行合同與到期合同應加標簽予以區(qū)別標識，并分別存檔。第五條合同管理涉及企業(yè)機密，不得外傳。除信息（合同）管理員和其它必需部門，其余人員均不得私自保存合同。第六條合同的查閱、借出都必須辦理相關手續(xù)，及時歸還。第七章供應商信息資源庫的建設與管理第一條供應商信息資源庫的建立與管理歸口于工程技術(shù)部，由信息員專