公司個人年度月度費用報銷管理系統(tǒng)

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費用報銷管理查詢系統(tǒng),,,,,,,,

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,基礎數(shù)據(jù)&數(shù)據(jù)登記,,數(shù)據(jù)匯總,,個人查詢,,部門查詢,

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總報賬發(fā)票數(shù),,7,已報銷發(fā)票數(shù),,3,未報銷發(fā)票數(shù),,4

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總報賬發(fā)票金額,,"1,500.00",已報銷發(fā)票金額,,750.00,未報銷發(fā)票金額,,750.00

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辦公用品管理辦法,,,,,,,,

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一、目的,,,,,,,,

1.為規(guī)范辦公用品的審批、采購、保管和領用等流程的管理；,,,,,,,,

2.合理有效控制辦公用品的成本。,,,,,,,,

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二、辦公用品的種類,,,,,,,,

1.消耗品包括：墨盒、硒鼓、鉛筆、固體膠、透明膠、雙面膠、印油、回形針、橡皮、印泥、筆記本、標簽、便簽紙、長尾夾、水筆、釘書針、修正帶、修正液、電池、紙張（打印紙）、文件夾等。,,,,,,,,

2.日常用品包括：拖把、抹布、垃圾袋、一次性水杯、盒裝面紙、抽紙、茶包、咖啡、點心、藥品、衛(wèi)生清潔用品等。,,,,,,,,

3.管理品包括：剪刀、美工刀、卷筆刀、起訂器、訂書機、打孔機、計算器、比例尺、筆筒、垃圾筒等。,,,,,,,,

4.電子類產品包括：插座、刻錄盤、讀卡器、電話機、U盤或移動硬盤等。,,,,,,,,

5.印刷品包括：信封、信紙、表格、紙袋、宣傳冊等。,,,,,,,,

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三、管理職能,,,,,,,,

1.行政人事部為辦公用品的歸口管理部門，派專人負責采購、驗收、保管、發(fā)放、統(tǒng)計等管理工作。,,,,,,,,

2.辦公用品的采購人員與保管人員一般不宜由同一人擔任；由于各項目部與銷售部在公司外辦公，故在行政人事部指定的供應商范圍內，委托部門文員負責辦公用品的采購、驗收、保管、發(fā)放及統(tǒng)計等管理工作。,,,,,,,,

3.嚴格按流程執(zhí)行：申請——批準——詢價——采購——入庫——發(fā)放——結算。,,,,,,,,

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四、管理內容與要求,,,,,,,,

1.辦公用品的申購,,,,,,,,

1)員工如需購置非公司日常使用的辦公用品時，可將型號告知辦公用品保管人。,,,,,,,,

2)每周二辦公用品保管人根據(jù)庫存及使用情況填寫《辦公用品申請單》，報部門經理審核后，行政人事部在兩個工作日內完成采購及發(fā)放。特殊情況下電話請示獲批準后，行政人事部可先購買，手續(xù)后補。,,,,,,,,

3)購買100元以上的辦公用品時，采購人員需向兩家以上的供應商進行詢價，報價后以經濟、實用和質量為采購原則，總價較低者優(yōu)先選用，電子類產品的采購由網(wǎng)絡工程師詢價和選型。,,,,,,,,

4)按需采購，不宜庫存過量，采購人員應及時了解各類辦公用品的使用情況，對于質量不好的及時更換物品型號或更換供應商。,,,,,,,,

2.物品入庫,,,,,,,,

保管人員應核對購入辦公用品的品種、數(shù)量是否與申購單、送貨單一致，并對物品的質量進行檢查（例如：打印機的墨盒是否過期、計算器的好壞等），核對無誤后在送貨單上簽字確認；將物品妥善存放并登記。如發(fā)現(xiàn)購買錯誤或質量不好的物品應予以拒收，并向采購人員指出，同時在送貨單上修正。,,,,,,,,

3.物品領用,,,,,,,,

1)建立公司員工《辦公用品個人領用登記表》的臺帳，領用各類“消耗品”、“管理品”和“電子類產品”時，保管人員應將領用的物品名稱、領用數(shù)量、領用日期等記錄于該表或《驗收單》中，由領用人簽字確認。,,,,,,,,

2)原則上“管理品”與“電子類產品”中所含用品每人只能領用一次，當員工需領用時，保管人員應核對該員工的《辦公用品個人領用登記表》，如無領用，則予以登記并發(fā)放；如已領用，則應問清再次領用的原因；如是故障或損壞，應以舊換新；如是遺失應由其個人賠償或自購。,,,,,,,,

3)保管人員通常在收到行政人事部發(fā)來的《新員工入職手續(xù)清單》后，預先準備一份常用的辦公必須品（如：筆筒、抽紙、垃圾筒、電話機、水筆等），如庫存缺少則立即申購。在該名新員工報到時，將上述物品交其清點，并簽收。,,,,,,,,

4)所有印刷品由公司行政人事部負責，各部門或各員工可按需領用。,,,,,,,,

5)保管人員每季度對庫存的辦公用品（專指“消耗品”、“管理品”和“日常用品”）數(shù)量進行盤點，完成《第季度辦公用品庫存盤點表》，及時發(fā)現(xiàn)庫存不足或已用完的物品，通知行政人事部采購。,,,,,,,,

4.物品使用,,,,,,,,

1)應本著節(jié)約的原則使用辦公用品，若被人為損壞，單價超過100元的，應由責任人照價賠償，嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。,,,,,,,,

2)保管人員在收到人事專員遞交的《員工離職手續(xù)清單》后，根據(jù)該員工的《個人辦公用品領用登記表》核對其應返回的所有“管理品”，如有遺失或毀損，單價超過100元的，則根據(jù)采購價，照價賠償。,,,,,,,,

3)一些低值易耗品根據(jù)工作需要，被部門領用（如財務專用的裝訂機），由部門文員/秘書負責管理使用；一些電子類工具、新聞器材或用品（刻錄機、錄音筆等）則保管在公司網(wǎng)絡工程師處，有需要使用的人員可登記借用，使用后及時歸還。,,,,,,,,

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五、辦公用品費用的結算與分配,,,,,,,,

1.辦公用品費用采取按月結算的方式，由行政人事部統(tǒng)一支付，如需零星現(xiàn)金支付的，由采購人員從備用金中支付后，按照流程申請報銷。,,,,,,,,

2.費用結算后，財務部按照以下標準進行費用分配：,,,,,,,,

1)項目部、銷售部按照實際購買金額分配費用。,,,,,,,,

2)辦公各部門采用“百分比分配制”，每年一月份行政人事部根據(jù)上年度各部門領用記錄計算并確認所占全年費用的百分比，經各部門負責人確認后，此百分比將作為辦公用品費用次年（領用及公共費用）的分配依據(jù)。,,,,,,