Excel高效辦公技巧培訓(xùn)

Excel高效辦公技巧培訓(xùn)EXCEL培訓(xùn)演講人：第四章.EXCEL圖表與圖形基礎(chǔ)篇操作篇練習題圖表圖形的作用柱狀圖條形圖圖表要素餅圖圖形美化圖表是一種高效、直觀、形象的表達工具。（相對于說話、寫、列表）迅速傳達信息，輕松理解；直接專注重點，直奔主題；更直觀地顯示其相互關(guān)系；使信息的表達形象生動。EXCEL圖表與圖形圖標圖形的作用“會說話”選學(xué)內(nèi)容（關(guān)于EXCEL圖表與圖形）常識篇操作篇選圖技巧組合圖表柱-折圖雙餅圖復(fù)合餅圖(一)成分：占總體的百分比表示成分最好使用餅圖。在使用中不宜多于6種成分。如果你的使用超過了6種，那么就選擇6種最重要的，并將未選中的列為“其他”的范疇。因為人的眼鏡比較習慣于按順時針方向進行觀察，所以應(yīng)該將最重要的部分放在緊靠12點鐘的位置，并且使用強烈的顏色對比以顯示突出（比如在黑色背景下使用黃色），或者在黑白圖中使用最強烈的陰影效果，或者將此部分與其他部分分離開。如果沒有哪一個部分比其他部分更加重要，那么就應(yīng)該考慮讓它們以大到小的順序排列，并且以同一種顏色或者干脆不使用陰影來繪制圖表的每一個部分。

選學(xué)內(nèi)容之選圖技巧(二)項目：項目的排名在條形圖中，要做到保持條形圖之間事宜的距離。使用最能形成對比的顏色及陰影來強調(diào)重要的項目，以此來強調(diào)信息的標題。為了突顯數(shù)值，可在頂端（或者在底端）使用一個刻度尺，或者在條形末尾標注數(shù)字，但是注意不要兩者同時使用。如果你只是想簡單標示項目間的關(guān)聯(lián)，可用刻度尺；如果數(shù)字對你很重要那么就是用數(shù)字。有時，使用刻度尺的同時標示一個需要特殊強調(diào)的數(shù)值，也是個好辦法。選學(xué)內(nèi)容之選圖技巧(三)時間：隨著時間變化選擇柱狀圖或折線圖取決于用哪一個比較方便。如果你的圖表中只有少的幾個點（如7到8個），那么就是用柱形圖；反之，如果你必須在圖中展示20多年來每個季度的變化趨勢，你最好還是使用折線圖。柱狀圖強調(diào)的是數(shù)量的級別，更適合于表現(xiàn)在一小段時間里發(fā)生的事件，產(chǎn)量的數(shù)據(jù)很適合這個領(lǐng)域。折線圖強調(diào)的是角度的運動及圖像的變換，因此展示數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢時最好使用它，存貨量就是一個很好的例子。選學(xué)內(nèi)容之選圖技巧(四)頻率：項目的分布情況兩種主要應(yīng)用，第一種是在所有樣本中進行歸納，在這里是用來預(yù)測風險、可能性或者機會的。另一種是描述確定性（不確定性），如擲骰子游戲中，在所有的可能性中猜七點的概率。當只使用幾行數(shù)據(jù)時，柱形圖要好一些，而當數(shù)量很多時最好使用折線圖。選學(xué)內(nèi)容之選圖技巧(五)相對性：變量之間的關(guān)系顯示兩種變量符合或是不符合你所希望出現(xiàn)的模板。成對條形圖方案只在數(shù)據(jù)組較少時才會起作用。如果數(shù)據(jù)超過了15組甚至更多時，那么你最好不要再標記出每個點，應(yīng)該換為使用一個更加緊密的散點圖。選學(xué)內(nèi)容之選圖技巧柱-折圖（繪制、調(diào)整數(shù)值軸及數(shù)據(jù)標志、修改圖形顏色）將抽象的數(shù)據(jù)以容易觀察、最有效、最簡單的方法描述出來。2000年交車準時率推移圖VS選學(xué)內(nèi)容之組合圖表操作案例1(1)進入Excel工作界面，先制作統(tǒng)計表格，并選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)單擊“插入”菜單中圖表，顯示圖表向?qū)У谝徊襟E-圖表類型對話框，選擇圖表類型為柱形圖。(2)進入圖表向?qū)У诙襟E--圖表選項，此時有一組選項標簽，用來確定生成的圖表中需要顯示的信息(如圖表標題、軸標題、網(wǎng)格線等，可根據(jù)個人需要設(shè)置生成圖表)制作柱-折圖(Part1/4)選學(xué)內(nèi)容之組合圖表(3).如右圖交車準時率改為折線圖

(選中更改的柱形圖<棕紅色>→右鍵→更改圖標類型<折線圖>)(4).將交車準時率設(shè)為次坐標

(選中折線<棕紅色>→右鍵→設(shè)置數(shù)據(jù)序列格式→系列選項→選擇次坐標軸)制作柱-折圖(Part2/4)選學(xué)內(nèi)容之組合圖表(5).設(shè)置縱坐標

(坐標軸→右鍵→設(shè)置坐標軸格式，主坐標軸最大設(shè)為50…次坐標軸設(shè)為0.5~1)(6).添加數(shù)據(jù)標簽

(選中圖形→右鍵→添加數(shù)據(jù)標簽，選擇數(shù)據(jù)標簽→設(shè)置格式)制作柱-折圖(Part3/4)選學(xué)內(nèi)容之組合圖表(7).顯示模擬運算表

(圖標工具→標簽→布局→模擬運算表)(8).添加圖表標題

(圖標工具→布局→圖表標題)(9).大小&顏色&字體設(shè)置（美化作業(yè)）

(右鍵拖移改變大小，右鍵更改顏色及字體)制作柱-折圖(Part4/4)選學(xué)內(nèi)容之組合圖表(2).做大區(qū)單餅圖

(單擊“插入”菜單中圖表，顯示圖表向?qū)?圖表類型對話框，選擇圖表類型為餅圖）(3).添加數(shù)據(jù)標簽

(選擇圖表→右鍵→設(shè)置數(shù)據(jù)標簽格式→勾選”名稱”&”值”）制作雙餅圖

(Part1/4)(1).選擇數(shù)據(jù)

(不能在合并單元格的狀態(tài)下選中，必須對表格稍作加工）√×選學(xué)內(nèi)容之組合圖表(4).添加第二個餅圖（省份）

(選擇圖表→右鍵→選擇數(shù)據(jù)→添加”系列2”→編輯→選擇區(qū)域→同理選擇軸標簽→確定）→添加數(shù)據(jù)標簽制作雙餅圖

(Part2/4)選學(xué)內(nèi)容之組合圖表(5).將大區(qū)設(shè)置為次坐標軸

(數(shù)據(jù)源菜單→上移/下移選中大區(qū)餅圖→確定→右鍵→選擇數(shù)據(jù)系列格式→選擇次坐標軸→確定）制作雙餅圖

(Part2/4)關(guān)鍵步驟選學(xué)內(nèi)容之組合圖表(6).將大區(qū)餅圖縮放

<已紅色華南大區(qū)為例>圖1圖2圖3Stp2：雙擊紅色的華南，按住右鍵往內(nèi)拖移至圓心，如圖2Stp3：重復(fù)以上操作，按住右鍵往內(nèi)拖移至圓心，如圖3制作雙餅圖

(Part2/4)Stp1：單擊圖形，按住右鍵往外拖移，圖形變小，如圖1選學(xué)內(nèi)容之組合圖表(6).大小&顏色&字體設(shè)置（美化作業(yè)）（右鍵拖移改變大小，右鍵更改顏色及字體)經(jīng)銷商分布圖區(qū)域東北區(qū)華北華東華南經(jīng)銷商數(shù)56259區(qū)域黑龍江遼寧天津北京江蘇山東浙江上海福建廣東經(jīng)銷商數(shù)2333867436VS制作雙餅圖

(Part2/4)選學(xué)內(nèi)容之組合圖表(7).圖形與圖表的動態(tài)調(diào)整區(qū)域東北區(qū)華北華東華南經(jīng)銷商數(shù)5→156259區(qū)域黑龍江遼寧天津北京江蘇山東浙江上海福建廣東經(jīng)銷商數(shù)2→12333867436更改圖標數(shù)據(jù)，對應(yīng)的圖形會相應(yīng)進行調(diào)整。制作雙餅圖

(Part2/4)選學(xué)內(nèi)容之組合圖表選學(xué)內(nèi)容之組合圖表(1).對數(shù)據(jù)進行處理：用高級7-8-9級明細數(shù)據(jù)代替原表中的總計數(shù)據(jù)制作復(fù)合餅圖

(Part1/4)(2).然后選擇數(shù)據(jù)，分別點擊插入-餅圖-復(fù)合餅圖選學(xué)內(nèi)容之組合圖表(3).刪除右側(cè)的圖例，在圖表上右鍵選擇：設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式，彈出“設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式”對話框并做如下設(shè)置：第二繪圖區(qū)包含最后一個：3，調(diào)整第二繪圖區(qū)的大小，然后關(guān)閉對話框。制作復(fù)合餅圖

(Part2/4)選學(xué)內(nèi)容之組合圖表(4).在圖表上右鍵選擇“添加數(shù)據(jù)標簽”，在數(shù)據(jù)標簽上右鍵選擇：設(shè)置數(shù)據(jù)系統(tǒng)格式，在彈出的對話框中勾選“標簽選項”中“類別名稱”，關(guān)閉對話框，此時的效果如下圖。制作復(fù)合餅圖

(Part3/4)選學(xué)內(nèi)容之組合圖表(5).將數(shù)據(jù)標簽："其它"改為高級,并在“圖表工具--設(shè)計”內(nèi)修改一下圖表的樣式，做一些美化即可。制作復(fù)合餅圖

(Part4/4)效果圖原始表VS感謝觀看EXCEL操作培訓(xùn)Excel技巧與操作培訓(xùn)演講人：ONTENTSC目錄Excel操作與技巧2314基礎(chǔ)常識報表制作圖表制作常用技巧基礎(chǔ)常識1Excel基礎(chǔ)常識（1）工作簿（2）工作表（3）單元格工作簿菜單欄單元格，通過位置（列標行標）進行標識。工作表狀態(tài)欄1張工作表（sheet）由65536行*256列，即65536*256=1677萬個單元格組成；1個工作簿（book）最多可含有255張工作表。注：EXCEL2007以下版本。工具欄Excel基礎(chǔ)常識（1）公式（2）函數(shù)公式與函數(shù)公式：在工作表中對數(shù)據(jù)進行計算的式子，它可以對工作表數(shù)值進行加、減、乘、除等運算。函數(shù)：EXCEL預(yù)定義的內(nèi)置程序，可以使用在公式中。公式與函數(shù)數(shù)據(jù)類型（1）數(shù)值型：一般的數(shù)字格式。（2）貨幣型：貨幣格式，對一列數(shù)值進行小數(shù)點對齊。（3）日期時間型：可以對兩個時間段的間隔時長進行計算。（4）文本型：在文本單元格中，數(shù)字、公式作為文本處理。公式與函數(shù)運算符（1）算術(shù)運算：+（加）、-（減）、*（乘）、/（除）、%（百分比）、^（乘方)（2）比較運算：=（等于）、>（大于）、<（小于）、>=（大于等于）、<=（小于等于）、<>（不等于）（3）字符運算：&（連接）（4）引用運算：（：冒號）、（，逗號）、（空格）要創(chuàng)建一個公式，首先需要選定一個單元格，輸入一個等于號“=”，然后在其后輸入公式的內(nèi)容，按回車鍵就可以按公式計算得出結(jié)果公式與函數(shù)單元格引用引用運算符：（：冒號）、（，逗號）、（空格）（1）：（冒號）——區(qū)域運算符，如B2:F6表示B2單元格到F6單元格矩形區(qū)域內(nèi)的所有單元格。（2），（逗號）——聯(lián)合運算符，將多個引用合并為一個引用，如SUM(B5:B26,D4:D22)，表示B5至B26以及D4至D22所有單元格求和（SUM是求和函數(shù)）（3）（空格）——交叉運算符，如SUM(B5:B26A4:D22)表示求B5至B26與A4至D22兩區(qū)域交叉單元格之和，即B5至B22之和。公式與函數(shù)絕對地址與相對地址相對地址：=B3+B4+B5+B6絕對地址：=$B$3+$B$4+$B$5+$B$6混合運用，F(xiàn)4切換。兩者的差異是：相對地址：如果在A7單元格內(nèi)輸入公式=B3+B4+B5+B6，那么將A7中的公式復(fù)制至A8單元格時，A8的結(jié)果變成=B4+B5+B6+B7，再將A8中的公式復(fù)制至B8時，B8的結(jié)果變成=C4+C5+C6+C7，也就是相對地址在公式復(fù)制時，會隨單元格的不同而發(fā)生變化。絕對地址：在公式復(fù)制時，不會隨單元格的不同而發(fā)生變化。不管復(fù)制到哪個單元格，結(jié)果都是同一個公式，即=$B$3+$B$4+$B$5+$B$6。輸入公式公式的輸入類似于數(shù)據(jù)的輸入，在單元格中輸入公式時以等號（=）作為開始，然后輸入公式表達式。（1）啟動Excel2010，在工作簿中創(chuàng)建工作表。在工作表中選擇需要創(chuàng)建公式的單元格，在單元格中輸入公式，如表1所示。（2）完成公式輸入后，按Enter鍵或單擊其他的單元格，輸入公式的單元格中將顯示計算結(jié)果。輸入公式在工作表中可以將公式復(fù)制到其他的單元格中。（1）將鼠標指針放置到需要復(fù)制的單元格右下角的控制柄上，鼠標指針變?yōu)槭中?，按住鼠標左鍵拖動鼠標至最后一個單元格釋放鼠標，公式將被復(fù)制到鼠標拖動過的單元格中并顯示計算結(jié)果。（2）在工作表中選擇源單元格，打開“開始”選項卡，在“剪貼板”組中單擊“復(fù)制”按鈕。在工作表中選擇目標單元格，單擊“粘貼”按鈕上的下三角按鈕，在下拉列表中“公式”選項，此時選擇的單元格中將能預(yù)覽公式粘貼后的計算結(jié)果。使用函數(shù)向?qū)Р迦牒瘮?shù)使用函數(shù)欄輸入使用公式記憶輸入功能在單元格中輸入函數(shù)的第一個字母時，Excel2010會給出一個以該字母開頭的函數(shù)列表，顯示一個列表，按“↓”鍵在列表中移動光村選擇需要的函數(shù)，按Tab鍵將選擇的函數(shù)輸入到單元格中。函數(shù)功能數(shù)值統(tǒng)計（SUM、SUMIF、COUNT、COUNTIF等）邏輯判斷（AND、IF、ISERROR、NOT、TRUE等）文本處理（MID、MIDB、RIGHT、FIND等）日期時間（NOW、TODAY、TIME、TIMEVALUE等）查找引用（VLOOKUP、ROWS、HYPERLINK等）財務(wù)計算工程分析公式與函數(shù)SUM、SUMPRODUCT、SUMIF、SUMIFS函數(shù)公式與函數(shù)COUNT、COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS函數(shù)公式與函數(shù)AND、OR、NOT函數(shù)公式與函數(shù)IF、ISERROR、IFERROR函數(shù)公式與函數(shù)MID、LEFT、RIGHT函數(shù)FIND函數(shù)NOW、TODAY函數(shù)TIME&TIMEVALUE函數(shù)VLOOKUP函數(shù)HYPERLINK函數(shù)注意事項(一)（1）括號（）要對應(yīng)顯示，不可出現(xiàn)單獨的括號，或少括號（2）輸入法的半角全角、大小寫需注意，如：“”不可輸入成“”*不可輸入成×（3）如條件是尋找某個文字：南京，在函數(shù)中應(yīng)輸入為:“南京”如條件是尋找某個單元格或數(shù)字：A5(A列第5行)或5，在函數(shù)中應(yīng)輸入為：A5或5，無需加""符號（4）函數(shù)中設(shè)置的計算范圍需一致（5）需在函數(shù)公式打開狀態(tài)下,同時按下Ctrl+Shift+Enter,當公式頭尾出現(xiàn)花括號｛｝時才算計算完成注意事項(二)（1）源數(shù)據(jù)較大時，應(yīng)將“菜單欄/工具”的重新計算調(diào)整為“手動計算”（2）格式：不得出現(xiàn)空格，如：“黑電”和“黑電”（3）某一字段暫不需/無法統(tǒng)計，如是需量化的單元格，則需以“0”填充，不可寫“無”（4）不可將明細全部刪除后，在原有模板的基礎(chǔ)上重寫貼入明細再次使用，將會改變計算范圍，應(yīng)重新使用新模板（5）注意統(tǒng)計周期的輸入（6）注意EXCEL函數(shù)設(shè)置中某條件的計算列是否是需要的計算列（7）如需從一個EXCEL表格的數(shù)據(jù)復(fù)制到另一表格中，應(yīng)點擊“菜單欄/編輯”的鏈接中“斷開鏈接”報表制作2數(shù)據(jù)排序一次排序最多可以選擇三個關(guān)鍵字：主關(guān)鍵字、次關(guān)鍵字、第三關(guān)鍵字?；蛘呃霉ぞ邫谏系膬蓚€排序按鈕。數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)透視數(shù)據(jù)透視表實際上是一種交互式表格，能夠方便地對大量數(shù)據(jù)進行快速匯總，并建立交叉表，還能根據(jù)用戶的需要顯示區(qū)域中的細節(jié)數(shù)據(jù)。報表排版報表應(yīng)當含有：1、報表名稱（在表格抬頭，通常字號略大些）2、表頭（在表格主體的頂端與側(cè)端，通?？捎妙伾貥俗ⅲ?、各字段數(shù)據(jù)值（如有文字內(nèi)容應(yīng)相對簡略，避免視覺疲勞）報表需要：1、合適的列寬和行高（鼠標放置需求列或行線的最末端，雙擊即可）2、當表格過長或過寬時，應(yīng)使用“凍結(jié)窗口”功能。圖表制作3圖表制作在處理電子表格時，需要對大量繁瑣的數(shù)據(jù)進行分析和研究，我們需要利用圖形方式再現(xiàn)數(shù)據(jù)變動和發(fā)展趨勢。EXCEL提供了強有力的圖表處理功能，使得用戶很快就可得到所要的圖表。我們?nèi)粘９ぷ骱蜕钪薪?jīng)常使用的圖表類型有：1、柱形圖：比較分析2、折線圖：趨勢分析3、餅圖：占比分析著重標色以柱形圖為例常用技巧4快捷鍵復(fù)制Ctrl+C粘貼Ctrl+V查找Ctrl+F替換Ctrl+H數(shù)據(jù)全選Ctrl+Shift+End撤銷上一次的操作Ctrl+Z重做上一次的操作Ctrl+Y單元格內(nèi)換行Alt+Enter清除所選中單元格內(nèi)容Delete將當前輸入內(nèi)容填充到選中所有單元格中Ctrl+Enter選擇不連續(xù)單元格區(qū)域Ctrl+鼠標左擊逐個單元格選擇連續(xù)單元格區(qū)域Shift+鼠標左擊