公安院校教管體制管理架構(gòu)變革的案例研究

警務(wù)化管理是我國公安院校普遍實(shí)行的管理模式,教管體制作為警務(wù)化管理的制度載體,其管理架構(gòu)的合理性和科學(xué)性直接影響警務(wù)化管理的效率效能。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位越來越多地引入企業(yè)化管理模式優(yōu)化原有行政管理體制。公安院校教管體制面臨管理層次和管理幅度關(guān)系及職能部門和專業(yè)系部權(quán)責(zé)劃分等諸多難題,可以適當(dāng)借鑒企業(yè)管理理論方法和管理工具,提升現(xiàn)代化管理意識和管理水平。本文將M省警察學(xué)院的教管體制改革作為公安院校此類改革的案例樣本進(jìn)行研究,同時提出與改革相配套的意見建議。一、現(xiàn)狀:直線式管理架構(gòu)當(dāng)前,M省警察學(xué)院(以下簡稱M校)學(xué)生工作處主要負(fù)責(zé)學(xué)生的思想政治教育、警務(wù)化管理、學(xué)風(fēng)建設(shè)、獎懲資助、校園文化建設(shè)、警務(wù)實(shí)踐、素質(zhì)拓展、心理健康教育、畢業(yè)就業(yè)等工作。全處現(xiàn)有教職工37名(其中專職輔導(dǎo)員36名、聘用制員工1人),另有兼職輔導(dǎo)員22人。全處共設(shè)6個大隊(duì),其中,一大隊(duì)負(fù)責(zé)偵查和經(jīng)濟(jì)偵查專業(yè)學(xué)生工作;二大隊(duì)負(fù)責(zé)刑技、交通和智交專業(yè)學(xué)生工作;三大隊(duì)負(fù)責(zé)網(wǎng)安、涉外專業(yè)學(xué)生和留學(xué)生工作;四大隊(duì)負(fù)責(zé)法治、公情、警指、治安等專業(yè)學(xué)生工作;五大隊(duì)負(fù)責(zé)大一年級全部專業(yè)新生工作;六大隊(duì)負(fù)責(zé)綜合工作。(一)特征直線式管理架構(gòu)又稱金字塔式,其組織結(jié)構(gòu)按層級排列。當(dāng)前,除派駐輔導(dǎo)員暫時進(jìn)駐學(xué)生工作處擔(dān)任輔導(dǎo)員外,教學(xué)部門參與學(xué)生管理工作相對有限,除涉及學(xué)生日常課程、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目指導(dǎo)、論文指導(dǎo)等工作外,學(xué)生工作處基本統(tǒng)管學(xué)生生活、黨團(tuán)、素拓等各方面工作,在這種情況下難免出現(xiàn)許多管理上的問題,如職能部門缺乏彈性、對環(huán)境變化反應(yīng)遲鈍、容易造成因循守舊[1],輔導(dǎo)員更多是執(zhí)行指令,缺少參與決策的機(jī)會,容易產(chǎn)生挫敗感,難以從組織內(nèi)部培養(yǎng)熟悉全面情況的管理人才,在一定程度上影響了學(xué)生工作的與時俱進(jìn)和有效開展。(二)問題1.職能部門與專業(yè)系部的協(xié)作問題第一,針對學(xué)生管理工作,學(xué)生工作處與專業(yè)系部間分工不明,且無明顯的激勵機(jī)制,系部為滿足上課需求,缺乏派駐輔導(dǎo)員的動力。第二,缺乏學(xué)生管理跨部門溝通交流機(jī)制,派駐輔導(dǎo)員無法發(fā)揮應(yīng)有的橋梁和紐帶作用。第三,學(xué)生工作處與系部間目標(biāo)不易統(tǒng)一,信息傳遞路線多,容易產(chǎn)生誤解,上級協(xié)調(diào)工作量大。第四,直線式結(jié)構(gòu)導(dǎo)致各大隊(duì)自成體系,不重視信息的橫向交流與溝通,工作易重復(fù),造成效率不高,大隊(duì)與系部間缺乏溝通交流與合作機(jī)制等問題。2.輔導(dǎo)員與學(xué)生的師生關(guān)系問題第一,專業(yè)系部對派駐輔導(dǎo)員指導(dǎo)不力。輔導(dǎo)員與系部的溝通交流和匯報(bào)機(jī)制缺失,系部也缺少資源、手段和動力對學(xué)生的情況進(jìn)行了解、指導(dǎo)和幫助。第二,派駐輔導(dǎo)員身份定位不明確。派駐輔導(dǎo)員編制歸系部,被臨時委任學(xué)生管理工作,通常缺乏實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),自我定位不清晰,工作能力有短板,可能影響學(xué)生管理工作的實(shí)際效果。第三,派駐輔導(dǎo)員與學(xué)生關(guān)系不密切。派駐輔導(dǎo)員一般工作年限為1—2年,到期后即調(diào)整,新任輔導(dǎo)員和學(xué)生間常常存在“兵不識將、將不知兵”的情況,影響管理效率和效果;同時,派駐輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)條塊間各種工作(如一個輔導(dǎo)員可能既負(fù)責(zé)幾個區(qū)隊(duì),又負(fù)責(zé)大隊(duì)團(tuán)宣工作或黨團(tuán)工作),精力有限,輔導(dǎo)員的教學(xué)和學(xué)生工作存在矛盾。此外,學(xué)生工作處職業(yè)輔導(dǎo)員和派駐輔導(dǎo)員間的協(xié)調(diào)磨合也需要一個過程。二、改革:矩陣式管理架構(gòu)針對直線式管理架構(gòu)存在的種種問題和短板,M校制定了《關(guān)于新公安人才培養(yǎng)模式下學(xué)管體制改革的若干意見》(以下簡稱《意見》),對學(xué)校教管體制進(jìn)行改革。《意見》提出“按年級設(shè)大隊(duì),按專業(yè)設(shè)中隊(duì)”“每個年級大隊(duì)下設(shè)4個中隊(duì)”“中隊(duì)的主要職責(zé)為:具體落實(shí)中隊(duì)學(xué)生的教育管理責(zé)任,加強(qiáng)與專業(yè)對應(yīng)教學(xué)系部的教管聯(lián)系”“班主任由各教學(xué)系部在本部門教師干部中選派”。按年級設(shè)大隊(duì),按專業(yè)設(shè)中隊(duì),中隊(duì)班主任由系部選派,這樣便構(gòu)成了一個管理上的矩陣式管理架構(gòu),具體如圖2所示。(一)特征與優(yōu)點(diǎn)矩陣式管理架構(gòu)的主要優(yōu)勢在于管理者的角色從以命令指導(dǎo)為主轉(zhuǎn)向以協(xié)助支持為主,組織體現(xiàn)出敏捷應(yīng)變和柔性管理的特點(diǎn)。[2]這種管理模式突破了傳統(tǒng)直線式管理架構(gòu)的級別界限與控制,把專業(yè)管理與職能管理結(jié)合起來,可以做到相輔相成,有利于M校構(gòu)建“三全育人”新格局。在這樣的矩陣式管理架構(gòu)中,人力資源可以得到有效利用,學(xué)校對環(huán)境的應(yīng)變更快,能在短時間內(nèi)調(diào)配各部門、各系部專業(yè)人才組成團(tuán)隊(duì),完成工作目標(biāo)。這種模式為系部教師提供了教育管理和一般管理兩方面技能鍛煉的機(jī)會,化被動為主動,通過“按年級設(shè)大隊(duì)”破解兩校區(qū)辦學(xué)管理考核評價(jià)難題。結(jié)合M校教管工作實(shí)際,可歸納以下幾方面優(yōu)勢。1.職能部門與專業(yè)系部間權(quán)責(zé)進(jìn)一步明確根據(jù)教管實(shí)際情況,矩陣式管理架構(gòu)在管理權(quán)限上以“縱向?yàn)橹?橫向?yàn)檩o”。中隊(duì)在縱向上接受學(xué)生工作處和大隊(duì)的行政領(lǐng)導(dǎo),橫向上接受系部的教學(xué)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。專業(yè)優(yōu)勢和職能優(yōu)勢可以得到雙重體現(xiàn),打破直線式管理組織等級森嚴(yán)的狀況,讓每個中隊(duì)都可以化身成為“傳感器”。[3]通過中隊(duì)和班主任這根紐帶,職能部門可以更專業(yè)地對學(xué)生進(jìn)行教學(xué)管理,專業(yè)系部可以加深對警務(wù)化管理的理解。系部和學(xué)生工作處之間建立起合作的橋梁,有利于對學(xué)生按專業(yè)和年級進(jìn)行分類指導(dǎo)與監(jiān)督。2.管理專業(yè)化程度進(jìn)一步提高一方面,通過輔導(dǎo)員隊(duì)伍的專業(yè)化,改變M校輔導(dǎo)員隊(duì)伍的非職業(yè)化現(xiàn)象,減少輔導(dǎo)員的流動,從制度上保證這支隊(duì)伍的穩(wěn)定性,有利于聚焦主責(zé)主業(yè),加強(qiáng)黨團(tuán)建設(shè)、日常思想政治教育、警務(wù)化管理、心理健康教育和素質(zhì)拓展等。另一方面,通過設(shè)立中隊(duì),提升教管的專業(yè)化水平,適當(dāng)縮窄管理幅度,可以促使教管工作落到實(shí)處。在矩陣式管理架構(gòu)中,班主任成為溝通系部和學(xué)生工作處的橋梁與紐帶,其工作職責(zé)和目標(biāo)更明確。班主任通過“四年一貫制”完整帶完一屆學(xué)生,形成全過程教學(xué)管理新模式,便于學(xué)生工作處和系部同時充分掌握學(xué)生的思想動態(tài)與學(xué)情學(xué)風(fēng)。3.學(xué)生工作管理效益進(jìn)一步提升教管體制的矩陣式管理架構(gòu)作為一種類企業(yè)化管理模式,可以更好地在橫向和縱向上調(diào)動人、財(cái)、物、智等各方面資源,提升組織快速響應(yīng)能力,進(jìn)一步降低職能部門和專業(yè)系部間的交流、溝通與協(xié)作上的管理成本,提高管理效益。班主任可以通過橫向和縱向雙重渠道提出問題,提供意見和建議,及時采取措施解決學(xué)生工作問題。這在一定程度上解決了學(xué)生發(fā)展與學(xué)生工作之間的矛盾,有助于輔導(dǎo)員更好地開展其他方面的學(xué)生管理工作。4.提供了橫縱向比較的土壤按年級設(shè)大隊(duì)、按專業(yè)設(shè)區(qū)隊(duì),可以從專業(yè)、年級、系部、大隊(duì)、中隊(duì)等多層面、多維度進(jìn)行全面比較,營造出全校整體“比學(xué)趕超”的良好氛圍。讓相近專業(yè)組成中隊(duì),更有利于專業(yè)融合。同時,不同系部教師匯聚在一起,更容易發(fā)揮比較優(yōu)勢。(二)PEST-SWOT分析PEST分析法又稱宏觀環(huán)境分析法,是指從政治(politics)、經(jīng)濟(jì)(economics)、環(huán)境(society)、科技(technology)四個宏觀環(huán)境維度出發(fā)對管理過程進(jìn)行宏觀環(huán)境分析。SWOT分析法是從優(yōu)勢(strength)、劣勢(weak)、機(jī)會(opportunity)、威脅(threaten)出發(fā)對管理過程進(jìn)行分析?，F(xiàn)將二者結(jié)合起來對學(xué)生工作矩陣式管理架構(gòu)進(jìn)行分析。PEST-SWOT分析結(jié)果如表1所示。三、矩陣式管理架構(gòu)面臨的挑戰(zhàn)(一)資源配置不佳按《意見》中輔導(dǎo)員和班主任滿編計(jì)算,M校共有輔導(dǎo)員43名,班主任32名,學(xué)生人均輔導(dǎo)員數(shù)量、人均班主任數(shù)量將遠(yuǎn)超當(dāng)前水平。隨著輔導(dǎo)員和班主任數(shù)量的迅速增加,矩陣式管理架構(gòu)的落實(shí)仍需要專業(yè)系部和職能部門進(jìn)行信息跟進(jìn)和資源協(xié)調(diào),專業(yè)系部教師的調(diào)動問題、辦公場所和辦公資源的調(diào)配問題等仍需進(jìn)一步協(xié)調(diào)。(二)橫縱銜接重疊學(xué)校矩陣式管理架構(gòu)橫縱向的銜接,在宏觀層面關(guān)系職能部門和專業(yè)系部的協(xié)作分工、權(quán)責(zé)分配問題,在任務(wù)執(zhí)行層面表現(xiàn)為輔導(dǎo)員和班主任職能的發(fā)揮,班主任教管聯(lián)系需要明確具體機(jī)制。此外,班主任與輔導(dǎo)員間存在著大量職權(quán)和工作內(nèi)容的重疊與合作的空間,雙方關(guān)系協(xié)商需要細(xì)化明確。(三)管理效率降低一般而言,在組織規(guī)模既定的情況下,管理層級與管理效率成反比,大隊(duì)和學(xué)生間增設(shè)中隊(duì),不可避免地會影響管理效率,層級間信息傳遞可能存在延遲、失真的風(fēng)險(xiǎn)。四、矩陣式管理架構(gòu)的改進(jìn)路徑(一)構(gòu)建矩陣式學(xué)生工作信息系統(tǒng)可通過信息化平臺解決增加管理層級帶來的管理效率降低及辦公資源配置復(fù)雜的問題。[4]如圖3所示,系統(tǒng)中縱向、橫向兩條路徑表示學(xué)生工作的雙維度職責(zé),橫向表示系部對各個中隊(duì)進(jìn)行教學(xué)管理指導(dǎo)的職能,縱向表示學(xué)生工作處對大隊(duì)和中隊(duì)乃至學(xué)生的管理職能?？v橫交錯處清晰體現(xiàn)了“一人多職能”的特點(diǎn),這就是矩陣模式的優(yōu)勢。在這種模式下,縱橫兩組人員在矩陣焦點(diǎn)上職責(zé)明確、相互配合,形成良好的合作關(guān)系,矩陣式管理模式可以真正發(fā)揮其職能優(yōu)勢。學(xué)校在充分調(diào)研各部門職能和師生需求的基礎(chǔ)上,通過信息網(wǎng)絡(luò)中心開發(fā)相關(guān)信息化平臺并加以應(yīng)用,學(xué)生工作處和專業(yè)系部要設(shè)置專門人員處理學(xué)生工作信息系統(tǒng)中的信息資源和各種隨之產(chǎn)生的問題,負(fù)責(zé)各項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析。學(xué)生工作跨部門協(xié)作信息化平臺的總體設(shè)計(jì)以學(xué)生電子檔案為核心、以學(xué)生工作流為支撐、以各種業(yè)務(wù)服務(wù)為前臺界面,實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作全面協(xié)調(diào)的信息化管理。[5]學(xué)生工作跨部門協(xié)作信息系統(tǒng)的后臺數(shù)據(jù)應(yīng)包含企業(yè)架構(gòu)及相關(guān)數(shù)據(jù)和各方需求,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)合理、統(tǒng)一、完整是學(xué)生工作信息系統(tǒng)的核心。(二)明確矩陣組織內(nèi)部職責(zé)分工與協(xié)作首先,要優(yōu)化學(xué)生工作處與系部協(xié)作機(jī)制。在矩陣式管理架構(gòu)中,學(xué)生工作處領(lǐng)導(dǎo)作為關(guān)鍵成員,角色定位非常重要。[6]鼓勵矩陣組織的領(lǐng)導(dǎo)(學(xué)生工作處領(lǐng)導(dǎo))與院系分管領(lǐng)導(dǎo)直接接觸,協(xié)同工作,這將有助于資源共享與協(xié)調(diào),提高工作效率。同時,學(xué)生工作處可以通過對輔導(dǎo)員和班主任進(jìn)行適當(dāng)委托與責(zé)任下放,根據(jù)實(shí)際情況,賦予輔導(dǎo)員和班主任更大的自主權(quán),以此獲得系部方面更多的支持和協(xié)助,這契合矩陣式組織架構(gòu)平衡集權(quán)和分權(quán)的管理內(nèi)涵。構(gòu)建教管矩陣式管理架構(gòu)要充分考慮時間的長短,不僅要為短期項(xiàng)目服務(wù),而且要努力營建長期而穩(wěn)定的矩陣組織,為定期的、周期的或固定的學(xué)生工作服務(wù)。其次,要構(gòu)建輔導(dǎo)員與班主任協(xié)作機(jī)制。輔導(dǎo)員和班主任應(yīng)以學(xué)生電子檔案為依托,圍繞各項(xiàng)專項(xiàng)任務(wù)開展工作。各大隊(duì)班主任在縱向上與本系部其他班主任在教管上相互合作,橫向上與同中隊(duì)輔導(dǎo)員緊密協(xié)作。各方向輔導(dǎo)員和班主任在各個矩陣焦點(diǎn)密切配合,才能形成良好的協(xié)作關(guān)系。如果發(fā)生系統(tǒng)紊亂,如各系部的輔導(dǎo)員在矩陣中可能扮演很多“角色”,既要聽從職能處室領(lǐng)導(dǎo)安排,又要服從院級領(lǐng)導(dǎo)指揮,處理不當(dāng)就可能形成“橫縱躲避”,使工作陷入僵局。因此,厘清矩陣式管理架構(gòu)的職能運(yùn)行線路非常重要。這樣,即使兩個不同的上級指令發(fā)生沖突,輔導(dǎo)員和班主任也不會產(chǎn)生焦慮和壓力,影響工作狀態(tài)。(三)完善警務(wù)化管理效益評價(jià)體系矩陣式管理架構(gòu)落實(shí)后,可根據(jù)各方面工作實(shí)效,構(gòu)建學(xué)生工作評價(jià)指標(biāo)體系,運(yùn)用主觀賦權(quán)法、客觀賦權(quán)法(熵權(quán)法)等統(tǒng)計(jì)方法,對矩陣式管理架構(gòu)的應(yīng)用實(shí)效進(jìn)行評價(jià),依據(jù)評價(jià)結(jié)果進(jìn)行科學(xué)的改進(jìn)和完善,并與直線式管理架構(gòu)進(jìn)行比較,進(jìn)一步優(yōu)化管理架構(gòu)內(nèi)涵。[7-8]本文構(gòu)建的警務(wù)化管理效益評價(jià)體系如表2所示。(四)完善與矩陣式管理相配合的學(xué)生工作標(biāo)準(zhǔn)體系矩陣式管理架構(gòu)運(yùn)行相對復(fù)雜,伴隨著矩陣式管理架構(gòu)的落地運(yùn)行,公安院校可以在制度基礎(chǔ)上,總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和方式方法,全面梳理學(xué)生各領(lǐng)域工作流程節(jié)點(diǎn),編制學(xué)生工作標(biāo)準(zhǔn),如警務(wù)化管理工作標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)習(xí)管理工作標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)新