合同保管及歸檔方法

合同保管及歸檔方法合同編號：__________地址：聯(lián)系人：聯(lián)系電話：地址：聯(lián)系人：聯(lián)系電話：一、合同的保管1.甲乙雙方應(yīng)確保合同文件的完整性、真實性和有效性。合同文件包括但不限于合同文本、附件、補充協(xié)議、往來函件、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等相關(guān)資料。2.甲乙雙方應(yīng)分別設(shè)立專門的合同檔案，按照合同的名稱、編號、簽訂日期等進行分類，并建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。3.甲乙雙方應(yīng)對合同文件進行加密保管，確保合同文件不被未授權(quán)的人員查看、復(fù)制或泄露。5.甲乙雙方在合同履行過程中產(chǎn)生的合同文件，應(yīng)及時歸檔，確保合同文件的完整性。二、合同的歸檔方法1.甲乙雙方應(yīng)在每個合同履行階段結(jié)束后，對合同文件進行整理、歸檔。歸檔內(nèi)容包括但不限于合同文本、附件、補充協(xié)議、往來函件、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等相關(guān)資料。2.甲乙雙方應(yīng)按照合同的名稱、編號、簽訂日期等進行分類，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)使用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)進行管理，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用專門的檔案盒進行存放。3.甲乙雙方應(yīng)定期對歸檔的合同文件進行審查，確保合同文件的準(zhǔn)確性和有效性。如發(fā)現(xiàn)合同文件有遺漏、損壞、篡改等情況，應(yīng)及時采取措施予以糾正。4.甲乙雙方應(yīng)確保歸檔的合同文件能夠在需要時迅速查找并提供給相關(guān)人員。歸檔文件應(yīng)按照目錄順序進行排列，便于查找。5.甲乙雙方應(yīng)對歸檔的合同文件進行備份，確保在合同文件丟失、損壞等情況下的數(shù)據(jù)恢復(fù)。三、合同的查閱與借閱1.甲乙雙方應(yīng)確保合同文件的查閱和借閱符合法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理規(guī)定。2.甲乙雙方如需查閱或借閱合同文件，應(yīng)向?qū)Ψ教岢鰰嫔暾垼⒄f明查閱或借閱的目的、時間和范圍。對方應(yīng)在收到申請后五個工作日內(nèi)予以回復(fù)。3.甲乙雙方在查閱或借閱合同文件時，應(yīng)遵守保密原則，不得泄露合同文件中的商業(yè)秘密。4.甲乙雙方在查閱或借閱合同文件時，應(yīng)在指定的地點進行，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。四、合同的銷毀1.甲乙雙方應(yīng)按照法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理規(guī)定，對不再需要的合同文件進行銷毀。2.甲乙雙方在銷毀合同文件前，應(yīng)進行審查，確保銷毀的合同文件不再具有法律效力，且不會泄露甲乙雙方的商業(yè)秘密。3.甲乙雙方應(yīng)采用安全的銷毀方法，確保合同文件無法被恢復(fù)。五、違約責(zé)任1.如甲乙雙方違反本協(xié)議的規(guī)定，導(dǎo)致合同文件保管不善、泄露、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。2.甲乙雙方應(yīng)按照法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理規(guī)定，對違約行為進行處理，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。六、爭議解決1.本協(xié)議的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律。2.甲乙雙方在履行本協(xié)議過程中發(fā)生的爭議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決；如協(xié)商不成，任何一方均有權(quán)向合同簽訂地人民法院提起訴訟。七、其他約定1.本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。2.本協(xié)議自甲乙雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為____年，自協(xié)議生效之日起計算。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：簽訂日期：一、附件列表：1.合同文本2.合同附件3.補充協(xié)議4.往來函件5.驗收報告6.發(fā)票7.付款憑證8.合同檔案目錄9.電子檔案管理系統(tǒng)使用說明10.紙質(zhì)檔案存放規(guī)范二、違約行為及認(rèn)定：1.未按照約定保管合同文件，導(dǎo)致合同文件丟失、損壞或泄露。2.未按照約定歸檔合同文件，導(dǎo)致歸檔不完整或不及時。3.未按照約定查閱或借閱合同文件，導(dǎo)致合同文件泄露或損壞。4.未按照約定銷毀不再需要的合同文件，導(dǎo)致合同文件被未授權(quán)人員獲取。三、法律名詞及解釋：1.合同保管：指甲乙雙方對合同文件的保存、管理、查閱和借閱等活動。2.歸檔：指將合同文件按照一定順序和標(biāo)準(zhǔn)進行分類、整理、存放和備份。3.違約行為：指甲乙雙方在合同履行過程中，違反合同約定或法律法規(guī)的行為。4.商業(yè)秘密：指不為公眾所知悉，具有商業(yè)價值并經(jīng)甲乙雙方采取保密措施的信息。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.問題：合同文件丟失或損壞。解決辦法：立即進行查找，如無法找回，根據(jù)備份恢復(fù)合同文件，并對責(zé)任人進行追責(zé)。2.問題：合同文件泄露。解決辦法：立即采取措施限制泄露范圍，對泄露人員進行追責(zé)，并及時通知對方。3.問題：歸檔不完整或不及時。解決辦法：對歸檔人員進行培訓(xùn)，加強歸檔管理，確保歸檔的及時性和完整性。4.問題：查閱或借閱合同文件不符合規(guī)定。解決辦法：加強查閱和借閱管理，對違規(guī)人員進行教育或處罰，確保合同文件的安全。5.問題：銷毀合同文件不徹底。解決辦法：使用專業(yè)的銷毀設(shè)備和方法，對合同文件進行銷毀，并對銷毀過程進行記錄。五、所有應(yīng)用場景：1.企業(yè)間合作項目合同管理。2.