2024年度關(guān)于檔案信息化建設(shè)的調(diào)研與思考-1

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關(guān)于檔案信息化建設(shè)的調(diào)研與思考

一、背景分析

目前全省乃至全國各地都在搞信息化建設(shè)，從各級國家檔案館的館藏數(shù)字化到各單位的數(shù)字檔案室建設(shè)；從電子文中心、電子閱覽室、登記備份中心到農(nóng)村檔案信息共享等，可說是熱火朝天。

檔案局作為政府指定的信息管理與服務(wù)中心，既要保護(hù)傳統(tǒng)載體的檔案，又要管理數(shù)字化的記錄。如何加快檔案館的數(shù)字化建設(shè)及電子檔案的安全保管便顯得尤為迫切。為貫徹落實(shí)省兩辦下發(fā)的《關(guān)于開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作的通知》，開展以電子文件中心各數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)的“電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心”建設(shè)工作，省檔案局將電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作列為重點(diǎn)推進(jìn)的創(chuàng)新工作。

考慮到隨著社會進(jìn)步和檔案局的職責(zé)功能業(yè)務(wù)的完善，現(xiàn)在和將來各地檔案局的檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)從數(shù)量和質(zhì)量都在增長與提升，信息系統(tǒng)應(yīng)該支撐起綜合各類業(yè)務(wù)管理的“多核心”要求，本文基于這樣的背景，討論新形勢下檔案部門的信息化建設(shè)的有序，高效和可持續(xù)發(fā)展的建設(shè)思路。

二、目前檔案部門信息化建設(shè)方面存在的問題分析

從上文可以看到雖然這些年建設(shè)不少的信息化項(xiàng)目，但是由于歷史和現(xiàn)實(shí)因素難免存在不少問題，匯總為以下5點(diǎn)：

1、各自為政、散亂小。

現(xiàn)在建設(shè)檔案信息化系統(tǒng)往往是由業(yè)務(wù)部門發(fā)起需求，但是檔案局目前的業(yè)務(wù)范圍還是比較廣，業(yè)務(wù)分散，內(nèi)容繁多，系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)與整合不夠。建設(shè)各自系統(tǒng)的時候受部門條條框框的影響較大，缺乏統(tǒng)籌安排，導(dǎo)致每個對應(yīng)的信息系統(tǒng)都是“麻雀雖小，五臟俱全”，重復(fù)度大。

2、費(fèi)財費(fèi)力，專業(yè)技術(shù)力量簿弱。

信息系統(tǒng)有個特點(diǎn)，需要支撐起ISO標(biāo)準(zhǔn)的7層結(jié)構(gòu)，比如物理層，鏈路層，網(wǎng)絡(luò)層等等一直到應(yīng)用層。這樣每套系統(tǒng)建設(shè)的過程需要覆蓋考慮這些層級對應(yīng)的設(shè)備和軟件，為了更好的保質(zhì)保量的完成這些工作，除了購買各類設(shè)備之外，在建設(shè)過程和運(yùn)行維護(hù)階段我們還需要配備各個方面的專業(yè)人才，但是這些對我

們來講都是很大的負(fù)擔(dān)，檔案局普遍情況下是沒有足夠的計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員。

3、沒有統(tǒng)一規(guī)劃、規(guī)范

每套系統(tǒng)的建設(shè)都有其自身的原始需求，但是在社會發(fā)展和檔案局業(yè)務(wù)自身建設(shè)的大環(huán)境下，這些需求都會有個發(fā)展曲線，呈現(xiàn)從小到大，從低層向高層發(fā)展的趨勢。往往各個IT供應(yīng)商都是依據(jù)項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)前階段的要求，沒有長遠(yuǎn)的規(guī)劃就容易導(dǎo)致項(xiàng)目剛開發(fā)完畢又落后于實(shí)際需求，最后很多項(xiàng)目就是建設(shè)周期長并且老是需要打補(bǔ)丁，用戶和開發(fā)商互相都不滿意。

4、數(shù)據(jù)安全隱患大

現(xiàn)在各個信息系統(tǒng)雖然都有各自的存儲設(shè)備，比如大硬盤乃至磁盤陣列，但是用戶方的備份和恢復(fù)措施往往不足，就曾有單位在搬遷機(jī)房過程由于保護(hù)措施不力導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失的事故。目前各單位的系統(tǒng)還是在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)或局域網(wǎng)為主運(yùn)行，以后隨著檔案面向社會，面向公眾的開放必然建設(shè)具有互聯(lián)網(wǎng)的檔案公共資源共享系統(tǒng)，這個時候?qū)诳?，木馬等等方面的考慮現(xiàn)在還沒有全面的深入開展。

5、發(fā)展進(jìn)入死胡同

綜上所述，現(xiàn)在檔案局的信息化部門在工作中發(fā)現(xiàn)越來越受到各個方面的局限與約束，在建設(shè)規(guī)劃前比較缺乏清晰目標(biāo)，建設(shè)后又沒有有效的客觀評估。同時對于未來如何開展工作缺乏循環(huán)上升的思路。這種情況不僅僅是在檔案信息化存在，在其他地方也很普遍。美國管理信息系統(tǒng)專家諾蘭通過對200多個公司、部門發(fā)展信息系統(tǒng)的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，提出了著名的信息系統(tǒng)進(jìn)化的階段模型，即諾蘭模型。

在上圖所示，前幾年檔案信息化發(fā)展就經(jīng)歷了初始和擴(kuò)張階段，現(xiàn)在就處于

上圖中“控制”階段，要是長期以往這么搞下去就進(jìn)了死胡同。但我們相信一定有辦法，能夠跨越這個階段就進(jìn)入檔案信息化的統(tǒng)一，創(chuàng)新和成熟期。

三、提出自上而下建一張全省性的檔案專網(wǎng)、建立一整套應(yīng)用平臺建設(shè)。

1、技術(shù)方案

考慮種種因素，我們覺得現(xiàn)在是一個利用云計(jì)算方式進(jìn)行檔案信息化整體構(gòu)建的時代。本文后續(xù)篇幅遵循這個思路進(jìn)行闡述。

1.1總體技術(shù)架構(gòu)

1.2云計(jì)算的概念與組成

根據(jù)NIST的權(quán)威定義，云計(jì)算有SPI，即SaaS、PaaS和IaaS三大服務(wù)模式。這是目前被業(yè)界最廣

泛認(rèn)同的劃分。PaaS和IaaS源于SaaS理念。PaaS和IaaS可以直接通過SOA/WebServices向平臺用戶提供服務(wù)，也可以作為SaaS模式的支撐平臺間接向最終用戶服務(wù)

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SaaS：

提供給客戶的服務(wù)是運(yùn)行在云計(jì)算基礎(chǔ)設(shè)施上的應(yīng)用程序，用戶可以在各種設(shè)備上通過客戶端界面訪問，如瀏覽器。消費(fèi)者不需要管理或控制任何云計(jì)算基礎(chǔ)設(shè)施，包括網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、操作系統(tǒng)、存儲等等；

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PaaS：

提供給消費(fèi)者的服務(wù)是把客戶采用提供的開發(fā)語言和工具（例如Java，python,.Net等）開發(fā)的或收購的應(yīng)用程序部署到供應(yīng)商的云計(jì)算基礎(chǔ)設(shè)施上去?？蛻舨恍枰芾砘蚩刂频讓拥脑苹A(chǔ)設(shè)施，包括網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、操作系統(tǒng)、存儲等，但客戶能控制部署的應(yīng)用程序，也可能控制運(yùn)行應(yīng)用程序的托管環(huán)境配置；

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IaaS:

提供給消費(fèi)者的服務(wù)是對所有設(shè)施的利用，包括處理、存儲、網(wǎng)絡(luò)和其它基本的計(jì)算資源，用戶能夠部署和運(yùn)行任意軟件，包括操作系統(tǒng)和應(yīng)用程序。消費(fèi)者不管理或控制任何云計(jì)算基礎(chǔ)設(shè)施，但能控制操作系統(tǒng)的選擇、儲存空間、部署的應(yīng)用，也有可能獲得有限制的網(wǎng)絡(luò)組件（例如，防火墻，負(fù)載均衡器等）的控制。

1.3本文未來檔案信息化中云計(jì)算的結(jié)構(gòu)

從總體邏輯上來說，系統(tǒng)架構(gòu)見如下圖。

檔案資源利用者各級檔案館應(yīng)用層“一站式”檔案信息資源利用系統(tǒng)檔案資源管理系統(tǒng)數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)平臺層基礎(chǔ)設(shè)施層(SaaS)(PaaS)(IaaS)基礎(chǔ)應(yīng)用平臺遠(yuǎn)程異地備份搜索引擎內(nèi)容管理數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)……平臺層服務(wù)運(yùn)行環(huán)境運(yùn)維運(yùn)維機(jī)構(gòu)開發(fā)環(huán)境運(yùn)維環(huán)境應(yīng)用開發(fā)虛擬化平臺IT基礎(chǔ)設(shè)施(服務(wù)器、存儲、網(wǎng)絡(luò)等)開發(fā)機(jī)構(gòu)系統(tǒng)庫目錄庫全文庫多媒體庫

由此可見，我們設(shè)想未來的方案建設(shè)充分的利用到了云計(jì)算里的Saas,Paas和Iaas的主要組成部分。

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Saas就是檔案局的應(yīng)用軟件。普通用戶是和這個層面打交道。

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Paas是應(yīng)用程序需要依賴的一個層面，普通用戶沒有直接打交道，但是通常系統(tǒng)管理員和應(yīng)用軟件開發(fā)商會經(jīng)常在這個層面進(jìn)行規(guī)劃和管理。

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Iaas是系統(tǒng)管理員可以看到和實(shí)在進(jìn)行管理的物理機(jī)器，存儲等等，也是他們?nèi)粘＿M(jìn)行計(jì)算機(jī)維護(hù)的層面。

在上述的架構(gòu)里，浙江省檔案局牽頭建設(shè)一個檔案云的專用網(wǎng)，在中心機(jī)房建立一個有500臺物理PC機(jī)器的環(huán)境，這些機(jī)器通過虛擬化可以生成5000臺的邏輯服務(wù)器。5000臺PC邏輯服務(wù)器供全省的各類應(yīng)用軟件運(yùn)行，比如第1號機(jī)-500號機(jī)器由省檔案局使用，第X號機(jī)器-(X+200)號集群供某檔案局館使用。

各個地方的檔案局可以建立自己的小云環(huán)境，比如建立有5臺物理PC機(jī)器的環(huán)境，這些機(jī)器通過虛擬化可以生成50臺的邏輯服務(wù)器。各地的小云環(huán)境和省檔案局的大云環(huán)境合起來構(gòu)建出整個浙江檔案信息化專網(wǎng)，未來各個應(yīng)用需要上線的時候就直接可以在這個云環(huán)境里開辟出規(guī)定操作系統(tǒng)，cpu和內(nèi)存的邏輯機(jī)器，數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的備份和管理。

2、優(yōu)勢點(diǎn)分析

上述的建設(shè)思路的好處主要有2點(diǎn)：

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IT環(huán)境統(tǒng)一規(guī)劃，節(jié)省財力和建設(shè)周期

通過上述的方式，不需要每個系統(tǒng)建設(shè)都單獨(dú)采購一堆的機(jī)器，直接在Iaas層級上開設(shè)虛擬機(jī)，操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫等都是標(biāo)準(zhǔn)配置。不需要每次都請開發(fā)商進(jìn)行安裝調(diào)試。

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解決安全隱患

因?yàn)椴捎玫脑朴?jì)算架構(gòu)，首先避免了單點(diǎn)故障，任何一臺的計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題都有替代的機(jī)器自動進(jìn)行替換。而且機(jī)器集中在一起，備份和恢復(fù)的操作簡便很多。

四、發(fā)展大平臺、大專網(wǎng)目前的困難

1、技術(shù)力量

目前要實(shí)現(xiàn)上述的建設(shè)目標(biāo)，本身我們浙江檔案局的技術(shù)力量還有待提高。個別地市雖然有專業(yè)的IT人員，但是全省平均到每個局館資源還是非常有限。特別是建設(shè)這么一個具有前瞻性的項(xiàng)目還是有難度。

2、財政問題

上述建設(shè)專用大的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，機(jī)房建設(shè)和物理機(jī)器的采購是一筆較大的開支，還有網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用也需要通盤考慮。

3、政策處理

建設(shè)這么一個網(wǎng)絡(luò)之后，為了檔案信息化建設(shè)過程由誰負(fù)責(zé)運(yùn)維，建設(shè)費(fèi)用的承擔(dān)也是個問題。

五、對策及措施

1、尋求技術(shù)合作。

我們建議可以充分的利用社會資源，比如有經(jīng)驗(yàn)的，有技術(shù)實(shí)力的IT供應(yīng)商幫助我們進(jìn)行方案規(guī)劃，原型論證和項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施，包括后續(xù)的運(yùn)行維護(hù)。

2、政策規(guī)劃

有了對策和措施，這些都還是屬于技術(shù)方案層面的工作。要將信息化搞好，還需要政府在政策上順應(yīng)形勢發(fā)展，比如經(jīng)費(fèi)，