文件及檔案管理制度

文件及檔案管理制度一、概述本制度旨在規(guī)范公司的文件及檔案管理工作，確保文件和檔案的準確性、完整性和安全性，提高公司的運作效率和管理水平。二、文件管理2.1文件分類依據(jù)文件的性質和用途，將文件分為以下幾類：公司內(nèi)部文件：包含各級管理規(guī)定、制度文件、內(nèi)部通知、會議紀要等，僅供內(nèi)部使用。外部文件：包含與外部單位的合同、協(xié)議、函件等。項目文件：包含各類項目的計劃、報告、進展情況等。財務文件：包含財務會計報表、原始憑證等。2.2文件編號每個文件都需進行編號管理，編號應包含肯定的信息，如文件類型、年份、次序號等。文件編號應由文件管理員進行統(tǒng)一管理，確保編號的唯一性和連續(xù)性。2.3文件存儲文件應依照肯定的分類和次序進行存儲，保證易查找和管理。存儲方式可以采用文件柜、書架、網(wǎng)絡存儲等。文件存儲區(qū)域應保持乾凈、干燥、防塵，并采取防火措施。2.4文件歸檔依據(jù)文件的保管期限和價值，訂立相應的歸檔規(guī)定。對于無需長期保存的文件，應及時進行歸檔或銷毀處理，避開占用過多的存儲空間。歸檔的文件應做好標識，并保管在特地的檔案室中。2.5文件傳遞文件的傳遞應采取書面或電子形式，并在文件上做好傳遞記錄。接收方應及時確認接收，并在文件上簽字或蓋章，以便留存?zhèn)洳椤Ｈ?、檔案管理3.1檔案分類依據(jù)檔案的內(nèi)容和用途，將檔案分為以下幾類：人事檔案：包含員工的個人信息、勞動合同、聘用文件等。項目檔案：包含項目的立項文件、計劃、實施方案、進展報告等。財務檔案：包含財務會計報表、審計報告、發(fā)票、憑證等。合同檔案：包含與外部單位的合同、協(xié)議等。治安檔案：包含安全事故、治安案件的記錄、鑒定報告等。3.2檔案登記每個檔案都需進行登記，登記內(nèi)容包含檔案名稱、編號、責任人、存放位置、歸屬部門等。檔案管理員應負責檔案的登記和更新工作，確保檔案信息的準確性和及時性。3.3檔案存儲檔案應依照肯定的分類和次序進行存儲，保證易查找和管理。存儲區(qū)域應滿足防火、防潮、防塵、防蟲的要求。檔案柜、文件盒等存儲設備應定期清理和檢查，確保檔案的完好。3.4檔案借閱對于需要借閱檔案的人員，應填寫借閱申請并經(jīng)主管部門批準后方可借閱。借閱期限一般不超出30天，如需延期，應提前申請并經(jīng)批準。借閱的檔案應妥當保管，不得隨便更改或弄丟。3.5檔案歸檔對于無需連續(xù)保存的檔案，應及時進行歸檔或銷毀處理。歸檔的檔案應做好標識，并依照肯定的分類和次序進行存儲，保管在特地的檔案室中。批準銷毀的檔案應進行登記，并由專人進行銷毀，銷毀記錄應保管備查。3.6檔案轉遞檔案的轉遞應依照肯定的程序進行，應書面或電子形式進行檔案移交，移交記錄包含移交人、接收人、檔案名稱、數(shù)量等信息。接收方應及時確認接收，并在記錄上簽字或蓋章，以便留存?zhèn)洳?。四、制度遵守與責任4.1制度遵守全部員工都應嚴格遵守本制度的規(guī)定，依照規(guī)定的流程和要求進行文件及檔案管理工作。不得私自調取、更改、銷毀文件和檔案，并保證文件和檔案的安全性和保密性。4.2責任劃分文件管理員負責訂立文件管理制度、文件編號、存儲和歸檔管理工作。檔案管理員負責訂立檔案管理制度、檔案分類、存儲和歸檔管理工作。相關部門負責文件和檔案的傳遞、借閱和歸檔工作。全體員工都有保管文件和檔案的責任，應依照規(guī)定的時間、地方和方式妥當保管文件和檔案。4.3違規(guī)處理對于違反本制度的行為，將依據(jù)違規(guī)程度予以相應的處理措施，包含口頭警告、書面警告、停職、調崗、降職、辭退等，情節(jié)嚴重者將追究法律責任。五、附則本制度由公司管理部門負責解釋和修訂，修訂后的制度應及時通知并培訓全體員工。本制度自生效