成品發(fā)貨管理制度

成品發(fā)貨管理制度第1章總則第1條目的為規(guī)范公司成品的發(fā)貨工作，防止貨物多發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)等有損公司和客戶利益的事件發(fā)生，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司產成品的發(fā)貨作業(yè)。第2章發(fā)貨總體規(guī)定第3條倉儲部接到“訂貨通知單”后，經辦人員應依產成品規(guī)格及“訂貨通知單”編號順序列檔，內容不明確應應即向銷售部的業(yè)務人員確認。第4條經銷商的訂貨、交貨地點并非其營業(yè)所在地的，其“訂貨通知單”應經銷售主管核簽方可辦理交運。第5條收貨人非訂購客戶的，應有訂購客戶出具的“訂貨通知單”方可辦理交運。第6條倉儲部接獲“訂貨通知單”方可發(fā)貨，但有指定交運日期的，應依指定日期交運。第7條訂制品（計劃品）在客戶需要日期前入庫或“訂貨通知單”注明“不得提前交運”的情況下，倉庫管理員若因庫位問題需提前交運時，應先聯(lián)絡銷售部的業(yè)務人員告知客戶，經客戶同意且收到業(yè)務人員的出貨通知后方可提前交運。第8條若是緊急出貨，應由銷售主管通知倉儲主管予以先行交運，再補辦出貨通知手續(xù)。第9條未經辦理出庫檢驗手續(xù)的成品不得交運，若需緊急交運時，需于交運的同時辦理出庫檢驗手續(xù)。第10條訂制品（計劃品）交運前，倉儲部若接到銷售部的暫緩出貨通知時，應立即暫緩交運，等收到銷售部的出貨通知后再辦理交運。在特別緊急的情況下，可由銷售主管先以電話通知倉儲主管，但事后仍應及時補辦相關手續(xù)。第11條“成品交運單”填好后，應于“訂貨通知單”上填注交運日期、“成品交運單”的編號及交運數(shù)量等，以便相關作業(yè)人員了解交運情況，及結案時可依流水號順序整理歸檔。第3章交運期限規(guī)定第12條凡遇下列情況之一的，倉儲部應提前一天辦妥“成品交運單”，并于一天內交運。1．屬計劃產品且已接獲客戶的“訂貨通知單”。2．內銷、合作外銷訂制品。第13條直接外銷訂制品入庫后，需配合結關日期交運。第4章承運車輛調派與控制第14條倉儲部應指定人員負責承運車輛與發(fā)貨人員的調派。第15條倉儲部應于每日16：00以前備好第二天應交運的“成品交運單”，并通知承運公司調派車輛。第16條如果承運車輛可能于非營業(yè)時間抵達客戶指定的交貨地址，則成品交運前，倉儲部出庫管理人員應將預定抵達時間通知銷售部的業(yè)務人員，由其轉告客戶做好收貨準備。第5章復核貨物第17條貨物備好后準備裝運前，出庫管理人員應根據(jù)“訂貨通知單”、“成品交運單”仔細做好出庫貨物的復核工作。第18條出庫復核的內容。出庫管理人員對貨物進行復核時，主要應關注配備的貨物是否與“訂貨通知單”、“成品交運單”等出庫單據(jù)相符，確保貨物質量滿足客戶需要。具體復核的內容包括三點，如下表所示。出庫復核的內容一覽表復核項目操作說明具體檢查項目復核出庫單據(jù)主要審查貨物出庫憑證有無偽造編造、是否合乎規(guī)定手續(xù)、各項目填寫是否齊全等憑證有無涂改、過期憑證中各欄項目填寫是否正確、完整等憑證中的字跡是否清楚印鑒及簽字是否正確、真實、齊全出庫貨物應附的技術證件和各種憑證是否齊全復核實物根據(jù)貨物出庫憑證上所列項目對待發(fā)貨物進行核對核對貨物的品種、規(guī)格、牌號、單位、數(shù)量是否與憑證相符核對貨物的包裝是否完好，外觀質量是否合格復核賬、貨結存情況對配貨時取貨的貨垛、貨架上貨物的結存數(shù)進行核對檢查貨物的數(shù)量、規(guī)格等與出庫憑證上標明的賬面結存數(shù)是否相符核對貨物的貨位、貨卡有無問題，以便做到賬、貨、卡相符第19條復核后，出庫管理人員應根據(jù)實際情況做好復核記錄，如實、詳細地填寫“出庫復核記錄表”。第6章內銷成品交運第20條內銷成品交運時，倉儲部應依“訂貨通知單”開立“成品交運單”（一式六聯(lián)），銷售部開立發(fā)票，客戶聯(lián)發(fā)票核對無誤后寄交客戶，存根聯(lián)與未用的發(fā)票于下月二日前送至財務部。第21條“訂貨通知單”上注明有預收款的，在開列“成品交運單”時，應在“預收款”欄內注明預收款金額及發(fā)票號碼，分批交運的，其收款以最后一批交貨時收取為原則，但“訂貨通知單”內有特殊規(guī)定者例外。第22條“成品交運單”的流轉規(guī)定。1．承運車輛入廠裝載成品后，發(fā)貨人及承運人應于“成品交運單”上簽章，第一、二聯(lián)送銷售部業(yè)務人員核對后第一聯(lián)由銷售部保存，第二聯(lián)交由財務部會計核對入賬；第三、四、五聯(lián)交由承運商。2．貨物送達時，“成品交運單”經客戶簽收后，第三聯(lián)由客戶留存；第四、五聯(lián)交由承運商送回本公司倉儲部，其中第四聯(lián)送回銷售部，第五聯(lián)交由承運商留存并依此申請運費；第六聯(lián)由倉儲部自存。第23條客戶要求自運時，倉儲部應事先聯(lián)絡銷售部，與相關人員進行確認。成品裝載后，承運人于“成品交運單”上簽字確認。第7章外銷成品交運第24條倉儲部應于結關前將成品運抵指定的碼頭，以減少額外費用（如特驗費、監(jiān)視費等）。第25條成品交運時，倉儲部應依“外銷訂貨通知單”開列“成品交運單”（一式六聯(lián)），第四、五聯(lián)交由承運商送報關簽收，第四聯(lián)送交客戶，第五聯(lián)經報關簽收后由承運人持回并依此申請運費支付。第26條外銷發(fā)票正聯(lián)送銷售部收存，存根聯(lián)與未用的發(fā)票則于下月二日前匯總送至財務部。第8章“成品交運單”的更正第27條內銷“成品交運單”的更正。1．尚未交運（1）開單人員應于原單錯誤處更正，并加蓋“更正”章。（2）如果難以更正，則將原單各聯(lián)加蓋“本單作廢”字樣，重開“成品交運單”辦理交運。（3）作廢的“成品交運單”第一聯(lián)留倉儲部，其余各聯(lián)依序裝訂成冊送財務部核對存檔。（4）開錯的發(fā)票則加蓋“作廢”章存于原發(fā)票本。2．已交運開單人員應立即開立“交運更正單”（內銷，第一、二、三聯(lián)送銷售部核對后第一聯(lián)由銷售部留存，第二聯(lián)送財務部，第三聯(lián)依實際需要轉送承運商；第四聯(lián)寄送客戶，第五、六聯(lián)留倉儲部。3．如發(fā)票已寄送客戶，因錯誤而需重開者，應將新開發(fā)票連同“交運更正單”第四聯(lián)送銷售部轉交客戶，并督促銷售部向客戶取回原開發(fā)票。第28條“外銷成品交運單”的更正。1．尚未交運參照第27條第1款的規(guī)定辦理。2．已交運經辦人員應立即至交運的碼頭辦理“裝箱單”等報關文件的更正，并立即開立“交運更正單”（外銷），其流程按發(fā)票的更正規(guī)定辦理。3．“交運更正單”（外銷）不得作為貨物出廠憑證。第9章“成品交運單”簽收回聯(lián)的審核及責任追究第29條“成品交運單”的審核。倉儲部收到“成品交運單”簽收回聯(lián)有下列情況的，應即附有關單據(jù)送銷售部轉交客戶補簽。1．未蓋“收貨章”。2．“收貨章”模糊不清難以辨認，或公司名稱非全稱。3．其他章（如公文專用章）充當“收貨章”。第30條責任追究。倉儲部于每月十日前，匯總上月份“成品交運單”的簽收回聯(lián)尚未收回的，并依合同規(guī)定罰扣運費，同時應于本月底前收集齊全，依序裝訂成冊送財務部核對存查。第10章運費審核第31條倉儲部于每月接收承運公司送回的“成品交運單”簽收回聯(lián)、“運費明細表”及發(fā)票存根時，應于五個工作日內審核完畢，及時送財務部整理付款。第32條倉儲部審核運費時，應檢查開單出廠及客戶簽收的日期，若有逾期送達或違反承運合同規(guī)定，均依承運合同的規(guī)定罰扣運費。第33條若“成品交運單”簽收回聯(lián)存在異常時，除依規(guī)定辦理外，其運費也應暫緩支付。第11章附則第34條本制度由倉儲部負責制定，經總經理審批通過后頒布實施，并根據(jù)實際情況進行修訂。第35條本制度自頒發(fā)之日起生效實施。

附件：二、限額發(fā)料單編號：領料日期：年月日領料部門倉庫物料用途計劃生產量實際生產量物料名稱物料編號物料規(guī)格單位領用限額調整后的領用限額實際耗用量數(shù)量單價金額發(fā)料記錄發(fā)料日期請領數(shù)量實際發(fā)放量退料數(shù)量限額結余數(shù)量發(fā)料人領料人數(shù)量發(fā)料人領料人生產部采購部倉儲部領料單位三、物資提貨單日期：年月日項目產品料號品名規(guī)格單位數(shù)量說明□銷貨□樣品□檢驗□其他廠長批示生產部經理質管部倉儲部提貨人六、出庫復核記錄表編號：日期：年月日序號出庫日期貨物名稱貨物編號貨物規(guī)格數(shù)量批號提貨單位發(fā)貨人質量情況12…審核人意見七、材料借出記錄表日期：年月日借出記錄單據(jù)種類借出公司單據(jù)編號品名代號單位數(shù)量備注歸還記錄單據(jù)種類歸還公司單據(jù)編號品名代號單位數(shù)量備注九、倉庫發(fā)貨通知單編號：客戶名稱：訂單號碼：地址：