辦公室工作綜合流程

辦公室工作步驟第一部分辦公室工作步驟步驟1.1：收文步驟收文步驟辦公室文員辦公室主任分管領(lǐng)導(dǎo)及處理主管領(lǐng)導(dǎo)及處理收文步驟起始收文步驟起始簽收、登記簽收、登記審閱審閱關(guān)鍵文件承接、督辦通常文件承接、督辦閱讀、擬辦閱讀、擬辦承接、落實(shí)步驟結(jié)束承接、落實(shí)步驟結(jié)束步驟1.2：發(fā)文步驟發(fā)文步驟辦公室文員辦公室主任分管領(lǐng)導(dǎo)及處理步驟起始步驟起始步驟結(jié)束編號(hào)、發(fā)文存檔初核擬稿步驟結(jié)束編號(hào)、發(fā)文存檔初核擬稿審閱審閱關(guān)鍵文件通常文件打印、查對(duì)打印、查對(duì)簽發(fā)簽發(fā)簽收步驟結(jié)束簽收步驟結(jié)束步驟2.1：印章使用管理步驟用印人各科室領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任辦公室文員申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《印章使用申請(qǐng)單》步驟起始申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《印章使用申請(qǐng)單》步驟起始審批審批同意同意同意同意統(tǒng)計(jì)、存檔蓋章步驟結(jié)束統(tǒng)計(jì)、存檔蓋章步驟結(jié)束步驟2.2：印章借用管理步驟用印人各科室領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任辦公室文員用印人申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《印章借用申請(qǐng)單》步驟起始申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《印章借用申請(qǐng)單》步驟起始審批審批同意同意同意同意印章管理員審核簽字步驟結(jié)束統(tǒng)計(jì)、存檔印章管理員審核簽字步驟結(jié)束統(tǒng)計(jì)、存檔借出收回借出收回步驟3：檔案借閱、復(fù)印管理步驟檔案使用人各科室領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任辦公室文員用印人申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《檔案借閱、復(fù)印申請(qǐng)單》步驟起始申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《檔案借閱、復(fù)印申請(qǐng)單》步驟起始審批審批同意同意同意同意檔案管理員審核簽字步驟結(jié)束統(tǒng)計(jì)、存檔檔案管理員審核簽字步驟結(jié)束統(tǒng)計(jì)、存檔借出、復(fù)印收回借出、復(fù)印收回步驟4.1：接待工作步驟來(lái)訪客人相關(guān)部門(mén)接待人員各部辦領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任財(cái)務(wù)處步驟起始客人到訪步驟起始客人到訪具體落實(shí)匯報(bào)、擬賬請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)明確客人身份、來(lái)訪事由具體落實(shí)匯報(bào)、擬賬請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)明確客人身份、來(lái)訪事由制訂接待方案了解情況制訂接待方案了解情況通?？腿速M(fèi)用審批制訂接待方案了解落實(shí)情況匯報(bào)、報(bào)賬落實(shí)費(fèi)用審批制訂接待方案了解落實(shí)情況匯報(bào)、報(bào)賬落實(shí)了解落實(shí)情況費(fèi)用審批審批了解落實(shí)情況費(fèi)用審批審批費(fèi)用報(bào)銷步驟結(jié)束費(fèi)用報(bào)銷步驟結(jié)束步驟5.1：小型接待步驟（來(lái)電、來(lái)人）辦公室文員辦公室主任分管領(lǐng)導(dǎo)接聽(tīng)來(lái)電統(tǒng)計(jì)內(nèi)容/接待來(lái)訪接聽(tīng)來(lái)電統(tǒng)計(jì)內(nèi)容/接待來(lái)訪步驟起始情況處理關(guān)鍵情況情況處理承接、督辦通常文件承接、督辦擬辦擬辦承接、落實(shí)步驟結(jié)束承接、落實(shí)步驟結(jié)束步驟5.2：大型接待步驟辦公室文員辦公室主任分管領(lǐng)導(dǎo)各科室步驟結(jié)束組織接待了解具體情況形成接待方案步驟起始步驟結(jié)束組織接待了解具體情況形成接待方案步驟起始審批審批落實(shí)接待準(zhǔn)備情況落實(shí)接待準(zhǔn)備情況同意同意和各科室相關(guān)組織接待步驟結(jié)束組織接待步驟結(jié)束步驟6.1：參與外部會(huì)議步驟辦公室文員辦公室主任分管領(lǐng)導(dǎo)各科室通知參會(huì)人員接到會(huì)議通知步驟起始通知參會(huì)人員接到會(huì)議通知步驟起始審批關(guān)鍵會(huì)議審批通常會(huì)議落實(shí)參會(huì)人員落實(shí)參會(huì)人員同意同意參與會(huì)議步驟結(jié)束參與會(huì)議步驟結(jié)束步驟6.2：組織內(nèi)部會(huì)議步驟辦公室主任辦公室文員各科室辦公室文員步驟起始通知開(kāi)會(huì)步驟起始通知開(kāi)會(huì)參會(huì)人員通知參會(huì)人員通知會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議準(zhǔn)備材料準(zhǔn)備材料準(zhǔn)備會(huì)議統(tǒng)計(jì)部署會(huì)場(chǎng)會(huì)議統(tǒng)計(jì)部署會(huì)場(chǎng)形成會(huì)議紀(jì)要形成會(huì)議紀(jì)要參與會(huì)議參與會(huì)議落實(shí)落實(shí)落實(shí)落實(shí)步驟結(jié)束歸檔步驟結(jié)束歸檔步驟7：辦公用具、固定資產(chǎn)采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用步驟科室辦公室主任分管領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)用步驟結(jié)束步驟起始依據(jù)需求提出計(jì)劃劃提出領(lǐng)用步驟結(jié)束步驟起始依據(jù)需求提出計(jì)劃劃提出審核大宗物品審核物資采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)、登記并建立臺(tái)賬物資采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)、登記并建立臺(tái)賬審批審批 第二部分辦公室管理制度一、收文、發(fā)文管理制度收文（1）登記。收文后，依據(jù)來(lái)文單位（上級(jí)來(lái)文、平級(jí)來(lái)文、下級(jí)來(lái)文）立即錄入來(lái)文登記簿；（2）辦理。來(lái)文登記后，視緩、急情況，立即填寫(xiě)文件處理標(biāo)簽報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批；（3）歸檔。文件辦理完成，立即歸檔，定時(shí)或按企業(yè)要求將已歸檔文件再次分類整理，交由企業(yè)檔案室集中管理。發(fā)文（1）提出申請(qǐng)。各部門(mén)依據(jù)需要提出發(fā)文申請(qǐng)，由部門(mén)責(zé)任人草擬文件內(nèi)容（草擬內(nèi)容需用水筆書(shū)寫(xiě)，方便長(zhǎng)久保留）；（2）文件審核。各部門(mén)草擬文件必需交總經(jīng)辦統(tǒng)一審核；（3）領(lǐng)導(dǎo)審批。全部企業(yè)發(fā)文必需由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可印制；（4）文件公布。企業(yè)文件領(lǐng)導(dǎo)審批后，由總經(jīng)辦校對(duì)，用印，然后正式公布；（5）文稿歸檔。全部企業(yè)發(fā)文文稿統(tǒng)一由總經(jīng)辦整理歸檔。二、會(huì)議籌備制度1、會(huì)議組織（1）每十二個(gè)月召開(kāi)一次總結(jié)表彰大會(huì)；（2）每六個(gè)月最少召開(kāi)一次支部大會(huì)和經(jīng)理以上管理人員會(huì)議；（3）每三個(gè)月召開(kāi)一次辦公會(huì)；（4）每個(gè)月召開(kāi)一次產(chǎn)品溝通會(huì)議；（5）每七天各部門(mén)召開(kāi)一次周例會(huì)。2、會(huì)前準(zhǔn)備：（依據(jù)會(huì)議規(guī)模大小、關(guān)鍵程度安排）（1）安排會(huì)議議題；（2）確定會(huì)議籌備方案；（3）辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)；（4）印發(fā)會(huì)議通知；（5）準(zhǔn)備會(huì)議文件材料；（6）會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、照明、通風(fēng)、音響、桌椅排列；（7）安排座次編組和邀請(qǐng)嘉賓；（8）關(guān)鍵會(huì)議新聞公布。3、會(huì)中、會(huì)后安排：（1）會(huì)議簽到；（2）導(dǎo)入會(huì)場(chǎng)；（3）安排講話；（4）會(huì)議統(tǒng)計(jì)（錄音）；（5）會(huì)場(chǎng)秩序和后勤服務(wù)；（6）參會(huì)人員離會(huì)；（7）清理會(huì)場(chǎng)；（8）會(huì)議文件整理；（9）會(huì)議新聞報(bào)道；（10）會(huì)議紀(jì)要印發(fā)；（11）會(huì)議精神落實(shí)；（12）會(huì)議決定事項(xiàng)督辦。4、精簡(jiǎn)會(huì)議：辦公室應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、會(huì)期，力戒形式主義，開(kāi)會(huì)不得攀規(guī)格、講排場(chǎng)，要嚴(yán)格控制會(huì)議成本，努力提升會(huì)議質(zhì)量。三、辦公用具管理制度1、采購(gòu)、印制（1）提前三天書(shū)面申請(qǐng)。部門(mén)責(zé)任人審核，報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，交由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)或印制。（特殊情況可委托辦理）。（2）各部門(mén)在申報(bào)時(shí)，需認(rèn)真填寫(xiě)計(jì)劃單，計(jì)算好月使用量，通常采購(gòu)或印制數(shù)量以六個(gè)月使用數(shù)為上限。（3）申請(qǐng)印制，應(yīng)設(shè)計(jì)好規(guī)格、件數(shù)，并提出初步印制價(jià)格。（4）各部門(mén)驗(yàn)收時(shí)，要先查明物品規(guī)格、件數(shù)、價(jià)格是否相符，確定后在交貨單上簽字。（5）辦公室在審核發(fā)票時(shí)，認(rèn)真查對(duì)交貨單，確定無(wú)誤后簽字，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后付款。（6）低值易耗辦公用具，各部門(mén)應(yīng)本著不鋪張不浪費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，從嚴(yán)從細(xì)控制使用。（7）高值辦公耗材（如電腦、傳真機(jī)）在使用中，應(yīng)注意日常維護(hù)和保養(yǎng)；確需維修時(shí)，報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，辦公室通知具辦。2、文印、傳真（1）文印、傳真用紙一律由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)，各部門(mén)登記領(lǐng)用。（2）除有特殊要求外，多種文字材料用紙統(tǒng)一使用A4紙，標(biāo)題用華文中宋體，小二號(hào)字，正文用仿宋體，小三號(hào)字，紙張盡可能雙面使用。（3）要求能夠手工書(shū)寫(xiě)材料盡可能手工書(shū)寫(xiě)。（4）工作之外，需要打、復(fù)印，一律收費(fèi)（總經(jīng)辦代收）；不許可私自打、復(fù)印或發(fā)傳真，一經(jīng)查實(shí)，將給當(dāng)事人10元——50元/次罰款。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：打印：A4紙0.50元/張B5紙1.00/元張復(fù)?。篈4紙0.50元/張B5紙1.00元/張A3紙1.00元/張傳真：2.00元/次（發(fā)）1.00元/次（收）四、印章管理制度1、印章刊刻和啟用（1）企業(yè)行政章、協(xié)議專用章、財(cái)務(wù)專用章、鋼印、法定代表人署名章、財(cái)務(wù)使用法定代表章，在刊刻前應(yīng)該由經(jīng)辦人到企業(yè)辦公室開(kāi)具專門(mén)介紹信。（2）企業(yè)直屬機(jī)構(gòu)印章和出納印章刊刻前應(yīng)由經(jīng)辦人到企業(yè)辦公室開(kāi)具介紹信。（3）機(jī)構(gòu)注銷、裁撤、法定代表人變更及出納變更時(shí)，相關(guān)印章必需由辦公室立即收回、集中保管。（4）印章啟用和變更按公安機(jī)關(guān)相關(guān)要求實(shí)施。2.、印章保管（1）各類印章應(yīng)確定專員保管，保管人員應(yīng)該同企業(yè)簽署《責(zé)任狀》。（2）各類印章保管人變動(dòng)，必需先辦理印章交接手續(xù)。3、印章使用（1）用印審批：經(jīng)濟(jì)協(xié)議、正式文件用印前必需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)文字同意，日常事務(wù)由辦公室主任或分管副職同意。（2）蓋章登記：印章保管人蓋章時(shí)，應(yīng)逐筆在《用印記錄表》上登記，口頭同意用印領(lǐng)導(dǎo)必需在記錄表上簽字。（3）空白介紹信：未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)文字同意，嚴(yán)禁發(fā)出空白介紹信，空白介紹信必需留存根，領(lǐng)導(dǎo)人必需在村跟上簽字，空白介紹信上必需注明使用期，未使用空白介紹信應(yīng)立即退回。（4）空白信箋：未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，嚴(yán)禁發(fā)出空白信箋。經(jīng)同意發(fā)出空白信箋印章上必需注明用途。（5）攜章外出：辦公室主任及經(jīng)理層人員確因工作需要須攜章外出，應(yīng)該登記，攜章人應(yīng)該簽字并確保妥善保管、立即退還。五、協(xié)議管理制度1、簽訂協(xié)議必需使用湖南省工商局制訂統(tǒng)一文本或經(jīng)省工商局同意、監(jiān)制，企業(yè)設(shè)計(jì)格式協(xié)議文本和數(shù)據(jù)電文協(xié)議，如：電子郵件、電報(bào)、傳真等，要求先簽署協(xié)議。若特殊情況用電話、口頭、便條訂貨，必需嚴(yán)格實(shí)施事后補(bǔ)訂協(xié)議。2、對(duì)外簽訂協(xié)議時(shí)，必需掌握供方部分基礎(chǔ)情況，必需時(shí)對(duì)供方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察。3、簽訂協(xié)議必需遵照平等、自愿、公平老實(shí)信用和遵法標(biāo)準(zhǔn)，不得徇私舞弊，違反國(guó)家法律法規(guī)，損害國(guó)家和企業(yè)利益。4、所定協(xié)議必需主體合格，標(biāo)正當(dāng)，手續(xù)完備，條款齊全，意思表示真實(shí)，約定明確，文字清楚，語(yǔ)言規(guī)范，無(wú)矛盾條款，無(wú)空白條款。5、嚴(yán)厲協(xié)議報(bào)批制度，簽訂協(xié)議時(shí)，必需使用統(tǒng)一協(xié)議審批標(biāo)簽，經(jīng)部門(mén)責(zé)任人審核、簽字，報(bào)請(qǐng)企業(yè)或集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，加蓋協(xié)議專用章方為生效。6、協(xié)議管理人員建立協(xié)議檔案分類臺(tái)賬，協(xié)議實(shí)施完成叫集團(tuán)協(xié)議管理員存檔。7、委托代理人在簽署協(xié)議時(shí)，不得超越委托書(shū)權(quán)限范圍，不得簽署無(wú)效協(xié)議，違反協(xié)議。8、協(xié)議文本由專員保管登記使用。9、凡和協(xié)議相關(guān)人員，必需嚴(yán)格遵守企業(yè)制度，嚴(yán)守協(xié)議秘密。六、檔案管理制度1、歸檔范圍企業(yè)文件材料歸檔范圍，包含上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)相關(guān)文件，批件及各部門(mén)產(chǎn)生多種文件材料，關(guān)鍵在以下多個(gè)方面：=1\*GB3①基礎(chǔ)管理；=2\*GB3②黨群工作；=3\*GB3③經(jīng)營(yíng)管理；=4\*GB3④產(chǎn)品研發(fā)；=5\*GB3⑤科學(xué)技術(shù)；=6\*GB3⑥基礎(chǔ)建設(shè)；=7\*GB3⑦會(huì)計(jì)核實(shí)。2、歸檔要求：（1）辦公室為企業(yè)臨時(shí)檔案室，集中統(tǒng)一管理企業(yè)形成全部檔案；（2）歸檔文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)備、系統(tǒng)；（3）文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)耐久保留，文件不能以鉛筆，圓珠筆書(shū)寫(xiě)，傳真件、復(fù)印件不得長(zhǎng)久存檔；（4）文件材料整理符合規(guī)范；（5）歸檔電子文件、應(yīng)有對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件材料一并歸檔保留；（6）各類文件通常歸檔一份，比較中和利用頻繁文件歸檔2-3份；（7）各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件搜集和整理并定時(shí)或按企業(yè)要求交企業(yè)辦公室集中管理，辦公室定時(shí)或按集團(tuán)要求將各部門(mén)已歸檔文件再次分類整理，交由集團(tuán)檔案室集中管理。3、歸檔時(shí)間（1）黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件通常按年度十二個(gè)月歸檔一次，在第二年第二季度前歸檔；（2）會(huì)計(jì)類文件由財(cái)會(huì)部門(mén)整理立類，保管十二個(gè)月后向集團(tuán)綜合檔案室移交；（3）企業(yè)協(xié)議工個(gè)人檔案要隨時(shí)歸檔，如有特殊情況，也能夠分階段歸檔。4、檔案管理和利用（1）檔案分類：檔案形成數(shù)量多，可設(shè)二級(jí)類目；檔案行程數(shù)量少，可將相關(guān)類目合適合并，歸檔文件整理質(zhì)量要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求，并要編制各類檔案目錄；（2）保管條件：有專室或?qū)９翊娣艡n案，要防潮、防火、防塵、防有害生物等安全設(shè)施、并定時(shí)檢驗(yàn)檔案保管情況，對(duì)破損或蛻變檔案要進(jìn)行修復(fù)，以確保檔案完整和安全，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和商業(yè)秘密檔案管理。（3）保管期限：=1\*GB3①對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值檔案應(yīng)永久保留；=2\*GB3②對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值檔案分別為長(zhǎng)久或短期保留；=3\*GB3③通常結(jié)余兩種保管期限之間檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。（4）判定和銷毀：定時(shí)進(jìn)行檔案判定工作，判定具體時(shí)間依據(jù)實(shí)際需要確定；銷毀前要造銷毀清冊(cè)，提出銷毀匯報(bào)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意（關(guān)鍵檔案應(yīng)報(bào)集團(tuán)或縣檔案機(jī)關(guān)立案），并由檔案人員監(jiān)銷。（5）其它要求：部門(mén)或個(gè)人借閱檔案，應(yīng)到辦公室登記，立即歸還：對(duì)不按要求歸檔而造成文件材料損失，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、仿造、偷竊、隱匿和私自銷毀而造成檔案丟失或損壞直接責(zé)任者，給對(duì)應(yīng)處分，后果嚴(yán)重，將依法進(jìn)行處理。七、辦公室管理制度1、保持辦公室地面、墻面、窗簾、窗戶潔凈、清潔，多種公用設(shè)施完好無(wú)損，嚴(yán)禁亂涂亂貼亂畫(huà)，嚴(yán)禁在