行政部工作內(nèi)容及流程概述

PAGEPAGE4行政部工作內(nèi)容及流程概述根據(jù)我公司運(yùn)行特點(diǎn)，行政部職能主要有三大部分：一是行政后勤類(lèi)工作。主要包括文字材料的處理、秘書(shū)服務(wù)、前臺(tái)接待、會(huì)務(wù)組織、工作督辦、辦公用品采購(gòu)、車(chē)輛管理、食堂管理、宿舍管理、園區(qū)安全保衛(wèi)、園區(qū)美化綠化、基礎(chǔ)設(shè)施的保養(yǎng)與維護(hù)、檔案管理、企業(yè)文化宣傳、公司外聯(lián)與接待、公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作等。二是人事類(lèi)工作。主要包括各項(xiàng)工作制度的編制、招聘、績(jī)效考核、考勤、培訓(xùn)、勞動(dòng)關(guān)系管理、勞動(dòng)糾紛的調(diào)查及處理等。三是法務(wù)類(lèi)工作。主要包括合同的起草、合同的法律審核、合同糾紛的處理、各種訴訟的參與（配合法律顧問(wèn)）、法律文書(shū)的歸類(lèi)存檔、公司其他涉及法律事務(wù)的工作等。我公司行政部工作覆蓋面廣，無(wú)法歸口財(cái)務(wù)、技術(shù)、質(zhì)檢、生產(chǎn)、設(shè)備動(dòng)力、采購(gòu)、銷(xiāo)售等職能部門(mén)的工作，包括行政后勤、人事、法務(wù)、檔案管理、企業(yè)文化宣傳等，統(tǒng)歸到行政部。按照部門(mén)設(shè)置精簡(jiǎn)高效、便于溝通協(xié)調(diào)的企業(yè)管理要求，同時(shí)體現(xiàn)“生產(chǎn)、設(shè)備不分家，技術(shù)、質(zhì)檢不分家”的原則，建議：行政部可改稱(chēng)為行政人事部或綜合事務(wù)部，體現(xiàn)行政就是服務(wù)的要求，符合現(xiàn)代企業(yè)管理精神。同時(shí)生產(chǎn)和設(shè)備動(dòng)力合并為一個(gè)部門(mén)，統(tǒng)稱(chēng)為生產(chǎn)部；技術(shù)質(zhì)檢合并為一個(gè)部門(mén)，統(tǒng)稱(chēng)為技術(shù)部；采購(gòu)與銷(xiāo)售合并為一個(gè)部門(mén)，統(tǒng)稱(chēng)為購(gòu)銷(xiāo)部或者營(yíng)銷(xiāo)部。下面，就行政部涉及的三大職能進(jìn)行簡(jiǎn)要概述，并對(duì)各工作流程進(jìn)行一一梳理。一、行政后勤類(lèi)行政后勤工作必須體現(xiàn)四個(gè)要求，一是服務(wù)，服務(wù)公司領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)業(yè)務(wù)部門(mén)，保障各崗位工作的順利開(kāi)展和高效運(yùn)作，為員工提供舒心愉悅的工作環(huán)境。二是上傳下達(dá)。保證領(lǐng)導(dǎo)意圖準(zhǔn)確及時(shí)的落實(shí)到各業(yè)務(wù)部門(mén)，保證業(yè)務(wù)部門(mén)的工作問(wèn)題及時(shí)上報(bào)到領(lǐng)導(dǎo)決策。三是督辦。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)部署工作及時(shí)督辦，并將落實(shí)情況及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。四是協(xié)調(diào)。需跨部門(mén)溝通的問(wèn)題，及時(shí)呈報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，并按領(lǐng)導(dǎo)交辦要求及時(shí)協(xié)調(diào)。行政后勤類(lèi)工作在一個(gè)企業(yè)好比潤(rùn)滑油，保證企業(yè)機(jī)器高效運(yùn)轉(zhuǎn)，不出問(wèn)題。1、文件辦理，包括行文和收文行文（紅頭文件）流程：領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門(mén)提出行文（紅頭文件）要求——報(bào)總經(jīng)理審核是否行文——相關(guān)部門(mén)或者行政部草擬文稿——行政部確定文號(hào)、附文件批辦單后報(bào)分管副總審核——分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)——行政部印發(fā)——各相關(guān)部門(mén)簽收——簽收單、分管領(lǐng)導(dǎo)審核修改稿、總經(jīng)理簽發(fā)稿、正式文件兩份裝訂后存檔。收文流程：行政部接收外部文件——附文件批辦單后報(bào)行政經(jīng)理擬辦——根據(jù)擬辦意見(jiàn)報(bào)分管副總審閱——分管副總提出審閱意見(jiàn)后報(bào)總經(jīng)審批——根據(jù)總經(jīng)理審批意見(jiàn)，行政部印發(fā)各分管領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)——分管領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)簽收——簽收單、正式文件附批辦單、復(fù)印件一份裝訂后存檔。2、文字材料撰寫(xiě)，包括通知、計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、請(qǐng)示、函等，如需出紅頭文件，按行文流程辦理。分管副總或總經(jīng)理提出寫(xiě)作要求——文秘人員草擬——行政部經(jīng)理文字把關(guān)——交分管副總或總經(jīng)理審核并提出報(bào)送或者下發(fā)要求——行政部印發(fā)——下發(fā)相關(guān)部門(mén)或者報(bào)送政府部門(mén)及關(guān)系單位——簽收單（或傳真記錄）、正式文稿兩份裝訂后存檔。3、秘書(shū)服務(wù)秘書(shū)服務(wù)是行政部的一項(xiàng)日常工作，根據(jù)總經(jīng)理要求確定，在工作過(guò)程中一定要遵守秘書(shū)工作基本原則，務(wù)必要細(xì)致、謹(jǐn)慎，做到手勤、腿勤，不該問(wèn)的不問(wèn)、不該看的不看、不該說(shuō)的不說(shuō)，處處替領(lǐng)導(dǎo)著想和分憂，把日常雜務(wù)打理的井井有條，保證領(lǐng)導(dǎo)全部精力投入到公司決策和發(fā)展中去。4、前臺(tái)接待前臺(tái)接待是秘書(shū)服務(wù)工作的延伸，但僅限于辦公場(chǎng)所內(nèi)的秘書(shū)服務(wù)工作，主要包括公司客人的接待和登記、函件的收發(fā)（總經(jīng)理私人函件要轉(zhuǎn)秘書(shū)辦理）、訂票、領(lǐng)導(dǎo)客人的預(yù)約和接待、會(huì)務(wù)服務(wù)等。來(lái)客接待流程：車(chē)輛加油由辦公室統(tǒng)一安排，建議實(shí)行加油卡管理，指定加油站并辦理加油卡，由辦公室按照用款流程，辦理加油卡的充值。加油記錄隨車(chē)登記，由加油司機(jī)記錄每次加油時(shí)的行車(chē)公里數(shù)，作為計(jì)算該車(chē)百公里耗油的依據(jù)，每月通報(bào)一次，同時(shí)作為考核該車(chē)司機(jī)的依據(jù)之一。如司機(jī)外出需現(xiàn)金加油的，按照出發(fā)報(bào)銷(xiāo)規(guī)定流程辦理。車(chē)輛維修管理，車(chē)輛維修需司機(jī)提出，行政部報(bào)分管副總或者總經(jīng)理審批后進(jìn)行，可施行指定維修點(diǎn)管理。如先維修的，帶維修完畢后補(bǔ)辦手續(xù)，但需司機(jī)告知行政部。每次維修后需維修點(diǎn)提供維修清單，清單交辦公室存檔。如一車(chē)一司機(jī)，該車(chē)維修記錄每季度通報(bào)一次，作為考核司機(jī)的主要依據(jù)之一。如外出進(jìn)行修理的，按照出發(fā)報(bào)銷(xiāo)規(guī)定流程辦理。10、食堂管理食堂管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容和水平體現(xiàn)。“企業(yè)管理看食堂、留住人先留住胃”是企業(yè)管理的重要格言，公司食堂可施行福利或者保本經(jīng)營(yíng)管理，保障職工用餐營(yíng)養(yǎng)和需求。（1）福利食堂施行餐補(bǔ)的辦法，制定出員工餐補(bǔ)標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)月將補(bǔ)貼發(fā)放到職工餐卡，上月沒(méi)有消費(fèi)余額隨工資發(fā)放給員工。食堂建議由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，根據(jù)用餐人數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)編制每周用款計(jì)劃。尤其企業(yè)內(nèi)招（小餐廳）屬于企業(yè)接待客人需要，標(biāo)準(zhǔn)較高，本部分成本不列入其內(nèi)。除食堂工作人員工資和水電費(fèi)外，建議財(cái)務(wù)專(zhuān)門(mén)設(shè)立食堂用款專(zhuān)門(mén)賬目（建議內(nèi)招單列），便于資金使用平衡和成本控制，食堂采購(gòu)清單每天記錄，每周到財(cái)務(wù)報(bào)賬。食堂廚師負(fù)責(zé)編制營(yíng)養(yǎng)套餐計(jì)劃，每天在食堂菜單上公布，同時(shí)根據(jù)職工建議進(jìn)行調(diào)配。如每周用款前五天結(jié)余較大，可在周末兩天改善伙食，以此調(diào)動(dòng)員工參與食堂管理的積極性。（2）保本經(jīng)營(yíng)企業(yè)食堂保本經(jīng)營(yíng)是指職工用餐只承擔(dān)采購(gòu)成本，人工費(fèi)和水電等費(fèi)用不計(jì)算在內(nèi)，由企業(yè)承擔(dān)。食堂保本經(jīng)營(yíng)同樣需要編制用款計(jì)劃，根據(jù)采購(gòu)成本確定菜價(jià)，保證職工吃到既經(jīng)濟(jì)實(shí)惠、又衛(wèi)生可口的飯菜。保本經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵是企業(yè)不承擔(dān)食品成本，只承擔(dān)人工費(fèi)和水電費(fèi)?；静僮髂Ｊ酵＠程茫毠づ鋫洳涂?，自己根據(jù)用餐需求定期充值。（3）補(bǔ)貼食堂是福利食堂和保本食堂的結(jié)合，既企業(yè)承擔(dān)職工用餐食品成本的一定比例，可采取每個(gè)月發(fā)放定額餐補(bǔ)的方式進(jìn)行，每月發(fā)放到職工餐卡內(nèi)一定數(shù)目的餐補(bǔ)資金。為保證職工用餐安全和用餐人數(shù)，防止職工外出用餐，也可采取每餐一補(bǔ)的方式，職工用餐刷卡一次，補(bǔ)助一餐數(shù)額，根據(jù)用餐次數(shù)每月結(jié)算一次。11、宿舍管理宿舍是職工休息和生活的重要場(chǎng)所，企業(yè)有責(zé)任給職工提供溫馨安全、衛(wèi)生舒適的宿舍。宿舍管理主要靠各相關(guān)制度的制定和執(zhí)行，包括財(cái)產(chǎn)登記制度、設(shè)施維護(hù)制度、住宿標(biāo)準(zhǔn)制度、住宿申請(qǐng)制度、宿舍安全衛(wèi)生管理制度、宿舍公共衛(wèi)生維護(hù)制度、宿舍檢查評(píng)比制度等。除完善各項(xiàng)制度外，還需要宿舍管理人員和藹人性，認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能為職工營(yíng)造出一個(gè)溫馨和諧、衛(wèi)生安全的休息生活環(huán)境，保證職工體力充沛和愉悅工作。12、安全保衛(wèi)安全保衛(wèi)的目的是維護(hù)公司財(cái)產(chǎn)和人身安全，防止重大意外安全事故發(fā)生。安全保衛(wèi)的核心是施行責(zé)任制，關(guān)鍵是編制好各項(xiàng)制度和應(yīng)急預(yù)案，包括出入登記制度、值班制度、巡查制度、領(lǐng)導(dǎo)巡崗檢查制度等。落實(shí)好這些制度的主要措施是施行責(zé)任制，責(zé)任制必須落實(shí)到人，要求工作人員具有極強(qiáng)的責(zé)任心。為防止重大安全事故的發(fā)生，企業(yè)必須編制重大事故處置應(yīng)急預(yù)案，要求總經(jīng)理必須親自掛帥，各分管領(lǐng)導(dǎo)各司其職，各部門(mén)和崗位全力配合，將事故危害降到最低限度。13、基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)及園區(qū)綠化美化基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)包括水、電、暖、電話、網(wǎng)絡(luò)等的安裝與維護(hù)，需要有專(zhuān)門(mén)技術(shù)人員負(fù)責(zé)。安裝根據(jù)公司整體計(jì)劃，工程施工階段由承包方完成，電話、網(wǎng)絡(luò)需行政部協(xié)調(diào)政府主管部門(mén)完成，水、電、暖需專(zhuān)門(mén)工作人員定期檢修和維護(hù)，基礎(chǔ)設(shè)施包括路面、宣傳墻板、門(mén)窗、室內(nèi)裝潢等，專(zhuān)門(mén)工作人員能完成的，行政部組織實(shí)施，不能完成的，報(bào)請(qǐng)分管副總或者總經(jīng)理批準(zhǔn)后，聯(lián)系外部專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍完成。基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)目的是保證園區(qū)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和良好形象。園區(qū)綠化和美化是營(yíng)造優(yōu)美環(huán)境，樹(shù)立園區(qū)良好形象的重要方面，由行政部牽頭協(xié)調(diào)，也需要專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)。工作人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，定期澆水施肥，保證園區(qū)花草樹(shù)木生長(zhǎng)良好，創(chuàng)建園林式園區(qū)，為員工工作和生活營(yíng)造優(yōu)美環(huán)境。14、其他工作任務(wù)以上方面并不能完全涵蓋行政后勤類(lèi)工作，企業(yè)規(guī)模集團(tuán)化以后，還要建立檔案室和企宣部門(mén)，前期由行政部統(tǒng)管。由于企業(yè)運(yùn)行事務(wù)繁雜、多變，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)臨時(shí)需要安排行政部辦理，確不能歸口其他業(yè)務(wù)部門(mén)的，都由行政部完成，行政部需承擔(dān)多功能職責(zé)，同樣是行政部履行職能的重要方面。行政部人員要具有愛(ài)崗敬業(yè)、吃苦耐勞、樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，才能真正勝任好本職工作。二、人事類(lèi)人事工作是保障企業(yè)人力資源需求，吸引、留住、用好人才的主要方面，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展成敗的決定因素，“吸引人、留住人、用好人”成為現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的最終目標(biāo)。1、公司制度的制定公司制度的制定是行政部的重要職責(zé)，根據(jù)公司管理需要，按行文(紅頭文件)流程辦理。部門(mén)內(nèi)部管理需要出臺(tái)管理制度的，自行制定并執(zhí)行，報(bào)行政部備案存檔即可。2、招聘流程各用人部門(mén)向行政部提報(bào)用人計(jì)劃——行政部匯總用人需求——編制招聘方案——報(bào)總經(jīng)理審批——從儲(chǔ)備人才庫(kù)查找、發(fā)布招聘信息（電視廣告、網(wǎng)絡(luò)、公司員工介紹）——應(yīng)聘人員登記——資格審查、初步篩選——確定初試人員名單——初試——復(fù)試——錄用意向洽談——確定擬錄用人選——報(bào)總經(jīng)理審批——錄用通知——體檢——錄用手續(xù)辦理——入職面談——入職培訓(xùn)（按培訓(xùn)流程辦理）3、培訓(xùn)流程（1）新員工入職培訓(xùn)流程意志培訓(xùn)：形式主要是軍訓(xùn)，其目的是為了培養(yǎng)新人的吃苦耐勞的精神、樸素勤儉的作風(fēng)和團(tuán)隊(duì)協(xié)作的意識(shí)——認(rèn)知培訓(xùn)：主要包括公司企業(yè)概況、企業(yè)主要管理者介紹、企業(yè)制度、員工守則、企業(yè)文化宣講等內(nèi)容，實(shí)行集中培訓(xùn)。認(rèn)知培訓(xùn)主要是幫助新員工全面而準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)企業(yè)、了解企業(yè)，從而盡快找準(zhǔn)自己的企業(yè)中的定位——職業(yè)培訓(xùn)（用人部門(mén)自行安排）：使新員工完成角色轉(zhuǎn)換，成為一名職業(yè)化的工作人員——技能培訓(xùn)（用人部門(mén)和崗位主管自行安排）：技能培訓(xùn)主要是結(jié)合新員工即將上任的工作崗位而進(jìn)行的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)。（2）項(xiàng)目培訓(xùn)流程根據(jù)公司整體發(fā)展需要確定培訓(xùn)項(xiàng)目——總經(jīng)理審批——建立培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)——制定培訓(xùn)計(jì)劃，包括選定培訓(xùn)方法、設(shè)計(jì)培訓(xùn)課程、準(zhǔn)備培訓(xùn)條件、聘請(qǐng)培訓(xùn)人員——實(shí)施培訓(xùn)——評(píng)估培訓(xùn)效果：有效性、效益性4、績(jī)效考核績(jī)效考核是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，是一門(mén)專(zhuān)門(mén)的學(xué)問(wèn)，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，績(jī)效考核是一把“雙刃劍”，搞好了，可以調(diào)動(dòng)員工積極性，減少運(yùn)營(yíng)成本，搞不好，會(huì)使整個(gè)企業(yè)人力資源管理陷入癱瘓，員工抱怨，積極性降低，甚至離職。這就需要在操作過(guò)程中，務(wù)必堅(jiān)持“公開(kāi)、公平、公正”的原則，慎之又慎，慢慢摸索和探討。5、薪酬福利管理薪酬福利管理結(jié)合以下因素：當(dāng)?shù)貙?shí)際水平、企業(yè)效益、同行業(yè)水平、同崗位水平綜合考慮。必須貫徹按勞分配原則，效率優(yōu)先，兼顧公平，體現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，與崗位價(jià)值緊密結(jié)合，與員工價(jià)值緊密結(jié)合，與公司效益緊密結(jié)合。建議我公司實(shí)行靈活的保險(xiǎn)福利制度，根據(jù)用工情況，與農(nóng)村醫(yī)療保險(xiǎn)制度和城鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度結(jié)合，避免重復(fù)投保。同時(shí)根據(jù)勞動(dòng)主管部門(mén)的規(guī)定，與職工協(xié)商，將公司承擔(dān)保險(xiǎn)部分納入職工工資，職工不愿參保的，公司承擔(dān)部分直接以工資形式發(fā)給員工，這樣更能體現(xiàn)職工的自主性和公司的人性化。6、勞動(dòng)關(guān)系管理勞動(dòng)關(guān)系管理按照國(guó)家法律法規(guī)和地方主管部門(mén)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)和職工個(gè)人情況執(zhí)行，需要簽訂勞動(dòng)合同的就簽訂，需要以勞務(wù)合同形式執(zhí)行的，就按普通民事合同操作。勞動(dòng)關(guān)系管理的目的就是建立和諧的勞動(dòng)關(guān)系，保障勞動(dòng)者的正當(dāng)權(quán)益，最大限度避免勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛，減少企業(yè)用工成本。三、法務(wù)類(lèi)1、審核各類(lèi)法律文書(shū)及合同參與起草、審核企業(yè)重要的規(guī)章制度，對(duì)企業(yè)規(guī)章制度的合法性負(fù)責(zé)；制定標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，審核企業(yè)各類(lèi)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)服務(wù)合同，參與重大合同的起草、談判工作，監(jiān)督、檢查合同的履行情況。2、法律事務(wù)處理參與企業(yè)的兼并、收購(gòu)、投資、租賃、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、招投標(biāo)等重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，提出法律建議，維護(hù)公司的合法權(quán)益；配合公司法律顧問(wèn)，參與處理各類(lèi)訴訟或非訴訟法律事務(wù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益；針對(duì)