行政部工作管理手冊

目錄第一章總則 4一、制定管理手冊的目的 4二、行政部的職責(zé)范圍 4第二章部門結(jié)構(gòu) 5一、部門崗位職責(zé)圖 5二、崗位職責(zé)描述 6第三章工作管理規(guī)程 7一、行政管理 71、考勤制度 72、加班制度 73、請假制度 74、例會制度 7二、業(yè)務(wù)管理 71、受理電話規(guī)范 72、發(fā)送電話規(guī)范 83、通話的基本要求 84、總機的管理制度 85、來賓接待須知 96、前臺接待處配備： 97、辦公用品的購發(fā) 98、禮品 109、名片管理辦法 1010、證照的管理 1111、印鑒的管理 1112、員工胸卡的管理辦法 1113、鑰匙管理規(guī)定 1214、書刊管理辦法 1215、安全保衛(wèi)工作條例 1216、司機管理規(guī)定： 1317、車輛管理辦法 1418、會議規(guī)則與管理 15三、員工考核管理制度 181、考核目的 182、考核時間 183、考核內(nèi)容 184、考核形式和辦法 195、考核程序 196、特殊考核 207、考核結(jié)果及效力 20第一章總則一、制定管理手冊的目的為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、流程化、提高辦事效率，我們在公司管理手冊基礎(chǔ)上結(jié)合本部門的工作特點制定《行政部管理手冊》。二、行政部的職責(zé)范圍行政部的主要職責(zé)范圍包括：后勤服務(wù)的全方位保障印鑒管理安全保衛(wèi)管理有關(guān)證件的辦理與保管公司活動的組織第二章部門結(jié)構(gòu)一、部門崗位職責(zé)圖行政部經(jīng)理行政部經(jīng)理司機行政助理前臺接待司機行政助理前臺接待總接公信用文設(shè)行車車機待司件品件備政輛輛的來考收管管維事的的接客勤發(fā)理理護項使費聽養(yǎng)用修預(yù)算二、崗位職責(zé)描述參照人力資源部《方正寬帶部門職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)》PAGE1第三章工作管理規(guī)程一、行政管理考勤制度參照人力資源部《方正寬帶部門職能要求》2、加班制度參照人力資源部《方正寬帶部門職能要求》3、請假制度參照人力資源部《方正寬帶部門職能要求》4、例會制度第一條為了能及時總結(jié)本部門階段性工作情況，調(diào)整和部署下一階段工作，及時解決發(fā)生的問題，實現(xiàn)員工的有效溝通，我部門實行每周例會制度。例會可邀請其他部門有關(guān)人員列席參加。在周例會上所做出的任何決定，員工都要堅決執(zhí)行，貫徹落實。所有員工（特殊情況除外）都必須準(zhǔn)時參加每周的例會，否則按曠工處理。二、業(yè)務(wù)管理1、受理電話規(guī)范電話鈴聲一響，應(yīng)迅速接聽?？倷C在接聽電話時要迅速，并用親切的口吻說：“您好！，方正寬帶”；若分機占線，應(yīng)對來電者說：“對不起，分機占線，請稍后再撥?！保蝗魧Ψ诫娫挷磺逦瑧?yīng)說：“對不起，麻煩您再講一遍”。若來電者口氣不佳或粗言粗語，都應(yīng)和氣應(yīng)答；在受理電話時，要認真聽取對方談話，必要時應(yīng)做好詳細記錄；在結(jié)束通話前，道“謝謝，再見！”。2、發(fā)送電話規(guī)范在發(fā)送電話時，首先自己打好腹稿，重要電話，應(yīng)起草電話稿；電話接通后，應(yīng)通報自己單位、姓名，如“您好，我是方正寬帶公司***部***。請求對方找受話人；需要對方記錄時，在敘述事由前提醒對方做好記錄準(zhǔn)備；對于重要電話，通話結(jié)束后，應(yīng)在電話稿上表明對方接電話人的姓名及通話時間。3、通話的基本要求語氣要和藹，語言要文明。通電話時，要提醒自己“我在代表公司講話，這是公司形象的一部分?！彼杂秒娫挄r，一定要注意使用文明禮貌語言，例如：您好、請、麻煩您了、謝謝、對不起、請原諒、再見等。在講話時，聲調(diào)要熱情、愉快、友好、和藹。如詢問對方職務(wù)、姓名時，口氣盡量婉轉(zhuǎn)：“您貴姓？應(yīng)當(dāng)怎樣稱呼您？”；發(fā)音要清楚，語言要準(zhǔn)確。通話應(yīng)使用期普通話，切忌夾雜方言土語；內(nèi)容要扼要，重點要突出。打電話要注意節(jié)約時間和費用。對重要的或復(fù)雜的內(nèi)容，通話前要擬定一個提綱，突出重點，言簡意，使對方能抓住中心；按權(quán)限處理問題。通話中涉及的問題如超出自己的權(quán)限，不可怕麻煩，就拒絕或隨口答應(yīng)，應(yīng)向?qū)Ψ秸f明情況，特向領(lǐng)導(dǎo)請示后再答復(fù)對方。4、總機的管理制度總機人員應(yīng)注意衣著、態(tài)度；總機在工作時間必須有人值班，總機文秘有事外出，必須找人替位。除總機文秘外，其他人不得用總機接打電話；不準(zhǔn)過多、過長時間打私人電話；不得用公司電話撥打私人長途；由總機負責(zé)快遞收發(fā)；由總機負責(zé)報刊雜志。5、來賓接待須知對非公司同事進入，應(yīng)主動詢問，了解來訪目的及機構(gòu)，姓名，并請對方出示名片；打分機聯(lián)絡(luò)被訪者，以確定是否有空或接見，如等候時間過久，應(yīng)主動再聯(lián)絡(luò)被訪人，并委婉告之來訪者原因；要求被訪人到大堂服務(wù)臺接來訪者到會客室，不可讓來賓自行進入；來訪者如果是高級主管之貴賓，即應(yīng)與主管的秘書聯(lián)絡(luò)，由秘書前往引導(dǎo)，如主管；正在開會或會客，則需告之來訪者再等片刻；事先預(yù)定來訪之貴賓，前臺人員應(yīng)隨時注意儀表。貴賓來時，一般由公司領(lǐng)導(dǎo)親自到門口接見對推銷貨品之人或不速之客，亦因禮貌地請其留下名片并委婉謝絕。6、前臺接待處配備：飲水機，并保持有人換水，并配備紙杯;沙發(fā)、茶幾，供來賓等候時落座;公司介紹、報刊、雜志，供來賓等候時閱讀;接待服侍（由前臺兼任），給客人送茶倒水，并通知被訪者;第五條可以備一些茶葉，使來賓產(chǎn)生好感。7、辦公用品的購發(fā)第一條每月月底前，各部門負責(zé)人將該部門如所需要大量辦公用用品應(yīng)及時通知行政部。行政部制定專人制定每月辦公用品計劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總審批后由行政部統(tǒng)一購買、根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各部門;第二條公司新員工的辦公用品，行政部根據(jù)人力資源部提供的名單和用品清單，負責(zé)為其配齊，以保證新員工的正常工作。負責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好;第三條負責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字;第四條因工作需要，確需某種專用辦公用品的部門，須由本部門經(jīng)理簽字、報上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購買。發(fā)票除本部門經(jīng)理簽批外，需由上級領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可報銷;領(lǐng)用辦公用品的部門，應(yīng)將本部門所需的辦公用品匯總填寫辦公用品領(lǐng)用單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)取，如確實急需用品可到行政助理領(lǐng)取，填寫相應(yīng)的《部門辦公用品領(lǐng)用表》，流水號由行政部按月份及順序由行政部編寫，如9月第一張流水號0901、第二張流水號0902，以此類推且行政部所有記錄流水號均按此編寫；日常領(lǐng)用文具需填寫《文具領(lǐng)用登記表》；辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房;對于離開公司的員工，按照入職時所領(lǐng)的清單收回辦公用品（已用過的筆、本除外）每月月底，行政助理統(tǒng)計各部門費用，與財務(wù)部共同盤點庫存.8、禮品禮品的購置需寫呈批單，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)再經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可購買或制作。保管方法同辦公用品管理方法;各部門領(lǐng)用禮品時須詳細填寫《禮品領(lǐng)用登記表》；第三條若因工作需要，確需某種特殊禮品，須由本部門經(jīng)理申請，報副總批準(zhǔn)后由行政部購買；第四條辦公用品、禮品由行政部因派專人管理，每月須將使用情況匯總報財務(wù)部及各部門，若辦公用品、禮品帳目不清，或出現(xiàn)浪費，由管理人員負責(zé)賠償;第四條每月由行政部整理各部門辦公用品、禮品領(lǐng)用情況，將其采購費用記入各部門費用。9、名片管理辦法公司正式職工確因工作需要可印刷名片，試用員工原則上不印名片，因業(yè)務(wù)需要印制名片，須經(jīng)部門經(jīng)理同意;各部門印刷名片、須寫名姓名、職務(wù)、印刷數(shù)量，填寫《名片申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理簽后交行政部，由行政助理統(tǒng)一印刷;名片上的職務(wù)由人力資源部提供，不準(zhǔn)自行更改。各部門名片應(yīng)按公司統(tǒng)一格式印刷，不準(zhǔn)自行采用其它樣式;名片由行政部進行審核并校對，方可印刷。領(lǐng)用名片時填寫《名片領(lǐng)用登記表》，以便結(jié)算費用。10、證照的管理應(yīng)及時辦理公司所須的證照；公司注冊資本的變更，并辦理相關(guān)證件的變更手續(xù)；工商管理年檢等活動；公司其他部門如使用證照，須認真填寫《物品借用登記表》；11、印鑒的管理公司印章包括：公司公章、財務(wù)、合同、人名章和部門專用章。所有印章由行政部負責(zé)安排刻制；公司公章、合同專用章由行政部專人負責(zé)管理。公司財務(wù)章和法人人名章由財務(wù)部專人管理。部門專用章和其它人名章由各部門相關(guān)負責(zé)人管理。公司宣傳、企業(yè)管理、對外業(yè)務(wù)、公司決策、行政事務(wù)等有關(guān)文書（包括各類合同）需加蓋公章或合同專用章時，必須獲得總經(jīng)理或運營總監(jiān)的審批方可辦理，并填寫《印鑒使用登記表》，公司財務(wù)專用章僅作公司對外開具的票據(jù)和與公司相關(guān)的金融事務(wù)以及財務(wù)報表之用途；公司員工因執(zhí)行重大項目或完成重要業(yè)務(wù)，需要攜帶公司印章出差的，須經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)或總經(jīng)理審批并及時歸還；違反上述規(guī)定，公司根據(jù)違章程度直接追究印章主管人和侵權(quán)行為人的責(zé)任12、員工胸卡的管理辦法第一條為建立企業(yè)形象，提高員工榮譽感，并顯示本公司同仁身份，故全體員工應(yīng)配掛胸卡。第二條配掛胸卡時胸卡必須合理調(diào)整長度，掛于胸前，不得以外衣或其它物品遮蓋。第三條員工在辦公場所及外出開展業(yè)務(wù)時都應(yīng)配掛胸卡。第四條新員工入職，應(yīng)由行政部配發(fā)胸卡；離職時及時收回。第五條員工應(yīng)保管好胸卡，如有遺失或損壞，應(yīng)通知行政部補發(fā)。第六條凡有下列情形之一者，視情節(jié)輕重予以適當(dāng)處分、解雇或移交法辦：1）利用胸卡在外作不正當(dāng)?shù)氖虑檎摺?）將胸卡借給非本公司人員，而在外破壞本公司名譽或肇事者。第七條各部門主管應(yīng)督促所屬員工配掛胸卡，并由行政部負責(zé)追蹤考核工作。13、鑰匙管理規(guī)定第一條為管理辦公場所物品的整潔及安全，特定本管理規(guī)定。第二條總公司鑰匙由行政部統(tǒng)籌管理、復(fù)制，部門鑰匙由部門負責(zé)人管理。第三條如因公需使用鑰匙，得向保管人說明使用目的，用畢后應(yīng)立即歸還。第四條部門負責(zé)人負責(zé)管理鑰匙的使用，不得任意復(fù)制或允許下屬借予他人使用，否則負連帶賠償責(zé)任。第五條鑰匙保管人應(yīng)遵守下列條件，否則所受損失由保管人負擔(dān)責(zé)任，并社情節(jié)輕重論處或依法查辦。離職時應(yīng)將鑰匙交行政部負責(zé)人。鑰匙遺失時，應(yīng)立即向管理單位報失。非經(jīng)管理單位同意不得復(fù)制。不能任意借予外人使用。辦公場所的桌、抽屜等鑰匙應(yīng)由行政部統(tǒng)一保管一套，以備急需。14、書刊管理辦法第一條各部門需購買專用書籍時，需經(jīng)部門經(jīng)理同意方可購買；購買的書籍需到行政部辦理入庫手續(xù)，并在書籍上加蓋公司印章；借閱時填寫《物品借用登記表》。15、安全保衛(wèi)工作條例凡攜帶公司物品離開公司大門的人員，必須持有公司蓋章的《出門條》，經(jīng)核實后方可把物品帶出公司；非本公司的人員進入公司，前臺首先要詢問其事由，如確有必要與公司內(nèi)人員面談，用電話征得所見公司人員同意后，方可進入辦公區(qū)。團體來賓參觀時，須由有關(guān)部門陪同才準(zhǔn)進入。如有非本公司內(nèi)施工或從事別的事情，必須有相關(guān)部門人員同意并監(jiān)督。下班時，員工要注意關(guān)好門窗，關(guān)掉相應(yīng)電源。各部門負責(zé)人要我，負責(zé)檢查。未經(jīng)總經(jīng)理同意，任何人不得擅自變更電器和布線。晚8：00以后，或休息日，節(jié)假日仍需要在公司辦公區(qū)加班的人員，須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。節(jié)假日期間由行政部統(tǒng)一安排總值班人員，如有特殊情況，以便及時聯(lián)系。逢國慶節(jié)、春節(jié)等4天以上的假期，公司辦公區(qū)及庫房需粘貼封門條。放假期間通常不允許入辦公區(qū)。如有特殊情況，需事先經(jīng)部門經(jīng)理同意報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能進入辦公區(qū)。16、司機管理規(guī)定：司機應(yīng)愛護車輛，平時注意車輛的保養(yǎng)。司機應(yīng)每天抽適當(dāng)時間擦洗自己所開的車輛，以保持車輛的清潔。司機發(fā)現(xiàn)所開駕車輛有故障時要立即檢修。出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選取停放地點和位置，不能在不準(zhǔn)停車的路段或危險地段停車。司機離開車時，要鎖好保險鎖，防止車輛被盜。司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查，出車時一定要保證證件齊全。晚間司機注意休息，不準(zhǔn)疲勞駕駛，不準(zhǔn)酒后開車。司機駕車一定要遵守交通規(guī)則，文明開車，不準(zhǔn)危險駕車。司機因故意違章或證件不全被罰款的，費用不予報銷。車內(nèi)不準(zhǔn)吸煙。本公司員工在車內(nèi)吸煙時，應(yīng)有禮貌地制止；公司外的客人在車內(nèi)吸煙時，可婉轉(zhuǎn)告知本公司陪同人，但不能直接制止。司機對乘車人要熱情、禮貌，說話應(yīng)文明。車內(nèi)客人談話時，除非客人主動搭話，不準(zhǔn)隨便插嘴。司機對管理人員的工作安排，應(yīng)無條件服從，不準(zhǔn)借故拖延或拒不出出車。無論什么時間，司機身上必須帶手機。對公司領(lǐng)導(dǎo)或管理人員的呼叫，應(yīng)盡快接聽。司機出車執(zhí)行任務(wù)，遇特殊情況不能按時返回的，應(yīng)及時設(shè)法通知管理人員，并說明原因。司機未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得將自己保管的車輛隨便交給他人駕駛或練習(xí)駕駛；嚴禁將車輛交給無證人員駕駛；任何人不得利用公司車輛學(xué)開車。司機全年安全行車，未出交通事故的，給予獎勵。17、車輛管理辦法購置新車，必須按合同規(guī)定和有關(guān)文件，如車輛清單或裝箱清單以及原廠說明書進行驗收，并清點附件，隨車工具，如有不附和應(yīng)拒絕驗收。新車在制造廠規(guī)定的保用期限內(nèi)，發(fā)現(xiàn)屬于制造廠責(zé)任損壞，請有關(guān)單位作出技術(shù)鑒定，及時向制造廠申請索賠。索賠或處理情況，應(yīng)記入車輛技術(shù)檔案。建立車輛技術(shù)檔案是十分必要的，它有利于掌握車輛的使用性能及性能的變化情況，以便針對薄弱環(huán)節(jié)采取技術(shù)措施，充分發(fā)揮車輛性能和保證行車安全，有利于掌握車輛在不同條件下的技術(shù)情況和機件的磨損規(guī)律。有利于車輛的保養(yǎng)、修理。新夠車輛及經(jīng)過大修的車輛正式投入使用前，需要辦理申報牌照、領(lǐng)取行駛證、上繳養(yǎng)路費、車船使用稅、車輛保險等手續(xù)。嚴格按照定車定人的原則投入磨合期的適應(yīng)性使用。新車磨合期內(nèi)，應(yīng)做到減載、限速行使。磨合期的合理使用，對于預(yù)防車輛機件早期磨損，延長車輛的使用壽命是非常重要；車輛的計劃調(diào)度，各部門需要用車需填寫《用車申請單》，寫明用車部門、用途、時間、前往的地點，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，報到行政部統(tǒng)一安排；行政助理根據(jù)各部門提出的《用車申請單》填寫《用車安排表》，及時做出相形車輛安排；在車輛的使用過程中司機要認真填寫《行車日程表》，并由用車人簽字確認，以便月底費用結(jié)算；汽車在使用過程中，隨著行駛里程的增加，零件也磨損也不斷增大，車輛技術(shù)狀態(tài)逐漸變壞，其結(jié)果使汽車的動力性、經(jīng)濟性和可靠不斷降低。為了及時恢復(fù)車輛的技術(shù)性能，使其經(jīng)常處于良好的技術(shù)狀態(tài)，保證在任何條件下使用的可靠性，減少燃料和器材的消耗，延長大修間隔里程，必須及時地進行車輛的修理和保養(yǎng)；建立嚴格的汽車安全檢查制度。為了保證車輛的安全行駛，對車輛應(yīng)堅持出車前、行駛中、返回后的“三段查”：出車前主要檢查油水電系統(tǒng)是否暢通，有無跑漏；查安全設(shè)施是否齊全；查制動機件是否靈活。行駛中檢查，長途行駛一百公里即應(yīng)停車檢查主機和各零配件情況，及時排除故障。返回后檢查，主要查車輛的完好狀況，及時進行保養(yǎng)維護。18、會議規(guī)則與管理第一條大型會議的籌辦1）司重大行政會議，如董事會、全體員工大會、月度總結(jié)與計劃會、年會、新年聯(lián)歡會、都需要行政部做好外務(wù)管理，如會場洽租、布置、來賓接待、餐點的準(zhǔn)備等后勤工作，都是行政部分內(nèi)的事。2）籌辦的內(nèi)容包括：會議的時間、地點、程序的擬訂，行政部經(jīng)理應(yīng)與公司領(lǐng)導(dǎo)多做研討，請示。3）邀請參會人士之確認，設(shè)計好表,并需征得總經(jīng)理同意。4）會前的準(zhǔn)備工作：分項并將每項之各項細節(jié)動作函條列出，分工到人，如：5）會議資料準(zhǔn)備（誰人負責(zé)）；會議布置（誰人負責(zé)）；宣傳工作（誰人負責(zé)）；6）場外布置及交通安排（誰人負責(zé)）；會議安排工作；各組人員的配置及工作重點說明；各項設(shè)備的測試；會前的預(yù)演及狀況之預(yù)估、準(zhǔn)備；7）在會議的整個過程中，會議前的籌備很重要，行政部可請其他部門協(xié)助，并請人家給予意見，以使此類活動辦得圓滿。第二條部門例會管理為了保證各部門例會的順利進行，為了避免會議與會議室時間沖突，各部門在同一時間爭用會議室等現(xiàn)象，行政部進行列表管理，并對會議室使用進行登記。各部門應(yīng)將本部門例會的時間、地點報到行政部，由行政部統(tǒng)一安排。第三條會議室使用須知1）使用會議室之部門、個人，為避免會議時間沖突，請于會前兩小時向行政部申請。2）會議使用時間，以行政部的答復(fù)為準(zhǔn)。3）維持會議室整潔，禁止吸煙，不亂吐亂丟。4）保持會議之嚴肅性，不大聲爭論。5）注意時效，不隨意延長會議時間。6）愛護會議室設(shè)施，會后自覺關(guān)好燈、窗、空調(diào)等設(shè)備。第四條會議準(zhǔn)則前必須有主體，通知，會前多準(zhǔn)備。開會原則：對事不對人，以善意第三者看事情。談流程，談事實，不為了會議而會議。敢于承擔(dān)責(zé)任，并立即改善。不只談問題，也提解決方案。解決方案有目標(biāo)，有時間，有擔(dān)當(dāng)者。有會有議，有記錄（限定時間），有跟蹤，有獎勵。會議中的意見，會后不帶走，尊重自己的承諾去力行。讓會議成為我們?nèi)粘９芾淼囊徊糠帧?/p>

會議程序確立會議議題（領(lǐng)導(dǎo)提出、行政部門收集、和部門提出、董事會要求）↓安排會議議程（議題順序、發(fā)言順序、準(zhǔn)備有關(guān)文件）↓提前發(fā)出會議通知（時間、地點、出席人、議題、議程、編組）↓會務(wù)準(zhǔn)備會場布置、座次安排、會場簽到、會議證件、會場設(shè)備（音響、錄像等）↓做會議記錄和攝像、錄音↓撰寫會議紀(jì)要、決議↓上級閱改、簽批↓印發(fā)有關(guān)部門、人員、并歸檔

三、員工考核管理制度1、考核目的獲得晉升、調(diào)配崗位的依據(jù)，重點在工作能力及發(fā)揮、工作表現(xiàn)考核；獲得確定工資、獎金的依據(jù)，重點在工作成績（績效）考核；潛能開發(fā)和培訓(xùn)教育的依據(jù)，重點在工作和能力適應(yīng)性考核。2、考核時間本部門定期考核，可分為月度、季度、半年、年度考核,其中月度考核以考勤為主。以季度考核為主。本部門為特別事件可以舉行不定期專項考核。3、考核內(nèi)容第一條本部門對員工的考核是全方位、多角度的，具體共分為3大類：類別細分工作績效工作目標(biāo)完成度工作質(zhì)量工作效率工作態(tài)度主動性、積極性責(zé)任感個人修養(yǎng)及禮儀團隊精神工作能力創(chuàng)新能力溝通能力工作計劃能力第二條業(yè)績考核