基于Access的預研項目管理系統(tǒng)設計

基于Access的預研項目管理系統(tǒng)設計摘要：本文敘述了基于Access開發(fā)的預研項目管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)面向研發(fā)部門預研項目管理需求，結合項目管理知識體系，將項目管理工作所需功能可視化，實現(xiàn)了預研項目管理、技術開發(fā)合同管理、知識產權管理、科技成果管理等管理模塊的有機深度融合，為預研創(chuàng)新管理提供了有效的支持。關鍵詞：項目管理

Access

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

1引言日常工作中，預研管理存在項目跨度長、涉及人員多、不確定因素大等特點。為統(tǒng)計各個項目情況，包括項目進展過程中的合同信息、付款信息、過程材料及成果、知識產權等情況，企業(yè)過去常常采用一個個獨立的Excel表格進行管理。隨著企業(yè)發(fā)展，管理的項目數(shù)量日益劇增，需要將各類信息分解成多個Excel表格，而一個Excel表格的分項隨著項目的增加甚至被分解超過20項，非常不利于日常的項目管理和信息查找。同時各個表格之間缺少聯(lián)系，嚴重影響信息的篩選、錄入、核對，從而導致項目管理中存在信息的重復錄入，更新不及時，信息漏項、錯項的情況，使工作效率及質量大幅下降。相比Excel、Word等工具的普及，大家對Access的認識相對來說會比較陌生。本文通過設計數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)將預研日常工作需要用到的功能可視化，界面簡單易懂，實現(xiàn)了預研項目管理、技術開發(fā)合同管理、科技成果管理等管理模塊的有機深度融合。為預研創(chuàng)新管理提供了有效的支持。2預研項目管理現(xiàn)狀與體系分析2.1預研項目管理特點2.1.1信息共享與協(xié)作部門多預研項目涉及部門多，除外部協(xié)作單位外，單位內部往往還包含項目管理部門、技術部門、財務部門、采購部門等。由于部門跨度大，涉及的人員相比產業(yè)化項目流動性更大。對于一線科研部門來說，資源的獲取、信息的更新、階段性成果的上傳、下階段任務的獲取等都需要與管理部門實時溝通，進行信息、資源的傳遞。而對于財務人員，其在工作中需要及時的做好資金的歸集和撥付，對各項目的資金使用情況實時了解，對發(fā)生預算偏離嚴重情況進行預警。對于項目管理人員來說，需要及時了解項目進度、溝通總體單位、對偏離進度情況進行預警、對項目產生的各類成果進行收集，同時對各項目所需的資源進行協(xié)調?？梢钥闯?，在預研項目管理中需要信息溝通和共享的頻率是極高的。2.1.2項目研究周期長關鍵節(jié)點多大多數(shù)預研項目的周期都在兩年以上，部分項目更能長達5年之久。而任務來源主要是國家重大戰(zhàn)略需求或型號牽引，對預研項目的完成時限有嚴格的要求。項目中的關鍵節(jié)點不計其數(shù)，落后一步就可能對項目最后的結題造成不良影響。同一個項目技術員往往同時身兼多個項目，而傳統(tǒng)的節(jié)點管理往往依靠Excel、Word等工具，項目成果儲存位置分散，項目相關信息繁雜，不利于對項目進行全面把控和綜合管理。若通過對項目進度的可視化管理和報表導出，無論是設計人員、財務人員還是項目管理人員都可對項目進程及待辦事項有清晰直觀的認識，便于實現(xiàn)進度糾偏。2.1.3相關文件繁雜現(xiàn)有的項目管理中，對于項目過程文件、結題文件、科技成果等資料的管理受項目管理人員業(yè)務素質影響較大。預研項目中產生的文件往往更改版本較多、提交時間倉促、不同項目文件差異較大。易出現(xiàn)過程資料缺失，版本不一致等問題。而信息的共享則能及時對報告版本進行檢查，實現(xiàn)資料的統(tǒng)一，達到在管控項目進度的同時，可直接進行預研項目文件管理的目的。2.2預研項目管理相關模塊及需求分析考慮到預研項目管理包括合同管理、項目進度管理、項目收支管理、知識產權管理、成果文件管理等幾大部分，主要完成以下功能：（1）有關項目信息的管理，基本信息的輸入。包括項目名稱、類別、申報時間、申報金額、項目負責人、獲批金額、結題時間等主要信息。（2）項目進度的管理。包括進度節(jié)點、進度要求、完成情況、已完成文件等（3）項目相關合同的管理。包括合同名稱、起止時間、合同/任務書編號、甲乙方等信息。（4）收付款情況的管理。包括發(fā)票編號、時間、辦理人、金額、發(fā)票類型等信息。（5）知識產權管理。包括申請?zhí)?、專利號、申請類別、申請日期、授權日期等基本信息。其中還包括引進專利信息的管理。（6）智力成果管理。包括智力成果名稱、保護形式、所屬部門等信息。（7）獲獎情況統(tǒng)計。包括獲獎項目的基本情況，主要包括項目名稱、完成單位、完成人等基本信息。根據(jù)項目管理特點，本文擬設計包括項目管理、合同管理、科技成果管理的預研項目管理系統(tǒng)，其總體結構如圖1所示。圖1預研項目管理系統(tǒng)結構3科研項目管理系統(tǒng)的實現(xiàn)3.1數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)及Access數(shù)據(jù)庫當前主要的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)包括Oracle，MSSQLServer，InfoMix，Sybase，F(xiàn)oxpr，Access等。例如大多數(shù)公司現(xiàn)在使用的SAP系統(tǒng)本身基于Oracle數(shù)據(jù)庫建立。考慮到公司當前預研創(chuàng)新項目，項目數(shù)據(jù)量規(guī)模不是很大，并且需要與原有的MicrosoftOffice文件相兼容，本文將采用Access2007數(shù)據(jù)庫構建產品基本信息管理子系統(tǒng)。Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是MicrosoftOffice套件的重要組成部分，用以存貯和管理用戶所需要的數(shù)據(jù)。Access不僅是一個數(shù)據(jù)庫，而且它具有強大的數(shù)據(jù)管理功能，它可以方便地利用各種數(shù)據(jù)源生成窗體（表單），查詢報表和應用程序等。3.2科研項目管理系統(tǒng)設計根據(jù)預研項目管理現(xiàn)狀與體系分析需求的研究，轉化為E-R圖（ENTITY—RELATIONS）概念模型可有效梳理各概念實體的屬性和之間的聯(lián)系，如圖2所示。圖2各項目管理實體間E-R概念模型通過E-R圖概念模型即可設計對應數(shù)據(jù)庫中基本表格，以及其對應關系，如圖3所示。最終通過窗體設計，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的導入、修改、提取、查詢等功能。圖3預研項目管理系統(tǒng)的關系3.2系統(tǒng)使用說明3.2.1系統(tǒng)總體設計（1）用戶權限分離設計：程序依托商密網實現(xiàn)公司內的互聯(lián)互通，可實現(xiàn)同步修改編輯的功能。同時通過注冊，我們將用戶分為普通用戶和管理員兩類角色。普通用戶只具備簡單的查詢和瀏覽權限；而管理員則可根據(jù)項目的實際需要，對數(shù)據(jù)庫內的信息進行新增、刪除、上傳文件等操作，保證數(shù)據(jù)的準確性和及時性，登錄首頁界面如圖4所示。（2）數(shù)據(jù)庫首頁設計：根據(jù)前期的調研，我們將預研項目管理數(shù)據(jù)庫的三方面工作設置為數(shù)據(jù)庫首頁的三個模塊設置在首頁，它們分別是預研項目管理、合同管理、科技成果管理。使用者根據(jù)自身的工作需要，只需打開一個程序，點開對應要查看的模塊輸入項目名稱即可實現(xiàn)對項目信息的掌握，如圖5所示。（3）協(xié)同辦公及寫入沖突預防：預研項目數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的所有修改編輯皆能實現(xiàn)同步更改，方便多部門的協(xié)同辦公。當出現(xiàn)多個用戶編輯同一條信息時，后者的更改將被暫時儲存在剪切板中，待確定新更改內容后，可根據(jù)需要更改，如圖6所示。圖4預研項目數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)首頁圖5系統(tǒng)主菜單設計圖6同時修改提示功能3.2.2預研項目管理模塊設計（1）項目基本信息管理：預研項目匯集了項目的基本信息，收、付款合同情況、進度情況和所有項目總覽五個分區(qū)?？蓪崿F(xiàn)對項目基本情況的錄入、修改、刪除等操作。也可直接在該界面完成收付款合同及進度情況的編輯工作，如圖7所示。項目基本信息版塊包括項目名稱、類別、申報時間。申報金額、項目負責人、獲批金額、結題時間等主要信息。（2）項目進度管理：預研項目數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)兼具文件管理及進度管理的功能。從項目立項到階段性檢查直至項目結題。該模塊可實現(xiàn)對各個階段進展情況的錄入、修改、刪除及文件上傳功能。點擊編輯進度進入如圖8所示的界面，點擊左下角的箭頭可實現(xiàn)對項目不同節(jié)點完成情況的瀏覽，右邊的搜索框可實現(xiàn)對節(jié)點的搜索情況。圖7預研項目總表

圖8項目進度管理3.2.3合同管理模塊設計合同管理的子菜單包括收款合同管理、付款合同管理、收款信息管理和付款信息管理4個部分，如圖9所示。（1）合同基本信息管理：合同板塊的主界面的左上方為合同的基本信息，包括名稱、起止時間、合同/任務書編號、甲乙方等信息、左下方為收款情況，主要為發(fā)票編號、時間、辦理人等信息。如圖10所示，右邊部分顯示所有合同的情況。合同信息界面包括單據(jù)編號、辦理、發(fā)票金額等基本信息，以合同名稱和合同編號為連接關聯(lián)各項目。圖10為公司預研項目收款情況總覽，在其界面即可實現(xiàn)搜索、編輯等功能。（2）收付款管理：項目的收付款情況，依靠合同編號和合同名稱連接各項目。如圖11所示，下方總表為公司預研項目付款信息總表，各單項之間可篩選，界面也可實現(xiàn)搜索功能。圖9合同管理菜單圖10合同管理主界面圖11付款信息主界面3.2.4科技成果管理模塊設計科技成果管理模塊可實現(xiàn)對項目的專利、論文、報告等的項目制、動態(tài)化管理，促進科技成果管理及應用，如圖12所示。（1）知識產權管理：如圖13所示，知識產權版塊上方為編輯頁面，包括申請?zhí)?、專利號、申請類別、申請日期、授權日期等基本信息、依靠項目編號實現(xiàn)與具體預研項目的相關，實現(xiàn)了項目管理時的知識產權歸集。下方的總表為公司知識產權總表，可實現(xiàn)對所有專利的篩選、查找功能。（2）引進專利管理：如圖14所示，引進專利管理界面主要幫助企業(yè)實現(xiàn)對引進專利的梳理和匯總。界面上方為引進專利的基本信息，下方為匯總表格。（3）智力成果管理：如圖15所示，智力成果管理主要包括智力成果名稱、保護形式、所屬部門等信息，下方為匯總表格，可實現(xiàn)信息的編輯、篩選等功能。（4）獲獎情況統(tǒng)計：獲獎情況統(tǒng)計界面主要分為兩部分，上方為獲獎項目的基本情況，主要包括項目名稱、完成單位、完成人等基本信息。下方為公司獲獎情況統(tǒng)計的總體情況，在項目申報過程中能快速為工作人員提供佐證材料。圖12科技成果管理菜單

圖13知識產權情況主界面圖14引進專利情況主界面圖

圖15智力成果情況主界面4總結預研項目管理系統(tǒng)，是公司創(chuàng)新工作的重要實踐和載體，也是單位未來發(fā)展的基石，是公司重視的核心工作，其管理的優(yōu)化工作具有重大意義。實現(xiàn)項目全周期的信息集成，提高數(shù)據(jù)利用的精度和深度。規(guī)范了整個項目進行中的執(zhí)行管理機制，便于各個環(huán)節(jié)部門各司其職，高效聯(lián)動，消除人力和時間上的浪費。預研項目管理系統(tǒng)頁面用戶友好