office操作技巧手冊系列-excel

目錄

目錄1

序言5

關于本書5

Excel5

第1章基本操作6

1.1.文件6

1.1.1.另存為6

.設置密碼6

.一鍵到位方便百倍6

1.1.2.頁面設置7

.頁面7

.頁邊距7

.頁眉頁腳7

.工作表:8

1.1.3.屬性：8

1.1.4.打印區(qū)域8

1.2.編輯9

1.2.1.選擇性粘貼9

1.2.2.粘貼為超鏈接9

1.2.3.移動或復制工作表9

1.2.4.查找（替換）10

1.2.5.定位10

1.2.6.鏈接II

1.3.視圖II

1.3.1.分頁預覽II

1.3.2.任務窗格11

1.3.3.自定義工具欄12

1.4.插入13

1.4.1.名城13

1.4.2.批注14

1.4.3.對象15

1.4.4.超鏈接15

1.5.格式16

1.5.1.單元格16

.數(shù)字16

.對齊20

.字體20

.邊框20

,圖案20

.保護20

1.5.2.工作表21

1.5.3.自動套用格式21

辦公軟件培訓手冊一Excel

1.5.4.條件格式21

.重復數(shù)據(jù)（實用的技巧）：21

.判斷單元格的值設置22

.以其他條件，設置當前單元格22

.把有公式的單元格標注顏色22

1.6.工具23

1.6.1.保護23

1.6.2.宏23

1.6.3.加載宏23

1.6.4.自動更正選項24

1.6.5.自定義24

1.6.6.選項24

.視圖24

.重新計算25

.編輯25

,常規(guī)25

.1-2-3的幫助：25

.自定義序列：26

.錯誤檢查26

,安全性27

1.6.7.數(shù)據(jù)分析27

1.7.數(shù)據(jù)27

1.7.1.排序27

.自定義排序27

,按照字體顏色排序28

1.7.2.篩選28

.自動篩選28

.高級篩選29

1.7.3.記錄單30

1.7.4,分類匯總30

1.7.5.有效性30

.創(chuàng)建下拉列表選項31

.復雜的下拉表選項32

.動態(tài)的下拉表選項32

.制作會計科目菜單33

.有效性設置的其他情況34

.自定義條件示例35

.1.防止輸入重復值35

.2.限定數(shù)據(jù)輸入數(shù)量36

3.多列唯一值36

.4.跨表禁止重復輸入36

.5.限定總數(shù)37

.6.防止輸入周末日期37

.7.日期序時輸入37

.8.特定前綴38

第2頁共79頁

.9.和窗體結(jié)合簡單例子38

.10.其他問題39

.添加提示信息39

.添加出錯信息40

.輸入法模式41

0.源于其它工作簿的列表41

1.其他實例42

1.7.6.模擬運算表42

1.7.7.分歹JI44

1.7.8.合并計算46

1.7.9.組及分級顯示46

1.7.10.數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖46

1.8.窗口47

1.8.1.拆分47

1.8.2.凍結(jié)48

1.8.3.當前文件48

1.9.幫助48

第2章函數(shù)（公式）49

2.1.函數(shù)基礎知識49

2.2.函數(shù)51

2.2.1.常用函數(shù)51

.SUM51

.IF51

.1.例子1,IF基礎應用52

.2.例子2,比較單元格52

.3.例子3,IF嵌套52

.4.例子4,53

.sumif53

.Rand53

2.2.2,數(shù)據(jù)庫函數(shù)：55

.DSUM55

2.2.3.查找引用函數(shù)57

.address57

2.23.2.choose57

2.23.3.column57

.hlookup57

2.23.5.hyperlink57

2.23.6.Index60

2.23.7.Indirect60

.Lookup63

223.9.Match64

0.Offset64

1.Row64

2.vlookup64

2.2.4.日期時間函數(shù)65

辦公軟件培訓手冊一Excel

.day36065

.now65

.today65

2.25數(shù)學函數(shù)65

2.2.6.財務會計函數(shù)65

.amordegrc65

2.2.7.信息函數(shù)66

.cell66

..error.ype66

.is類66

.n66

2.3.數(shù)組69

2.4.宏表函數(shù)70

第3章圖表75

第4章窗體和VBA76

第5章綜合應用案例77

第6章經(jīng)典技巧大典78

第4頁共79頁

序言

關于本書

本書給那些經(jīng)常使用EXCEL,又不熟悉它的強大功能的人準備！

本書不講類如安裝，新建，保存等非?；A的東東，如果這些都不會就不要讀此書了！本書可以達到的效果是:

通酗禮嘛力加ItBt

Excel

1

辦公軟件培訓手冊一Excel

第1章基本操作

1.1.文件

1.1.1.另存為

.設置密碼

為了有效保護文檔安全，經(jīng)常需要設置密碼：（OFFICE密碼只能放菜鳥）

A?一通儲規(guī)選項卜輸入密碼小睡畫《要覆蓋原文件才能設置成功密碼，否則另存為

新文件，只能是新文件有密碼的）

叉件。彝SQ）視劃

D新建⑤

S打開?）

手加畫“收a俠”⑥

關照C）

H保存9映射網(wǎng)絡驅(qū)動舞⑥

另存力⑶；

'?另存力，八頁收）詩"屬性?

版權所U（Q2006_1?*b?J5（X）

匐艇臉）Q

版權所需y）a?6

還有?種設置密碼方法:

B匡閶f[a項|j|安全性上輸入密碼。麗

工日B『敢碗面""i

?陪0）4

?錯誤松查（X）'

共享工作簿@）.；

的9"

我機協(xié)作國）?

公式干0QD1

自定義?:

iSS?）K_.

版權斷杳（Q2006二J

.一鍵到位方便百倍

L在另存為窗口選中，選中待填入的文件夾

2.迪|添加到“我的位宜1

3.在另存為的對話框左邊就有了填入的文件

4.以后保存文件就部需要找文件夾了，

第6頁共79頁

1.1.2.頁面設置

1.121.頁面

00HKX

1.方向：選擇打印的紙張方向

2.縮放：.|調(diào)整為意思把多于一頁的表格調(diào)整為特定頁數(shù)！

此操縱前，最好先把|頁邊距|調(diào)整好（|.文件］3|打印預覽|2

|頁邊距|）。此功能等同于（陋:）階頁預覽

.頁邊距

I.上下左右，頁眉頁腳：設置頁邊距；等同于|.文件］2

|打印預覽|亞

2.居中方式：數(shù)據(jù)（圖表）在這個頁面里面的居中（水平，

垂直）位置，

1.1.2.3.頁眉頁腳

1.自定義頁眉（頁腳）：甌］一|頁面設置卜心自定義頁眉（頁腳）

從左至右順序功能

01.A1設置頁眉/頁腳文字的屬性，例如:字體，字型，大小，下劃線,刪除線，上標，下標

02.住1頁碼:當前第幾頁

03.但:總頁數(shù)，所有數(shù)據(jù)共有幾頁

04.霸:日期:系統(tǒng)當前日期，是自動更新的

05.O:時間系統(tǒng)當前時間，是自動更新的

06.路徑文件:此文件的絕對路徑+文件名，例如。，"I"***二1；）

07.文件:當前文件名

08.標簽名:當前表名

09.國:圖片:插入圖片，一般是企業(yè)LOGO或者徽標

1（）.團設置:插入圖片后，設置圖片格式的

11（12.13）:位置：設置頁眉（頁腳）在在文件的左，中,右位置

辦公軟件培訓手冊一Excel

實際應用例子：

1.要求每張文件右下腳都要有“制表人”,？答：就在上圖“13”位置直接填入:“制表人:“

說明：工作表設置（詳見工作表）打印標題欄只能打印頂端（左端）標題欄，不能打印尾端標題

欄；頁腳設置可以部分解決這個問題。徹底解決就需要設置復雜的公式，詳見CD文件！

2.曾經(jīng)有人問：正常編輯時候是自己要求的數(shù)據(jù)和圖表，但是預覽和打印的時候就在頁眉，頁腳位置出現(xiàn)一

些多余的文字和數(shù)據(jù)，怎么解決？

答：看看頁眉，頁腳的自定義；把所有多余的數(shù)據(jù)清除就0K了！

.工作表:

i.打印區(qū)域：不打印全部文章，只打印部分,等同于|.文件|-1打印區(qū)域|-I設置打印區(qū)域|

2.打印標題:每頁都打印同樣的標題!

實際應用：如表格很長，要每頁都要有標題行,就點擊|頂端標題行|設置即可，碎標題列|類似.

3.打印：

網(wǎng)格線把虛線的網(wǎng)格線都打印出來

單色打印彩色的也只是按照黑白打印

按草稿方式不打印邊框，彩色打印成黑白色

行號列標是否打印行號列標

批注是否打印批注

錯誤單元格打印為設置錯誤值打印樣式

1.1.3.屬性:

要填寫標題，主題，作者，類別，關鍵詞，備注這些，便于以后檢索如果文件繁多，你就喜歡這個功能了。

1.1.4.打印區(qū)域

不想打印全部文章，只是打印部分

I.文件］*|打印區(qū)域|一|設置打印區(qū)域

實踐經(jīng)驗：如果遇到一個工作表在編輯時候能看見全部數(shù)據(jù)圖表，但是某些區(qū)域，打印預覽看不到，也不能打印出來,

那取消打印區(qū)域可以解決

第8頁共79頁

1.2.編輯

1.2.1.選擇性粘貼

非常有用的功能，一定要學會！只介紹常用功能，其他有興趣自己動手實踐

粘貼

1.全部：等同于“粘貼”（Ctrl+V）

2.公式：只復制公式

3.把公式變成數(shù)值，復制過來（數(shù)值化）

4.格式:只是復制單元格的格式

5.批注：只是復制單元格的批注

運算（非常實用的技巧）

1.加（減乘除）：用法等同。把大量數(shù)據(jù)一次性加（減乘除）一個特定數(shù)據(jù)，應用于固定資產(chǎn)折舊的折舊月數(shù)等；

把一批數(shù)據(jù)改變正負；把一批數(shù)據(jù)一次性變成千，萬位單位…用法如下：

空白單元格填入白要的數(shù)值2復制—選擇全部數(shù)據(jù)小鼠標右鍵（編輯）一選擇性粘貼—選中“數(shù)|

|值”，“加（減乘除）”

2.”跳過空單元”不復制空單元格”

3.“轉(zhuǎn)置”粘貼數(shù)據(jù)時選中，把復制的行數(shù)據(jù)變成列數(shù)據(jù)了，反之亦然?。ǚ浅嵱玫募记桑?/p>

4.“粘貼連接”和源數(shù)據(jù)（?般是本文件）產(chǎn)生連接，目標數(shù)據(jù)可以隨著源數(shù)據(jù)改變而更新

1.2.2.粘貼為超鏈接

和源數(shù)據(jù)（外部文件，一般是OFFICE文件）產(chǎn)生連接,目標數(shù)據(jù)可以隨源數(shù)據(jù)改變而自動更新。適用于做套表

1.2.3.移動或復制工作表

移動或角制工作表

工作簿：把選定工作表移至（剪切）|當前打開的某個excel文仰

2.下列選定工作表之前：把選定工作表移至（剪切）某個表前面

3.建立副本：選中就不是移至（剪切），而是復制

版權所U(C)2006

辦公軟件培訓手冊一Excel

1.2.4.查找（替換）

1.格式：可以按照特定格式查找（替換）

2.范圍：可在當前工作表，當前整個文件杳找

例子：

1.想把表內(nèi)單元格值為0的為改為空格

按ctrl+H替換一查找內(nèi)容輸入0-■替換為空—全部替換。

這樣做101變成11,1000（）01也會變成11,不是我們要的結(jié)果!

正確做法:要勾選“單元格匹配”，只替換0值的單元格

2.查找（替換）特殊字符:*?（非常重要的知識）

如果對類似”（）1O1IO61*A”這樣帶有*的數(shù)據(jù)處理會出錯的，原因就是在Excel里面*表示所有數(shù)據(jù)，？表示一個數(shù)

據(jù)（字符）.

A.如果處理帶有*,?的數(shù)據(jù)，一定先要把*（?）

換成其他字符，如：；處理完數(shù)據(jù)再把*（?）

B.怎樣查找（替換）*（?）:胡“典（噩）"輸入

"（以~*代替*,~在Esc鍵下邊卜如圖

注意：1.以上字符都是在拼音狀態(tài)下

2.”查找范圍”:要選擇“數(shù)值"還是"公式"視情況定

3.如果是查找一定的區(qū)域，要先用鼠標選擇那個區(qū)域，查找前鼠標的位置有

1.2.5.定位

畫一|定位條件|

定收備件

r行內(nèi)容差異單元格8

r常量?）廣列內(nèi)容建異??元格/）1.批注選擇當前表里面所有的較

「公式a）--引用?元格a）'

r從?單元格Q）2.常量選擇當前表里面所有的常

c.

最后一個單元格0）3.公式選擇當前表里面所有公式計算得出的數(shù)字，文本，邏輯

r空值9「可見?元格（X）

「當前區(qū)域6）「條件格式a）值，錯誤值

「芻而涉俎電）「數(shù)JS有效性a）

「對我⑥4.空值選擇當前表里面所有的空白值

rfaB）＞n

蹴定I取追

版權所1T（Q2￡g

實際應用:

我們經(jīng)常需要更改（刪除）-個有大量數(shù)據(jù)的表里面的特定數(shù)據(jù)，里面的數(shù)據(jù)有公式，文本數(shù)值，邏輯值，數(shù)

字，錯誤值，空值……但是數(shù)據(jù)沒有規(guī)律，一個個處理很是耗費時間的，容易出錯，可能遺漏，怎么解決？

例如：要把表里面的錯誤值全部去掉（指公式計算出來的錯誤值，如果單元格里面的數(shù)據(jù)就是類似#DIV/0!這

樣子的錯誤文本，使用查找，替換可以解決；詳見1.2.4查找），

第10頁共79頁

答：選擇數(shù)據(jù)區(qū)（表格區(qū)域）fI編輯卜翩fI定位條件If翹f選中噩

1.2.6.鏈接

當文件有外部文件的鏈接，此功能才能用！

1.更新值：更新鏈接的數(shù)據(jù)

2.更改源：更改數(shù)據(jù)的鏈接源

3.打開源文件：打開引用的源文件

4.斷開鏈接：斷開源文件的的鏈接，直接數(shù)值化;

如果不斷開，在源文件更改位置（刪除）后，無法更新，將出現(xiàn)錯誤值

5.檢查狀態(tài)：檢查源文件是否可以更新

6.啟動提示：設置打開excel文件時候的更新屬性

注意：工作中，我經(jīng)常遇到xp版本的excel自動更新鏈接的情況，即使在是否更新對話框選擇不更新也不行!

所以強烈建議：做好表格后，把有外部文件鏈接的數(shù)據(jù)全部數(shù)字化

13視圖

1.3.1.分頁預覽

|視圖卜|分頁預覽|是（頁面縮放）調(diào)整為的圖形效果！此操縱前，

最好先把遨圃調(diào)整好，直接用鼠標拉動藍色虛線調(diào)整！藍色實線是數(shù)據(jù)

區(qū)，藍色虛線是打印線

1.3.2.任務窗格

I.視圖卜|任務窗格|點擊后左側(cè)將出現(xiàn)任務窗格

?新建工作簿：選擇新建一個指定類型工資簿

2.剪貼板：處理復制到系統(tǒng)剪貼板的文字圖片等

3.搜索：搜索工作簿內(nèi)容

4.插入剪貼畫：插入系統(tǒng)自帶的剪貼畫或者硬盤里面的圖片

辦公軟件培訓手冊一Excel

1.3.3.自定義工具欄

我們每個人的工作不同，習慣不同；所以使用excel方式一定不同，為了更快的提高工作效率，自己打造一個符合

自己習慣的工具條；其實還有很多實用的功能，系統(tǒng)工具條沒有體現(xiàn)出來，下面是操縱步驟：

打開自定義窗口：

|視圖卜|工具欄|~|自定義|：(同一|自定義|)

還可以在工具條空白區(qū)域點擊鼠標右鍵調(diào)出自定義窗口1

創(chuàng)建自定義工具條

自定義I?區(qū)自定義團區(qū)］

jjc具欄⑥)］命令?I選項I

工具欄⑻［命令?J選項(Q)|

在工具欄中痹加新命令選擇類別并將命令從此對

niR

廠圖示

廠外部數(shù)據(jù)

前人

格

r文本到語音式

工

r循環(huán)引用J具

數(shù)

「藝術字據(jù)伏態(tài)欄

助

窗

口

r陰影設置J頁眉和頁腳］色

繪

圖

自

r犯織結(jié)構(gòu)圖J選

，我的格式欄

v我的工息欄

「我的數(shù)氐

r我的圖表欄

r自己的符號

贏所有(02006cnl關閉

關閉版權所有(C)2006

第一步：CTg-遁彈出慚建工具欄|輸入名城

第二步：點擊畫在殛］選擇需要的分類菜單選中超里面自己需要的命令按住鼠標左鍵拖到第一步新建的

工具條松開鼠標，完成后見下圖：

自定義1▼x

蠹口康輯欄⑥|狀態(tài)欄⑤)

編輯自定義工具條

1.在打開自定義窗口情況下才能編輯。在要編輯的按鈕上點擊鼠標布鍵，如下

自定義?一▼X

泮6)1

赧設置?)

2.常用命令如b：

命名①)狀態(tài)蘭第

復制笈困由0(E)①復位按鈕圖像：回復原始按鈕圖像

*5困由

復位15鈕明像CS)②編輯按鈕圖像：自己用鼠標畫圖

aw疹鈕由俸＜z)

更改校用西?(2)③更改按鈕圖像：選擇系統(tǒng)提供的圖像更改

WtUWsCtJt)④默認樣式：按鈕外觀有圖無文字

￡是只用文字9

在票單中只用文字9)⑤總是用文字：文字

的值與文本S)

開蛇一恒仁)?圖像與文本：圖像文字混用

分配超旗搔01)

指定宏⑥

第12頁共79頁

做成自己特有的工具條，如圖：

□Hd?m[A名電圈粘序列⑤)…多v次案定位⑹…觸表6&，1一,今,.

1.4.插入

1.4.1.名城

刨一醫(yī)畫―遨(ctrl+F3)

1.名稱:為了更加直觀地標識單元格或單元格區(qū)域，我們可以給它們賦予一個名稱，單元格區(qū)域，鼠標單擊編輯欄頂端

的“名稱框”，在其中輸入名稱后回車.

也可以選中要命名的單元格或單元格區(qū)域，單擊“麻一麗一瓶,,命令，在打開的“|定義名稱|”對話框中

輸入名稱后確定即可.

如果你要刪除已經(jīng)命名的區(qū)域,可以按相同方法打開”|定義名稱對話框，選中你要刪除的名稱點擊酗即可.

a.輸入名稱:中文，英文皆可引用的內(nèi)容例子

單元格=模擬運算表！$B$11：$B$22

b.引用位置是單元格,或者公式函數(shù)，宏表函數(shù)

公式,函數(shù)=0FFSET(其他！$D$344,其他！$B$343,0,)

c.只有點擊"確定"，或者"添加"，才有效

宏表函數(shù)=GET.CELL(x.Sheetl'F19)

2.建議使用簡單易記的名稱，不可使用類似A1...的名稱，因為它會和單元格的引用混淆.還有很多無效的名稱，系統(tǒng)會自動提示

你。引用位置：可以是工作表中的任意單元格，可以是公式，也可以是文本。在引用工作表單元格或者公式的時候，絕對引用和

相對引用是有很大區(qū)別的，注意體會他們的區(qū)別-和在工作表中直接使用公式時的引用道理是一樣的。

3.定義名稱的妙處

①-減少輸入的工作量

如果你在一個文檔中要輸入很多相同的文本，建議使用名稱。例如：定義DATA=1LOVEYOU,EXCEL；因為Excel可以給我?guī)?/p>

來滾滾財富！，你在任何單元格中輸入=DATA,都會顯示ILOVEYOU,EXCEL：因為Excel可以給我?guī)頋L滾財富！

(2)-在一個公式中出現(xiàn)多次相同的字段

例如公式=IF(ISERROR(IF(A1>B1,A1/B1,A1)),"",IF(A1>B1,A1/B1,A1))，這里你就可以將IF(A1>B1,A1/B1,A1)定義成名稱

A_B,你的公式便簡化為=IF(ISERROR(A_B)r,A_B)

(3)-超出某些公式的嵌套

例如IF函數(shù)的嵌套最多為七重，這時定義為多個名稱就可以解決問題了。也許有人要說，使用輔助單元格也可以。當然可以，不

過輔助單元格要防止被無意間被刪除.

④-字符數(shù)超過一個單元格允許的最大量

名稱的引用位置中的字符最大允許量也是有限制的，你可以分割為兩個或多個名稱。同上所述，輔助單元格也可以解決此問題，

不過不如名稱方便。

⑤-某些EXCEL函數(shù)只能在名稱中使用

辦公軟件培訓手冊一Excel

例如由公式計算結(jié)果的函數(shù)，在A1中輸入'=1+2+3,然后定義名稱RESULT=EVALUATE(Sheetl!$Al),最后你在Bl中寫

入=RESULT,Bl就會顯示6九還有GET.CELL函數(shù)也只能在名稱中使用，請參考資料第2章宏表函數(shù)。

⑥-圖片的自幼更新連接

例如你想要在一周內(nèi)每天有不同的圖片出現(xiàn)在你的文檔中，具體做法是：

6.1找7張圖片分別放在SHEET1A1至A7單元格中，調(diào)整單元格和圖片大小，使之恰好合適

6.2定義名稱MYPIC=OFFSET(SHEET1!$A$1,WEEKDAY(TODAY(),1)-1,0,1,1)

6.3控件工具箱-文字框，在編輯欄中將EMBED("Forms.TextBox.r',"")改成MYPIC就大功告成了1,

這里如果不使用名稱，應該是不行的。

此外，名稱和其他，例如數(shù)據(jù)有效性的聯(lián)合使用，會有更多意想不到的結(jié)果，具體資料參見數(shù)據(jù)有效性(1.7.5.)

1.4.2.批注

一、批注是附加在單元格中，與其他單元格內(nèi)容分開的注釋。批注是十分有用的提醒方式，例如注釋復雜的公式如

何工作，或為其他用戶提供反饋。

查看批注內(nèi)容MicrosoftExcel提供了幾種查看批注的方法。含有批注的單元格的右上角有三角形的批注標識符。

如果指針停在含有標識符的單元格上，就會顯示該單元格的批注。您也可以連續(xù)地顯示批注(單條批注或是工作表

上的所有批注)?！皩忛啞惫ぞ邫谀苁鼓错樞蛑饤l查看每項批注。您還可以將批注打印到工作表的相應位置，或在

打印輸出結(jié)果的底部將批注打印成列表。

批注中的用戶姓名按用戶的姓名來區(qū)分批注，就可以在共享工作簿或傳送給幾個用戶的工作簿中，判斷出鍵入每

項批注的操作者。當合并幾個工作簿的更改時，批注也被合并，這樣單元格中所有的批注文字就會按順序顯示。

二、為單元格添加批注

批注是為單元格鍵入的注釋。

單擊要加批注的單元格。在“插入”菜單中，單擊“批注在彈出的批注框中鍵入批注文本。

如果不想在批注中留有您的姓名，請選擇并刪除姓名。

完成文本鍵入后，請單擊批注框外部的工作表區(qū)域。

三、調(diào)整批注大小或移動批注

在需要更改批注的單元格上單擊鼠標右鍵，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中單擊“顯示批注”?單擊批注框的邊框，顯示

尺寸控點。

請執(zhí)行下列操作之一：

更改尺寸拖動批注框四邊或角點上的尺寸控點。

移動批注拖動批注框的邊框。

如果隱藏并重新顯示批注，它將返回到其默認位置。

批注中的默認用戶名可以在工具》選項》常規(guī)中修改

批注的默認字體、字體大小、顏色可以在“windows外觀”中修改“工具提示”的相應內(nèi)容

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1.4.3.對象

|插入|"遜office文件都可以插入其他各種類型的文件。

新建是新建的一個空白的其他各種類型文件

顯示為圖標：在excel里面是否以文件圖標形式顯示

由文件創(chuàng)建直接把外部做好的文件插到office文件里面

鏈接到文件：與文件同步更新

-解鏈接I

要顯示的文字：在excel單元格里面顯示的文字

查找范圍：超鏈接文件在本地硬盤的位置

地址：互聯(lián)網(wǎng)地址

書簽：等同于|本文檔中的位置|,直接鏈接到當前工作表的某個單元格，鏈接到其他表，鏈接到事先定義好的書簽

（名稱）

色入超愴佚?X

要顯示的爻字口）：「I解舞提示化）

查找范國④）I」去書"3魚］叁1宣

書釜9）-

近期文件

?

地址?

版權所有（G2006型_I

辦公軟件培訓手冊一Excel

1.5.格式

1.5.1.單元格

.數(shù)字

在Excel中使用自定義格式功能：先選中數(shù)據(jù)區(qū)-隨］“超1"見圖表15I,自定

義格式的都可刪除）

單元格格式，閃

數(shù)字I對齊I字體I邊插圖案I俁乎I#好象是格式在位符，0表示數(shù)位站位符，如設置單元格式為“000”，

分類⑥：示洌

則輸入數(shù)字I時，顯示為“001”。？一般表示一個字節(jié)位置。

分型②:__________________________

蜩）Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數(shù)格式；負數(shù)格式；零格

上午/下午h?時分""-杪-T］

yyyy-ra-dh：nn式；文本格式。在這個通用模型中，包含三個數(shù)字段和一個文本段：大于零

的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式；小于零的數(shù)據(jù)使用負數(shù)格式；等于零的數(shù)據(jù)使用零格

噂?」式；輸入單元格的正文使用文本格式。我們還可以通過使用條件測試，

以現(xiàn)有格式為基就，生成自定義的數(shù)字格式.添加描述文本和使用顏色來獷展自定義格式

圖表1.5.1

通用模型的應用。

1.使用顏色

要在自定義格式的某個段中設置顏色，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏

色名為：I黑色卜［紅色］、［白色］、［藍色］、|綠色卜［青色］和［洋紅］。Excel也識別按［顏色X］指定的顏色，其中X是

1至56之間的數(shù)字，代表56種顏色。

2.添加描述文本

要在輸入數(shù)字數(shù)據(jù)之后自動添加文本，使用自定義格式為：”文本內(nèi)容”要在輸入數(shù)字數(shù)據(jù)之前自動添加

文本，使用自定義格式為：@"文本內(nèi)容"。@符號的位置決定了Excel輸入的數(shù)字數(shù)據(jù)相對于添加文本的位置。

3.創(chuàng)建條件格式

可以使用六種邏輯符號來設計一個條件格式：＞（大于）、＞=（大于等于）、＜（小于）、＜=（小與等于）、=（等

于）、＜＞（不等于）。

由于自定義格式中最多只有3個數(shù)字段，Excel規(guī)定坡多只能在前兩個數(shù)字段中包括2個條件測試，滿足某個

測試條件的數(shù)字使用相應段中指定的格式，其余數(shù)字使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試，則要根據(jù)不同的

情況來具體分析。如下列自定義格式：

［紅色］;［綠色］:［藍色］;：大于。的數(shù)字顯示紅色，負數(shù)顯示綠色，負數(shù)顯示藍色-

［紅色］［＜5］"小于5"；［藍色］G/通用格式：小于5的數(shù)字則顯示紅色的"小于5"文本，其它數(shù)字按通用格式顯示藍色.

輸入自定義格式"［紅色］;［綠色］”，單擊［確定］后再返回［單元格格式］對話框，則會發(fā)現(xiàn)Excel已經(jīng)將格式規(guī)

范修改為：［紅色"通用格式；［綠色］/通用格式Excel自動添加了一個第三段，并指定使用通用格式。

實際上，自定義格式的通用模型就相當于如下的條件格式：［＞0］正數(shù)格式；負數(shù)格式；零格式；文本格式。

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另外，我們還可以運用自定義格式來達到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的，；##；0只顯示負數(shù)和零，輸入的正數(shù)

則不顯示；格式；；；則隱藏所有的輸入值。

自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀，并不改變數(shù)據(jù)的值，也就是說不影響數(shù)據(jù)的計算。

#,0,?這三個字符都是數(shù)字占位符，區(qū)別在于：

對于#,系統(tǒng)會自動忽略數(shù)字前后的0值，如：格式設置為：#.##,對于0103.50則只顯示103.5；

對于0,系統(tǒng)直接用0來補位，如：0.00,這也是常用的，如輸入103.5則顯示103.50；如格式設置為：00000,輸

入50則顯示成00050,這種也是常用的編號設置法；

對于?，它除了具有#號功能外（去除前后的無效的0值），還多了一個空格占位的功能，常用于數(shù)值小數(shù)點對齊，如:

格式設置為：？.??，當輸入0103.50或103.5則系統(tǒng)顯示為103.5_（注：為了便于理解用_來表示一個空格占位）。

補充說明：

在Excel自定義數(shù)字格式使用如下的表達方式：

正數(shù)的格式負數(shù)的格式零的格式文本的格式

#,##0.00[Red]-#,##0.000.00"TEXT"@

在Excel自定義數(shù)字格式的格式代碼中，用戶最多可以指定四個節(jié)；每個節(jié)之間用分號進行分隔，這四個節(jié)順序定

義了格式中的正數(shù)、負數(shù)、零和文本。如果用戶在表達方式中只指定兩個節(jié)，則第一部分用于表示正數(shù)和零，第二

部分用于表示負數(shù)。如果用戶在表達方式中只指定了一個節(jié)，那么所有數(shù)字都會使用該格式。如果在表達方式中要

跳過某一節(jié)，則對該節(jié)僅使用分號即可。

#：數(shù)字占位符（非0值占位符）G/通用格式：用常規(guī)格式顯示數(shù)字

@：文本占位符*：重復下一個字符以充滿列寬

.：千位分隔符\:用這種格式顯示下一個字符？:數(shù)字占位符

實例一：要求數(shù)值后面帶單位（個，元，…），數(shù)值還可以進行數(shù)學運算

|輸入數(shù)值格式，在后面再輸入引號（一定要拼音狀態(tài)下），引號里面添加所需要於李|

數(shù)量單價訂單金額

25CIDDG2025部83.90元2,097.50元

25CIDDG2026部84.90元2.207.40元

25CIDDG2027部85.90元2,319.30元

25CIDDG20’28部86.90元2,433.20元

\2詢

26CIDDG2087.90元2.549.10元

X3周

25CIDDG2088.90元2.667.00元

合計1165部518.40元14,273.50元

實例二:

辦公軟件培訓手冊一Excel

自定義格式大全:

自定義

自定義格式單元格輸入顯示為解釋

類型

輸入數(shù)字，自動加入后綴，數(shù)值

#,##0"元人民幣"10001,000元人民幣

可運算

使用文只需輸入數(shù)字，自動加入前綴，

"答案："通用格式1000答案：1000

本數(shù)值可運算

只需輸入數(shù)字，自動加入前綴和

"總額是"#,##0"美元”1000總額是1,000美元

后綴,數(shù)值可運算

#,##0,123456789123,457因為#,##中有千位分隔符，所

以返回的數(shù)據(jù)保留分隔符;格式

分隔長#,##0,1234567891212,345,679

中最后用千位分隔符，所以數(shù)據(jù)

數(shù)字