物業(yè)管理公司合同管理制度

合同管理制度第一節(jié)總則第一條為加強合同管理，減少失誤，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)《合同法》及其他有關法規(guī)的規(guī)定，結合我公司的實際情況，制訂本制度。第二條公司各部門、各項目及下屬分公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。第三條合同管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，搞好合同管理，對于公司經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的取得，都有積極的意義。各級領導干部、法人委托人以及其他有關人員，都必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。各有關部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的合同管理工作。第二節(jié)合同的簽訂第四條簽訂合同，必須遵守國家的法律、政策及有關規(guī)定。第五條對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業(yè)負責，對本職工作負責，在授權范圍內(nèi)行使簽約權。超越代理權限和非法委托人均無對外簽約，但經(jīng)總經(jīng)理特別授權并發(fā)給委托證明收的例外。第六條簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經(jīng)營權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮我公司的經(jīng)濟效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當受騙，防止簽訂無效經(jīng)濟合同，確保所簽合同有效、有利。第七條簽訂合同，必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。第八條簽訂合同，如涉及公司內(nèi)部其他部門、項目的，應事先在內(nèi)部進行協(xié)商，統(tǒng)一平衡，然后簽約。第九條合同除即時清結者，一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一的合同文本。第十條合同對方當事人權利、義務的規(guī)定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。合同內(nèi)容應注意的主要問題是：1.部首部分，注意寫明供需雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。2.正文部分，注意：產(chǎn)品名稱應具體寫明標的物、牌號、商標、生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格、等級、花色、是否成套產(chǎn)品等；技術質(zhì)量要求要明確、具體；數(shù)量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等；運輸方式及運費負責應具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應明確；價金必須執(zhí)行現(xiàn)行的國家定價或國家指導價、市場調(diào)節(jié)價；違約責任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計算方法。3.結尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章------公章或合同專用章，不得使用財務章或業(yè)務章等不合格印章；注明合同有效期限。第十一條簽訂合同，除合同履行地在我公司所在地外，簽約時應力爭協(xié)議合同由我方所在區(qū)、縣人民法院管轄。第十二條簽訂購貨合同應以現(xiàn)貨為主，付款盡可能采用支票或托收承付。第十三條任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，決不允許在簽訂經(jīng)濟合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。第三節(jié)合同的審查批準第十四條合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報總經(jīng)理審查批準后，方能正式簽訂。第十五條合同審批權限如下：1.各部門、各項目及下屬分公司對外簽訂的合同，按規(guī)定必須上報公司總經(jīng)理審查批準。2..法律顧問負責對下列合同進行審查：總經(jīng)理委托審查的合同；內(nèi)容復雜、較難掌握，各企業(yè)要求提供法律幫助的合同。法律顧問主要負責審查合同條款、內(nèi)容的合法性、嚴密性、可行性，提出意見供決策部門參考。第十六條合同審查的要點是1.合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本《制度》規(guī)定；當事人的意思表示是否真實、一致，權利、義務是否平等；訂約程序是否符合法律規(guī)定。2.合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。3.合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。第十七條根據(jù)法律規(guī)定或實際需要，合同還應當或可以呈報上級領導見證、批準，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。第十八條合同的審批程序如下：1.申報。各企業(yè)的法人委托人在授權范圍內(nèi)對外簽訂合同，應事先填寫“合同簽訂申請表”（一式二份），報總經(jīng)理審批的（凡先經(jīng)領導口頭同意簽約的，簽約后需補辦手續(xù)），申請表應由公司領導簽署意見，隨同合同初稿及有關資料、附件等一并上報。2.審核。對送審的合同，應按本《制度》規(guī)定的審批權限，由運營部、法律顧問認真審閱，必要時可報請上級公司相關部門進行調(diào)查研究，將最后調(diào)研結果上報總經(jīng)理作為審批參考：批準與不批準；通知申報單位補報材料或進一步談判。（應提出談判的具體要求和注意事項）。總經(jīng)理在“申請表”上批寫意見后，“申請表”一份及合同初稿留底，另一份“申請表”連同其他材料發(fā)還申請單位，由合同承辦人按批準的意見辦理。上述審批程序，一般為1-2天。特殊情況，經(jīng)批準或授權的可不受審批程序的約束。第四節(jié)合同的履行第十九條合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。第二十條合同履行完畢的標準，應經(jīng)雙方約定的合同條款或法律規(guī)定為準。沒有約定或法律規(guī)定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續(xù)為準。第二十一條各部門、各項目及下屬分公司負責人及簽約人應隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關人員的責任。第五節(jié)合同的變更、解除第二十二條在合同履行過程中碰到困難的，各部門、各項目及下屬分公司首先應盡一切努力克服困難的，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當事人進行協(xié)商。第二十三條對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發(fā)，從嚴控制。第二十四條變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應在公司運營部辦理有關手續(xù)。經(jīng)公司領導批準，在達成合同變更、解除協(xié)議后，應報運營部備案。第二十五條變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律作廢。第二十六條變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，仍應履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。第二十七條因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免負責任的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。第二十八條以變更、解除合同為名，行以權謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴懲處。第六節(jié)合同糾紛的處理第二十九條合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應按《合同法》等有關法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。第三十條合同糾紛由簽約各部門、各項目及下屬分公司負責處理。涉及內(nèi)部幾個部門、項目及下屬分公司的，可以協(xié)商或由公司確定一個主負責人處理。簽約人對糾紛的處理必須具體負責到到底。第三十一條處理合同糾紛的原則是：1.堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準。2.以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應及時與對方當事人友好協(xié)商，在既維護本企業(yè)合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。3.因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。第三十二條各部門、各項目及下屬分公司在處理糾紛時，應加強聯(lián)系，及時溝通，積極主動地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。第三十三條法律顧問處理合同糾紛的范圍是：1.董事會、總經(jīng)理交辦的；2.經(jīng)各部門、各項目及下屬分公司處理解決不了的；3.其他應由法律顧問處理的。第三十四條提請?zhí)幚砗贤m紛的程序是：1.承辦人填寫“合同糾紛申報表（一式二份），按本《制度》規(guī)定報批。2.審批單位可依據(jù)情況，在1天內(nèi)作出；由上級主管、法律顧問、總經(jīng)理或董事長負責處理。3.法律顧問對經(jīng)協(xié)商仍無法解決或認為有必要的合同糾紛，經(jīng)總經(jīng)理同意，可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。第三十五條合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠時間。第三十六條凡由法律顧問處理的合同糾紛，有關各項目、部門、分公司必須主動提供下列證據(jù)材料（原件或影印件）：1.合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)議），以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等；2.送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關憑證；3.貨款的承付、托收憑證，有關財務賬目；4.產(chǎn)品的質(zhì)量標準、封樣、樣品或鑒定報告；5.有關違約的證據(jù)材料；6.其他與處理糾紛有關的材料。第三十七條對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的，應簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專用章。第三十八條各部門、各項目及下屬分公司對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書，上級主管機關或仲裁機關的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，應復印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關的部門收執(zhí)，各部門應由專人負責該文書執(zhí)行的了解或履行。對于對方當事人在規(guī)定期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關規(guī)定的，承辦人應及時向總經(jīng)理和法律顧問匯報。第三十九條對方當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，由法律顧問配合各項目、部門、分公司向人民法院申請執(zhí)行。第四十條在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，有關單位應認真檢查對方的執(zhí)行情況，防止差錯。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的，應制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。第四十一條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應及時通知有關單位，并將有關資料匯總、歸檔，以備查考。第七節(jié)合同的管理第四十二條本公司對合同實行二級管理、專業(yè)歸口制度，法人委托書制度，公章、法人專用章制度及基礎管理制度。第四十三條本公司經(jīng)濟合同的二級管理具體是：公司由總經(jīng)理總負責，分管經(jīng)理具體負責，歸口管理部門為法律顧問室。各部門、各項目及下屬分公司一級由項目經(jīng)理、副經(jīng)理、部門主管負責，歸口管理人為運營部合同檔案管理專員；各法人委托人具體負責各自授權范圍的合同簽訂、履行工作。第四十四條在總經(jīng)理的監(jiān)督管理下：公司主管小區(qū)物業(yè)的分管經(jīng)理負責審核物業(yè)服務合同。公司主管前期的分管經(jīng)理負責審核前期預算及合同。公司主管采購的分管經(jīng)理負責審核供貨采購方面的引進、合資、合作合同。公司主管工程的分管經(jīng)理負責審核房地產(chǎn)、建設合同、物業(yè)工程合同。第四十五條法律顧問室的主要職責是：1.負責檢查各類合同的合法性，實行法律監(jiān)督；對公司審批或簽訂的合同負責把關，對審批的合同負責抽查，提供法律幫助；2.負責對法人委托人和有關人員進行法律培訓、考試、提高法人委托人的法律素質(zhì)；3.負責考評各企業(yè)的合同管理工作，總結交流經(jīng)驗教訓，提高合同管理水平；4.配合各企業(yè)辦理合同的報批、見證、鑒證和公證等事項；5.配合各企業(yè)處理合同糾紛；6.參與特定合同的審核等工作。第四十六條運營部的主要職責：1.負責管理本公司簽訂的合同檔案；2.負責審查本公司簽訂的合同的合法性、完整性和可行性；對須報請公司或上級主管機關審批、見證、簽證或公證的合同，辦理申報手續(xù)，提出初步意見；3.根據(jù)法律及本《制度》的規(guī)定，制定本企業(yè)合同管理的實施細則及流程，采取切實措施，搞好合同管理工作；4.負責協(xié)助公司領導、法律顧問處理本公司合同糾紛；對合同資料的匯總、分類、歸檔、保管及合同臺帳的設立、統(tǒng)計、上報等基礎管理工作。第四十七條法人委托人的主要職責是：1.在授權范圍內(nèi)負責參與談判、簽訂合同，既不能違章越權，也不能消極推諉；2.負責所簽合同的草擬及項目上報合同文本的初審工作；3.對報請上級領導審批的合同，辦理申報手續(xù)，提出本人意見；4.對所簽合同的全面履行具體監(jiān)督，履行中發(fā)現(xiàn)問題應立即上報、并協(xié)助項目積極想辦法解決，對發(fā)生的合同糾紛負責協(xié)助有關部門處理好；5.負責保管好本人所簽合同的一切資料；合同簽訂完畢后應立即將資料報財務、檔案室歸檔、運營部。第四十八條凡具備下列條件的，可以發(fā)給法人委托證書：1.政治思想好。能自覺遵守國家的法律政策，遵守公司各項規(guī)章制度；能拒腐蝕，不貪污賄，不假公濟私、損公肥私。2.業(yè)務工作好。熟悉本職工作，能夠良好地完成本人的業(yè)務工作，并以公司利益為重，擇優(yōu)簽約，嚴格履約，節(jié)約資金，增加收益，取得一定成績，無遺留問題。3.法律意識強。對《合同法》等經(jīng)濟法規(guī)認真學習，初步掌握并能運用有關法規(guī)。第四十九條公司根據(jù)各部門、項目和下屬公司實際情況，決定法人委托人的設置及數(shù)額，具體人選由本公司負責人確定。第五十條法人委托書于每年終重新審核一次。審核的主要內(nèi)容是：法人委托人在本年度的工作、學習及思想情況，取得什么成績，發(fā)生什么問題，有無違紀行為等。審核后，法定代表人可根據(jù)情況分別作出：維持授權范圍、變更授權范圍、撤銷授權及吊銷法人委托書等決定。第五十一條法人委托證書應妥善保管，防止遺失。不準將法人委托證書轉借他人或用作其他證明，否則，除吊銷其法人委托證書外，還要追究相應的責任。第五十二條法人委托人工作調(diào)動時，應向所在企業(yè)公司交銷其法人委托證書。第五十三條簽訂合同法人章、公司專用章制度。公司各部門、項目及下屬公司對外簽訂合同，對方當事人在合同上所加蓋的印章嚴格把關，除企業(yè)的公章外，一律使用合同專用章，其他印章一律不準代替使用。否則，財務部門有權拒絕辦理結算手續(xù)，由此所引起的責任由有關人員承擔，情節(jié)嚴重者予以處罰。第五十四條法人章、公章由財務部統(tǒng)一刻制、編號、保管；嚴禁任何人私自刻制、使用。各部門、項目、下屬公司使用時請?zhí)崆霸谡堈碌怯洷砩系怯洸⒔?jīng)公司總經(jīng)理簽字批準后方可使用。第五十五條法人章、公章應嚴格按授權的范圍使用，不準混用、代用或借用。第五十六條法人章、公章應妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢外，還要追究有關人員的經(jīng)濟責任和行政責任。第五十七條公司各部門、項目、下屬公司都必須認真做好合同檔案管理和基礎工作。具體如下：1.建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重復或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等），均應妥善保管。2.建立合同管理臺帳。應根據(jù)合同的不同種類，建立合同的分類臺帳和總臺帳。必須設一個總臺帳。其主要內(nèi)容包括：序號、合同編號、合同名稱、合同單位、合同期限、合同標的、合同金額、履行情況及備注等。臺帳應逐日填寫，做到準確、及時、完整。本制度自下發(fā)之日起生效行，望各部門、各項目嚴格照此執(zhí)行。合同簽訂審批流程一、相關業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需要提出簽署合同要求，同時擬定相關合同文本，有固定范本需使用固定格式。二、與合同相對人對合同標的物進行價格談判，項目負責人、分管經(jīng)理、運營服務部、生態(tài)公司預算或結算人員均要參加，我方參與談判人員不得少于三人，最后價格才可以生效，否則視為無效價格談判。三、合同中要將所要完成的合同標的寫清楚，相關法律條文符合法律要求，律師將對相關法律條款進行審核。四、對合同相對人進行資格審核，需提供：法人委托書（如需要委托人）營業(yè)執(zhí)照正副本復印件稅務登記證組織機構代碼證身份證與業(yè)務相關的資質(zhì)。以上2、3、4項均在有效期內(nèi)并復印三份加蓋公章，法人委托書還需要加蓋法人章。五、合同內(nèi)容中要求提供的附件或者相關附加合同生效文件的均需要完備，否則視為無效合同。六、簽署合同審批表（后附樣表），逐空填寫，不得漏項，無法填寫空格請予以說明，確實無法填寫的，可以勾去。工程合同、加工承攬合同在簽訂合同同時還需簽署廉政、安全及相關協(xié)議書。七、履行合同相關內(nèi)容。八、完成合同要求工作內(nèi)容后，出具合同結算書，填寫合同結算表（后附樣表），逐空填寫，不得漏項，簽署結算協(xié)議。九、質(zhì)保到期，驗收合格后，出具質(zhì)保到期驗收單。(以上審批流程見附表、詳圖)用款申請表填寫說明一、對所有簽署合同的款項均需要填寫用款申請表。二、申請撥款金額均要嚴格按照合同要求及實際工作量的多少決定，多申請視為無效申請，退回重寫。三、用款申請表要逐空填寫，不得漏項，無法填寫空格請予以說明，確實無法填寫的，可以勾去。同時后附合格發(fā)票，并且用款申請表中的經(jīng)辦人及請款部門負責人也須在發(fā)票后簽字。四、工程或相關業(yè)務完成后，須出具相關驗收合格報告及簽署結算協(xié)議方可支付扣除質(zhì)保后結算額。五、質(zhì)保到期驗收合格，出具質(zhì)保到期驗收單后，可申請支付質(zhì)保金。供貨商評審控制流程目的對提供產(chǎn)品或服務的供貨商進行評價與選擇，確保供貨商所提供的產(chǎn)品質(zhì)量。范圍提供價款在2000元以上的材料、物品和服務的供貨商的評價、選擇及控制。職責3.1公司各項目/部門負責權限內(nèi)供方的選擇，并對其進行定期的評價，確保合格。3.2公司運營部協(xié)同上級公司相關部門人員及各項目/部門共同對相關專業(yè)供方進行選定，并將評價結果和選擇結果上報公司總經(jīng)理批準，根據(jù)實際情況擬定合同條款。3.3公司各項目對供方的的選定和評價結果須經(jīng)項目經(jīng)理及主管領導核準。定義無方法及過程控制5.1選擇供方5.1.1公司對影響物品質(zhì)量或服務質(zhì)量且符合以下條件的供方必須在評價后，方可由其為公司或顧客提供物品或服務。5.1.2供方作為正式的法人，條件符合以下條件之一的，應參加我司的選擇評價和復評：提供物品/服務覆蓋我司管理范圍的30%以上；提供物品/服務的金額超過2000元/次；提供物品/服務的次數(shù)在10次以上/年。5.1.3根據(jù)供方提供物品/服務對質(zhì)量的影響程度，應從以下幾個方面有選擇的進行評價：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營許可證的具備條件；了解社會及其它客戶對其能力的評價及后續(xù)服務的反映；內(nèi)部管理情況（同等條件下優(yōu)先選擇ISO9001認證的供方）；現(xiàn)