第八章 檔案檢索

課程教學PPT單擊此處添加標題文字第八章檔案檢索第一節(jié)檔案著錄教學目標1．了解檔案著錄的定義，熟悉檔案著錄項目。2.熟悉檔案著錄標識符號及細則3.掌握檔案著錄格式。4.能夠準確地分析文件的內容與形式特征，并對文件進行著錄教學重點1.熟悉檔案著錄項目2.熟悉檔案標識符號教學難點：掌握檔案著錄格式一、檔案著錄項目及其內容1.題名與責任說明項2.稿本與文種項

3.密級與保管期限項4.時間項

5.載體形態(tài)項

6.附注與提要項

7.排檢與編號項.題名與責任說明項該項包括正題名、并列題名、副題名及說明題名文字、文件編號、責任者、附件六個單元。（1）正題名。是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的標題。（2）并列題名。它是以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名。（3）副題名及說明題名文字。副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。說明題名文字指在題名前后對檔案內容、范圍、用途等的說明文字。（4）文件編號。包括發(fā)文字號、科研試驗報告流水號、標準規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等。（5）責任者。也稱作者，指對檔案內容進行創(chuàng)造、負有責任的團體會個人。（6）附件。指文件正文之后的附加材料排檢與編號項該項包括分類號、檔案館代號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞六個單元。在這些著錄項目中，題名與責任說明項、稿本與文種項、密級與保管期限、時間項、載體形態(tài)項、附注與提要項、附注項，排檢與編號項中的檔案館代號、檔號、電子文檔號、縮微號反映的是檔案形式的特征；提要、分類號、主題詞與關鍵詞反映的是檔案的內容特征。其中，正題名、責任者、時間、分類號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞為必要著錄項目，其余為選擇著錄項目。二、檔案著錄標識符號

幾點說明：■除了“題名與責任者項”、“排檢與編號項”之外，各項目連續(xù)著錄時，其前均冠以“.—”號，如遇回行不可省略，但各項目另起段落著錄時可省略?！鰳俗R符“.—”占兩個格，回行時不宜拆開；其他標識符只占一格?！霎斈骋豁椖咳鄙俚谝恍№棔r，應將現在位于首位的小項的原規(guī)定的標識符改為標識符“.—”。■各著錄項目及單元所使用的標識符，除“，”和“.”只在后面空一格外，其他規(guī)定使用的標識符均在前后格空一格?！龇仓貜椭浺粋€項目或單元時，其標識符也需要重復。不著錄的項目或單元，其標識符連同該單元一并省略著錄格式1.段落符號式條目格式段落符號式條目格式將著錄項目劃分為四個段落。第一段落中分類號、檔號分別置于條目左上角的第一、二行，檔案館代號、縮微號分別置于條目右上角第一、二行，電子文檔號置于第二行的中間位置。第二段落從第三行與檔號齊頭處依次著錄題名與責任說明項、稿本與文種項，密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、附注項，回行時，齊頭著錄。第三段落另起一行空兩格著錄提要，回行時與一、二段落齊頭。第四段落另起一行齊頭著錄主題詞或關鍵詞，各詞之間空一格。表格式條目格式表格式是指將著錄項目名稱及填寫位置印制成表格的條目式，這種表格式直觀，易于掌握，但每一著錄項目的字數受表格大小的限制。實際工作需要使用表格式條目時，其著錄項目應與段落符號式的條目格式相同，其排列順序可參照段落符號式的條目格式。著錄詳簡級次

必要項目：正題名、第一責任者、時間、分類號、檔號、縮微號、主題詞。選擇項目：并列題、名副題名及說明題目文字、文件編號、載體類型標識、其他責任者、文本、密級、保管期限、載體形態(tài)、叢編、附注、提要、檔案館（室）號。詳細級次是指著錄項目除必要項目，還著錄部分或者全部選擇項目的。簡要級次是指僅著錄必要項目的。1.確定題名與責任者說明項2.確定稿本與文種項3.確定密級與保管期限項4.確定時間項5.確定載體形態(tài)項6.確定附注與提要項7.確定排檢與編號項8.進行著錄1--05B06020210-3-25-305-15關于創(chuàng)新集團成立人力資源部的決定：創(chuàng)人字〔2012〕1號/人力資源與個人發(fā)展部+創(chuàng)新集團人力資源部職責及權限.—正本：決定.—內部：永久.—20070412.—1頁：210mmX297mm決定成立創(chuàng)新集團人力資源部，同時任命韓××為創(chuàng)新集團綜合辦主任兼人力資源部經理，并規(guī)定了創(chuàng)新集團人力資源部職責及權限集團資源決定第八章檔案檢索第二節(jié)檔案檢索工具的編制教學目標1．了解檔案檢索工具的職能，熟悉檔案檢索工具的種類2.掌握查全率和漏檢率、查準率和誤檢率。3.掌握案卷目錄的編制方法。4.熟悉其他幾種檢索工具的編制方法。

教學重點掌握案卷目錄的編制方法掌握查全率和漏檢率、查準率和誤檢率

教學難點：熟悉和掌握檢索工具的編制方法。

一、檔案檢索工具的職能檔案檢索工具具有存儲和檢索兩大職能。存儲，即將檔案文件有關特征著錄下來，按照一定順序加以排列或進行客觀地描述，以二次文獻或三次文獻的形式將檔案信息集中起來。檢索，即向利用者提供查找檔案的線索，供利用者了解和查找檔案時使用。檔案信息存儲是檢索的基礎與前提，查檢是信息存儲的應用與反饋。三、衡量檢索工具的標準

1.查全率和漏檢率：查全率=檢出的相關檔案數量/全部相關檔案數量×100%漏檢率=未檢出的相關檔案數量/全部相關檔案數量×100%2.查準率和誤檢率查準率=檢出的相關檔案數量/檢出的全部結果數量×100%誤檢率=檢出的無關檔案數量/檢出的全部結果數量×100%四、常用檢索工具的編制1.館藏性檔案檢索工具的編制館藏性檔案檢索工具有案卷目錄、案卷文件目錄和全宗目錄。（1）案卷目錄。是將一個全宗內同類和相關文件按時間、按問題組合成卷，然后擬定案卷標題，以標題為單位，將該全宗內所有案卷標題按時間順序排列組合而成。案卷目錄是檔案館（室）最基本，也是最常見的一種檢索工具?！鲰樞蛱?、案卷號。■提名（案卷標題）?！銎鹬鼓暝氯眨甓龋?。即案卷內文件所屬的年份，應填寫案卷內最早的文件日期和最遲的文件日期。■冊數?！霰９芷谙蕖！鰝渥?。2.查檢性檔案檢索工具的編制

（1）分類目錄。是一種簡明扼要的卡片式的查找性檢索工具。主要以卡片的形式編制，編制時一般以案卷為單位，即一卷一卡，也可以件為單位，即一件一卡。其編制步驟如下：1）填卡。按《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定，把有關內容分成條目格式著錄在卡片上。2）排列。如果檔案室保存的有不同時期的檔案，應首先按時期分開，反應同一時期內容的卡片要排列在一起，然后，在每一時期內，依據《中國檔案分類法》的體系，把格卡片按大類、屬類依次排列；在每一類內，再按年度、級別、作者、時間或地區(qū)等排列。3）設置指引卡（也稱導卡）。主題目錄是將文件或案卷的主題詞按字順排列而成的一種檢索工具。其優(yōu)點是專指性強，查找方便，查準率高，尤其計算機檢索。主題目錄的編制必須以《中國檔案主題詞表》為依據，手工檢索的主題目錄大多以卡片形式編制。主題卡片目錄的編制步驟是：1）編制條目，一般是一文一卡，將該文件的主題詞按一定的順序著錄在卡片上，形成一個條目。如果一份文件有兩個主題，就需填寫兩張卡片。2）排列。主題卡片目錄按照字順排列，字順包括漢語拼音、部首、筆畫等。人名索引是將檔案中涉及人名及其簡要情況著錄下來，集中排列并指明檔案位置的檢索工具。排列方法是按照人明星似的筆畫筆順安排的，具有編制簡單、查找方便的特點。人名索引可分為綜合性和專題性兩種。1）綜合性人名索引。是將檔案館（室）中所有檔案所涉及的所有人名都編成目錄索引2）專題性人名索引。專題人名索引是將室藏檔案中涉及某一專題內容的人名編成目錄索引3.報道性檔案檢索工具的編制全宗指南是介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。全宗指南的內容包括三部分：（1）立檔單位的歷史概況。主要介紹立檔單位的名稱、隸屬關系、性質、任務、內部組織機構、主要