酒店會議會務(wù)管理制度

酒店會議會務(wù)管理制度第一章總則

一、為了加強酒店會議會務(wù)的管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)酒店管理相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

二、本制度適用于酒店內(nèi)部各類會議的籌備、組織、召開及會后相關(guān)工作。

三、會議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡、高效、務(wù)實；

2.預(yù)備充分，議題明確；

3.討論充分，決策民主；

4.記錄詳實，落實到位。

四、會議分為例行會議和臨時會議。例行會議包括年度會議、季度會議、月度會議等；臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

五、各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定，認真組織會議，確保會議質(zhì)量。參會人員應(yīng)積極參與，遵守會議紀律，提高會議效果。

六、會議的組織與管理應(yīng)遵循以下程序：

1.提交會議議題；

2.確定會議時間、地點；

3.召開會議；

4.匯總會議決議；

5.跟蹤落實會議紀要。

七、酒店應(yīng)設(shè)立專門的會議室，配置必要的會議設(shè)施，為會議的召開提供保障。

八、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。各部門應(yīng)認真貫徹執(zhí)行，如有違反，將按照酒店相關(guān)規(guī)定予以處理。

九、本制度的解釋權(quán)歸酒店管理部門。如有疑問，請向酒店管理部門咨詢。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議組織者應(yīng)明確會議的主題，確保會議內(nèi)容緊密圍繞主題展開，實現(xiàn)預(yù)期目標。

2.擬定會議議程：根據(jù)會議主題，制定會議議程，明確會議討論的重點和順序。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3天向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

4.準備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準備會議所需的各種材料，包括會議議程、背景資料、相關(guān)報告等，并在會前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務(wù)人員負責(zé)簽到，確保參會人員準時參加會議。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議發(fā)言：根據(jù)會議議程，各發(fā)言人依次進行發(fā)言，闡述觀點、分析問題、提出建議。

4.會議討論：參會人員針對發(fā)言內(nèi)容進行充分討論，提出意見和建議。

5.會議決策：會議主持人根據(jù)討論情況，組織參會人員進行決策，形成會議決議。

三、會議紀要

1.會議記錄：會務(wù)人員應(yīng)詳細記錄會議過程，包括發(fā)言內(nèi)容、討論要點、決策結(jié)果等。

2.整理會議紀要：會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時整理會議紀要，確保內(nèi)容準確、完整。

3.分發(fā)會議紀要：會議紀要整理完畢后，應(yīng)盡快發(fā)送給參會人員，以便了解會議內(nèi)容和決議。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后對會議效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為下次會議提供參考。

2.參會人員應(yīng)積極參與會議總結(jié)，對會議的組織、內(nèi)容和效果提出意見和建議。

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)參會人員的反饋，改進會議組織工作，提高會議質(zhì)量。

五、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實會議決議：會議組織者應(yīng)制定具體的落實計劃，明確責(zé)任人和完成時限，確保會議決議得到有效執(zhí)行。

2.反饋落實情況：責(zé)任人在完成會議決議相關(guān)工作后，應(yīng)及時向會議組織者反饋落實情況。

3.會議組織者應(yīng)對會議決議的落實情況進行監(jiān)督和檢查，確保工作落實到位。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要整理完成后，應(yīng)提交給會議主持人或相關(guān)負責(zé)人進行審批。

2.審批通過后，會議紀要應(yīng)以正式文件形式發(fā)布，確保參會人員和相關(guān)人員都能收到并了解紀要內(nèi)容。

3.會議紀要發(fā)布應(yīng)及時，原則上不應(yīng)超過會議結(jié)束后的3個工作日。

二、會議決議的責(zé)任分配

1.會議紀要中應(yīng)明確各項決議的責(zé)任人，確保每一項工作都有人負責(zé)。

2.責(zé)任人應(yīng)明確了解自己的任務(wù)，包括工作內(nèi)容、目標和時限。

3.會議組織者應(yīng)確保責(zé)任人具備完成任務(wù)的必要資源和支持。

三、會議決議的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀要的要求，制定詳細的工作計劃，并開始執(zhí)行。

2.會議組織者應(yīng)建立跟蹤機制，對會議決議的執(zhí)行情況進行定期檢查。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，責(zé)任人應(yīng)及時上報，并尋求解決方案。

四、會議決議的進度反饋

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者提供工作進度報告，確保會議紀要的跟蹤落實情況透明。

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)進度反饋，及時調(diào)整工作計劃，確保會議決議能夠按期完成。

五、會議決議的完成評估

1.當會議決議規(guī)定的任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)提交完成報告，包括工作成果和總結(jié)。

2.會議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員對完成情況進行評估，確保工作成果符合會議決議的要求。

3.對于未按期完成或完成質(zhì)量不高的情況，應(yīng)分析原因，制定改進措施，并追究相關(guān)責(zé)任。

六、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要及其相關(guān)的執(zhí)行報告、進度反饋等材料應(yīng)進行歸檔，以便日后查閱。

2.歸檔材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和標準進行管理，確保資料的完整性和可追溯性。

3.會議組織者應(yīng)定期對歸檔材料進行審查，確保會議紀要的執(zhí)行情況得到有效監(jiān)督。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，各部門或個人需提前向會務(wù)管理部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、參會人數(shù)、會議類型、所需設(shè)備等詳細信息。

3.會務(wù)管理部門根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會議室，確保會議需求得到滿足。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配置必要的設(shè)施，包括但不限于音響設(shè)備、投影儀、白板、會議桌椅等。

2.會務(wù)管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)施正常運行，及時維修或更換損壞設(shè)備。

3.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理調(diào)整，以提供舒適、高效的會議環(huán)境。

三、會議室使用

1.使用會議室時，應(yīng)遵守會議室管理規(guī)定，保持室內(nèi)整潔，愛護設(shè)施。

2.會議開始前，會務(wù)人員應(yīng)檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常使用。

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，不得隨意離開座位，不得在會議室吸煙或進食。

四、會議室安全

1.會務(wù)管理部門應(yīng)確保會議室安全，包括消防安全、用電安全等。

2.會議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，并定期進行安全檢查。

3.會議期間，參會人員應(yīng)了解并熟悉會議室的安全出口位置，確保在緊急情況下能迅速疏散。

五、會議室清潔與維護

1.會務(wù)管理部門應(yīng)定期對會議室進行清潔，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.會議室設(shè)施使用后，應(yīng)恢復(fù)原狀，確保下次使用時設(shè)備齊全、功能正常。

3.對于惡意損壞會議室設(shè)施的行為，將按照酒店相關(guān)規(guī)定予以處理。

六、會議室管理制度的監(jiān)督與改進

1.會務(wù)管理部門應(yīng)定期收集會議室使用反饋，了解會議室管理制度的執(zhí)行情況。

2.根據(jù)反饋意見，及時調(diào)整會議室管理規(guī)定，提高會議室使用效率。

3.會務(wù)管理部門應(yīng)不斷優(yōu)化會議室管理流程，為酒店會議提供更好的服務(wù)支持。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸酒店管理部門所有。

二、本制度自發(fā)