會議型酒店客戶管理制度

會議型酒店客戶管理制度第一章總則

為確保會議型酒店客戶管理的有效性，提高會議效率，保障客戶權益，特制定以下會議管理制度。

一、制度目的

本制度旨在規(guī)范會議的組織、召開、管理及服務流程，優(yōu)化會議環(huán)境，提升酒店會議服務質量，滿足客戶需求。

二、適用范圍

本制度適用于會議型酒店客戶在酒店內舉辦的各類會議、活動及培訓。

三、基本原則

1.客戶至上：始終堅持以客戶為中心，關注客戶需求，提供優(yōu)質服務。

2.規(guī)范管理：嚴格遵守國家法律法規(guī)及酒店相關規(guī)定，確保會議的合規(guī)性。

3.高效執(zhí)行：強化執(zhí)行力，確保會議流程的順利進行，提高會議效率。

4.精細化服務：關注細節(jié)，提供個性化、全方位的會議服務。

四、責任分工

1.會議組織者：負責會議的籌備、組織、協(xié)調及管理工作。

2.酒店工作人員：負責會議場地、設備、餐飲、住宿等各項服務的提供與保障。

3.與會人員：遵守會議紀律，積極參與會議討論，按時完成會議任務。

五、會議保密

1.會議組織者及與會人員應嚴格遵守會議保密規(guī)定，不得泄露會議內容、資料及商業(yè)秘密。

2.酒店工作人員應簽訂保密協(xié)議，確保會議相關信息的安全。

六、制度修訂

本制度根據酒店業(yè)務發(fā)展及客戶需求，適時進行調整和完善。修訂后的制度經酒店總經理審批后生效。

本制度的解釋權歸酒店所有。如有未盡事宜，酒店可根據實際情況予以補充。請全體相關人員嚴格遵守本制度，共同為會議型酒店客戶提供優(yōu)質、高效的服務。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者根據會議目的、規(guī)模、時間等因素，提前向酒店預訂合適的會議場地。

2.會議組織者與酒店工作人員溝通，明確會議需求，包括會議設備、餐飲、住宿等。

3.會議組織者制定會議日程安排，包括會議主題、演講嘉賓、討論議題等，并向與會人員發(fā)送會議通知。

二、會議簽到

1.與會人員到達酒店后，前往會議簽到處進行簽到，領取會議資料、胸牌等。

2.會議組織者或酒店工作人員協(xié)助與會人員安排住宿、解答疑問。

三、會議開幕

1.會議主持人宣布會議開始，介紹與會嘉賓、會議主題及日程安排。

2.酒店工作人員確保會議設備正常運行，為會議提供良好的硬件支持。

四、會議進行

1.按照會議日程安排，依次進行會議各項議程，包括演講、討論、案例分析等。

2.會議組織者確保會議內容豐富、緊湊，避免跑題、拖延等現(xiàn)象。

3.酒店工作人員為與會人員提供茶歇、餐飲等服務，確保與會人員舒適參會。

五、會議總結

1.會議主持人對會議成果進行總結，梳理會議討論的重點、亮點及共識。

2.會議組織者鼓勵與會人員發(fā)表會后感想，收集意見和建議。

六、會議閉幕

1.會議主持人宣布會議閉幕，感謝與會人員的參與和支持。

2.酒店工作人員協(xié)助與會人員辦理退房手續(xù)，并提供送站服務。

七、會議后續(xù)

1.會議組織者整理會議紀要，將會議成果、共識及改進措施形成書面文件，發(fā)送給與會人員。

2.會議組織者根據會議反饋，對酒店服務進行評價，提出改進建議。

3.酒店工作人員根據會議管理制度，對會議情況進行總結，不斷提升會議服務水平。

本章對會議流程進行了詳細闡述，旨在確保會議的順利進行，為與會人員提供優(yōu)質、高效的會議體驗。全體相關人員應嚴格遵守本章規(guī)定，共同為會議型酒店客戶的滿意度而努力。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議結束后，會議組織者應在24小時內完成會議紀要的編制工作，確保紀要內容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、與會人員、主要討論內容、決策事項及行動計劃等。

3.會議紀要經會議組織者審核后，以電子郵件、微信等方式發(fā)送給與會人員，確保相關人員了解會議內容。

二、決策事項的跟蹤

1.會議組織者應對會議中確定的決策事項進行分類，明確責任人、完成時限等。

2.責任人應按照會議紀要的要求，制定詳細的行動計劃，并按計劃推進實施。

3.會議組織者定期檢查決策事項的落實情況，對進度滯后的事項進行催辦，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

三、問題與改進措施

1.會議組織者收集與會人員對會議紀要的意見和建議，針對問題進行分析，提出改進措施。

2.針對會議中提出的問題，責任人應認真研究解決方案，并在下一次會議中進行匯報。

3.會議組織者將問題及改進措施納入下一次會議的議程，確保問題得到持續(xù)關注和解決。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議組織者應將會議紀要整理歸檔，便于日后查閱。

2.酒店應設立專門的會議紀要查閱渠道，確保相關人員能夠方便地獲取會議紀要信息。

3.會議紀要的歸檔和查閱應遵循保密原則，防止泄露會議相關信息。

五、會議紀要的更新與優(yōu)化

1.會議組織者根據會議紀要的執(zhí)行情況，定期對紀要內容進行更新，以反映實際情況。

2.針對會議紀要實施過程中發(fā)現(xiàn)的問題，會議組織者應不斷完善會議紀要編制方法，提高會議紀要的實用性。

3.會議組織者可邀請與會人員參與會議紀要的優(yōu)化工作，共同提升會議管理效果。

本章對會議紀要的跟蹤落實進行了詳細規(guī)定，旨在確保會議決策的有效執(zhí)行，推動問題的解決和持續(xù)改進。全體相關人員應認真履行職責，共同為會議型酒店客戶管理水平的提升貢獻力量。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂與安排

1.客戶根據會議需求，提前向酒店預訂會議室，并提供會議時間、參會人數等信息。

2.酒店工作人員根據客戶需求，合理安排會議室，確保會議場地符合會議規(guī)模和設備要求。

3.酒店應及時更新會議室預訂情況，避免沖突，確保會議室資源合理利用。

二、會議室環(huán)境與設施

1.酒店應保持會議室整潔、安靜，室內溫度、濕度適中，提供良好的會議環(huán)境。

2.會議室應配置齊全的會議設備，如投影儀、音響、話筒、白板等，并確保設備正常運行。

3.酒店工作人員應在會議開始前檢查會議室設施，確保設備齊全、功能正常。

三、會議室安全與保密

1.會議室應設置安全出口，保證消防安全通道暢通，配備必要的消防設施。

2.酒店工作人員應加強對會議室的安全巡查，確保會議期間的安全。

3.對于涉及商業(yè)機密、敏感信息的會議，酒店應采取措施保障會議內容保密，如設置保密協(xié)議、限制會議記錄設備等。

四、會議室服務與支持

1.酒店工作人員應提供專業(yè)的會議服務，包括會場布置、茶水服務、餐飲安排等。

2.會議期間，酒店應指定專人負責協(xié)調、解決會議室相關問題，確保會議順利進行。

3.酒店可根據客戶需求，提供額外服務，如翻譯、速記、技術支持等。

五、會議室使用與維護

1.客戶在使用會議室過程中，應愛護設施，遵守會議室管理規(guī)定。

2.酒店工作人員應及時對會議室進行維護、保養(yǎng)，確保設備、設施長期處于良好狀態(tài)。

3.酒店應定期對會議室進行評估和升級，提升會議室品質，滿足客戶需求。

本章針對會議室管理規(guī)定進行了詳細闡述，旨在為會議型酒店客戶提供優(yōu)質、專業(yè)的會議服務。全體相關人員應嚴格遵守本章規(guī)定，共同維護會議室的正常運行，提升客戶滿意度。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸酒店所有，如有未盡事宜，酒店可根據實際情況予以解釋和補充。