會(huì)議室茶室管理制度范本

會(huì)議室茶室管理制度范本第一章總則

為確保會(huì)議的高效有序進(jìn)行，提高會(huì)議室及茶室資源的使用效率，制定本管理制度。以下會(huì)議室茶室管理制度范本（以下簡(jiǎn)稱“制度”）適用于公司（或組織）內(nèi)部所有會(huì)議及相關(guān)活動(dòng)，涉及會(huì)議的籌備、召開(kāi)、記錄及后續(xù)管理。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會(huì)議組織流程，提升會(huì)議質(zhì)量，強(qiáng)化會(huì)議決策的執(zhí)行力，同時(shí)確保會(huì)議室及茶室資源合理分配，提供良好的會(huì)議環(huán)境。

2.會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

-高效原則：會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格計(jì)時(shí)，確保議題集中，討論高效；

-準(zhǔn)備原則：會(huì)議召開(kāi)前應(yīng)充分準(zhǔn)備，明確會(huì)議目的、議程及預(yù)期成果；

-公平原則：會(huì)議室及茶室資源分配應(yīng)公平合理，兼顧各部門需求；

-環(huán)保原則：會(huì)議組織應(yīng)注重節(jié)能減排，減少不必要的材料消耗。

二、適用范圍

本制度適用于公司（或組織）內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于：

-經(jīng)營(yíng)管理會(huì)議；

-項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)議；

-部門例會(huì)；

-臨時(shí)性或?qū)ｎ}性會(huì)議。

三、會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和規(guī)模，會(huì)議分為以下幾類：

-必須召開(kāi)的定期會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等；

-需要時(shí)召開(kāi)的臨時(shí)會(huì)議，如緊急事件處理會(huì)議、專題討論會(huì)議等；

-非周期性大型會(huì)議，如年度總結(jié)大會(huì)、新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)等。

四、責(zé)任分配

1.會(huì)議的組織與管理由會(huì)議發(fā)起人或其指定負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)；

2.會(huì)議室及茶室的預(yù)訂、布置、設(shè)備檢查由會(huì)議支持部門負(fù)責(zé)；

3.會(huì)議紀(jì)要的記錄、整理、發(fā)布及跟蹤由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)；

4.各參會(huì)人員需遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與會(huì)議討論，會(huì)后按照會(huì)議決議執(zhí)行。

五、制度修訂

本制度將根據(jù)公司（或組織）發(fā)展需要，結(jié)合會(huì)議管理實(shí)際情況定期進(jìn)行修訂，以保持其時(shí)效性和適用性。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的職責(zé)與流程，制定以下會(huì)議流程管理規(guī)范。

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議發(fā)起：會(huì)議發(fā)起人需明確會(huì)議目的、議題、參會(huì)人員及預(yù)期成果，并于會(huì)議召開(kāi)前至少三個(gè)工作日向會(huì)議支持部門提交會(huì)議申請(qǐng)。

2.會(huì)議通知：會(huì)議支持部門在收到會(huì)議申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員及所需準(zhǔn)備材料等。

3.會(huì)議室預(yù)訂與布置：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，會(huì)議支持部門負(fù)責(zé)預(yù)訂合適的會(huì)議室，并確保會(huì)議所需設(shè)備、設(shè)施完好，如投影儀、白板、會(huì)議桌椅等。

4.參會(huì)人員準(zhǔn)備：參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)提前準(zhǔn)備相關(guān)材料，確保會(huì)議討論時(shí)能提供所需信息。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)議支持部門負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性。

2.會(huì)議主持：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議按照議程進(jìn)行，控制會(huì)議時(shí)間，并維持會(huì)議紀(jì)律。

3.會(huì)議議程：會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定議程進(jìn)行，各議題討論完畢后，由主持人進(jìn)行總結(jié)，確保議題清晰、決策明確。

4.會(huì)議討論：參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，充分發(fā)表意見(jiàn)，同時(shí)對(duì)其他參會(huì)人員的意見(jiàn)表示尊重。

5.會(huì)議決策：會(huì)議決策應(yīng)充分討論，形成共識(shí)。對(duì)于重大事項(xiàng)，可采用投票或舉手方式進(jìn)行表決。

三、會(huì)議紀(jì)要

1.紀(jì)要記錄：會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議討論過(guò)程、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果等，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，明確各責(zé)任人和完成時(shí)限。

3.紀(jì)要發(fā)布：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)，由會(huì)議支持部門負(fù)責(zé)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

四、會(huì)議后續(xù)

1.任務(wù)分配：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，各責(zé)任人應(yīng)按照完成時(shí)限和任務(wù)要求，積極推進(jìn)相關(guān)工作。

2.進(jìn)度跟蹤：會(huì)議發(fā)起人或指定負(fù)責(zé)人應(yīng)定期跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保工作落實(shí)。

3.反饋與改進(jìn)：會(huì)議結(jié)束后，可收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、議題討論等方面的反饋，以持續(xù)改進(jìn)會(huì)議管理。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下為會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的具體規(guī)定。

一、紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)提交給會(huì)議發(fā)起人或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。

2.審批通過(guò)后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書(shū)面形式發(fā)布，確保所有相關(guān)人員均能收到并了解會(huì)議內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)遵循公司（或組織）內(nèi)部溝通渠道，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

二、任務(wù)分配與責(zé)任明確

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各任務(wù)的責(zé)任人、協(xié)助人及完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)對(duì)照會(huì)議紀(jì)要，對(duì)分配的任務(wù)進(jìn)行確認(rèn)，如有疑問(wèn)或困難，應(yīng)及時(shí)與會(huì)議發(fā)起人或指定負(fù)責(zé)人溝通解決。

三、進(jìn)度監(jiān)控與報(bào)告

1.責(zé)任人需定期向會(huì)議發(fā)起人或指定負(fù)責(zé)人匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展情況，確保會(huì)議決策的執(zhí)行過(guò)程受控。

2.會(huì)議發(fā)起人或指定負(fù)責(zé)人應(yīng)建立監(jiān)控機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施解決。

四、執(zhí)行情況的評(píng)估與反饋

1.在任務(wù)完成時(shí)限到期后，會(huì)議發(fā)起人或指定負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，確認(rèn)任務(wù)完成質(zhì)量。

2.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并重新設(shè)定完成時(shí)限。

3.鼓勵(lì)參會(huì)人員對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行反饋，以促進(jìn)會(huì)議管理的持續(xù)優(yōu)化。

五、后續(xù)行動(dòng)與閉環(huán)管理

1.會(huì)議紀(jì)要中涉及的重大決策或長(zhǎng)期任務(wù)，應(yīng)建立后續(xù)行動(dòng)清單，明確后續(xù)跟進(jìn)措施和責(zé)任人。

2.會(huì)議發(fā)起人或指定負(fù)責(zé)人應(yīng)確保后續(xù)行動(dòng)得到有效執(zhí)行，形成閉環(huán)管理，避免決策懸空或落實(shí)不到位。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障會(huì)議室資源的高效利用，提供良好的會(huì)議環(huán)境，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室預(yù)訂：各部門需提前向會(huì)議支持部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.使用原則：會(huì)議室使用遵循“先預(yù)訂、先使用”的原則，會(huì)議支持部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排，確保公平合理分配。

3.臨時(shí)使用：如遇緊急會(huì)議，會(huì)議發(fā)起人可向會(huì)議支持部門申請(qǐng)臨時(shí)使用會(huì)議室，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

二、會(huì)議室布置與設(shè)備管理

1.布置要求：會(huì)議支持部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求，提前布置會(huì)議室，確保座椅、投影儀、白板等設(shè)備設(shè)施齊全、功能正常。

2.設(shè)備檢查：會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議支持部門應(yīng)對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.設(shè)備維護(hù)：會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，并對(duì)設(shè)備進(jìn)行簡(jiǎn)單維護(hù)，如關(guān)閉電源、整理線纜等。

三、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.環(huán)境衛(wèi)生：會(huì)議支持部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔、衛(wèi)生工作，確保會(huì)議環(huán)境整潔。

2.參會(huì)人員要求：參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室衛(wèi)生，禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，不得亂丟垃圾。

3.節(jié)能減排：會(huì)議過(guò)程中，參會(huì)人員應(yīng)注重節(jié)能減排，合理使用空調(diào)、照明等設(shè)備。

四、會(huì)議室安全

1.安全檢查：會(huì)議支持部門應(yīng)定期進(jìn)行會(huì)議室安全檢查，確保消防設(shè)施、安全通道等符合要求。

2.安全意識(shí)：參會(huì)人員應(yīng)提高安全意識(shí)，遵守會(huì)議室安全規(guī)定，如緊急情況發(fā)生時(shí)，按照逃生指示有序疏散。

3.會(huì)議保密：涉及保密內(nèi)容的會(huì)議，參會(huì)人員需簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)守會(huì)議內(nèi)容，防止信息泄露。

五、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或部門，會(huì)議支持部門有權(quán)進(jìn)行提醒、制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行通報(bào)批評(píng)或處罰。

2.如因違規(guī)行為造成會(huì)議室設(shè)備損壞、環(huán)境衛(wèi)生等問(wèn)題，相關(guān)責(zé)任人或部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第五章附則

為確保本制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸公司（或組織）所有。如有疑問(wèn)或爭(zhēng)議，由公司（或組織）相關(guān)部門負(fù)責(zé)解釋。

二、實(shí)施時(shí)間

本制度自發(fā)布之日起施行，如有修訂，將及時(shí)公告