外部會(huì)議活動(dòng)管理制度

外部會(huì)議活動(dòng)管理制度第一章總則

外部會(huì)議活動(dòng)管理制度旨在規(guī)范我司外部會(huì)議活動(dòng)的組織、實(shí)施、跟蹤及評(píng)估，確保會(huì)議質(zhì)量，提高會(huì)議效率，促進(jìn)內(nèi)外部溝通交流，實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)。以下總則對(duì)外部會(huì)議活動(dòng)管理的目的、適用范圍、責(zé)任主體、基本原則等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定。

一、目的

1.提高外部會(huì)議活動(dòng)的組織與管理水平，確保會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成。

2.優(yōu)化資源配置，降低會(huì)議成本，提高公司運(yùn)營(yíng)效率。

3.加強(qiáng)與外部單位、合作伙伴的溝通與協(xié)作，提升公司形象。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司各級(jí)單位組織的外部會(huì)議活動(dòng)，包括但不限于研討會(huì)、論壇、座談會(huì)、招商會(huì)等。

2.本制度不適用于公司內(nèi)部會(huì)議活動(dòng)，內(nèi)部會(huì)議活動(dòng)管理制度另行制定。

三、責(zé)任主體

1.外部會(huì)議活動(dòng)的組織、實(shí)施、跟蹤及評(píng)估工作由各相關(guān)部門共同承擔(dān)。

2.各相關(guān)部門應(yīng)明確職責(zé)，密切配合，確保會(huì)議活動(dòng)的順利進(jìn)行。

四、基本原則

1.目標(biāo)明確：會(huì)議活動(dòng)應(yīng)圍繞公司戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求開(kāi)展，確保會(huì)議目標(biāo)的明確性、可行性和實(shí)效性。

2.計(jì)劃周密：會(huì)議活動(dòng)應(yīng)制定詳細(xì)的策劃方案、執(zhí)行計(jì)劃和預(yù)算，確保會(huì)議活動(dòng)的順利進(jìn)行。

3.高效執(zhí)行：會(huì)議活動(dòng)組織、實(shí)施、跟蹤及評(píng)估過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行，確保會(huì)議活動(dòng)高效推進(jìn)。

4.結(jié)果導(dǎo)向：會(huì)議活動(dòng)應(yīng)以實(shí)際成果為導(dǎo)向，注重會(huì)議效果的評(píng)估與反饋，不斷提升會(huì)議質(zhì)量。

5.資源共享：會(huì)議活動(dòng)應(yīng)充分利用內(nèi)外部資源，實(shí)現(xiàn)信息、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)等方面的共享，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展。

本章規(guī)定的外部會(huì)議活動(dòng)管理制度總則，為后續(xù)章節(jié)的具體規(guī)定提供指導(dǎo)原則和依據(jù)。各級(jí)單位應(yīng)遵循總則要求，嚴(yán)格執(zhí)行外部會(huì)議活動(dòng)管理相關(guān)制度，確保會(huì)議活動(dòng)的順利進(jìn)行。

第二章會(huì)議流程

為確保外部會(huì)議活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，本章將從會(huì)議籌備、會(huì)議通知、會(huì)議召開(kāi)、會(huì)議總結(jié)等方面詳細(xì)闡述會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求，明確會(huì)議目標(biāo)、議題和預(yù)期成果。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排、會(huì)議形式等。

3.成立籌備小組：明確籌備小組成員，分配任務(wù)，確保會(huì)議籌備工作的順利進(jìn)行。

4.邀請(qǐng)嘉賓：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家、合作伙伴、政府官員等參會(huì)。

5.準(zhǔn)備會(huì)議資料：收集、整理與會(huì)議主題相關(guān)的資料，制作會(huì)議手冊(cè)、PPT等。

6.場(chǎng)地布置：根據(jù)會(huì)議形式和參會(huì)人數(shù)，選擇合適的場(chǎng)地，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置。

7.技術(shù)支持：確保會(huì)議所需的音響、投影、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。

二、會(huì)議通知

1.發(fā)送邀請(qǐng)函：向參會(huì)人員發(fā)送邀請(qǐng)函，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

2.確認(rèn)參會(huì)人員：及時(shí)跟進(jìn)參會(huì)人員的回復(fù)，確保會(huì)議人數(shù)。

3.通知會(huì)議議程：在會(huì)議召開(kāi)前，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議議程，以便他們提前做好準(zhǔn)備。

三、會(huì)議召開(kāi)

1.開(kāi)幕式：會(huì)議主持人介紹會(huì)議主題、參會(huì)嘉賓和議程安排。

2.主題演講：邀請(qǐng)嘉賓進(jìn)行主題演講，分享經(jīng)驗(yàn)和見(jiàn)解。

3.分組討論：根據(jù)會(huì)議主題，將參會(huì)人員分為若干小組，進(jìn)行深入討論。

4.互動(dòng)環(huán)節(jié)：設(shè)置問(wèn)答、討論等環(huán)節(jié)，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極參與。

5.閉幕式：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，感謝參會(huì)人員的參與。

四、會(huì)議總結(jié)

1.收集會(huì)議紀(jì)要：整理會(huì)議討論內(nèi)容、成果和建議。

2.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，以便他們了解會(huì)議成果。

3.跟進(jìn)落實(shí)：對(duì)會(huì)議提出的建議和任務(wù)進(jìn)行跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議成果的落地。

4.評(píng)估會(huì)議效果：收集參會(huì)人員的反饋意見(jiàn)，評(píng)估會(huì)議效果，為下次會(huì)議提供改進(jìn)方向。

本章詳細(xì)闡述了外部會(huì)議活動(dòng)的流程，各級(jí)單位應(yīng)按照會(huì)議流程要求，認(rèn)真組織、籌備、召開(kāi)和總結(jié)會(huì)議，確保會(huì)議活動(dòng)取得預(yù)期效果。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，對(duì)會(huì)議提出的各項(xiàng)建議和任務(wù)的跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。本章將從會(huì)議紀(jì)要的編制、發(fā)布、跟蹤和評(píng)估等方面展開(kāi)論述，確保會(huì)議成果得以有效落實(shí)。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制

1.紀(jì)要內(nèi)容：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、任務(wù)分配等。

2.紀(jì)要格式：采用清晰的文檔格式，便于閱讀和跟蹤。

3.紀(jì)要準(zhǔn)確性：確保紀(jì)要內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，反映會(huì)議實(shí)際情況。

二、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布

1.及時(shí)發(fā)布：會(huì)議結(jié)束后，盡快整理并發(fā)布會(huì)議紀(jì)要，便于參會(huì)人員了解會(huì)議成果。

2.發(fā)布范圍：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容，確定紀(jì)要發(fā)布范圍，確保相關(guān)人員收到紀(jì)要。

3.發(fā)布方式：可采用電子郵件、企業(yè)內(nèi)部平臺(tái)、紙質(zhì)文件等形式發(fā)布會(huì)議紀(jì)要。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤

1.任務(wù)分解：將會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)分解為具體可操作的小任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

2.跟蹤機(jī)制：建立會(huì)議紀(jì)要跟蹤機(jī)制，定期跟進(jìn)任務(wù)完成情況。

3.溝通協(xié)調(diào)：針對(duì)任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)，確保任務(wù)順利進(jìn)行。

四、會(huì)議紀(jì)要的評(píng)估

1.完成情況評(píng)估：在任務(wù)完成后，對(duì)會(huì)議紀(jì)要中提出的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行評(píng)估，確保成果達(dá)成。

2.成果應(yīng)用：將會(huì)議成果應(yīng)用到實(shí)際工作中，提高工作效率和業(yè)務(wù)水平。

3.反饋與改進(jìn)：收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋，不斷優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)流程。

本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行了詳細(xì)闡述，各級(jí)單位應(yīng)按照要求，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制、發(fā)布、跟蹤和評(píng)估工作，確保會(huì)議成果得以有效落實(shí)，為公司發(fā)展提供有力支持。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

會(huì)議室是公司舉辦各類會(huì)議的重要場(chǎng)所，為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議室使用效率，本章將從會(huì)議室預(yù)訂、使用、維護(hù)等方面制定管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：?jiǎn)T工需提前向行政部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，填寫(xiě)相關(guān)信息，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題等。

2.審批制度：行政部門對(duì)會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保會(huì)議室合理安排使用。

3.優(yōu)先級(jí)原則：在會(huì)議室資源緊張時(shí)，根據(jù)會(huì)議的重要性和緊急程度，合理分配會(huì)議室資源。

二、會(huì)議室使用

1.使用規(guī)范：會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.設(shè)備使用：參會(huì)人員應(yīng)熟悉會(huì)議室設(shè)備的操作方法，如投影儀、音響等，如有疑問(wèn)，及時(shí)向技術(shù)人員求助。

3.會(huì)議服務(wù)：行政部門負(fù)責(zé)提供會(huì)議所需的服務(wù)，如茶水、文具等。

4.會(huì)議開(kāi)始與結(jié)束：會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議按時(shí)開(kāi)始和結(jié)束，避免影響其他會(huì)議的進(jìn)行。

三、會(huì)議室維護(hù)

1.設(shè)施設(shè)備檢查：定期對(duì)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.環(huán)境衛(wèi)生：保持會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生，定期進(jìn)行清潔，營(yíng)造良好的會(huì)議環(huán)境。

3.安全管理：加強(qiáng)會(huì)議室的安全管理，確保消防設(shè)施、安全通道等符合規(guī)定要求。

四、會(huì)議室保密措施

1.保密意識(shí)：參會(huì)人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)，會(huì)議內(nèi)容未經(jīng)許可不得外泄。

2.保密協(xié)議：對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議，參會(huì)人員需簽訂保密協(xié)議。

3.會(huì)議資料管理：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)回收涉及機(jī)密的會(huì)議資料，防止泄露。

本章針對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行了詳細(xì)闡述，各級(jí)單位應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，確保會(huì)議室的高效、合理使用，為公司的會(huì)議活動(dòng)提供有力保障。

第五章附則

為確保外部會(huì)議活動(dòng)管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布