企業(yè)管理-采購作業(yè)指導書

會計實操文庫1/16企業(yè)管理-采購作業(yè)指導書說明：本制度相當于公司采購工作的操作規(guī)范或者作業(yè)指導書?？梢允共少徣藛T規(guī)范個人采購行為、規(guī)范公司采購事務、提高采購工作效率，達到節(jié)約采購成本、提高采購業(yè)務質(zhì)量與經(jīng)濟效益的目的。本操作細則主要包括：總則、采購方式、采購期限、核批權(quán)限、供應商調(diào)查與評價、采購實施、采購異常處理、采購進度控制、附則等內(nèi)容。目錄1、總則2、采購方式3、采購期限4、核批權(quán)限5、供應商調(diào)查與評價6、采購實施7、采購異常處理8、采購進度控制9、附則1、總則1.1目的為統(tǒng)一員工采購行為、規(guī)范公司采購事務、提高采購工作效率，達到節(jié)約采購成本、提高采購業(yè)務質(zhì)量與經(jīng)濟效益，特制定本制度。1.2適用范圍適用于公司各類物資采購相關(guān)工作；采購部全部員工。1.3采購部崗位職責（1）負責物資采購管理制度和內(nèi)部各崗位職責的制定；（2）負責物資采購員、計劃員及檔案管理員的監(jiān)督與管理；（3）負責物資采購計劃的制定，采購合同的簽訂及保管；（4）負責物資采購的詢價、議價、比質(zhì)、比價；（5）負責本部門按時、保質(zhì)、保量地完成所需各項物資的采購工作；（6）負責管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生、安全工作。（7）負責做好各項檔案的管理工作，如采購合同、各種審批文件及公司下發(fā)的各種文件；（8）負責建立采購物資臺帳、借款明細帳及公司應付帳款，定期與財務部對帳并協(xié)助實施物資盤點。1.4采購原則（1）未經(jīng)審批的物資一律不得采購；（2）倉庫內(nèi)的庫存物資應優(yōu)先使用；（3）建立合格供應商名錄時，采購遠近搭配的原則；（4）采購物資時，應盡量通過銀行結(jié)算，減少現(xiàn)金結(jié)算；（5）在比價過程中，嚴格執(zhí)行同類產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價格，同樣價格比服務的原則，擇優(yōu)確定采購單位；（6）對于先試用的物資，必須由使用部門出具試驗報告，并由審批后，方可采購。（7）盡量避免當日使用，當日采購，一定要做到提前采購。2、采購方式采購部門應視物資使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購方式辦理采購作業(yè)。2.1定期合同采購：對于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價穩(wěn)定的物資，可選用本方式實施采購。2.2特約廠商采購：對于用量不大、費用不太高的單項物資，可簡化采購流程，由采購部門擇定特約供應商直接供貨，但在付款前需確認不高于市價時予以付款。2.3招標采購：主要指針對大宗、費用額度大的物資或者國家規(guī)定要求采取招標采購的物資，由采購部按照招標特定程序與規(guī)定予以采購實施。2.4緊急采購：主要針對緊缺、急用物資，考慮到時間問題，可直接擇定供應商實施采購，以便及時備貨、保證使用。但必須盡量按照一般采購程序辦理相關(guān)手續(xù)，若來不及辦理或者簽字負責人不在，仍需在1-2個工作日內(nèi)補辦相關(guān)手續(xù)。2.5一般采購：不適用于前述采購方式者可按照本方式采購，程序如下：采購部門按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并了解交易條件后實施采購。3、采購期限3.1采購部門應按照請購部門提出的“需要日”辦理采購。采購部應及時根據(jù)前期的供應商調(diào)查結(jié)果分析擬定好采購期限，并呈總經(jīng)理核準后公布實施。原則上應以供貨合同擬明的交貨期限為準，加計請購呈批及驗收所需時間。3.2原采購實施期限變更時，采購部門應專函報告具體原因，呈總經(jīng)理核準后，通知相關(guān)部門，以利于存量管制及適時提出請購。4、核批權(quán)限4.1生產(chǎn)性物資，采購合同額元以內(nèi)，由主管生產(chǎn)副總審批通過即可；采購合同額元以上，由總經(jīng)理審批通過后，方可實施采購。4.2非生產(chǎn)性物資，采購合同額元以內(nèi)，由主管生產(chǎn)副總審批通過即可；采購合同額元以上，由總經(jīng)理審批通過后，方可實施采購。5、供應商調(diào)查與評價（詳細內(nèi)容見《供應商管理制度》）5.1由采購部（或者相關(guān)業(yè)務部門下屬采購組，例如技術(shù)部、生產(chǎn)部、項目部）實施采購前，針對意向供應商進行市場調(diào)查，但應優(yōu)先對公司物資合格供應商名冊上的合格供應商進行考察。具體調(diào)查范圍包括：供方產(chǎn)品質(zhì)量、企業(yè)信息、售后服務等詳細情況，初步確定質(zhì)量可靠、價格合理的供應商作為候選方，并填好《供應商調(diào)查表》備案。5.2由采購部組織生產(chǎn)管理部、品質(zhì)管理部、技術(shù)管理部等部門相關(guān)人員組成供應商調(diào)查小組，對供應商實施調(diào)查、評價，并填寫《供應商調(diào)查表》、《供應商調(diào)查考核評分表》。5.3評價結(jié)果由各部門負責人作出建議、簽字確認，供總經(jīng)理核定是否準予成為公司合格供應商以及對等級鑒定結(jié)果的確認。6、采購實施6.1詢價6.1.1采購人員在收到“請購單”或“外購單”后，應先判斷請購物資的品名、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無供應商報價。對于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注明“填單異常，說明欠詳”等字樣后退請購部門修訂。6.1.2采購人員參考過去采購記錄或供應商資料擬定至少三家詢價對象，獨家代理、原廠牌零配件無法替代等并報經(jīng)總經(jīng)理核準者除外，并填記在“請購單”上。6.1.3對于加工合同采購項目，采購部門應要求廠商填具“成本分析表”連同報價單一并送來，作為議價參考。6.1.4采購人員詢價時，應將詢價截止日期填注于“請購單”內(nèi)以便通知供應商；一旦通知供應商報價后，應緊跟催進度。6.1.5詢價完成后，采購人員應將詢價、報價的全部資料整理整理好，以便據(jù)以議價。6.1.6若報價物資規(guī)格較復雜或與請購規(guī)格不盡相同，采購人員可將全部資料填制“采購事務征詢單”，連同有關(guān)報價資料送請購部門簽注意見，并按其意見處理，必要時重新詢價。6.2議價、比價6.2.1采購人員收到不需會簽或已會簽完成的詢、報價資料時，應結(jié)合會簽結(jié)果、各廠商報價，查閱前購記錄及供應商資料卡、市場行情，經(jīng)成本分析后，擬訂議價對象、議價策略及擬購底價，以供議價、比價之用。6.2.2議價、比價時總原則是追求“高性價比”的物資，除注意質(zhì)量、價格外，還應注意交貨期有無保證，能否向供應商爭取分期付款等。6.2.3議價、比價可采用多種形式進行。議價、比價完成后，由采購人員擬定合作對象，呈請有關(guān)領導核批。6.3采購6.3.1采購人員根據(jù)議價比價結(jié)果，填制“訂購單”并發(fā)出采購聯(lián)絡函，寄送目標供應商。同時，將“訂購單”第二聯(lián)送倉庫以待收料。訂購單中需要標明訂購物品品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨方式、交貨日期、運費承擔、結(jié)算方式、采購部聯(lián)系方式等基本信息內(nèi)容。6.3.2預付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項目，采購人員應先與供應商簽訂采購合同，采購合同應包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、供貨方式、交貨日期、運費承擔、結(jié)算方式及經(jīng)濟處罰等項條款。合同書正本兩份，一份存采購部門，一份存供應商；副本若干，分存請購部門、收料部門、會計部門及供應商。6.4驗收入庫6.4.1采購物資運到本公司時，一般物品由采購部門直接驗收并填制《驗收單》、辦理入庫手續(xù)或進行退換貨處理；6.4.2需特別檢驗的物資，需由采購部門對照核對采購計劃，經(jīng)確認無誤后開具《請驗單》交質(zhì)量部或設備部進行質(zhì)量檢驗，質(zhì)量部、設備部在驗收條件允許的范圍內(nèi)組織物資檢驗，并出具檢驗報告單，檢驗合格的物資由保管點數(shù)入庫并辦理入庫手續(xù)，檢驗不合格的物資不得辦理入庫，應由采購部完成后續(xù)的退換貨處理工作。6.5結(jié)算6.5.1采購部門填開《采購付款申請單》，連同有關(guān)憑證報經(jīng)財務部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準后，財務部方可付款。具體憑證包括：《請購單》、《采購合同》、《采購計劃單》、《采購付款申請單》、《入庫單》、《發(fā)票》或《收款收據(jù)》等有關(guān)單證。6.5.2財務部須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。7、采購異常處理7.1請購項目撤銷采購人員收到原請購部門送來“撤銷請購單”后按下列方式辦理：7.1.1若原請購項目尚未辦理，由采購人員在原請購單據(jù)上加蓋“撤銷”章，再將原請購單與“撤銷請購單”第二聯(lián)退回原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般請購單據(jù)存檔方式處理。7.1.2若原請購項目已向廠商訂購，由采購人員與供應商接洽撤銷訂購，經(jīng)供應商同意撤銷后，向供應商取回采購聯(lián)絡函，依第7.1.1項方式處理。若供應商堅持不能撤銷，采購人員應于撤銷請購單上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，再將撤銷請購單寄回原請購部門。7.2緊急請購采購人員接到緊急請購通知，應即查明請購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、請購單號及交貨地點等資料，并以電話詢議價格，待收到正式請購單時，補入詢議價結(jié)果，按急件方式處理。7.3交貨質(zhì)量異常處理采購人員收到檢驗部門驗收不合格的“材料檢驗報告表”時，應盡速與供應商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于“材料檢驗報告表”的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后，送回倉庫。7.3.1對于需退料、換料或補交者，采購人員應于“材料檢驗報告表”的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)注明供應商電話及預定的處理日期。7.3.2因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應從采購人員通知供應商換料之次日起計算。7.3.3采購人員如未能按請購部門意見處理時，應將與供應商交涉結(jié)果記入采購處理結(jié)果欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。7.4交期延誤罰扣處理采購人員收到交貨延誤或統(tǒng)一發(fā)票逾7天未送部門的擬整理付款事務時，應按下列方式處理：計算逾期罰扣金額并通知供應商罰扣原因與金額；在供應商同意扣款或補足發(fā)票時，由采購人員在收貨單及發(fā)票上填寫實付金額或發(fā)票號碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原“請購單”第二聯(lián)、收貨單、材料檢驗報告表等資料，送財務部門整理付款。7.5約定供貨超交處理屬銷售慣例或配合最小包裝量供應商需超交的，采購人員應于“請購單”采購記錄欄內(nèi)注明，以作為倉庫收料依據(jù)。7.6暫借款采購處理以暫借款采購，采購人員應在“請購單”采購記錄欄內(nèi)加蓋“采購部門整理付款章”，以免財務部門重復付款。7.7價格變動處理7.7.1外銷產(chǎn)品原材料價格變動時，采購部門應即通知外銷部門重新審理產(chǎn)品報價水平，避免不當損失。7.7.2采購部門應于月5日前，核算各種物資價格變動情形，填具“主要物資（原材料為主）價格波動月報