《公司會(huì)議管理制度》

《公司會(huì)議管理制度》《公司會(huì)議管理制度》

第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為規(guī)范公司會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的貫徹落實(shí)，根據(jù)公司章程及相關(guān)法律法規(guī)，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議分類

（一）定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會(huì)議，如董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等。

（二）臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的專題協(xié)調(diào)會(huì)、緊急會(huì)議等。

第四條會(huì)議原則

（一）務(wù)實(shí)高效：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)際效果，提倡簡(jiǎn)潔明了、直擊重點(diǎn)的發(fā)言，避免空泛議論。

（二）充分準(zhǔn)備：會(huì)議召開前，應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議內(nèi)容的針對(duì)性和實(shí)用性。

（三）民主集中：會(huì)議決策應(yīng)充分聽取各方面意見，確保決策的科學(xué)性、民主性，同時(shí)實(shí)行集中統(tǒng)一決策。

第五條參會(huì)人員

（一）公司全體員工均有義務(wù)參加公司各類會(huì)議。

（二）根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，會(huì)議組織者應(yīng)確定參會(huì)人員范圍，并通知相關(guān)人員按時(shí)參加。

第六條會(huì)議紀(jì)律

（一）參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到場(chǎng)，不得遲到、早退。

（二）會(huì)議期間，應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會(huì)場(chǎng)秩序。

（三）會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。

第七條會(huì)議記錄

會(huì)議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，確保會(huì)議內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性。

第八條本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：明確會(huì)議目的、議題和預(yù)期成果，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議方案：根據(jù)會(huì)議主題，擬定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。

3.通知參會(huì)人員：提前向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并提供相關(guān)會(huì)議材料。

4.會(huì)場(chǎng)布置：根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，合理布置會(huì)場(chǎng)，確保會(huì)場(chǎng)環(huán)境舒適、設(shè)備齊全。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，確保會(huì)議組織者了解參會(huì)情況。

2.會(huì)議主持人：主持人負(fù)責(zé)組織會(huì)議，引導(dǎo)發(fā)言，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議議程：按照預(yù)定議程逐項(xiàng)進(jìn)行，每個(gè)議題應(yīng)有明確的時(shí)間安排，以保證會(huì)議效率。

4.討論與發(fā)言：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)圍繞會(huì)議主題充分發(fā)表意見，提倡積極、建設(shè)性的討論。

三、會(huì)議決策

1.匯總意見：會(huì)議主持人應(yīng)歸納、總結(jié)參會(huì)人員的發(fā)言，形成決策依據(jù)。

2.表決與決策：對(duì)于需要表決的事項(xiàng)，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行表決，形成會(huì)議決策。

3.決策記錄：會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并由會(huì)議記錄人整理歸檔。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的執(zhí)行要求和責(zé)任分工。

2.參會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)意見和建議。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、發(fā)言要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員，以便跟蹤落實(shí)。

六、會(huì)議資料的歸檔與管理

1.會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議記錄等資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任分工及執(zhí)行期限等。

3.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人審核無誤后，及時(shí)通過郵件、公司內(nèi)部系統(tǒng)等方式發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任部門應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的決策和責(zé)任分工，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并按時(shí)推進(jìn)。

2.會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保決策落實(shí)到位。

3.對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議主持人，并協(xié)商解決。

三、進(jìn)度匯報(bào)與評(píng)估

1.定期召開會(huì)議，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行匯報(bào)，評(píng)估執(zhí)行效果。

2.會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)匯報(bào)情況，對(duì)執(zhí)行不到位的事項(xiàng)進(jìn)行督促，確保各項(xiàng)決策按時(shí)完成。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進(jìn)行歸檔，以備日后查閱。

2.對(duì)于涉及公司機(jī)密內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理。

五、改進(jìn)與優(yōu)化

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)會(huì)議組織和管理流程。

2.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，優(yōu)化決策執(zhí)行機(jī)制，提高公司會(huì)議管理水平。

六、責(zé)任追究

1.對(duì)于未按會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行或執(zhí)行不力的部門和個(gè)人，應(yīng)視情況追究責(zé)任。

2.建立會(huì)議決策執(zhí)行的責(zé)任追究制度，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，確保會(huì)議決策得到有效落實(shí)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用實(shí)行預(yù)訂制度，各部門需提前向行政管理部提交會(huì)議室使用申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.行政管理部根據(jù)預(yù)訂情況統(tǒng)籌安排會(huì)議室，確保會(huì)議資源合理分配。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食，不得隨意損壞室內(nèi)設(shè)施。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持安靜，手機(jī)調(diào)至靜音或振動(dòng)狀態(tài)。

3.會(huì)議室使用完畢，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理現(xiàn)場(chǎng)，恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、投影儀等設(shè)備。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由行政管理部負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用部門在會(huì)議前應(yīng)檢查設(shè)備是否齊全、正常，如有問題及時(shí)向行政管理部報(bào)修。

3.嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員私自拆卸、搬運(yùn)會(huì)議室設(shè)備。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的安全設(shè)施，如消防器材、緊急疏散指示等。

2.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，確保消防安全。

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議，應(yīng)采取必要的安全保密措施，如使用加密通信設(shè)備、限制會(huì)議記錄傳播等。

五、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.行政管理部負(fù)責(zé)為會(huì)議提供必要的服務(wù)和支持，如會(huì)議簽到、資料發(fā)放、茶水服務(wù)等。

2.會(huì)議組織者如有特殊需求，應(yīng)提前與行政管理部溝通，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.會(huì)議室使用費(fèi)用根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，各部門需合理控制會(huì)議成本。

2.行政管理部定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為各部門提供會(huì)議費(fèi)用參考。

七、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門和個(gè)人，將視情節(jié)給予通報(bào)批評(píng)、罰款等處罰。

2.會(huì)議室管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室使用情況的巡查，確保規(guī)