慈善會常務理事會議制度管理

慈善會常務理事會議制度管理第一章總則

慈善會常務理事會議制度管理旨在確保會議的高效、有序進行，充分發(fā)揮常務理事會在慈善事業(yè)中的決策和領導作用。以下總則對會議的管理、流程、紀要跟蹤落實以及會議室管理規(guī)定等作出原則性規(guī)定。

一、會議宗旨

1.堅持以人民為中心，發(fā)揮慈善事業(yè)在社會保障體系中的補充作用，推動慈善事業(yè)健康發(fā)展。

2.強化內部溝通，提高決策效率，確保慈善會各項工作任務的順利完成。

二、會議原則

1.遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚民主，保證會議決策的科學性、合理性。

2.堅持求真務實，注重會議質量，提高會議效率。

三、會議類型

1.定期會議：原則上每月召開一次，如有特殊情況可臨時調整。

2.臨時會議：根據工作需要，可隨時召開。

四、參會人員

1.常務理事會成員應按時參加常務理事會議，因故不能參加的，應提前向會長請假。

2.邀請相關人員列席會議，列席人員由會長或副會長根據會議議題指定。

五、會議議程

1.會議議程由會長或副會長負責制定，并于會議召開前通知各位參會人員。

2.會議議題應圍繞慈善會的工作重心，注重前瞻性、針對性和實效性。

六、會議紀律

1.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，按時到場，認真發(fā)言，積極參與討論。

2.嚴格遵守保密制度，對會議內容、討論情況以及決策結果保密。

七、決策執(zhí)行

1.會議決策結果由秘書處負責整理、發(fā)布，并督促落實。

2.常務理事會成員應按照分工，加強對決策事項的跟蹤、協(xié)調和督促。

本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據實際情況予以調整。后續(xù)章節(jié)將就會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等方面作出具體規(guī)定。

第二章會議流程

為確保慈善會常務理事會會議的順利進行，提高會議效率，明確以下會議流程：

一、會議籌備

1.秘書處根據會長或副會長的指示，提前制定會議議程，并將會議時間、地點、議程等內容通知各位常務理事。

2.秘書處負責收集會議議題，整理會議資料，并于會議召開前至少三天將會議資料發(fā)送給參會人員。

3.會議召集人（會長或副會長）根據會議議題，確定列席人員名單，并通知相關人員。

二、會議召開

1.會議主持人（會長或副會長）宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

2.會議按照既定議程逐項進行，議題提出人應對議題進行詳細闡述，參會人員圍繞議題展開討論。

3.會議討論過程中，主持人應確保發(fā)言秩序井然，鼓勵充分發(fā)表意見，同時避免偏離主題。

4.會議決策采用表決方式，表決結果需超過半數參會常務理事同意方為有效。

三、會議決策

1.會議決策事項應明確責任部門、責任人和完成時限。

2.會議決策結果由秘書處整理成會議紀要，并于會議結束后及時發(fā)布。

3.會長或副會長對會議決策結果進行總結，對需重點關注的事項進行強調。

四、會議總結

1.會議主持人對本次會議的討論情況、決策結果進行簡要總結。

2.各參會人員對會議組織、議程安排等方面提出意見和建議，以不斷提高會議質量。

五、會議結束

1.會議主持人宣布會議結束，并對參會人員表示感謝。

2.秘書處負責收集會議紀要、參會人員簽到表等資料，歸檔保存。

本章對會議流程進行了詳細規(guī)定，以保障會議的有序、高效進行。后續(xù)章節(jié)將就會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等方面作出具體規(guī)定。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是常務理事會議決策的重要依據，確保會議紀要的跟蹤落實對提高慈善會工作效率、實現會議目標至關重要。以下對會議紀要的跟蹤落實進行詳細規(guī)定：

一、會議紀要的制作與發(fā)布

1.秘書處應在會議結束后及時整理會議紀要，準確記錄會議討論的主要觀點、決策結果及分工安排。

2.會議紀要應由會議主持人（會長或副會長）審核批準后，及時通過電子郵件、內部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)布給全體常務理事及相關人員。

3.會議紀要發(fā)布后，如有遺漏或錯誤，應由秘書處及時更正并重新發(fā)布。

二、會議紀要的執(zhí)行與跟蹤

1.各責任部門應根據會議紀要中的決策事項和分工安排，制定具體實施方案，明確責任人及完成時限。

2.秘書處負責對會議紀要中決策事項的執(zhí)行情況進行跟蹤，定期向會長或副會長匯報進展情況。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，責任人應及時向會長或副會長報告，尋求支持和協(xié)調。

三、會議紀要的督促與評估

1.會長或副會長應定期對會議紀要中的決策事項進行督促，確保各項工作按照既定時間表推進。

2.秘書處應建立會議紀要執(zhí)行情況的評估機制，對完成情況進行評估，并向會長或副會長提供評估報告。

3.對于未按期完成的決策事項，應分析原因，采取相應措施，確保問題得到及時解決。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應按照檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.常務理事會成員及有關人員有權查閱會議紀要，了解會議決策內容和執(zhí)行情況。

3.秘書處應提供便捷的查閱途徑，如設立電子檔案管理系統(tǒng)，方便相關人員隨時查閱。

本章對會議紀要的跟蹤落實進行了詳細規(guī)定，旨在確保會議決策得到有效執(zhí)行，推動慈善會工作的高效開展。后續(xù)章節(jié)將就會議室管理規(guī)定等方面作出具體規(guī)定。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障慈善會常務理事會議的順利進行，提供良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預訂與使用

1.會議室使用需提前預訂，由秘書處統(tǒng)一安排和管理。

2.預訂會議室時，需明確會議時間、參會人數、會議類型等信息。

3.會議室使用應遵循先預訂先使用的原則，避免沖突。

二、會議室布置與設施

1.會議室布置應簡潔、大方，符合會議性質。

2.會議室應配備必要的設施，如投影儀、音響設備、白板等，確保會議需求得到滿足。

3.定期檢查會議室設施，發(fā)現問題及時報修，確保設施正常運行。

三、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室應保持整潔衛(wèi)生，禁止在會議室內進食、吸煙。

2.會議結束后，參會人員應將座椅歸位，清理個人垃圾。

3.定期對會議室進行清潔和消毒，確保會議環(huán)境的衛(wèi)生。

四、會議室安全與保密

1.會議室應設置適當的安全措施，如消防設施、安全出口等。

2.會議室內禁止存放易燃、易爆等危險物品。

3.嚴格遵守保密制度，會議過程中禁止錄音、錄像，防止會議內容泄露。

五、會議室服務與支持

1.秘書處負責協(xié)調會議室的布置、設施準備等工作，為會議提供便利條件。

2.會議室管理員應提前到場，協(xié)助解決會議過程中可能出現的問題。

3.提供會議期間的茶水、文具等服務，確保會議順利進行。

本章對會議室管理規(guī)定進行了詳細規(guī)定，旨在為常務理事會議提供良好的會議環(huán)境和服務支持。第五章附則將對其他相關事項作出規(guī)定。

第五章附則

為確保慈善會常務理事會議制度管理的有效實施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權歸慈善會常務理事會所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據實際情況予以調整。

三、本制度的修改和廢止，需經慈善會常務理事會討論決定，并按照相關規(guī)定程序進行。

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